行政人事部岗位职责.docx
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行政人事部岗位职责
行政人事部岗位职责
行政人事部岗位职责
一、行政人事部经理岗位职责
行政人事部经理的岗位职责组织实施物业公司的行政、人力资源管理工作，积极配合企业决策管理，对公司各部门进行协调、监督，直接对总经理负责。
其具体职责如图9-1所示。
职责1
组织制定企业行政人事管理的各项规章制度并监督执行
根据企业发展目标和年度计划，制订本部门工作目标和计划，保障企业各项业务正常运行
贯彻落实本部门岗位责任制和工作标准，加强与各部门的协作
制定并实施公司的人力资源战略和人力资源政策
制订年度员工培训计划并组织实施，对培训效果进行评估
组织制定公司的考核指标体系及相应的激励机制，建立有效的绩效考评体系并组织实施
组织实施人员招聘、录用和晋升等事务
协调公司重要岗位的人员安排，确保各重要岗位的最佳人选
职责2
职责3
职责4
职责5
职责6
职责7
职责8
制定公司薪酬福利管理体系，负责公司员工日常的薪酬福利管理
合理安排公司内部的事务性管理，包括办公行政用品的管理、安全保卫管理等
职责9
职责10
完成上级领导交办的其他工作
职责11
二、行政主管岗位职责
行政主管的岗位职责在行政人事部经理的指导下，建立健全公司的行政管理制度，负责公司办公用品的采购与管理，开展后勤服务，确保公司业务正常运行。
其具体职责如图9-2所示。
职责1
协助行政人事部经理制定公司各项行政管理规章制度，并对相关制度的执行情况进行监督、检查
按公司年度费用预算严格控制各项行政费用支出，并确认费用分摊范围，按月、按项进行分摊
负责公司办公及工作设备、用品的配备、维护及保养，负责工作服的购买和发放
负责会议室的管理及会议安排
负责安排员工宿舍，负责办公区环境卫生的维持，筹划安排各类员工活动
负责文件、资料的统一管理，包括各部门文件、制度、规定的统一颁发与相关通告的统一张贴
对公司行政性固定资产进行登记、造册，定期进行盘点、维修与保养
负责公司公务车辆的购买、调度、维护、保养、维修等工作，安排相关人员进行车辆年检工作
职责2
职责3
职责4
职责5
职责6
职责7
职责8
完成上级领导交办的其他工作
职责9
三、人事主管岗位职责
人事主管岗位职责是在行政人事部经理的领导下，主管公司人力资源的日常工作，包括组织编制人力资源管理制度，协调各部门的人力资源工作，为公司各项业务的有效、有序开展提供人力资源保障。
其具体职责如图9-3所示。
职责1
制定人力资源管理制度及人力资源工作计划
依据公司各部门需求和人力资源工作计划组织安排招聘活动，择优录用人员
负责组织编制职位说明书，并根据实际需要进行修改
负责员工的考勤、考核、晋升、调任、奖惩和辞退等工作
按时、准确核定工资、奖金及补贴，编制月、季、年报表并做好对比分析，提出建设性意见供领导决策时参考
负责劳动合同的草拟与签订，负责相关人事档案归档
建立、完善公司的绩效考核管理体系及相关管理制度，组织指导开展各部门考核工作
建立完善公司的薪酬福利体系及相关管理制度，为员工办理各项社保手续
职责2
职责3
职责4
职责5
职责6
职责7
职责8
完成上级领导交办的其他工作
职责9
行政人事部管理制度
一、行政办公管理制度
下面是某企业行政办公管理制度，供读者参考。
制度
名称
行政办公管理制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为树立良好的公司形象，规范行政办公工作，维护良好的工作环境，保障公司各项业务的正常运转，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于所有在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。
第3条归口管理
行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门，负责公司行政工作的各相关事项。
第2章办公管理
第4条员工应遵守公司的规章制度，自觉维护办公环境的清洁、安静。
第5条办公室应保持整洁，无杂物，工作台上摆放的办公用品应整齐有序。
第6条保持办公室肃静，工作时间不得高声喧哗。
第7条工作时间不离岗、串岗，不聚众聊天，不打瞌睡，不在办公室内吃零食。
第8条上班时间，严禁办理私人事情，因公外出应向本部门负责人请假。
第9条接待来访，应起身相迎，做到态度和蔼，彬彬有礼；来客告辞，起身相送；在回答来客询问时，不得泄露公司管理制度及有关公司机密事项。
第10条下班或因事离开办公室，应人走灯熄，关好门窗、电源等。
第11条爱护公物，节约使用办公用品。
第12条讲究文明礼貌，注重仪表仪容，按规定着装；接待来访客人，应热情主动。
第3章会议管理
第13条各种会议由召集者负责组织安排，并对出席对象提前发出通知。
第14条会议召开之前应确定议题、参会对象，准备好有关的会议资料、文件。
第15条会议出席者应安排好工作，准时到会，并带笔记本及相关会议资料，如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假。
第16条会议坚持效率原则，各发言者应事先做好准备，发言应简明扼要，以使会议起到应有的效果。
