连锁超市公司采购管理的业务流程.docx

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连锁超市公司采购管理的业务流程

采购管理

连锁超市公司采购管理的业务流程

连锁超市公司在商品采购计划落实后，就进入采购作业的具体流程，如图3-2。

供应商准入制度----供应商接待制度----签定采购合同---下订单---商品质量监督---付款

1．供应商准入制度

供应商准入制度的核心是对供应商资格的要求，包括供应商资金实力、技术条件、资信状况、生产能力等，这些基本资料要求供应商详细提供并通过相关资信评估机构的确认。

经审核，供应商资格达到标准后，超市公司采购人员应将本方对具体供货要求的要点向供应商提出，初步询问供应商是否接受。

具体要点包括：

商品的质量和包装要求；商品的送货、配货和退货要求；商品的付款要求等等。

2．供应商接待制度

为了规范采购行为，超市公司应制定与供应商接待制度，以保证顺畅的沟通渠道，接待地点应在公司采购业务部供应商接待室，双方洽谈内容应紧紧围绕采购计划、促销计划来进行。

采购计划包括各类别商品的总量目标及比例结构、周转率、进货标准、退换货条件，以及背后服务保证等；促销计划包括确认厂商是否参加促销活动、时间安排、促销方式、优惠幅度等。

这些谈判内容再加上违约责任、合同变更与解除条件，以及其他合同中必须具备的内容，即形成采购合同。

3．签订采购合同

采购合同中有八个方面是必备的条款：

（1）每个品种的单位交易量。

其中包括全公司一次的交易量，一年中每一次的交易量，每一年有何增长率等。

（2）整体交易额。

包括每一次、一个月、一个季度、一年的总交易额情况，每年有何增长率等。

（3）货款支付方式。

包括银行转账及期票或运期支票方式选择，结算截止日和结算支付日，代销、委托销售需附的特殊条件等。

（4）运输方法。

包括运输费和包装费由谁承担，运输距离，送货频率，指定的交易时间，货品包装及包装单位，运输时所选的车种等质量管理程度，卸货时的方式和数量等。

（5）交货期限。

（6）给公司回扣的支付条件。

（7）退货的正当条件。

（8）促销服务事项。

4．下订单

订单这项工作由采购部的货架管理员与里手共同履行，订单量的大小取决于铺贷方式。

对于一项新商品，如果采取单店铺货方式，则可以最大范围地规避风险，但是促销影响力很小，市场对该商品的接受过程将会很长；如果采取多店铺货的方式，则促销影响面广，有可能短期内成为超市的主力商品，但是也存在很大经营风险。

因此，订单量的确定需要在周密的市场预测的基础上进行，不可随意行动，以免为超市经营带来不必要的损失。

5．商品质量监控

对进货商品进行质量监控是超市一项重要性工作，质量监控通过验收工作来实现，由于验收是超市经营的关键一环，其人员的选任除了需要良好的忠诚度外，还要对商品的特性、品质及相关法规等有充分认识才能胜任。

验收的权责如下：

·商品数量的检查事项；

·商品质量、规格的检查事项；

·商品内容、成分的检查事项；

·商品制造商、进口商、地址及电话的检查事项；

·进货厂商送货车辆的温度、卫生情况的检查事项；

·进货厂商发票与送货内容的检查事项；

·退换货的检查事项；

·送货人员的检查事项；

·其他有关验收业务的处理事项。

6．付款

财务部门依据采购合同实际履行情况支付货款。

超级市场如何做好采购工作

做好商品采购，先要确定商品定位。

要明确目标顾客是哪些，选择什么样的商品才能满足这些目标顾客的需求。

采购商品时，采购员不仅负责制订销售与采购的计划、采购商品、收集有关信息等工作，还应负责商品业务管理、促销、业务管理，以及做出预算成绩并予以协调，就商品知识培训营业人员等。

超市所经营的商品十分庞杂，这些数以千万计商品的销售状况都会随着种种因素变化而有所变化，采购人员必须针对这些变动因素，进行科学分析，准确预测销售趋势，然后决定适当的订货量。

