山东海科化工集团档案管理规定05.docx
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山东海科化工集团档案管理规定05
编号：
HTCG-GB-05
二级,第1次修改
档案管理规定
下发日期：
2006-09-25
执行日期：
2006-10-01
1.目的
为了加强集团、各公司及各部门文件材料的归档管理，有效地保护和利用资料，根据相关档案法律、法规，并结合集团各公司及部门实际，制定本规定。
2.档案资料的范围
山东海科化工集团、各子公司及各部门在过去和现在，在从事生产经营、基本建设、科学研究、文化等活动中形成的各种文字、图纸、图表、声像等记录。
3.管理机构及其职责
3.1集团办公室为集团档案的管理、监督和指导部门，并负责集团公司档案室的管理。
各子公司负责本公司档案的管理。
集团及子公司各部门对本部门当年度档案进行保管。
3.2各级管理职责
3.2.1集团办公室：
3.2.1.1拟定档案管理制度，并监督执行；
3.2.1.2归档文件的审核及日常管理；
3.2.1.3各类档案资料的查阅与借阅管理；
3.2.1.4各类档案的鉴定与销毁；
3.2.1.5档案库房管理；
3.2.1.6执行档案保密制度。
3.2.2子公司：
执行集团公司档案管理制度，负责本公司的档案管理。
3.2.3各部门：
执行档案管理制度，对本部门档案进行分类保管。
4.档案的分类
根据集团、各公司及部门的实际情况，将集团资料分为十个一级类目：
A、党群工作类B、行政管理类C、经营管理类D、生产技术管理类E、产品类F、科研类G、基本建设类H、设备仪器类I、会计资料类J、干部职工档案，根据需要下设二级类目、三级类目。
档案编号所用的代字、代号采用汉语拼音字母和阿拉伯数字，
附海科公司科技档案分类表：
科技档案分类表
一级类目分类号
D
分类名称
生产技术管
理类
二级类目
分类号
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
分类名称
生产调度
质量管理
劳动管理
能源管理
安全生产
设备管理
基建管理
科技管理
计量工作
环境保护
标准化工作
档案和信息管理
三级类目
分类号
01
02
03
04
05
06
07
08
分类名称
柴油
汽油
蜡油
渣油
液化气
辅料
原油
其它
E
01
02
03
04
05
06
综合
汽油
柴油
蜡油
渣油
液化汽
F
科学技术研究类
01
02
03
04
重交道路沥青项目
MICROTDC3000集散控制项目
电脱盐精制技术开发项目
变频器应用技术开发项目
G
基本建设类
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
综合类
催化
常减压
净化
钙基脂
氧化沥青
动力
食堂
仓库
维修车间
单职工宿舍楼
老50型住宅楼
新50型住宅楼
50-60混合型住宅楼
60型住宅楼
住宅楼综合配套工程
电仪车间
气分
重催
01
02
03
04
工程建设前文件材料
工程设计阶段
工程施工阶段
工程验收阶段
H
设备仪器类
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
综合
催化
常减压
净化
钙基脂
氧化沥青
成品
动力
机修
气分
重催
5.档案管理的具体要求及归档范围：
5.1档案管理总的要求：
以便于查找、使用为原则，遵循资料形成的自然规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，提高工作效率。
5.2归档范围：
1、文书档案：
①集团党、政、工、团等工作的重要会议、专题资料，包括会议通知、记录、报告、计划、总结、典型材料、简报、上级领导讲话、指示及出席证、选票等要及时分类存档；②集团董事会所有资料、集团与有关单位的来往函件、各种协议书、合同等以及集团制定的各种计划、统计、预决算、工作总结等要及时分类存档；③上级部门下发的有关本集团的各种通知、指示、规定、办法等各经办部门在业务处理完成后要及时分类存档。
