法务制度.docx

法务制度.docx

《法务制度.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《法务制度.docx（22页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

法务制度

印章管理制度

第一章总则

第一条　印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章管理关系到公司的生存和发展，为防止不必要风险的发生，维护公司的利益，制定本制度。

　　第二条　集团董事会授权集团办公室全面负责集团公司及各分子公司的印章管理工作，发放、回收印章，监督并考核印章的保管和使用。

各分子公司总经理在集团办公室的指导下，并由其法定代表人授权，全面负责本公司的印章管理工作。

第二章印章的刻制

第三条　公司级印章的刻制

公司成立后，由授权办理公司登记的人员持公司营业执照到当地工商部门指定的印章刻制社刻制公司公章、合同专用章、财务专用章和法人章，并将刻制好的印章带回集团办公室代管，办理交接手续。

第四条　部门章及其他业务章的刻制

公司经营过程中，各部门如需刻制部门章或其他业务章时，应由公司总经理向集团分管总裁提出书面申请，经其批准后由集团办公室刻制，该印章由总经理授权部门负责人保管，并按照本制度的规定使用。

第三章　印章的领取和保管

第五条　公司级印章刻制后，由公司总经理向集团办公室申请领取使用，并签定公司统一格式的《印章委托管理合同》，建立《印章保管登记表》，受托人在领取和归还印章时应在《印章保管登记表》上记录签名；

在新公司成立后投产之前的工厂建设阶段，由工程负责人向集团办公室按上述程序领取印章。

第六条　各公司应设置专门的电子保险柜用于公司公章和合同专用章的存放，由总经理保管保险柜钥匙，办公室主任保管密码，不得乱丢乱放。

财务专用章和法人章应分开保管，财务专用章由财务负责人领取和保管，法人章由财务会计领取和保管。

第七条　其他业务章或部门章由总经理授权相关部门负责人保管和使用，并在《印章保管登记表》上记录签名。

第八条　公司办公室应建立《印章保管登记表》，对印章保管人予以登记和动态管理。

印章持有情况纳入离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第四章　印章的使用

第九条　印章的使用范围

（一）公司公章：

主要用于公司对外经营活动中以公司名义签署的各类文件，包括：

信函、公文、合同、介绍信、证明或其他公司材料；

（二）合同专用章：

专门用于以公司名义对外签订合同；

（三）财务专用章：

由财务人员依日常的权限及常规工作内容使用；

（四）部门章：

只能在本部门的职能范围内使用，？

（五）分公司（分销处）印章：

领取营业执照的分公司可以在其经营范围内以自己的名义对外签订文件，XX不得以其总公司名义对外签订文件；

（六）法定代表人印鉴：

用于财务及有关合同事务。

第十条　印章的使用程序

（一）公章及合同专用章的使用程序

1、公司人员需使用印章时，应填写公司统一格式的《用章审批表》（包括：

印章名、用章材料的名称、用章部门、用章日期和用章次数、留存情况），由其部门负责人从业务角度审核并签署意见，并在用章材料每页背面的右下角签字；如用章材料页数较多，部门负责人可在用章材料的齐缝处签字；

2、办公室主任对上述部门负责人签字的真实性审核，如有疑问，应与其确认。

同时，对用章审批表填写的完整性、用章材料的规范性、内容的真实性进行审核并签署意见；涉及法律的文件报法务部门审核并签署意见；用章材料内容涉及技术、财务等部门业务的，应送交相关部门负责人审核签字；

3、将材料审核意见报总经理确认后，由总经理在《用章审批表》上签署意见，方可履行盖章手续（本款不适用于集团总部），涉及重大事项的材料应报集团分管总裁审核或公司法定代表人确认；

4、办公室主任出差期间，应将保险柜密码委托给办公室文员暂管，由总经理对用章材料审核签字后盖章，密码应于办公室主任回来时及时修改；总经理出差期间，应将保险柜钥匙委托给专人（办公室主任和文员除外）暂管，紧急情况需要盖章时，应先口头请示总经理同意后，方可先行盖章，将材料复印件留存一份，待总经理回公司后及时办理补签手续并在《用章审批单》上注明“补签”字样（本款不适用于集团总部）；

5、《印章审批单》作为用印凭据由办公室留存一份，定期整理后交文员归档；

6、印章原则上不得带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写《印章审批单》，载明用章事项、带出时间、带出人签字，经公司总经理批准后由两人共同携带使用；归还印章时，印章带出人应在《印章审批单》上注明归还日期和已归还；

