行政事务管理.docx
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行政事务管理
行政事务管理
A出入厂管理制度
B文书管理制度
C事务管理制度
出入厂管理制度P215人员进出管理办法
文件编号：
BA01
1．总则
1．1制定目的
加强本公司人员及外来宾客进出管理，提升工作效率，将人员进出管理予以明确化。
1．2适用X围
凡隶属本公司人员、委外协作厂商及来宾进出之管理。
1．3权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2．管理办法
2．1本公司人员
（1）本公司人员须穿工作服，佩带识别证，才准进入。
（2）上班时间因公务离开公司者，一律须凭“公出单”通行。
（3）上班下班迟到、早退或请假者，须打卡才能进出，请假者须凭“请假单”通行。
（4）员工出入公司限在上班时间内，节假日或下班后，除值班、加班或其他特殊事故，经核准外，一律禁止员工进入公司。
2．2非本公司人员
（1）凡是来宾访客（包括委外协作厂商、重要客户、政府机关人员、员工亲友等）一律在门卫室办妥来宾出入登记手续（来宾登记簿），原则上在会客室会面，如需进入公司者，应将其XX留置门卫室换取“来宾证”，待离去时退还。
（2）带来宾参观，须经总经理核准，由相关单位协同办理登记手续并陪同才准进入。
（3）员工亲友私事来访时，除特殊紧急事故外，员工不得在上班时间内会客。
（4）频繁出入公司的委外协作厂商，由相关单位管理部申请识别证，凭识别证出入大门。
没有申请识别证的厂商须登记后才准进入。
3．附件
【附件】BA01-1《员工识别证》
【附件】BA01-2《来宾识别证》
【附件】BA01-1
员工识别证
【附件】BA01-2
来宾识别证
来宾识别证
编号：
----------------------------------------
出入厂管理制度P218车辆进出管理办法
文件编号：
BA02
1．总则
1．1制定目的
加强车辆进出公司之管理，将车辆管理予以明确化。
1．2适用X围
本公司、非本公司车辆进出之管理。
1．3权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2．管理办法
2．1本公司车辆
上下班时间本公司车辆应进入公司指定的停放位置。
2．2车辆出厂
（1）公务需用车者凭部门主管核准，管理部填写统一调度的《派车单》方可放行。
（2）载有物品的货车，任物品所属部门主管核准之《物品放行单》方可放行。
2．3外公司车辆
（1）拜访公司人员，应在门卫室登记《来宾登记簿》，经被访人同意后，外来车辆方可停在公司指放位置。
（2）厂商货车送物品时，门卫通知物料处，由物料人员陪同，货车进入厂区卸货。
卸货后空车驶出，若有公司物品随车，应有物品所属部门主管核准之《物品放行单》方可放行。
3．附件
【附件】BA02-1《派车单》
【附件】BA02-2〈物品放行单〉
【附件】BA02-1派车单
事由
单位
用车时间
自年月日时分至年月日时分返回
车号
驾驶人
备注
厂部主管
课长
组长
申请人
【附件】BA02-2物品放行单
物品名称
数量
携出人XX（或厂商名）
携出时间
月日
时分
携出理由
备注
管理部（守卫）登记：
厂部主管
课长
组长
申请人
课
组
出入厂管理制度P220物品进出管理办法
文件编号：
BA03
1．总则
1．1制定目的
为了加强物品进出管理，将其管理予以明确化，防止公司物品随意外流，特制定本办法。
1．2适用X围
进出公司所有物品。
1．3权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1．4名词定义
物品：
指公司成品、半成品、材料、呆废料、工具、机器设备及生财器具等。
2．管理办法
2．1公司物品
（1）公司物品进厂，门卫须详细检查，如有危险品、易燃易爆品、凶器等，禁止进厂并须报告上级处理。
（2）公司物品出厂，须凭有关单位填写、部门主管核准后之〈物品放行单〉。
门卫应对实物与〈物品放行单〉记载的物品进行核对，不符物不予放行。
2．2非公司物品
（1）工程承包商、协作厂商及其他业务往来的厂商或个人携带的工具、机器、物品等，应于进厂时先到门卫室登记〈携带物品单〉。
出厂时凭登记单核对无误放行。
（2）员工携带的私人物品放在公司指定的地方，不得带进工作区。
3．附件
【附件】BA03-1〈携带物品单〉
【附件】BA03-1
携带物品单
货品名称
料号
单位
数量
携出时间
携出理由
携出地点
携出者
核准
主管
经办
文书管理制度P222文件编号管理办法
文件编号：
BB01
1．总则
1．1制定目的
使本公司文件编号管理合理化、制度化、规X化。
1．2适用X围
本公司文件编号之管理，除另有规定外，悉依照本办法处理。
1．3权责单位