5.3科技档案：
属本集团生产、建设、仪器设备和科研项目的，在一项工程完成后，要有完整的科技文件材料归档，一个科研项目结束后要有成套的科技文件材料归档。
①属基建资料的有：
上级下达的基建任务书、请示报告、批准文件、委托书、协议书、合同、会议纪要等、地质勘探报告、地形图、水文气象方案、可行性研究报告、土地征购文件等、设计任务书、设计方案、初步设计、说明书、计算书、预算书、施工图等、竣工验收报告、合格证、竣工图、试车记录、试验报告、交工验收证明、结算书、竣工验收会议文件等。
②属设备资料的有：
设备说明书、质量证明书、合格证、装配图、设计图、结构图、部件图、设计变更通知单、安装图、安装记录、检修材料等。
③属科研材料的有：
科研成果报告、鉴定书、证书、奖牌、奖杯等。
5.4会计档案：
会计年度终了后，集团各公司财务部门应将前一年度形成的会计资料移交档案室，会计档案包括：
账本、凭证、报表等。
移交前财务部门将所移交的会计档案整理立卷、装订成册、编好卷号并填写移交清册，接收人员与移交人员共同核对无误后，办理交接手续。
5.5电子、声相档案：
主要包括：
光盘、照片、底片、胶卷、录音、录相等，①反映记录公司重要活动如：
党代会、职代会、团代会及其它重大活动的盛况，上级部门的领导同志及公司领导参加重要活动的照片、录音和录相等。
②公司重大科技活动如：
新建项目、技术革新、技改工程、重要的技术交流活动等的照片底片和录音、录相（新建及技改项目中形成的文字资料及图纸等的电子文档应随纸质文档一起归档编号）。
③中央、省、市电视台播放的报导公司内容的录相；④公司英雄、模范人物在重要活动中形成的声相材料。
⑤其它有保存价值的光盘、照片和录音、录相等。
声相档案移交前，归档部门必须收集齐全、系统整理、填写确切时间、对象、地点、内容及作者等，交接双方在移交清册上签字后办理交接手续。
6.档案库房管理：
库房管理人员对库存各类档案要熟悉“家底”，了解情况，按照档案形成的自然规律和内部的有机联系，整理上架，做到排列有序、调卷迅速准确。
对库房全部档案做好登记，借出或归还时要做好记录，严格借阅制度。
库房管理人员要经常调整库房内温湿度，保持清洁卫生，要采取防潮、防火、防光、防尘、防鼠、防虫害的具体措施。
非库房管理人员，不得随便进入，以防意外事故的发生，库房管理人员提高警惕，严格遵守保密制度，确保库房的安全。
7.档案的保存期限
各部门资料保管期限分为一年期、半年期两类。
集团内部各部门在生产、经营活动中形成的重要文件材料、图表、与集团密切相关的上级来文，以及在较长时期里对集团生产、经营活动有查考利用价值的文件材料、图表（包括上级和下级的）应一年期保存，一年后交各公司档案室保存，档案室根据资料重要程度对其永久、长期或短期保存；只在近期内有查考利用价值的文件材料、图表应半年期保存，对确无保存利用价值且需要销毁的资料造具清册，经集团分管领导签批同意后执行销毁。
集团综合档案室及各分公司档案室档案保管期限分为永久、长期、短期三类，长期为十年以上（含10年），短期为3年（含3年）以上10年以下（含10年）。
介于两种保管期限的档案，保管期限一律从长；各类计划和统计报表，若没有年度的，季度的应升级保存，其余类推。
8.档案的鉴定销毁
档案的鉴定工作，必须由分管公司领导领导的鉴定小组进行，鉴定小组由行政部门、技术部门、档案管理部门和有关业务部门人员组成。
档案鉴定的主要依据是档案保管期限表和上级有关规定。
鉴定的内容：
①是否有保存价值②调整档案的密级及保管期限③把失去利用价值的档案剔除，登记造册。
经鉴定后，对确无保存利用价值且需要销毁的档案造具清册，经分管公司领导签批后执行销毁。
销毁档案时应指定专人（2人以上）销毁和监销，监销人必须在“销毁清册”上签字。
销毁清册永久保存。
会计档案的鉴定销毁工作，由财务部门、行政部门、档案部门共同鉴定、销毁。
销毁前必须认真进行清点核对，在销毁清册上签字盖章，并将销毁情况上报公司领导。