7、印章必须和落款名称相符，盖章应端正清晰，齐年印月（日）；签名盖章一起的，必须遵循先签名后盖章的原则；

8、用章后的材料必须由申请部门留存备档。

（二）其它印章的使用程序

其它印章的使用由部门负责人在其职权范围内根据规定的使用范围对用章材料进行审核确认，并在《用章审批单》上签字，总经理负责监督。

第四章责　任与义务

第十一条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向公司总经理报告，及时公告并办理相关手续；责任人应按刻制价格赔偿，给公司造成损失的，还应赔偿相应的损失。

第十二条任何人员必须严格依照本制度规定的程序及范围使用印章，不得擅自使用，否则一经发现，将给予责任人经济处罚每次20元，因用章给公司造成损失的，还应赔偿相应的损失。

第十三条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关司法机关处理。

第五章附　则

第十四条本制度解释权归集团办公室。

第十五条　本制度自下发之日起生效。

附：

用章流程图

一、总部印章使用流程图：

1．申请用章人填写公司用章审批表，交部门负责人对材料从业务角度审核后签字，并在用章材料每页背面签字确认。

2．法务人员对法律性用章材料进行法律审查，确保公司利益最大化并签字。

3．办公室主任核实上述人员签字的真实性、用章审批单填写的完整性和用章文件的规范性、真实性。

用章材料内容涉及技术、财务等部门业务的，应送交相关部门负责人审核签字。

并根据文件重要程度，决定报董事长或相关总裁最终审核并签字。

4．对用章材料盖章，并留存用章单。

二、子公司印章使用流程图：

1．申请用章人填写公司用章审批表，并由部门负责人对材料的真实性和业务角度审核后签字。

2．法务人员对法律性用章材料进行法律审查，确保公司利益最大化并签字。

3．办公室主任核实上述人员签字的真实性、用章审批单填写的完整性和用章文件的规范性、真实性。

用章材料内容涉及技术、财务等部门业务的，应送交相关部门负责人审核签字。

3．呈报总经理最终审核并签字。

重要文件由经理提交集团分管总裁进行审查并签字。

4．对用章材料盖章，并留存用章单。

法务管理制度

第一章总则

第一条为依法规范集团的经营管理活动，使公司的行为适应市场经济法制化的要求，维护公司的合法权益，制定本制度。

第二条本制度适用范围包括集团公司及所属分子公司。

第二章工作机构设置及职责

第三条集团公司设立专门的法务部门，负责集团公司及所属分子公司的法务管理工作。

具体职责包括：

（一）负责集团各项法律工作制度和工作流程的建立和完善，并贯彻落实；

（二）负责对集团公司及其所属分子公司的法务工作进行指导和帮扶；

（三）负责集团公司和所属分子公司的合同及用章材料的法律审查；

（四）负责集团及所属分子公司的设立、变更和注销登记工作；

（五）参与公司的收购、兼并等工作；

（六）负责集团公司及其所属分子公司的仲裁和诉讼事务的处理；

（七）负责对集团公司职能部门及所属分子公司的法律事务的评价和考核；

（八）公司授予的其他职责。

第四条集团法务部门实行法务专员工作制，根据工作职能进行相应的分工，具体人员设置及分工如下：

（一）法务部门负责人，主要职责如下：

1、公司法务工作制度和工作流程的建设和完善；

2、对本科室人员进行分工、指导和培训，并通过签定指标进行考核；