（1）总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1．4文件类别
分外来文件、内创文件两种：
（1）外来文件包括公文、商务信函、传真资料、等。
（2）内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。
2．文件编号管理
2．1编号原则
本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水阿拉伯数字。
2．1．1第一码
第一码代表文件类别。
（1）A代表外来文件。
（2）B代表内部文件。
2．1．2第二码
第二码代表有关总务部门之文件。
（1）A代表有关总务部门之文件。
（2）B代表有关人事部门之文件。
（3）C代表有关会计部门之文件。
（4）D代表有关财务部门之文件。
（5）E代表有关营业部门之文件。
（6）F代表有关生产部门之文件。
（7）G代表有关技术部门之文件。
（8）H代表有关品质部门之文件。
2．1．3第三码
第三码代表年度别0-9。
2．1．4第四码
第四码代表月别01-12。
2．1．5第五码
第五码代表示序号流水码001-099。
2．2编号管理
总务部收文后，对文件进行统一登记编号管理后，始得处理。
文书管理制度P224收发文件管理办法
文件编号：
BB02
1.总则
1.1制定目的
（1）将本公司内各种收发文之处理及保管予以标准化，系统化及效率化。
（2）促使本公司内之公文收发业务推行顺畅。
1.2适用X围
凡隶属本公司内各部门对内及对外之公文收发，悉依照本办法所规X的体制管理。
1.3权责单位
（1）管理部（总务课）负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
（3）总务课置“总收发”人员，统筹并管理本公司公文之收发业务。
2.对外收发文
2.1收发文原则
对外之总收发置于管理部（总务课），原则上采取统一收发、分散保管的方式。
2.2对外收文之启封
（1）收文者系公司名称者，由总务课收发员启封收文。
（2）收文者系部门名称者，由部门文书管理员启封收文。
（3）收文者系私人名称者，由部门文书管理员代收文后转交当事人启封收文。
2.3对外发文
（1）对外发文原则上一律以公司名义行文，并由总务课总收发发送。
（2）如必须以部门名义行文时，须由总务课文书管理员签办并转呈总经理核准后，再请总务课总收发发送。
2.4对外发文编码原则如下：
对外发文计编八码，前两码为中文代字码，后六码为中式数码。
如：
福X字第0-0-0-。
（1）第一码：
代表本公司。
使用公司名称第一字“福”来代表“XX福友企业管理顾问XX”。
（2）第二码：
代表发文部门。
总：
代表总经理室。
管：
代表管理部。
业：
代表业务部。
（3）第三、四码代表发文之公历元年度。
如：
01代表公元月2001年。
（4）第五、六码代表发文之月份。
如：
01代表1月。
（5）第七、八码代表发文之日期。
如：
01代表1日。
（6）如该日发文有两件以上时则可加一位流水码，并以“—”符号连结之。
2.5存档
（1）对外收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位拷贝予其他单位存档，作为凭证。
（2）管理部总务课收发人员须置《对外收发之登记簿》，并对每一件之对外收发文予以登记，以利追踪
查核。
3.对内收发文
3.1收发文原则
（1）为简化作业程序起见，对内外发文除公告外，原则上一律使用《内部公文单》作业。
（2）必要时须经总务课同意始可变更格式作业。
3.2公告
（1）对内公告发文，由各单位文书管理员签办，总务课总收发，并由总务课呈总经理核准后方可发文公告。
（2）公告除由总务课总收发存档外，必要时可由发文单位自行拷贝存档作为日后追踪之凭证。
3.3内部公文单
内部公文单签办，存档说明如下：
3.3.1收发文原则
发文单位原则上不予限制，但如属报告或联络文且发文单位又不属主管部，该内部公文单须先经由部门主管核示后，才可越部上呈或转他部（须照会他部时）会签后上呈。
3.3.2受文单位
为内部公文单核准、照会或执行权之最终归属单位。
3.3.3编号原则
对内发文编号原则除第一码与对外发文编号原则不同外，余者均相同。
X例：
福X字第010-0-。
（1）第一码：
代表本公司。
如：
使用公司名称第一字“福”来代表“XX福友企业管理顾问XX”。
（2）其余代码编制原则与对外发文相同。
3.3.4内部公文单原则上由发文单位自行存档，但必要时可由受文单位拷贝存档，作为凭证。
4.附件
【附件】BB02-1《对外收/发文登记簿》
对外收/发文登记簿
收文
发文
月/日
文号
来文
单位
事由
签收
月/日
文号
发文
单位
事由
签收
文书管理制度P228内外公文签呈管理办法
文件编号：
BB03
1.总则
1.1制定目的
（1）建立各部门良好沟通作业模式，培养共同的工作理念以提升作业效率。