第17条公司的固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会及班组例会。
1.公司经理办公会议原则上每月召开一次，参会对象为公司总经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。
2.项目区域办公会议于每月10日召开，参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。
3.部门例会于每旬第一个星期五召开，参会对象为部门所有人员。
4.各班组每月至少组织一次例会，进行业务培训、学习（具体时间由部门确定）。
第18条如遇特殊情况，会议组织者须另行通知；上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时，以上一级别会议为主，本级别会议作相应时间调整。
第19条凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要，经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。
第4章公文管理
第20条各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文，统一由行政人事部行政专员收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅。
第21条以公司名义发出的各种文件须编号、登记，统一对外发送。
第22条公文处理程序
1.行政专员将公文登记、分类，交行政人事部经理审阅并提出拟办意见。
2.行政专员根据拟办意见，送有关部门相关人员阅办。
3.领导批办的公文，按批示意见交有关部门负责办理。
4.如承办过程中有疑问或问题，应及时请示、报告。
5.办理完毕后，相关部门应填写承办结果，连同原文件退回行政人事部存档。
第23条对送阅文件要抓紧时间阅读，各部门人员不得无故拖延或扣押，文件传阅后，阅文人须签名并写上时间，
第24条文件一律由专人传送，一般不得横向传阅。
第5章印章使用管理
第25条公司印章由公司总经理指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。
印章未经公司总经理批准，不得随意交与他人保管、使用。
第26条部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。
第27条印章使用审批规定如下。
1涉及人员调动（任免）、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章，由公司总经理批准。
2有关业务管理工作用章，由项目区域常务经理批准。
3使用法定代表人印章，由公司总经理批准。
4使用部门印章、有关业务管理工作用章，由部门负责人批准。
第28条未经领导批准，公司人员不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖出空白信笺。
第29条对不符合用章规定的事项，印章保管人员有权拒绝盖章；对违反用章规定或弄虚作假，造成重大影响或经济损失的，要追究保管人、当事人的责任。
第30条刻制印章，须经公司总经理批准。
作废的印章应及时封存。
第6章传真机、复印机、计算机管理
第31条为确保办公设备的正常运行和使用，公司指定专人保管、使用，非操作人员，未经许可不得私自使用。
第32条为节约纸张和能源，公司严格控制复印和传真数量，非必要不予复印和传真。
第33条公司一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真业务，特殊情况须经领导同意。
第34条计算机内存资料注意保密，凡涉及机要文件资料须加密码保存，未经批准，任何人不得提取（阅）电脑内存信息、数据资料。
第35条凡内部常用业务资料、数据，必须进行备份处理，以免丢失。
第36条严格控制计算机外部软件流入管理，严禁安装和使用游戏软件（盘），以防电脑感染病毒。
第37条工作结束后，应做好办公设备的日常保养和清洁工作，并及时处理废弃稿件，切断电源。
第7章保密工作规定
第38条凡符合下列条款之一者，均属于公司机要文件，不得泄露。
1.关于重要决策或计划。
2.关于人事问题。
3.关于会议重要的讨论事项。
4.关于业主或租户的档案资料。
5.契约、协定或根据协商而决定的事项。
6.特别指定的事项。
第39条机要文件按保密等级可分为以下三级。
1.秘密，不能向相关人员以外者公开。
2.机密，不能向外公开。
3.绝密，不能向特别指名的最小范围内的工作人员以及承办人员以外者公开。
第40条机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的负责人负责。
第41条机要文件由其制发部门制成正、副本两份，一份由制发部门分类保管，另一份由所管部门的负责人保管。
第42条机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发至有关部门时，必须有收件人签字。
第43条机要文件来往传递（包括传真），应指定专人传接或采取亲启信函方式进行。
第44条机要文件须经制发部门负责人同意后方可复制。
机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在发文簿上记载复制件的去向。
第45条秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门负责人负责，由专人进行分发和传送。
第46条机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁，由所管负责人负责。
第8章档案管理
第47条档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别由公司、部门管理或专人负责档案管理工作。
第48条公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、经办人负责将用完的文件、资料及时归档。
第49条文件结案移送归档时，相关人员须检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查。
第50条文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
第51条档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作，对按规定程序符合立卷标准要求的文件，及时进行分类、立卷及归档。
第52条档案管理人员每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
第53条档案管理人员保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫措施。
第54条档案管理人员每年按规定清理一次，对已到保管期限、确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
第55条公司严格履行档案调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅，确因工作需要须复印或摘抄文件，须经领导批准。
第56条借阅人员不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
第57条对于归还的档案，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
第9章附则
第58条本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。
编制人员
审核人员
批准人员
编制日期
审核日期
批准日期
二、人事管理工作制度
下面是某企业人事管理工作制度，供读者参考。
制度
名称
人事管理工作制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为规范人事管理工作，优化配置人力资源，提高员工工作积极性，结合公司的实际情况，特制定本制度。
第2条适用范围
人事管理的相关工作事项，均须参照本制度办理。
第3条归口管理
行政人事部是招聘管理工作的归口管理部门，负责公司人事管理方面的相关工作事项。
第2章员工招聘与调动
第4条公司招聘主要以人品素质、专业技能、身体状况和敬业精神为标准。
第5条各职位聘用、任免权限规定如下。
1.公司各项目区域常务经理、经理助理由公司总经理聘用、任免。
2.公司项目区域各部门主管（包括助理）聘用、任免由常务经理提议，报公司总经理审批。
3.公司管理员、领班、专业技术人员的任免由部门主管提议，报常务经理审批。
4.普通员工（包括临时工）由部门主管聘用，报项目区域备案。
第6条新招聘的员工进公司，必须经过两周以上岗前培训，试用期最长为三个月。
第7条公司可根据工作需要调动员工，被调动的员工应服从安排。
第8条各项目区域之间调动员工时，应报公司总经理核准。
第9条各部门调动其管辖区域内员工时，应报项目区域常务经理核准。
第10条跨区域调迁由原项目区域开具人事调迁证明，奉调员工接到调迁通知后，应及时办理移交手续，按规定时间携人事调迁证明及个人档案前往调入项目区域报到。
如员工未办妥交接手续即擅自离职，一律作旷工处理。
第11条项目区域应按人事调迁证明及时对调入员工进行接收备案。
第12条项目区域严格按人事调迁证明进行调入员工工资造册，对无人事调迁证明的员工，不得发放工资。
第13条每月25日之前调迁的员工其月工资由调入后的项目区域造册发放，每月25日之后调迁的员工其月工资由原项目区域造册发放。
第3章培训管理
第14条员工均须接受公司的职前及在职培训，培训考核不合格，不予转正及晋升，直至补考合格为止。
第15条员工接受培训，其费用由公司报销的，培训证书须交由行政人事部代为保管。
第16条参加培训的员工，培训完毕后必须在公司服务1～2年（视报销金额而定），未满服务年限而辞职的员工，须缴交培训费用。
第17条新员工入职培训安排在报到后的前两天或延续至半个月，具体视工种、岗位而定。
第18条新员工入职培训课程包括以下内容。
1.公司的背景、提供的服务项目、经营范围、运作方式以及用工制度、福利待遇、工资结构、发薪日、加班工资等。
2.物业管理人员的基本要求，上岗前的仪容仪表，平时的礼貌礼节要求。
