OA系统操作手册.docx
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OA系统操作手册
山西省工商行政管理局智能办公平台
操作手册
山西省工商行政管理局
一、系统配置
1、系统配置要求(建议)
操作系统:
Windowsxp/server2003
浏览器:
Internetexplorer7(建议)
软件:
Office办公软件(2003、2007)、签章软件
系统提供签章软件、Internetexplorer7、Office文件浏览控件
注:
签章软件的安装有两个作用:
1、实现电子签章的功能;
2、由于本次电子签章软件的厂家对签章的安全性进行了更多的考虑,如未安装该签章软件则收到文件后,文件中的章为黑色。
二、用户登录
登录统一地址:
http:
//172.19.1.113:
3456/oa/登录页面如下:
用户名规则:
地名+人名拼音简拼如:
sj-cjl(省局-陈建莉)tysj-wxf
初始密码统一为:
123可自行修改密码。
修改密码方法:
登录系统后,页面如下:
点击红框所选“系统设置”按钮页面如下:
点击个人设置中的修改密码修改个人密码。
另附:
用户名单
三、发送通知
进入系统后通知一览中点击“发送通知”按钮页面如下:
选择接收通知的人员,同时可上传附件或只发送文字内容
已发通知一栏是发通知人查看自己已发送的通知,已收通知一栏则是查看已接收的通知。
已发通知、已收通知两栏中,可根据条件对已有通知进行查询,页面如下图:
四、发送一般类不需走流程的文件
发送此类文件的发送页面与发送通知页面大同小异,如下图:
不同的是已收文件栏中,可以针对所收文件进行回复,也可按条件搜索文件
五、发文操作流程
(1)发文流程:
以下为发文流程图,此流程图为实例流程,实际流程可根据需要进行配置
第一步:
拟稿
点击右上角
中的“公文流转”图标后左边栏显示页面如下(根据权限不同,所显示栏目项不同):
栏显示页面如下(根据权限不同,所显示栏目项不同):
点击
按钮,然后在右方点击
按钮,选择要进行的流程(此处选发文流程)弹出页面如下:
可以根据实际情况选择密级和紧急程度,密级包括:
非密、秘密、机密、绝密,紧急程度包括:
一般、平急、加急、特急、特提。
注意:
1、文件标题、正文和主送不能为空。
2、有
按钮的可以在现有数据选择,也可手动录入;
3、文件类型选项默认为文件,如果需要发送函请选择函,此项必须选择,如不选择将会影响文件的归类及查询。
点击
按钮对正文进行编辑,也可以打开一个已有的文件。
同时可上传附件,大小限制为小于50M
点击“添加或删除附件”按钮后,显示如下
点击“浏览”选择需上传的附件,然后点击“上传”,最后点击“确定”保存附件。
发文单上内容填写完毕后,点击页面左上方的“提交”按钮,点击后根据流程显示如下图所示相应的网页对话框,点击进行下一步流程的选择即可(注:
页面所显示流程无先后顺序,可按照需要选择下一步操作)。
点击“确定”按钮后,显示页面如下:
选择是需选择到具体的用户,然后点击确定,弹出:
第二步:
核稿
根据默认流程,下一步操作人核稿人登录页面,如下图:
点击红框所标文字后,显示如下图:
查看正文后,选择或填写自己的意见后,点击“提交”按钮,如果不同意写明原因可点击“驳回”按钮,返回到拟稿人处由拟稿人进行内容的修改,
点击“提交”按钮后显示如下:
可以选择下一步默认流程—办公室主任审核,当然也可以根据需要选择其他流程;
接下来的流程如:
办公室主任审核、局长签发、主管局领导签发均如上所示,填写或选择意见后提交给下一步操作人操作;
第五步:
编号流程:
将文件提交给编号人员后,进入编号人员登录后页面如下:
编号时点击如图红框的“请选择”按钮弹出框显示出三列号码,红色数字为已用号码,可以跳跃选择也可以预留一些特殊编号,也可以手动输入;
也可选择部门如下图红框所示:
第六步:
套红
编号完毕后,点击“提交”按钮选择“套红”流程后,在套红工作人员的待办工作中打开公文的正文,如下:
选择套红的文件头后点击“文件套红”显示如上图所示样式,然后点击“保存”,进行下一步操作流程—盖章
第七步:
盖章
进入盖章工作页面中,依然点开待办工作,打开正文,在安装电子签章客户端并插入电子签章Ukey的情况下,点击“电子签章”按钮盖章后,如下图:
电子签章完毕后,点击“保存”按钮将盖章后的正文保存,然后点击发文单上的“提交”按钮,选择下一步操作流程—分发
第八步:
分发
进入分发人员登录后页面,点击待办工作中的公文后页面如下:
上图中选择人员的框中,左边显示的是各地市或各地市县、分局用户,右边栏显示的是当前用户单位各部门人员,此处分发可多选,选择需要分发的部门人员即可完成分发,最后结束流程后,将文件归档。
六、收文操作流程
(1)收文流程
收文流程可以文件管理人为中心进行操作,如下图
收文流程图:
5、局领导批示
1、收件人手工登记
2、扫描或录入
纸质文档
电子文档
3、文件管理人登记
6、分发、传阅
4、办公室主任阅批
批办
6、承办、协办
8、档案管理员归档
7、部门领导阅批
传阅
收文流程及方式:
现将各地收文方式介绍如下:
收文用户登录系统后,在待阅工作列表中点击文件名称页面如下图所示
可以点击“下载”按钮或“另存为”按钮对来文进行保存,进而方便打印、分发、传阅;
如果各地市已提供并完成用户及流程配置的,可以按照收文流程进行操作,具体步骤如下:
在待阅中查看正文后,点击右上角
中的“公文流转”按钮,点击左边栏“已办工作”中的“已阅工作”按钮如图:
点击收文下的箭头按钮,弹出页面如下:
选择收文流程后页面如下:
由收文操作人员编辑收文号,点击“提交”进行下一步
如图所示的办公室主任阅批、局长批示、分管局领导阅批、科室负责人承办、办公室分发等流程与发文流程操作类似;
七、邮件功能
此处邮件功能与大家平时所用的邮箱功能类似,现简单介绍如下:
点击右上方的“邮件管理”按钮后,左边显示如常见邮箱显示的栏目,打开写信页面如下图:
选择要发送的人员,编辑标题、正文且可以上传附件,编辑完毕后可以点“保存”存入草稿箱,也可直接发送。
收件箱内如有邮件,则左边栏收件箱按钮后会有数字提示收件箱中的邮件数量,可以对收到的邮件进行回复及转发,也可删除或彻底删除
草稿箱、已发送、已删除中功能类似。
八、文件查询
九、所有文件流程结束后,都按照文件类型及拟稿人部门进行了分类,可以在公文流转中的文件查询处进行查询,如下图: