采购管理细化执行与模板文档格式.docx

采购管理细化执行与模板文档格式.docx

《采购管理细化执行与模板文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理细化执行与模板文档格式.docx（16页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

提供的产品

占企业销售额的百分比

业务开始时间

说明

关键设备简介

设备名称/型号

产地

生产商

技术指标和优势

设备生产时间

数量

人员数量信息

管理人员

技术人员

业务人员

质检人员

生产人员

事务性人员

总人数

财务信息

（单位：

元）

总投资额

总资产额

年出口额

年研发经费

备注

供应商发展简介及质量保证能力

发展简介

供应商贯标

名称及日期

是否通过认证

认证标准

通过认证日期

年月日

认证机构名称

认证证书编号

供应商负责人

签字（盖章）：

日期：

（二）供应商现场评审表

编号：

日期：

供应商基本情况

名称

地址

联系人

电话

主要生产设备

主要检测工具

拟承接产品

涉及加工工艺处理

项目

评审内容

优

良

中

差

缺

得分

5

4

3

1

综合项

质量政策是否明确，目标是否量化

特殊岗位工作人员是否得到适当培训

工作场地是否清洁、整齐、定置摆放

质量检验

进料检验是否有检验规范和检验记录

过程检验是否有检验规范和检验记录

最终检验是否有检验规范和检验记录

是否有标志表明检验和试验状态

不合格产品是否有处理程序并按程序处理

质量出现异常时是否有信息反馈和纠正措施

计量器具是否有矫正制度，使用状况是否良好

过程控制

是否对承制的产品有足够的工序能力

是否具备流程图和作业指导书

产品是否有适当标志

机械设备是否定期保养、润滑、清洁

工装、工具是否适当保存，现场使用状态良好

搬运工具是否保护产品，避免损坏

出货安排

仓库是否清洁、标识清楚

货物出库前是否出货检验，并按客户要求标志

生产计划是否按交期排定，确保按期交货

是否具备适当紧急订单处理方式与能力

得分合计

（注：

现场评审得分70分以上为合格）

评审结论

□评审合格□评审不合格□改善后再评审□保留资料暂不进入下一环节

采购部：

技术部：

质量管理部：

（三）采购供应商考核表

供应商

所供物资

总得分

区间

年月日至年月日

考核内容

考核部门

满分

考核标准

考核部门签章

质量

进料批次合格率

质量管理部

30

制程异常

生产部

10

每发生一次扣1分

交期

交货准时性

采购部

20

按订单延迟天数扣分

服务

品质抱怨改善回复状况

8

依评分标准进行

退换货及时性

7

价格

价格水平

配合度

品质改善及生产进度配合

其他

其他部门对供应商之评价

相关部门

总分

100

——

供应商主管审核

部门经理审核

（四）供应商档案管理制度模板

第1章总则

第1条目的

为了规范供应商资料和档案管理，确保各种资料、文件、记录的完整性，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于采购部供应商的档案管理相关工作。