3、参与公司重大商务谈判和重要合同的审核把关；

4、参与公司兼并、重组事务；

5、与外部法律顾问的沟通和协调；

6、诉讼案件的办理；

7、国家相关政策的研究；

8、其他法律事务。

（二）合同法律事务专员，主要职责如下：

1、监督集团各部门及下属公司《合同管理制度》和《流程》的执行情况，并进行考核和帮扶；

2、参与商务合同谈判，从法律和商务的双重角度进行把关；

3、集团及下属公司各类合同的起草（包括建立标准文本）、审查和修改；

4、对公司用章材料进行法律审核；

5、按照公司《法务培训制度》对集团及下属公司提供合同法律方面的培训；

6、法务部门负责人分配的其他事务。

（三）公司登记事务专员，主要职责如下：

1、集团及所属分子公司的设立、变更登记事务；

2、参与集团及所属分子公司的解散或破产事务，并办理注销登记；

3、参与公司兼并、收购及重组法律事务；

4、公司营业执照年检事务；

5、按照公司《法务培训制度》对集团及所属分子公司提供公司法律方面的培训；

6、法务部门负责人分配的其他事务。

（四）劳动法律事务专员

1、集团及所属分子公司劳动法律制度的建立和完善，并监督执行；

2、负责起草、审核各类劳动合同和协议；

3、参与各类劳动争议纠纷的解决，包括参与劳动仲裁事务；

4、按照公司《法务培训制度》对集团及所属分子公司提供劳动法律方面的培训；

5、法务部门负责人分配的其他事务。

第五条集团各职能部门及所属分子公司的法务工作由法务人员、外协人员、办公室文员配合实施，具体负责人员在法律业务上接受集团法务部门的指导和考核，并对集团法务部门负责和汇报工作。

其主要职责有：

（一）监督、执行法务工作制度和工作流程；

（二）根据集团法务部门的要求反馈本部门或本公司的法务制度和流程的执行情况；

（三）认真参加法务部门组织的法律知识的培训活动并接受考核；

（四）将本部门或本公司出现的法律纠纷及时反馈给集团法务部门；

（五）积极配合集团法务部门对本部门或本公司法务工作的执行情况开展的监督检查，并如实反映情况。

第三章法务工作原则

第六条预防为主的原则。

防患于未然，防止违法事件的发生，发现问题则及时处理，尽量减少争议和纠纷。

第七条指导为主的原则。

除需直接自行办理的工作外，对集团各部门及下属公司的工作以提供法律意见为主，不代办包办。

第八条合法性原则。

严格按照国家有关法律、法规和规章制度办事，维护公司的合法权益。

第九条利益最大化原则。

即从法律和商务的角度进行考虑，确保公司利益最大化。

第十条保守秘密原则。

对工作中涉及的公司机密严格保密。

第十一条合法性与灵活性相结合原则。

在合法基础上，针对公司工作中的具体情况，采取灵活的措施。

第四章相关责任

第十二条集团法务专员应恪尽职守，认真负责地履行职责，有下列情形之一的，将根据情节轻重给予相应的行政处分；触犯法律时将移交国家行政、司法部门追究法律责任：

（一）不执行集团公司法务部门制定的相关制度、流程的，经指出后仍然不执行的；

（二）工作中玩忽职守，不履行相应的职责，可能或已经给公司利益造成损失的；

（三）因故意或重大过失给公司利益造成损害的；

（四）违反本制度规定的工作原则的。

第十三条各职能部门、各下属公司文员不履行本制度第五条规定的职责，集团法务部门有权要求其改正，并建议相关部门根据情节轻重给予相应的行政处分，给公司造成损失的，应赔偿相应的经济损失。

.