对采购作业采取针对一系列参考指标加以评估，从而达到有效控制采购环节的作用。

见表3-1，3-2。

表3-1阻碍超市采购效率的八大要因

针对以上要因，合格的采购人员应该从以下方面作好自我考核：

表3-2采购人员自我考核表

解百优化采购流程，推动连锁经营

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1995年，杭州解百集团股份有限公司开始发展超市连锁经营。

在发展过程中，积极借鉴吸收国内外连锁经营的成功经验，摸索出了一条切实可行的连锁发展之路。

一、落实组织机构，规范采购流程

在采购和配送方面，解百集团制定了一套较为规范的操作流程和配套的组织机构与规章制度，把加强商品采购管理放到极其重要的位置。

设立了专门的采供部，下设专职采购人员和三信员。

采购人员由一批综合素质较强、具有一定的经营管理意识、市场意识和公关谈判技巧的人员组成，负责新渠道引进和新产品引进；三信员（质量、计量、物价管理员）负责商品质量把关，并直接参与新品引进的资质审核，包括商品质量、计量、价格、标识、标志、合同的审核，引进的新产品必须做到证件齐全。

各连锁门店专门负责销售促进，并不具有独立的进货权。

新品引进后配送到各门店，门店销完后向采供部提出要货计划，采供部保证在两天内将货品配送到要货门店，实行统一进货、统一配送、统一结算。

这种“进销分离”的经营模式，使各个岗位分工明确，各司其职，有利于岗位之间相互合作、相互监督，使采购员一心一意钻研市场需求，了解市场动态，提高业务能力，引进适销对路的商品；不断扩大经营商品的类别和品种；门店则专门研究市场营销、提高促销水平，扩大市场占有率。

这种模式为净化进货渠道、杜绝人情货，引进货真价实的商品提供了机制上的保障。

二、强化商品控制，完善淘汰机制

解百集团建立起一套商品控制和淘汰机制，主要措施有：

1．引入计算机POS系统，利用计算机系统方便、快捷、准确的特性对商品进、销、存进行全过程动态控制，掌握商品的动销情况。

2．质量控制，把好商品质量关。

进货时坚持“六不进”原则，即：

假冒伪劣产品不进无厂名、无厂址、无合格证产品不进；不符合质量标准及有关法律法规产品不进；索证不齐产品不进；进货渠道不正产品不进；来路不明、有疑问产品不进；上柜时坚持商品检查验收，超市每月定期和不定期对商品进行抽查，并形成制度，对于不符合质量标准的坚决不予上柜。

3．对同类商品的品种实行严格的控制，对于那些生活必需品，如拖鞋、扫帚、拖把等，顾客对此类商品的品牌要求不高，所以要控制同类商品的重复和重叠；而对于那些品牌认知度较高的商品，如化妆品等，则尽量扩大经营的品牌，细分目标顾客群，从而提高销售。

4．对于新引进的商品实行试销制度，新产品引进后配送到各门店，试销3-6个月，如门店销售不畅，该产品坚决予以清退。

5．换季商品及时撤换，腾出场地销售当季热销商品，提高场地的利用率。

6．随着商品市场的日益丰富，新产品层出不穷，对那些逐渐滞销的商品及时淘汰，

使超市商品常换常新，保持旺盛的生命力。

三、降低进价成本，形成规模效应

为了降低零售价格，解百集团首先降低进价成本，为此，公司采取了多种行之有效的办法，如：

1．对采购人员进行职业道德和业务技能培训，不断提高他们的业务水平，使他们掌握谈判技巧，竭尽全力降低进货价格。

2．利用公司的品牌、信誉效应和现有的业务渠道，吸引大量厂家主动为我们提供价廉物美的商品。

3．制定具体的进货原则：

本地产品坚持从厂家直接进货，扩大一手货的范围；外地产品要从总代理处进到最低价格的货；减少进货环节，降低进货成本。

4．扩大连锁范围，发展直营和加盟形式的便民超市和大型综合超市，不断扩大销售量，通过规模效应降低进价成本。

5．加强与厂家的合作，建立良好的工商关系，通过为供货商提供良好的服务，及时反馈商品信息、及时结算或引进一些产品已形成系列化的厂家进店设立专柜等，使进货价格进一步降低，而厂家派往超市的促销员，也使超市节省了大量的劳动力成本。

6．掌握市场需求，扩大商品销售

为了及时掌握市场动向，采购人员改变以往商家坐等厂家和供货商卜门推销的被动做法，采取多种渠道开展市场调研，了解市场需求，从而确定超市经营的商品种类。

超市向周围小区居民和购物顾客发放了近万张的调查表，征询消费者的意见，并在此基础上对经营的商品进行调整，在加大非食品类经营力度的同时，重点增加生鲜食品、熟食卤味、腌腊制品、粮食加工等居民“莱篮子工程”系列商品，扩大了超市的销售额。

超市发展中心还针对个性化的消费需求，走自有品牌的道路，探索定牌加工的路子，充分发挥解百的牌誉优势，创出自己的经营特色，挖掘新的利润空间。

超市商品价格决定的方法

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传统的杂货店或市场，其定价的方法为“买打卖罐”，例如：

A酱油一打进价是200元，则每罐卖20元，我们可以算出其总售价为：

20元×12（瓶）=240元，毛利率为：

（240元-200元）÷240元=％这种定价起因于当时市场的价格全由厂商主导者，而零售店与消费者只能被动地接受。

渐渐的步入消费导向的时代，市场上渐渐有了比较，结果有些零售店为了增加竞争力，就把大品牌或畅销的商品稍微降价，而将消费者较不敏感的商品酌予调升。

如上述A酱油为大品牌则可能以19元一瓶销售，而小品牌的B酱油也许一打进价只要170元，每瓶原以17元销售卖出，而此时可能调整为18元，此时A品牌的一打总价

19元×12（瓶）=228元，而毛利率为（228元-200元）÷228元=％，至于B品牌其一打售价为18元×12瓶=216元，毛利率为（216-170元）÷216=％至于生鲜食品，其传统的定价方法为“公斤买市斤卖”，例如：

1公斤用50元买的水果，则一市斤卖50元，此时其每市斤的进货成本为50元×=25元。

（1市斤等于公斤），其毛利率为：

（50元-25元）÷50元=50％。

乍看之下，似乎毛利率很高，但由于果菜具有分级包装不易，不易保存，容易腐败的特性，在设定价格时，如果没有设定这么高的毛利，可能会亏本。

一般而言，果菜因须处理，去外叶、去头、去皮或买进时斤两不足，其可用部分大约只有原先的八成，故其进货成本应先加上二成，即我们用一公斤的价格，实际上只买进了公斤的货，例如一公斤用100元买人，则其实际成本应是：

100元÷=125元。

如果我用传统方法去卖，每市斤卖100元，而一市斤的实际成本为125元×=元，即指其毛利率实际仅有（100元元）÷100元=％，由于以此价格出售，仍有可能会有卖不出去的损失。

故订这样的毛利率还算是合理。

现在社会已进入消费者主义与竞争导向的时代，影响价格变动的因素越来越多，但无论如何转变，厂商总是要将价格定在成本最大的容许值范围内。

至于现代价格的决定方法与步骤大致如下：

一、确认订价目标

企业经营的目的是为了要赚取利益，故其价格订定必须牵涉到利益的回收，亦即应先找出利润目标，但要如何来找出这个目标呢我们可从“损益平衡点”的观念来着手，其公式为：

损益平衡点=固定营业费用÷（1-变动成本÷销货净额）

=固定营业费用÷（1-成本率）=固定营业费用÷（毛利率-变动费用率）

假设一家400平米的超级市场，每个月需要500万元之费用，而超级市场平均的毛利率有20％，且变动费用率为“0”损益平衡点为：

500万元／=2，500万元，亦即该超市每个月要做2，500万元之营业额才不会亏本。

如果我从另一个角度来看，一家超市在商圈调查时，估计每个月可做3，000万元之生意，而该超市估计的费用支出每月需600万元，则其平均毛利率必须控制在600万元／3，000万元=20％，才算平衡，亦即毛利率如低于20％则会产生亏损，高出才有利润。