保管期满但未结清的债权债务原始凭证、涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应单独立卷，一直保管到事项完结时为止。
在建项目，其保管期满的会计档案不得销毁。
销毁档案时要严格执行保密制度。
9.保密规定
9.1集团秘级的确定：
9.1.1集团各子公司生产发展中，直接影响集团权益的重要决策文件资料为绝密级。
9.1.2集团发展规划、财务报表、统计资料、各类操作参数、重要会议记录、公司经营情况为机密级。
9.1.3集团人事档案、合同协议、职工工资等收入、尚未公开的各类信息为秘密级。
9.2绝密级、机密级非经集团总经理批准，不得复制和摘抄，并在设备完善的保险装置中保存，属于集团秘密级的由各职能部门、各子公司指派专人执行，并采取相应的保密措施。
集团及公司各部门、档案室对各类档案的保管期限详见附表。
山东海科化工集团
二○○六年九月二十五日
附表一：
文书档案保管期限表
序号
条款名称
部门保管
期限
档案室保管期限
归档
份数
部门
1
党、政、工、团代表大会的文件材料：
一份
党委
团委
工会
公司办
1会议组织文件、通知、报告、决议、选举结果、总结、重要的声相材料等
一年
永久
2重要的发言稿、简报等
一年
五年
3一般的会议参考资料、有关秘书工作文件
半年
2
①党总支、团委、工会委员会会议的纪要、讨论文件
一年
五年
②会议记录、电话记录等
半年
3
公司党、政、工、团机关总收发文簿
一年
三年
4
①公司董事会、决议、记录、纪要、讨论文件
一年
永久
一份
董事会
公司办
②公司职代会文件（工作报告、选举结果等）
一年
五年
5
公司内部各机构的成立、合并、撤消、改组等启用印章文件及大事记和有关史料
一年
永久
6
各时期的重大改革及重大问题的全部文件
一年
永久
7
各种工作会议、专业会议文件和有关文件：
①重要的通知、报告、决议、总结、发言稿、简报等
一年
三年
②一般的经验交流文件等参考性文件、事务性文件
半年
8
①公司干部任免文件
一年
永久
一份
集团人资部
公司人资部
②奖惩和处分的决定及有关材料
一年
五年
③干部职工调动介绍信及存根、工资转移证明等
一年
三年
④干部职工聘任合同、职称评聘等
一年
三年
9
①公司各种规章制度、条例、章程、管理办法等
有效期
五年
②公司组织简介、人员编制、职工花名册
一年
五年
10
公司编制的报纸及各种刊物包括原稿和清样：
一份
工会
①重要的
一年
永久
②一般的
一年
五年
11
上级机关颁发的决议、指示、命令、条例、规定、批转及通知的文件：
一份
相关部门
①属本公司执行的
一年
永久
②属业务参考的及一般性文件
半年
12
上级下达的国民经济计划和控制数字
一年
五年
13
上级对本公司请示的批复文件：
①重要的
一年
永久
②一般的
一年
五年
14
上级机关对集团及分、子公司的检查、验收材料：
①重要的
一年
永久
②一般的
一年
五年
15
本公司颁发的决议、条例、规定、通报、批转文件;
①重要的
一年
五年
一份
相关部门
②一般的
半年
16
集团及分、子公司编制的各种计划：
一份
公司办
①长远的各种年度以上的
一年
②季度的
一年
③月度的
半年
17
公司（生产科）汇总的各类统计报表:
一份
生产科
①年度的
一年
永久
②季度、月度的
半年
18
各车间报送公司的各类报表：
一份
公司办
①年度的
一年
②季度、月度的
半年
19
各车间的工作计划、总结、工作报告等：
一份
各车间
①年度的、重要的
一年
三年
②季度、月度的
半年
20
原油、成品油过磅单、检验单、分析报告单等
一年
三年
一份
原油科
生产科
质监科
21
公司与各单位联系的往来文书：
一份
相关部门
①重要的
一年
永久
②一般的
半年
22
公司与各业务单位签订的各种合同：
一份
相关部门
①重大问题或重要工程的
一年
永久
②一般的
一年
五年
23
群众来信、来访记录及处理材料：
一份
公司办
①重要的
一年
五年
②一般的