3.安全工作常识、物业管理基础知识及《员工手册》、规章制度。
第19条新员工培训方式包括讲解、观看录像、参观以及讨论、座谈等，可配合简单的考核以巩固有关知识。
第20条专业培训针对不同的训练要求开展。
第21条保安人员在入职前要进行军训、政训，由秩序管理部制订具体计划，行政人事部组织协调，外请武警部队官兵进行列队、擒拿格斗等专题培训，最后由部门所有学员讨论、交流学习心得并撰写培训小结。
第22条公司内应经常开展部门岗位培训，由行政人事部配合各业务部门做好计划安排。
第4章工资及福利
第23条公司的工资构成为基本工资、考核浮动工资、各类补贴等，每月工资按规定统一发放。
第24条工资发放依据为上月岗位考勤和工作考核情况。
第25条新进员工在培训期间只享受生活费补贴，员工试用、留用期间发给基本工资。
第26条新员工培训期间离职，不发生活补贴费。
第27条因违规违纪而被辞退、开除，发当月实际工作日的基本工资。
第28条公司按照国家规定为公司的正式员工办理保险，具体缴费基数等按国家相关规定办理。
第5章考勤与请假管理
第29条公司实行每天八小时标准工作日制度，上班时间为每天8：
30～17：
30，11：
30～12：
30为午餐时间。
实行轮班制的部门员工作息时间经行政人事部审查后实施。
第30条公司所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班亲自打卡（午休不打卡），一天打卡两次。
任何人不得代他人或由他人代打卡，违犯此规定者，代打卡者与持卡者每次各扣罚工资100元。
第31条员工上下班必须打卡，因故不能打卡者，须在当天向上一级负责人陈述原因（出差者除外），并由部门负责人签字报行政人事部，否则以旷工论处。
第32条考勤卡损毁或丢失，影响打卡考勤的，须及时到公司行政人事部备案。
第33条迟到、早退规定
1.迟到、早退30分钟以内者，每次扣罚工资20元。
2.迟到、早退30分钟以上一小时以内者，每次扣罚工资50元。
3.迟到、早退超过一小时者必须办理请假手续，否则按旷工处理。
4.旷工一次扣发一天双倍薪金。
5.年度内无故旷工三天及以上者予以辞退。
第34条员工遇事请假必须在工作时间亲自办理，应填写请假单，请假二天以内的经部门经理批准，两天以上的由公司总经理审批，未经审批同意而自行休假者，按旷工处理。
第35条病假或非因公受伤，凭医院开具的病假条休病假。
第36条符合法定婚龄的员工可享受婚假三天，符合法定晚婚年龄的员工享受婚假10天，休婚假的员工须持“结婚证”办理休假手续，否则按事假处理。
第37条符合国家计划生育规定的女员工，正常分娩者给予产假90天，难产者增加15天，多胞胎生育者每多育一个婴儿，增加产假15天。
第38条因公受伤，可请工伤假，假期时间长短视实际情况而定。
第39条休假时限可视员工为本公司服务年限而定，具体标准如下。
1.在公司服务满两年以上未满三年者，每年有五天的带薪休假。
2.在公司服务满三年以上未满五年者，每年有八天的带薪休假。
3.在公司服务满五年以上未满八年者，每年有12天的带薪休假。
4.在公司服务满八年以上，每增加一年，再增加两天带薪休假，但以30天为限。
第6章考核与奖惩标准
第40条公司奖惩分行政、经济两类。
1.行政奖励包括表扬、记功、记大功、晋升。
2.经济奖励包括加薪、奖金、奖品、有薪假期。
3.行政处罚包括警告、记过、记大过、除名。
4.经济处罚包括降薪、罚款、扣发奖金。
第41条奖励条件
1.全年无缺勤，积极做好本职工作者。
2.遵纪守法，执行公司规章制度，思想进步，文明礼貌，团结互助，事迹突出者。
3.节约资金，节俭费用，事迹突出者。
4.积极向公司提出合理化建议，为公司采纳后具有成效者。
5.研究成果突出，对公司确有重大贡献者。
6.为社会作出贡献，并为公司赢得荣誉者。
7.具有其他特殊功绩，经部门负责人呈报上级考核通过者。
第42条惩罚条件
1.工作时间擅离工作岗位，致使工作发生错误者。
2.工作中不服从领导安排且态度恶劣者。
3.泄露公司秘密给公司造成重大损失者。
4.利用公司名义在外招摇撞骗，牟取非法利益，致使公司名誉蒙受重大损害者。
5.有其他违章违纪行为，董事会或总经理建议处罚者。
第7章离职管理
第43条员工如要求辞（离）职（包括试用期），必须提前10日向所在部门提出书面申请。
第44条聘用期满，公司将提前一个月发出是否续签的通知，如员工不愿与公司续签合同，也须提前一个月以书面形式告知公司。
第45条凡辞（离）职或被辞退员工由部门主管按规定填写“员工离（辞、退）职审批表”报上级审批，批复后三天内，员工应按规定办理离（辞、退）职手续，退还公司物品，领取当月应得工资，否则作自动离职处理。
第46条对于应作除名处理的员工，由部门主管填写“员工违规处罚单”或“员工离（辞、退）职审批表”，报上级审批，待批复后，即宣布除名。
第47条凡辞（离）职或被辞退、开除的员工，其他项目区域（部门）不得再聘用。
第8章附则
第48条本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。
第49条本制度自发布之日起实施。
编制人员
审核人员
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