第3条管理职责

1．采购部供应商管理人员负责各种工作资料的收集、整理、分类、移交等各项工作。

2．采购部档案管理人员负责各种供应商资料和档案的保管和提供利用等事项。

第2章供应商档案的建立

第4条档案建立要求

为了便于管理，所有供应商资料必须归档，由档案管理人员专职管理供应商的档案资料。

第5条档案资料范围

供应商的档案资料主要包括但不限于下列的7项内容。

1．供应商调查表。

2．供应商产品价格登记表。

3．供应商采购合同原件及复印件。

4．供应商洽谈登记表原件及复印件。

5．采购谈判与合同签订现场的影像资料。

6．供应商考核评价表。

7．供应商考核结果处理表。

第6条供应商资料收集

1．公司调查、选择和评价供应商后，应在1个月之内，由供应商管理专员收集整理该供应商材料，并送交档案管理人员。

2．公司采购合同签订后，一般应在一个月内或采购事项结束之后一周内，由采购专员将该次采购的材料进行收集整理，并送交档案管理人员。

2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，采购主管定期催办。

4．采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快对其进行处理，以保证档案的完整、真实、有效。

第7条其他入档资料

供应商有如下情形之一的，由供应商管理专员直接记入档案。

1．提供虚假材料参加采购活动谋取成交的。

2．采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商，或开标后擅自撤销投标，影响招标继续进行的。

3．与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。

4．成交后无正当理由拒绝签订采购合同的，或无正当理由拒绝履行合同的。

5．拒绝提供售后服务，给本公司生产经营造成困难损害的。

第3章供应商档案保管与查阅

第8条归档要求

1．需依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序等分成若干层次和类别。

2．归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系。

3．卷内文件要排列有序，依次编写页码并编制卷内目录，逐项填写清楚，书写工整。

4．案卷标题要简明确切，装订整齐结实，字迹难辨认的应附抄件以便于保管和使用。

5．独立案卷要用打印稿编制案卷目录。

第9条查阅供应商档案

相关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部经理提出申请；

申请批准后；

方可进行查阅，查阅完应当及时归还供应商档案。

第10条变更供应商档案

供应商经营状况发生重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。

第4章附则

第11条本制度由采购部制定，经总经理办公室审批后通过。

第12条本制度自审核通过之日起执行。

第二节招标管理流程与工作执行

二、招标管理执行工具与模板

（一）投标报名表

拟投标项目：

企业名称

企业性质

详细地址

主管部门

注册资本

营运时间

法人代表

情况

姓名

电子邮箱

手机

企业简介

（包括企业主营业务、优势特长等）

重要客户概况

企业基本情况

职工总数

流动资金

资金状况

自有资金

原值

万元

银行贷款

净值

近三年销售额

（请附表说明）

近三年盈利情况

设备配置情况

设备名称

购入时间

设备状态

（二）标书评审表

投标方名称

投标方编号

项目名称

评审部门

评审评估总结

标书评估意见

□标书制作人员缺乏相关知识□存在技术难度□需求不明确

□缺乏对招标需求的全面了解□时间风险□其他风险

评审负责人签字

第三节采购执行流程与工作执行

三、采购执行工具与模板

（一）请购单

请购部门

申请人员

物资用途

物资详细信息

序号

型号、规格

预计单价

预算合计

合计

（人民币大写：

万仟佰拾元角分）

部门意见及签名

签名（盖章）：

年月日

采购主管意见及签名

（二）询价单

（）购字第号

编号

规格说明

单位

报价须知

交货期限

□需于年月日以前交清□订购后天内交清

交货地点

付款办法

□交货验收合格后付款□试车检验合格后付款

订购方法

□分项订购□总金额为准

报价期限

报价截止日期

报价单请于年月日时以前惠予报价以便洽购为荷

报价保留时效

请保留报价有效期间至询价截止日期起10天以上

（三）采购交期控制制度模板

为了达到如下目的，特制定本制度。

1．在必要的时间内准时获得生产经营活动必需的原材料，维持正常的生产活动。

2．减少因采购交期延误造成的公司损失。

在采购过程中对采购交期确定、交期控制、采购跟催的相关事项，均依照本制度进行处理。

第2章合理确定交货期限

第3条合理确定采购物流方式

采购人员需在签订合同之前，合理确定交货方式、运输方式、运输路线等，并提供承运商建议，确保不因物流因素导致交期延误。

第4条合理规划进货时间

采购人员在与供应商进行洽谈时，应事先估计供应商准备、运输、检验等各项作业所需的时间，以便在合适的时间进货，既能够确保准时供应请购部门，又能确保库存成本最小化。

第5条明确交期违约责任

采购人员在进行采购洽谈时，应在明确交货期限的基础上，与供应商达成对交期违约责任的共识，并以合同条款的方式在采购合同中体现。

第3章采购进度控制

第6条及时掌握备货进度

1．采购部人员在同供应商确定交货期限后，采购人员应及时要求供应商提供生产计划或者生产日程表，采购人员根据其提供的计划和日程表掌握并督促进度。

2．采购人员应及时与供应商进行沟通，了解其备货进展，防止出现交期延误或者提前交货。

3．采购人员发现供应商供货进度可能会影响正常的交货期限时，应及时采取措施，消除进度滞后。

第7条期中跟催

1．通常情况下，采购人员应注意是否能按照规定时间收到验收报表，未及时收到验收报表的情况下应采取电话查询的方式进行跟催。

2．对于重要物资采购，除要求供应商按时报送进度表之外，还应前往供应商工厂进行实地访问查证，此查证工作应于合约或者订单中明确。

第8条验收入库进度控制

1．为了提高物资供应效率，采购专员和质检专员在进行物资验收时，应尽量简化检验步骤，提高检验效率，减少入库手续。

2．进行物资采购时，应优先选择通过本公司质量评估验证的供应商，对质量有保障的优秀供应商提供的物资可实行“免检”处理，以缩短验收入库时间。

第4章交期延误管理

第9条交期延误原因分析

采购专员除对具体采购业务进行交期控制外，还需定期根据采购经验，对交期延误原因进行总结。

常见交期延误原因包括下表中所示的3种。

交期延误常见原因分析表

原因

具体内容

供应商责任

供应商接单量超过产能，生产计划不合理，出现采购和供应危机，质量管理不当

本公司责任

采购部供应商选择错误，业务手续不完整，价格决策不合理，进度掌握与督促不力，经验不足，频繁更换供应商、条件过于严苛等

采购专员采用了紧急订购方式，选择了错误的订购对象，跟催不积极等原因

其他部门责任请购前置时间不足，技术资料不齐备，设计变更或标准调整，订购数量过少，点收、检验延误，请购错误等

其他原因

采供双方沟通不良，未能掌握一方或者双方的产能变化，联络未得到落实，技术资料不充分，质量标准沟通不一，未达成单价、付款、交期的共识等造成延误

偶发不可抗拒因素，如自然灾害，经济、政治、法律因素的变动等造成延误

第10条交期延误处理

针对不同原因的交期延误，采购人员应采取相应的解决方案。

1．因供应商原因导致的交期延误，采购人员应及时进行催货，要求供应商根据合同条款承担违约责任。

2．因本公司采购部原因造成的交期延误，应加强采购人员交期意识，提高采购人员业务素质，并对相关责任人进行批评。

对公司造成严重损失的，应记失职一次，并处一定数额的罚款。

3．因双方沟通不畅造成的交期延误，采购部首先应加强内部控制，改进采购工作业务水平，加强同供应商沟通，建立完善、畅通的沟通机制。

4．因偶发不可抗因素造成的交期延误，应与供应商协商进行处理。

自然灾害造成的损失应寻求保险公司进行赔偿；

其他偶发因素造成的损失，应和供应商协商解决，力求将双方损失减小到最低。

第5章附则

第11条本制度由采购部制定，呈请总经理办公室进行批准通过后生效，修改和废止亦同。

第12条本制度自审核通过之日起生效并予以执行，执行中涉及的相关事项和问题由采购部负责解释和处理。