而此损益平衡点需要的毛利率，就是我们最简单的订价基准。

如某项商品，其进货成本是80元，我们预定的毛利率是20％，则该商品的售价应为100元，则可采用下列：

售价=购入成本÷（1-预定销售毛利率）=80元÷（）=80÷=100

若改用传统的成本加二成的算法，则可能得出来的毛利率会降至％，其算法如下：

80元+（80×20％）=80+16=96元；其毛利率变成（96元-80元）÷96元=％而非20％。

商品计划人员在为商品订价时，一直要在脑海里存有这个订价目标，碰到竞争或消费者无法认同这个加价率而必须削价时，一定要想办法提高其他敏感度较低的商品的售价或降低进价，以弥补亏损。

总之，整体的订价目标要高于损益平衡所需的毛利率目标，才能获取利润。

二、确认真正的成本

要找出商品真正的原价，首先必须对“步留率”有所了解。

步留率源自日本，由于中国尚未找到较合适且足以诠释其意义的用语，在此只有先予延用。

所谓步留率大多用于生鲜食品，意指生鲜食品经处理后，可贩卖的部分与原有全部之比率。

例如：

100公斤的高丽菜，经去外叶后，所留下来可以贩卖的只有80公斤，则80÷100=80％，其步留率就是80％。

超市各部门的经营者，都必须对蔬菜、水果、鲜鱼、肉类之步留率有深入的了解，如此，在订价时才不会出错。

步留率虽然亦参考相关单位或同业，但在经营的过程中，仍要不断的印证。

例如：

我们每天都要卖吴郭鱼，只要我们了解进货时的数量，在去鱼鳞、鱼肚后，再加以过磅，假设处理前的重量为80公斤，处理后剩65公斤，则步留率=65／80×100％=％

经过一段时间之总计后，我们可算出其平均值，这个平均值就是我们算出原价的依据。

如上述的吴郭鱼例子，80公斤的进价花了2000元，进价每公斤为2000元÷80=25元，但实际上我们可以卖给消费者的只有65公斤，所以我们真正的原价是2000元÷65公斤=元。

如用步留率求出原价，则其公式为

原价=进价÷步留率=25÷=元，通常我们在每日进货后，都一定要先将进价换算成原价，如此才不会在设定卖价时亏本。

至于干货，很多厂商为促销其商品，也有很多折让办法，例如某碳酸饮料，每箱（24瓶）牌价是300元、在促销期间的优待如下：

①10箱以上，每10箱送1箱

②30箱以上，每箱折让5元

③50箱以上，每箱折让10元

④100箱以上，每箱折让20元

某超市大量采购，进货100箱，则其原价应是（100箱×300元/箱-100箱×20元/箱）÷100箱+10箱（搭赠）=（30,000-2,000）÷110=元／箱

该碳酸饮料小量进货的成本每罐是300元÷24=元，大量进货后，每罐的成本为元÷24=元

这个价格就是前面所说的成本容许值。

在没有竞争的情况下，我们仍依正常的加价率，如仍以前述的二成来计算，则÷=元，可设定在巧或16元，在碰到竞争时，最低的价格不应再低于元，如果该项商品订价仍无法与同业竞争只有另觅他途，，

三、访查竞争者的价格

“访价”是设定价格最好的依据。

在步入竞争导向的时代里，几乎已没有什么才是“合理的价格”，有的只是“竞争的价格”。

我们在做访价活动时，不仅要了解同业的售价，有时甚至要了解相近业态的售价；如超市必须了解量贩店零售店等的卖价。

通常超市都有固定的人员在做这项工作，但从事商品计划的人员，亦须时常到其他超市或零售店去比较，一方面了解价格，一方面也可发现一些自己尚未引进的商品，并观察出业态或商品的走势。

访价不仅要对末端的零售价格进行了解，在生鲜食品方面，对于果菜、鱼肉等市场的进货状况、拍卖行情、毛猪的牌价等都要设法去取得，以做为定价之依据。

有了同业的价格后，如果不想引起削价竞争，则应参考多数同业的价格来订价，如果在品质或鲜度上较别家超市特殊，则因价值较高，售价也可稍为拉高。

如果从访价或竞争的角度来看，就没有什么价格政策可言了，但商品计划人员仍要以同业的售价与自己的进价做比较，如低于我们的定价目标，则显示可能是我们的进货价格太高或我们的费用率太高，这些都值得检讨。

四、考虑环境的因素

价格订定时，除了要了解自己本身的状况外，对自己的订价目标、产品的原价及随时在变化的四周环境，也要有很高的敏感性。

在环境方面要注意的为：

（一）同业的价格动向

也许表面上风平浪静，但竞争者可能随时在准备下一波的攻击。

同业在办促销活动时，除非我们采用不同的促销策略，如同业用特卖，我们用抽奖，各自吸引不同阶层或不同需求的客层，否则在同业做特卖时，最好亦适度跟进，才能使自己更具竞争力。

（二）季节变化的因素

在季节更替时，商品也随着改变。

如夏季来临，冷饮上场；冬季来时，火锅因应。

商品计划人员应了解季节的变化，并借此掌握消费者的需求。

要注意的是，季节性商品的推出应把握最好时机，如秋冬变化之际，第一波寒流来临时，适时推出火锅商品，必定会有不错的销售业绩，因为此时消费者的需求较高，如推出太晚，当消费者已被喂饱了，需求的频度已降低才来推出，销售的契机就已丧失。

此外在季节更替时初推出的商品，其售价应酌予降低，借以吸引消费者的注意。

（三）气候变化的因素

我国幅员辽阔，气候的变化非常大。

尤其在夏季时，应特别注意季风动向的变化。

（四）了解整体供需的状况

当供过于求时，价格政策只能以一般的价格销售；当需求大于供给时，可适度的调高售价。

尤其生鲜果菜，常因季节更替，或气候的变化而产生供需失调。

至于其他的商品，因取代性高，较难回复到以往的“卖方市场”。

五、找出消费者心目中的价格带

消费者在购买东西时，对各种商品都有其认知的价格，也就是消费者所能接受的价格范围，此即价格带。

例如：

消费者认知的柳丁价格每公斤不应超过20元，柑桔应在20～30元之间，芒果应在80元以下，若在这些价格带以上，这些产品可能就很难被接受。

如因泰国榴莲盛产，价格降低，以往一个榴莲在2～3公斤间，每个在超级市场须要卖80元～10元。

今年某家超市把握了契机，乘机办了榴莲的促销活动，以每个约30～50元的价格出售，结果平常平均每天只能卖出1～2个的榴莲，促销期间，每天可卖出20～30个。

所以有这种业绩，主要是因为消费者已认知榴莲的价格带应有每个80元上下，现在价格带降低，使消费层面扩大。

商品计划人员在规划商品时必须要依据消费者的价格带来规划，让消费者有物超所值的感觉，这样销售的速度才会加快。

超市商品贡献度分析与毛利目标模型的建立

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一、商品贡献度分析

商品订价最重要的是要能确保利润，否则企业的经营就没有意义。

超级市场的商品计划人员经常变换价格，以对抗同业竞争，或因应进货成本的变化。

但单一商品的价格变化，也会牵动整体商品毛利率的变化。

商品计划人员必须能够精确地推测出价格变动后所产生的后果，而此推算方法即称之为“贡献度计算法”。

贡献度的计算法如下：

将结构比乘上毛利率，所得的结果，就是该类商品对整体毛利的贡献程度，此即为贡献度分析。

在贡献度里，数额越大的，即表示该类商品在超市所占的地位越重要，亦可说是此超市的主力商品。

以往在收银机尚不普通时，我们计算毛利率的方法是毛利率=毛利额÷营业额×100％，此方法很难了解某项商品在价格调整后，对整体毛利率结构的影响。

但自超级市场普遍采用收银机后，各部门的毛利率及贡献度都可加以计算。

我们也渐渐可以窥出某项商品价格的变动对整体毛利率的影响。

在商业步入自动化后，超级市场将逐步迈入POS的时代。

POS采用单品管理，在导入进销存的系统之后，我们将随时可了解某项商品在一段时间内的进、销、存状况，甚至在月底盘点结束后，可以依销售数量金额的多寡，排出所谓的销售排行榜，如此不仅可了解各部门的贡献度，也可了解到各商品别之贡献度。