第五章附则

第十四条本制度经集团公司董事会审核后生效。

第十五条本制度的解释权归集团公司法务部门。

第十六条本制度自下发之日起施行。

合同管理制度

第一章总则

第一条为了实现依法治理企业，规范公司对外合同行为，提高经济效益，防范法律风险，根据国家有关法律规定，特制定本制度。

第二条本制度主要适用于集团公司及其所属分子公司。

第二章法律法规学习

第三条公司组织合同法律法规的学习，制定学习的内容、时间安排计划表，组织相关人员学习，并做好每次学习记录。

第四条各部门合同管理员必须积极参加合同法律法规的学习。

第五条公司合同管理机构，部门负责人及合同管理员定期组织活动，结合合同管理中碰到的实际问题，学习新法规，解决新问题。

组织研讨会、案例分析会等，并做好书面记录。

第三章合同管理机构及职责

第六条公司法务部门为公司的合同管理机构，配备合同事务专员，并在公司法定代表人的指导下，按照本制度规定履行相应职责。

集团公司各部门（各子公司）配备一名合同管理员，负责本部门（本子公司）的日常合同管理。

第七条合同管理机构的职能

（一）组织宣传、贯彻合同法律法规，培训合同管理员和业务人员，组织合同管理研讨会和案例评析会，依法保护公司的合法权益；

（二）结合公司实际情况，不断完善公司合同管理制度和流程；

（三）对各部门（子公司）合同的签订、履行和归档管理进行指导和监督，并组织实施合同管理工作的考核；

（四）参与公司重大合同的谈判和签订；

（五）参与处理合同履行过程中的纠纷和诉讼事宜。

第八条岗位责任

（一）法定代表人的主要职责：

1、加强合同管理，支持合同管理机构开展工作，解决合同管理工作中的重大问题；

2、授权委托合同承办人员对外签订合同。

（二）合同事务专员的主要职责：

1、针对公司业务特点和需要，制定各类标准合同文本，防止不完善或不合法的合同出现；

2、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与审查；

3、检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同执行中的问题和纠纷；

4、指导并监督各部门建立合同登记台帐，做好合同统计、归档工作，汇总合同签订、履行以及合同纠纷处理情况；

5、发现不符合法律规定的合同行为，及时要求整改和帮扶；

6、参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；

7、定期向合同管理负责人汇报合同管理情况；

8、配合有关部门共同搞好合同管理工作。

（三）合同管理员的主要职责：

1、依法监督本部门的合同签订和履行情况，并对出现的问题及时向合同事管理机构报告；

2、对需要盖章的合同，负责按照公司的用章程序进行逐级审批；

3、对所签合同进行初审，审查内容包括：

合同文本是否采用了规范文本，有无合同对方当事人的主体资格证明（如：

营业执照、资质证书、相关许可证、身份证等）；

4、在合同履行过程中，发生违约行为或纠纷及时向合同管理机构报告；

5、建立合同登记台帐，并做好本部门合同的登记和归档工作；

6、配合合同管理机构做好合同管理工作。

（五）财务、技术部门的主要职责：

1、加强与供销等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况；

2、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议；

3、解决合同签订和履行中有关技术方面的问题；

4、依法签订、变更、解除技术合同；

5、配合企业合同管理机构做好合同管理工作。

第九条合同管理员的考核与奖励

（一）考核范围

公司专职或兼职合同管理员。

（二）考评时间

公司每月组织一次考核评审活动，在对各部门（子公司）合同管理工作检查基础上进行考核。

（三）考核内容

由合同事务专员每月就合同的签订和履行情况制定具体考核标准进行考核。

（四）考核部门

合同管理机构为公司合同管理员的考核评审工作的管理机构。

第四章法人授权委托及合同签订前的评审

第十条法人授权委托管理

（一）被授权者的条件

1、必须是本公司生产经营活动中确需签订合同，并具有经济工作经验的有关人员；

2、具备合同法相关知识，并在公司从事相关工作一年以上；

3、能够遵纪守法，执行好国家各项法令、法规和本公司的规章制度。

（二）“法人委托书”的申请程序

1、凡申请授权委托书者，应向合同管理机构提出申请，说明委托事项、委托权限和委托期限，并说明受托人的基本情况；

2、由合同管理机构根据情况填写或审查委托书内容，并根据情况决定是否由法定代表人签字认可，如需要法定代表人或相关领导审核，则应取得许可后再办理。

（三）“法人委托书”的管理

1、合同管理机构负责“法人委托书”的申请审核、办理、变更和监督检查等管理工作；

2、本公司颁发的“法人委托书”，采用由法务部门拟定的文本，在有效期限内可连续使用，但有效期限最长不得超过一年；如一事一委托的委托书，有效期应为办理该事务所需的合理时间，委托事项应当具体明确；

3、凡持有“法人委托书”对外签订合同者，必须严格遵守本公司制定的合同管理规定和相关配套制度；

4、凡发生下列情况之一者，合同管理员必须及时收回授权委托书，不能收回的应将撤消该委托书的通知及时发送到相关单位：

1）受托人因工作变动，不再对外签约；

2）受托人因调离本公司、退休或死亡；

3）受托人因违反本公司管理制度，情节严重需撤消受托资格；

4）受托人擅自涂改授权内容、转借和弄虚作假撤消受托资格；

5、“法人委托书”如有遗失，受托人应立即书面向合同管理机构报告，根据情况作出处理；

6、应建立法人委托登记台帐，实行动态管理，并保留委托书复印件存档。

（四）责任

1、各部门应加强对受托人的教育和管理，凡发现严重违反本公司有关制度规定签约或利用委托书进行违法活动，以及失职、渎职等给公司带来重大损失者，应依法追究责任，同时注销委托书；

