Lesson 7 Letter of apology 简案 详案Word文档格式.docx
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时间分配
Step1
Lead-in
1.Businessletterwriting
1.Review
2.review
90mins
Step2
Writing
Letterofapology:
1.Partsofletterofapology
2.Wordsandbasicexpressions
3.Writing
1.givetasks
2.givetips
trytofinishthegiventasksinoneselforgroups
150
mins
Step3Comments
comments
givecomments
20
Step4Consolidation
Reviewthebasicexpressionsandthepartsofletterofapology
Review
Takenotes;
Review
5
Step3Comments&
assignment
Practicewritingaletterofapology
givetasks
Takenotes
Step4
Exam
Sentencetranslationandwritingexamination
examination
45
TeachingProcedures
Task1Businessletterwriting
Step1:
Leadin90’
ChoosesomeoftheSstocheckiftheycanstillremember7C,andthenshowthemonthescreen.
7C:
10’
1.Clearness（Clarity）清楚
1）explainyourselfclearly;
2）avoidingambiguoussentencesandneedlessjargon;
3）statementsinwell-constructedsentencesandparagraphs;
2.Conciseness简洁
4）inthefewestpossiblewords;
5）brieflybutcompletely;
3.Courtesy礼貌
6）morethanPolite;
7）sincere,tactful,thoughtfulandappreciative;
8）avoidirritating,offensiveorbelittlingstatements.
4.Consideration体谅
9）TrytoputyourselfinHISplace;
10）emphasizetheYOUattitude;
11）emphasizepositive,pleasantfacts;
5.Completeness完整
12）provideallnecessaryinformation;
13）Answerallquestionsasked;
14）givesomethingextra,whendesirable;
6.Concreteness具体
15）Tomakethemessagespecific;
16）don’ttrytowriteinaliterarystyle;
17）useactionratherthancamouflagedverbs;
7.Correctness正确
Step2:
Businessletterwriting80’
ⅠPartsofaBusinessLetter30’
1.EssentialParts必要部分
18）LetterHead信头
19）信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。
在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。
地址的写法通常是由小到大
20）Date日期
21）日期的写法，如1997年7月30日，英文为：
July30，1997（最为普遍）；
July30th，1997；
30thJuly，1997等。
1997不可写成97。
22）InsideNameandAddress收信人名称地址
23）Salutation称呼
24）称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear
Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。
称呼一般用Dear…或My
dear…开头，称呼后一般用逗号。
25）BodyoftheLetter正文
26）正文（Body）这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。
27）ComplimentaryClose结尾敬语
28）它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。
“Best
wishes”,“Iloveyou”,“Manythanks”“Givemyregardstoyourfamily”
29）Signature落款
30）签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，.签名应是亲笔书写，即使是打字机打出的信件，最后仍需亲笔签名。
在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上Sincerely
yours/Yours
sincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfully
respectfully（用于对长辈或上级）。
2.OptionalParts附加部分5’
31）AttentionLine具体收信人
32）SubjectLine事由
33）ReferenceNotation案号
34）Enclosure附件
35）CarbonCopyNotation（abbr.c.c.）抄送
36）Postscript（abbr.P.S.）附言
3.齐头式信件款式：
5’
注：
用齐头式信件写信，其正文与称呼之间空一至二行。
每段的第一句句子不需要空
格，但段与段之间需要空一至二行。
齐头式信件的信尾客套话和签名可以有两种款式。
第一种写在左下方，这是最常用也是最正式的。
另外也可以写在右下方，这种形式则表示写信人与收信人之间的关系比较熟悉随便。
下面是另一种齐头式信件的格式。
ⅡEnvelopeAddressing信封格式10’
1.格式：
37）写信人在上，收信人在下
38）根据收信人名称地址的写法分两种格式：
39）缩格式（缩行式）：
收信人名称地址逐行右缩
40）齐头式（平头式）：
收信人名称地址左端对齐
2.Tips：
41）在信封的左上角写「寄信人」的名字和住址。
42）在信封的中间或右下角偏左的地方写「收信人」的名字和住址。
43）寄信人不自称Mr.、Mrs.或Miss，但是在收信人的姓名前则必须加上尊称Mr.、Mrs.或Miss以示礼貌。
44）住址的写法与中文相反；
英文住址原则上是由小至大，如必须先写门牌号码、街路名称，再写城市、省（州）和邮政区号，最后一行则写上国家的名称。
45）在信封的右上角贴上邮票。
46）信封上的邮政区号（zipcode），在美国州名之后以五位数阿拉伯数字表示，前三位数代表州或都市，后两位数表示邮区，至于邮政区号10027的念法是onedoubleotwoseven。
47）住址中常用字：
有简写的多用简写：
楼F（e.g.2F）巷Lane（e.g.Lane194）段Section；
Sec.（e.g.Sec.Ⅱ）弄Alley（e.g.Alley6）路Road；
Rd.（e.g.ChunghuaRd.）街Street；
St.（e.g.YangkwangSt.）
3.ZhangXiang
NO.56MiddleSchoolstamp
Shanghai200433
People’sRepublicOfChina
Prof.K.F.Hill
DepartmentofMathematics
TheUniversityofMichigan
AnnArbor,Michigan48109
U.S.A.