如表十三果莱在整个超市里所占的销售结构比是13％，毛利率是18％，贡献度是％，我们须再细分下去：

（如表十四）

了解蔬菜水果各自的贡献度，也等于大致了解蔬菜或水果的价格调整对整体的影响。

我们假设结构比不变，那么部门价格的变动（毛利率的变化），对整体毛利率的影响如下（表十五）

由上表我们可以了解，价格的变动，对整体的毛利率会有极大的影响。

因此我们不仅要了解部门的价格影响，还要了解到个别商品价格的变动对整体所产生的影响。

我们可以运用贡献度的计算方法，来了解价格调整对整体的销售是否有帮助，与其所应调整的幅度。

假设某超市为促销其牛肉，拟将毛利从30％降到20％，使牛肉的销售结构比由25％增加到40％，但此变化可能亦使同部门的猪肉及鸡肉的销售稍受影响，让整个畜产部门营业额由每天的8万增加为10万元。

表十六为畜产部门原来的结构比

表十七为牛肉降价后的畜产部门商品结构比

由表十六及表十七可了解，整个畜产部门的毛利率因为牛肉部门的降价而由原来的24％降为21．6％。

若畜产部门原本每日的营业额为8万，其毛利为80000元×24％=19200元

降价后，虽毛利率降低但可能营业额提高为100000，故毛利为100000×21.6％=21600元而21600元-19200元=2400元，就畜产部门来说，牛肉降价尚不至于给部门带来负面的影响，但却可带动整体营业额的提高（来客数增加），所以此降价行为还算是值得。

二、建立毛利目标模型

贡献度计算法是建立与掌握毛利的最好模型。

要建立自己超市的毛利模型其步骤为

（一）了解损益平衡点的毛利，以及企业想获得的投资报酬率。

例如：

某超市每月预估可销售2500万元，而每月需支出费用500万元，则毛利率最少要（500万÷2500万=20％）20％该超市才可平衡；假设该超市拟定的利润率是营业额的3％，则毛利率就必须设定在23％。

（二）了解同业的各项商品结构比。

（三）了解同业各项商品的毛利率。

（四）参考同业的结构比与毛利率来设定自己各部门的结构比与毛利率，并求出贡献度。

（五）依据各部门的毛利设定，设定大分类的结构比、毛利率与贡献度。

（六）设定各项商品的结构比、毛利率与贡献度。

（七）依设定的毛利率以及加价法，求出各商品的售价。

价格变动时，应计算其贡献度的变化来决定是否调整，以及调整的比率。

价格的决定，影响了商品的销售，虽然运用贡献度法我们已能掌握毛利的变化，但处在竞争激烈的今天，并非只有守住自己的毛利就可以，还要了解消费者的价格认知，以及同业的实际价格。

因此访价在价格策略中非常重要，惟有依访价资料来调整自己的价格策略，才能知己知彼百战百胜。

此外毛利的确保，固然重要，但如何降低经营成本，包括费用的降低，以及进货成本的降低，比毛利率的确保更为重要，因为在可预见的未来，毛利率的提高将取之于进货成本的降低。

价格的订定需要虑及成本、利润、竞争态势、市场地位、消费者心理、品牌形象，以及公司策略等复杂因素，所以并无所谓高价较好、低价较差的比较，只要符合上述复杂因素的要求，走高价或低价路线都一样可以获得利润。

基本上，超市经营的目的就是想赚钱，因此业者在拟订价格策略时，亦应秉持此原则，强调商品价值应大于或等于价格，也就是绝不可以做赔本生意，而此即为订价的不二法门。