2、受托人必须严格按授权范围和授权权限在有效期内签订合同，如因超越授权范围和授权权限发生的纠纷，其经济及法律责任由受托人承担。

第十一条合同签订前的评审

（一）合同评审程序

1、合同承办人将合同初稿及相关资料交合同管理员初审；

2、合同管理员填写合同评审表中初审记录并交本部门主管签署审批意见；

3、将上述合同资料连同审批意见表一并提交合同事务专员进行法律审查，签署法律意见，如合同内容涉及相关部门业务时，应根据法务部门的意见提交相关部门签署审批意见；

4、特殊、重大合同，合同管理机构认为有必要时，应组织有关部门进行会审，经汇总各部门会审意见后，报主管总裁批准实施；

5、合同管理员将合同评审表归入该合同档案。

（二）评审内容

1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格、资信及履约能力；

2、合同条款的合法性审查，包括内容和程序的合法性；

3、合同用语的准确性（语言规范，字迹（符号）清晰，用语准确、无歧义）和条款的完备性审查；

4、合同条款对公司的有利性审查，从法律和商务角度出发，最大限度地维护公司利益；

5、合同条款的可操作性审查。

（三）签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格

1、代理人职务资格证明及个人身份证；

2、被代理人签发的授权委托书；

3、代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。

（四）签订合同前，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或编造证明材料。

对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。

（五）下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查：

1、名片、厂家介绍、产品介绍等资料；

2、各类广告、宣传资料；

3、各类电话、传真等通讯工具号码；

4、对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。

第五章合同签订、履行、变更和解除制度

第十二条合同签订管理

（一）合同承办人签约前必须对对方主体资格、代理身份、代理资格、履约能力及合同可行性进行审查，并收集整理相关资料，以备合同评审机构进行评审；

（二）订立合同的主体，必须是法人或者是取得营业执照的非法人经济组织；集团公司内各业务部门不得以本部门的名义或擅自以其他单位、部门的名义对外签订合同；

（三）公司对外签订合同，应由其法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。

XX，任何人不得以公司名义对外签订合同；

（四）严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用；介绍信的存根应当保存五年，以备核查；

（五）除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应使用公司合同管理机构统一制定的规范文本，没有规范文本的，应采用国家或省已发布的示范文本，采用合同示范文本时，可以根据所订合同的具体情况依法作出补充约定；特殊情况下，经合同管理机构许可，可以采用对方当事人提供的合同文本；

（六）集团公司各部门及所属各单位的合同都应按统一规则编号；

（七）订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保或约定由对方先履行合同义务；对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人；对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查；

（八）签订合同要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地仲裁机构或法院；

（九）法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章；

（十）签订合同应当加盖单位的合同专用章。

严禁在空白合同上加盖合同专用章；

（十一）订立依法应当办理批准、登记、见证、签证、公证等特别程序的合同时，应当依法办理特别手续；

第十三条合同履约管理

（一）法定代表人全面负责合同的履行；合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行；

（二）在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。

如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可现场考核合同标的情况和对方当事人的履约能力；

（三）接收标的必须经过严格的验收或商检程序，对不符合约定的标的应在约定期限内及时提出书面异议；

（四）合同结算必须通过本单位财务部门进行；对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算；对未经合法授权或越权签订的合同，财务部门有权拒绝结算；

（五）凡与合同有关的来往文书、电报、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存；

对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录；

我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存；通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函或特快专递，并保存邮局收据、回执备案；

（六）合同管理员负责监督检查合同履行情况，按时间顺序及时建立合同签订与履行情况台帐。

第十四条合同的变更和解除

（一）合同的变更与解除由合同承办人以书面形式报合同评审机构审核，批准后，尽快与对方签订变更或解除协议；

（二）对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议；严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款；

（三）我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失；

（四）发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向合同管理机构报告；

（五）我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议；

第六章客户授信与年审评价制度

第十五条合同管理员应加强与各业务部门的联系沟通，及时掌握客户的信用信息，对客户实行分级管理，将客户的信用等级分为A、B、C、D四级，分别制订不同信用等级所对应的信用额度、信用期限、信用折扣。

第十六条合同管理员建立每位客户包括名称、住所、法定代表人、注册资金、电话、信用标准（对客户资信情况进行要求的最低标准）、信用等级内容的表单，并及时进行动态更新。

第十七条合同管理员负责制定客户信用申请表、客户调查表、客户信用审批表、回复客户的标准信函等表格；受理客户信用申请；采用对客户进行走访、调查、向有