48）注：
发信人的地址应写在信封的左上角，收信人的地址应写在信封偏中右偏下处。
3.Businessletterandenvelopewriting30’
i.Pleasewriteabusinessletterandanenvelopeaccordingtothefollowinginformation:
25’
1）Sender′sname:
ChinaNationalLightIndustrialProductsImport&
Export
Corporation.ShanghaiBranch
2）Sender′saddress:
568HuchiuRoad,Shanghai,China
3）Date:
March23,20.
4）Receiver’sname:
H.G.WilkinsonCompany,Limited
5）Receiver’saddress:
245LombartStreet,Lagos,Nigeria
6）Salutationused:
DearSirs,
7）Subjectmatter:
SewingMachines
8）TheMessage:
WethankyouforyourletterofMarch16enquiringforthecaptionedgoods.
TheenclosedbookletcontainsdetailsofallourSewingMachinesandwillenableyoutomakeasuitableselection.
11）Complimentaryclose:
Yoursfaithfully,
ii.Comments5’
Step2Writing（LetterofApology）150’
1.Ssgettobefamiliarwiththelearningaims:
1）Composeappropriatelettersofapology
2）Makeanapologyclearlyandsincerely
3）Avoidwordiness
4）Keeppronounsconsistent
2.Letterofapology
1）Whatistheletterofapology?
生活中，由于我们的疏忽或是不当行为给他人造成了伤害或财产损失，我们都需要想当事人道歉，说明原因，争取对方的谅解或赔偿对方的损失。
这种道歉信言辞要恳切真诚。
2）Format
道歉信的格式同普通信的格式一样。
3）Howtowritealetterofapology?
开篇：
开头先要向对方表示歉意,态度诚恳.
正文：
接着陈述犯错的原因,也就是要说出让对方原谅你的理由,
措施：
然后,在信中还要写明你将如何弥补你的过错,
结尾：
结尾则没有固定的格式,可以再次表示道歉,也可以说些客套话.
4）Newwords
apologizev.道歉apologyn.道歉
regret 抱歉 excuse原谅
forgive原谅shame羞愧
awkward难为情的 embarrassed尴尬的
interrupt打断 disturb 打扰
carelessness粗心大意careless 粗心的
compensate弥补 promise 承诺
5）Sentences:
1.IamsorrythatIwasoutwhenyoucametoseemeyesterdayafternoon.
非常抱歉昨天下午你来看我时我不在。
2.IamverysorrythatImissedourscheduledappointmentlastTuesday.
非常抱歉上周二我没能赴约。
3.Ihopeyoureceivedmymessageandwerenottooinconveniencedbymymissingourappointment.
希望您收到我的信息，并希望我的失约不会带来太多不便。
4.Iwillcallyourofficewithintheweektorescheduleanotherappointmentthatisconvenienttoyou.
我将在本周内与您办公室联系重新安排您方便的时间（见面）。
5.Ilookforwardtomeetingwithyou.
盼望见到您。
6.Thankyouforyourtimeandconsideration.
谢谢您的时间及（给予的）考虑。
7.IamsorrythatIcouldn’tattendyourpartybecause...
很抱歉不能参加你的宴会，因为……
8.Imustapologizetoyoufor...
我必须为……向你道歉。
9.Iregrettoinformyouthat...
非常遗憾地通知您……
10.Iamwritingtoapologizefor...
我写信为……向你道歉。
11.Iamwritingtoaskyouforforgivingness.
我写信请求你的原谅。
12.Letmeapologizeherethat...
让我在此为……道歉。
13.Iregretthatmycarelessnesshascausedyoutoomuchinconvenience.
为我的粗心给你带来这么多麻烦感到后悔。
14.Ioweyouanapologyfor...
我应该为……向你道歉。
15.IwishIdidn’tgiveyoutoomuchtrouble.
但愿没给你带来太多麻烦。
16.Thankyouforyourpatienceandunderstanding.
感谢你的耐心与理解。
17.Pleaseforgiveme.
请原谅我。
18.Pleaseacceptmyapology/apologiesfor...
请接受我对……的歉意。
19.Pleaseexcusemythoughtlessness.
请原谅我的考虑不周。
20.Isincerelyhopethatyouwillacceptmyapologies.
21.Pleaseacceptmysincerestanddeepestapology.
请接收我最诚挚最深切的歉意。
22.Onceagain,Iamsorryforanyinconveniencecausedbyit.
再一次为给你带来的不便道歉。
23.Ihopeyouwillexcusemeformycarelessness.
希望你能原谅我的粗心。
24.Pleaseacceptourapologiesforthetroublecaused.
对于给您造成的不便，请接受我们的道歉。
25.Wewishtoapologizeonceagainforthedelayindelivery.
对于此次的延期交货我们再次向您表示道歉。
26.Youshouldbeabletoconfirmthereceiptofthefundsinyouraccounttomorrow,yourtime.
Pleaseacceptoursincereapologiesforthedelay.
贵方应在明天收到汇款，请接受我们真诚的道歉。
27.Wewouldappreciateyourunderstandingandaskyoutoacceptourapologies.
我们感谢您的理解，并请求您接受我们的道歉。
28.Wewouldliketoapologizeforthedelayinansweringyourletter.
耽误了给您的回信，对此我们向您道歉。
6）Tips:
表达歉意要真诚清晰道歉信最主要的部分是真诚地表示歉意，不要敷衍了事并详细解释事情的经过，对自己的过时负责而不是推脱、责备他人或公司。
如：
Not:
MuchtomyregretthatImaynotbeabletokeepmypromisebecauseIhavesomethingurgenttodo.
非常遗憾不能遵守诺言，因为我有些急事要处理。
But:
MuchtomyregretthatImaynotbeabletokeepmypromisebecausemysisterwasinjuredinacaraccidentandImustlookafterherinthehospitalforseveraldays.
非常遗憾不能遵守诺言，因为我姐姐在车祸中受伤，我必须在医院里照顾她几天。
对于提出的补救措施一定要明确，并且在道歉信中还要注意强调正面信息，从读者的角度出发。
Wewillreplaceyourshaver.我们给您更换剃须刀。
Icanseehowdisappointingthismusthavebeen.我们看得出您很失望。
Youhavetherighttobeupset.您有权利对此不满。
避免赘词（冗长）
商务信函的原则之一就是间接（conciseness）。
在道歉信中需要对自己的过失进行具体的
解释但尽可能简练。
为了避免冗长，做到以下几个原则：
（1）使用具体的词汇，去掉多余毫无意义的词汇；
（2）避免不必要的重复；
（3）简化词语或句子，尽可能用动词代替动词短语。
takeintoconsideration
consider
Keepthisinformationonfileforfuturereference.
Keepthisinformationforreference.
Thereasonwearerecommendingthecomputerizationofthisprocessisbecauseitwillreducethetimerequiredtoobtaindataandwillgiveusmoreaccuratedata.
Computerizingtheprocesswillgiveusmoreaccuratedatamorequickly.
7）代词指代的一致性
在写作中为了保持连贯性（coherence），尽可能避免不必要的人称转换。
代词指代一致是代词与其所代替或修饰的名词（或代词）在性、数、格上必须保持一致。
如:
Weweresorrytohearthatthewashingmachineyouorderedwasdefective,asdescribedinyourletterofApril29.你在4月29日来信中提到订购的洗衣机有问题，对此深感歉意。
8）Exercises:
FinishandchecktheexercisesfromP86toP95
9）Practice:
Writealett
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