半年
24
涉外材料：
一份
相关部门
①重要的
一年
五年
②一般的
半年
附表二：
科学技术档案保管期限表
序号
条款名称
部门保管
期限
档案室保管期限
归档份数
部门
产品类
1
产品开发阶段：
产品开发请示、批复、技术（经济）可行性研究报告、立项审请、批复、计划（技术）任务书、协议、合同、专题会议纪要等
一年
永久
一份
项目办
2
产品设计阶段：
产品研究、设计计划、设计任务书、成本核算书、技术经济分析报告、设计图样等
一年
十年
一份
项目办
3
产品试制阶段：
试制计划、试制工艺流程（图）、技术攻关文件、各种重要的试制记录和分析报告、试制总结、鉴定申请及批复、产品质量报告、技术鉴定材料（申请、批复、评价材料、会议纪要）等
一年
十年
一份
项目办
4
产品生产阶段：
产品生产方案、计划、许可证、生产技术规程、操作规程、工艺改进与更新建议书、产品质量技术攻关会议记录、各种操作记录、产品检验报告单、重要的技术组织措施等
一年
五年
一份
项目办
生产科
5
产品评优阶段：
产品创优申请、审批文件、获奖证书等
一年
十年
一份
项目办
6
产品认证阶段：
认证申请、报告、各类认证证书等
一年
十五年
一份
项目办
科学技术研究类
1
可行性研究报告、批复、研究任务书、重要的协议书、合同、会议纪要等、科技成果鉴定书、申报表等、专利申报、技术转让、推广等
一年
十五年
一份
项目办
2
项目规划、有关通知、课题报告、技术咨询材料、考察、调查方案等
半年
一份
项目办
基本建设类
1
项目立项阶段：
项目建议书及批复、可行性研究报告、计划任务书及批复、环境调查报告、地质勘察报告、征用土地及批准文件、建筑工程规划许可证、建筑工程质量监督委托书等
一年
永久
一份
项目办
技术设备科
2
与基建项目有关的会议记录、领导讲话信、信函、录像带、照片等、工程承包合同、协议、工程招、投标材料等：
一份
项目办
技术设备科
①重要的
一年
十年
②一般的
半年
3
项目设计阶段：
设计合同、初步设计文件、图纸、设计计算书、说明书等
一年
永久
一份
（图纸存两份）
项目办
4
项目施工阶段：
施工组织设计、施工方案、施工图纸、开工报告、图纸会审、设计变更单、技术交底、工程施工招标、投标、重要的合同、协议等
一年
永久
一份
（图纸存两份）
项目办
技术设备科
5
施工日志、施工记录、隐蔽工程验收记录、施工验收记录、各项安装工程施工文件等
一年
永久
一份
项目办
7
项目竣工验收阶段：
工程竣工验收报告、竣工图纸、竣工验收证明书、工程决算书等
一年
永久
一份（图纸存两份）
项目办
技术设备科
8
工程竣工验收会议文件、与工程有关的声像材料等：
①重要的
一年
永久
②一般的
半年
二十年
设备仪器类
1
设备仪器合格证、装箱单、保修单、说明书、设备图纸等随机图样及文字材料、到货验收记录、安装调试记录等
一年
使用期
一份
（图纸存两份）
供应部、
技术设备科、
项目部
2
外购设备合同、协议、供货方资信文件材料等：
①重要的
一年
使用期
②一般的
一年
使用期
3
设备仪器操作规程、大修计划、记录、维护保养规程、运行记录、检验记录、设备仪器履历表等
一年
使用期
附表三：
会计档案保管期限表
序号
条款名称
部门保管
期限
档案室
保管期限
归档
份数
部门
会计凭证
1
原始凭证
一年
十五年
一份
财务部
财务科
2
记账凭证
一年
十五年
3
汇总凭证
一年
十五年
会计账簿
1
总账（包括日记总帐）
一年
十五年
一份
财务部
财务科
2
明细账
一年
十五年
3
日记账：
①现金和银行存款日记帐
一年
二十五年
②一般的
一年
十五年
4
固定资产卡片
一年
十五年
5
辅助账簿
一年
十五年
会计报表
1
年度会计报表
一年
永久
一份
财务科
2
季度、月度会计报表
一年
五年
其它类
1
会计移交清册
一年
十五年
一份
财务部
财务科
2
会计资料保管清册
一年
永久
3
会计资料销毁清册
一年
永久
4
银行对账单
一年
五年
升级会员 