（2）将本公司内各种公文签呈之分类及处理予以明确化、具体化、效率化。
（3）促使本公司内各单位间之文书业务推行顺畅。
1.2适用X围
本公司各部门对内及对外之公文签呈处理。
1.3权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.处理办法
2.1公文签呈之分类
（1）急件
指紧急文件，收文者与受文者皆须于一定时限内完成送、批示或复文者。
（2）普通件
指不强调时限，仅为发文单位联络通告事宜之说明者。
（3）XX件
指公司、工厂之发文涉及XX性事项不得外泄者。
2.2文件夹颜色管理
2.2.1红色卷宗夹
为专属急件公文签呈用。
2.2.2白色卷宗夹
为专属普通公文签呈用。
2.2.3密封式大封套
为专属XX文件用。
2.3文件处理时效
2.3.1红色卷宗夹
（1）受文者接到公文后应立即处理，并在不超过次工作日下班前回复。
（2）必要时可延长规定时效，但须先知会发文者，以防耽误大事，但时限只能以延长一个工作日为准。
2.3.2白色卷宗夹
受文者接到公文后应当天处理，最慢不得超过两个工作日为准。
2.3.3密封式大封套
XX性文件（含内外文件）不分等级，一律以有封套密封，并责成专人或本人亲自送受件人处，并由受件人签收。
发文亦同。
2.4注意事项
（！
）遇红色卷宗，当事人出差或请假时得由代理人立即处理，若一定需要当事人签核，可视情况延长规定时效，但须先知会发文单位，以保证不致产生积压或搁置情形。
（2）遇各部门会签意见时，若涉及复杂性事项需时日考虑，应先行注明处理原则、日后结论及复文时间后转送次签部门，避免延积时效。
2.5文件处理规则
2.5.1文件收发人
每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并向管理部报备人选。
2.5.2文件跟催人
每一部门文件收发人亦为文件跟催人，负责跟催协调工作，以确切掌握文件动向及处理时效。
跟催状况及文件返回时间须加以登记。
2.6作业异常处理
（1）为确保公文签呈颜色管理实施应用能落实且不被滥用，各部门主管应负责督导，若未能遵守有督导无效仍继续犯错者，应予以口头惩诫警告，并列入考核参考资料内。
（2）发文单位可依全月统计异常处理发生件数回报管理部，或知会过失单位以改进。
（3）未依本办法规定办理而导致工作延误并产生重大问题时，管理部应签报，《奖惩报告单》，并于将惩会议中讨论处理。
文书管理制度P231国内外传真收发管理办法
文件编号：
BB04
1.总则
1.1制定目的
（1）将本公司内使用传真机处理国内外各种文件或资料作业制度化、节制化、效率化。
（2）促使本公司国内外传真之收发业务推行顺畅。
1.2适用X围
凡隶属本公司内之员工及经主管认可使用传真机之外宾传真文件或资料时，均依本办法管理。
1.3权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2.发管理
2.1发文时间
发文时间原则上为上班时间如上午10:
00、下午3:
00，急件发文特殊处理。
2.2发文手续
（1）申请人事先填具《传真发文申请单》，经单位主管核准后连同文件交总务课人员（或传真机管理人）发送。
（2）总务课人员（或传真机管理人）发送后，于《传真发文登记簿》上登录有关事项，并经申请人签认后，由申请人领回原稿文件。
2.3收文手续
总务课人员（或传真机管理人）于收到来文件时，须先于《传真收文登记簿》上登录有关资料后，再通知收文者领取文件并签认收讫。
2.4传真收发注意事项
（1）传出文件如为一般信函时，应使用本公司传真专用信函格式。
（2）传出文件如为一般资料时，其传真首页也须以传真专用之信函格式。
（3）传出文件如为承接设计稿、产品广告等时，其格式应先经企划部美编设计人员确认无误后始可发
出。
（4）本公司传出文件上均须注明：
（A）本公司地址、（传真）、、网址等联系方式，对国外传真件须加注英文。
（B）传真人之部门、职称、XX等。
（C）受传真人之公司全称（非简称）、部门、职称、XX等。
（D）传真主旨。
（E）传真内容。
（F）备注事项。
如“如传真内容有不清晰时请回告知以便重传”或“本报价单有效期限为一个月”等。
（5）传真之使用须依下列原则：
（A）先考虑时效性。
（B）其次考虑经济性。
（C）再考虑方便性。
（6）传真机专用线严禁作为一般使用。
（7）收件未经登记严禁取用。
（8）严禁传送本公司XX文件、资料、图样。
3附件
【附件】BB04-1《传真发文申请单》
【附件】BB04-2《收/发文登记簿》
传真发文申请单
日期：
部门：
编号
文件名称
P数
传真原因
接受单位
备注
核准：
申请人：
传真收/发文登记簿
编号
文件名称
P数
传真日期
传真部门
接受单位
备注
文书管理制度P235档案管理办法
文件编号：
BB05
1.总则
1.1制定目的
（1）加强本公司内档案管理，以提升各部门工作效率。
（2）将本公司档案管理工作制度化、合理化。
（3）促使本公司之档案管理作业推行顺畅。
1.2适用X围
凡隶属本公司各档案管理，悉依照本办法所规X之体制管理。
1.3权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.4名词定义
本办法之名词定义如下：
（1）档案
（A）各级颁布的文件、通知、公司文书档案、人事档案等。
（B）本公司与其他公司的各种来往协议、合同等。
（C）各部门的表册事务档案。
（D）工程用图等。
（2）临时档案
凡临时归档存放者（含未编号档案）。
（3）资料档案
凡处理已告一段落或已结案或跨越年度却须留存备查之档案（已编号档案）。
2.调阅档案
不相关部门人员调阅档案应经档案管理人员办理《调阅登记簿》并呈存档部门主管核准后，才可调阅。
调阅档案时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。
2.1档案保管单位期限
（1）永久保管
（2）十年保管
（3）五年保管
（4）两年保管
2.2档案销毁
（1）对无需保存的文件或保存年限届满之档案，应依规定请示并办理销毁手续。
（2）销毁档案应于《目录卡》上备注栏注明销毁日期。
2.3档案分类编号
档案分类及编码分为下列三种：
2.3.1“颜色”区分档案性质
各存档单位无论是暂时或资料档案，均须以下四种颜色来区分其档案类别，
如：
（1）红色资料夹为有关品管及制造类之档案。
（2）黄色资料夹为有关营业及行销类之档案。
（3）蓝色资料夹为有关公司文书及人事类之档案。
（4）绿色资料夹为有关技术及研展类之档案。
2.3.2“功能码”区分档案类别
各存档单位无论是暂时或资料档案,均须以（一码）大写英文字母作为功能档号。
【X例】企划部之黄色资料夹分类：
A代表市场调查类。
B代表营业管理类。
C代表广告媒体类。
D代表广告预算类。
E代表促销活动类。
F代表促销预算类。
G代表教育训练类。
H代表经营企划类。
2.3.3“细分号”区分资料归档顺序
各存档单位之资料档案，依归档顺序编码。
（1）功能码后再以阿拉伯数字编码，依序为该细分码之档案，应以流水码建档。
（2）本编码由存档部门视部门需要，自行编列存档。
（3）本档案编码须制作单位存档编号总目录，以方便迅速查用。
3保管期限
3.1永久保管
3.1.1分类
（1）公司章程等。
（2）股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文件。
（3）董事会的重要文件。
（4）重要的政府机关的许可证、认证书以及指示命令等文件。
（5）契约书等具有永久效力的文件。
（6）有关股东、董事及主要职员人事方面的重要文件。
（7）其他需永久保存的重要文件、账簿及统计资料。
3.1.2事例
（1）公司章程以及规则的制定、修改、废止等永久性查考文书。
（2）股东大会会议记录、责权、财产权等。
（3）董事会会议记录等。
（4）经营许可证等。
（5）契约书。
（6）公司职员名册、人事档案。
（7）银行存款账、年度会计报表、经营统计资料等。
3.2十年保管
3.2.1分类项目
（1）预算、决算及有关会计的各种账簿、各种凭证。
（2）干部会议等经营管理上重要的查考性文件。
（3）人事工资方面的文件。
（4）公司内部全体人员通告的文件。
（5）市场调查的汇总报告书。
3.2.2事例
税务查账报告书、现金出账、固定资产总账、业务文件、日常债权债务、财产目录等。
3.3五年保管
3.3.1分类项目
（1）期满或解约的契约书、合同。
（2）重要的会议记录。
（3）短期内需查考的文件。
（4）人事文件。
3.3.2事例
（1）业务日志、事故类文件、一般请示、收发文簿盘点报告等。
（2）工资明细表、工资总账、保险明细表、医疗保险明细表、工资调整表。
3.4三年保管
4附件
【附件】BB05-1《调阅登记簿》
【附件】BB05-2《目录卡》
调阅登记簿
序号
档案编号
档案名称
调阅人
调阅时间
归还时间
备注
核准：
制表：
目录卡
部门：
编号
档案名称
性质
类别
建档位置
建档时间
销档时间
备注
文书管理制度P241图书管理办法
文件编号：
BB06
1.总则
1.1制定目的
（1）将本公司内各种图书管理系统化、制度化。
（2）促使本公司内图书管理推行顺畅。
1.2适用X围
凡隶属本公司之各种图书，悉依照本办法管理。
1.3权责单位
（1）管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
（2）总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
2.图书管理
2.1目录编制
本公司图书由总务课（图书管理员）分类整理
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