会展中心档案管理办法WORD7页.docx
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会展中心档案管理办法WORD7页
档案管理基本情况登记表
填报单位：
单位法人
主管部门
职工人数
单位性质
地址
邮编
单位名称、隶属关系变更
单位曾用名
起止时间
隶属单位
档案
管理
部门
名称
联系电话
档案
管理
方式
综合
√
负责人
隶属部门
分散
专（兼）职档案人员
姓名
档案总数
（卷）；2226（件）
底图无（张）
纸质照片438（张）
电子文件2226（件）
数码照片478（件）
2006年度形成各类档案数量
管
理
类
产
品
科
技
研
究
基
本
建
设
设
备
仪
器
会
计
干
部
职
工
录
音
带
录
像
带
电
子
文
件
实
物
档
案
底
图
164
件
无
无
无
无
16
66
无
无
67件
12件
无
库房设施设备
建
筑
面
积
使用面积
档案橱
密集架
计算机
复印机
扫描仪
晒图机
摄像机
光盘刻录机
照相机
35
6
无
1
1
1
无
无
1
1
二OO六年度山东省档案目标管理考核达到的等级省二级单位
二OO七年度申报山东省档案目标管理考核的等级省二级单位
1、本单位文件材料归档范围及保管期限表
第一条为规范本单位文件材料归档工作，丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规定，制定本办法。
第二条本办法所称本单位文件材料，是指本单位在经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。
第三条本单位各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责范围，列入有关人员的岗位职责。
第四条各部门担负文件材料积累、整理和归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文件材料的完整、准确、规范和归档工作。
第五条档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累、整理和归档工作。
第六条文件材料归档的基本要求
（一）归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸；
（二）归档文件材料应当完整、准确、签批手续完整；
（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人审定；
（四）归档文件材料的整理应当系统、规范；
（五）音像材料（包括照片、录音、录像等）和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归档。
第七条文件材料的归档范围
本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见附件一
第八条文件材料的归档时间
（一）本单位各职能部门形成的管理性文件材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；
（二）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档；
（三）外购设备仪器或引进项目的文件材料，在开箱验收或接收后先登记，等安装调试完后，随即与安装调试中形成的文件材料一起归档；
（四）负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档；
（五）会计文件材料在会计年度终了后归档，由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部门移交；
（六）下列文件材料应随时归档：
1、零散文件材料；
2、变更、修改、补充的文件材料；
3、机构变动或职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
4、应归档的非纸质载体材料（指音像、实物等特殊载体）；
5、其它临时活动中形成的文件材料。
第九条归档文件材料的整理参照青岛市《归档文件整理规程》（文件级）进行。
（详见附件二）
第十条应归档的文件材料一般归档一份，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档分数。
第十一条文件材料规当时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料规档时还应编写归档说明，并经过项目负责人审核签字。
交接双方（指承办部门和档案部门）根据文件材料移交清单清点，核对无误后，在《档案交接登记表》（详见附件三）上签字，移交清单由交接双方各保留一份。
第十二条档案部门根据《档案工作考核办法》的规定，按时考核各部门立卷归档情况。
文件材料归档范围及档案保管期限表
序号
基本范围
责任
部门
保管
期限
1
本单位党支部会议记录、党员花名册、党员年报
党支部
永久
2
本单位工会、共青团会议记录、职代会花名册、团员花名册
工会
共青团
永久
3
本单位行政办公会议记录（主任办公会、工作会议）
办公室
永久
4
本单位机要、文秘、保密、信访工作文件材料
5
本单位年度总结计划
6
本单位人员编制的文件材料
7
本单位职工录用、转正、定级、退休等工作的文件材料
8
本单位职工花名册
9
本单位成立等文件材料
10
本单位工作条例、规章制度及其部门职责等文件材料
11
本单位表彰奖励工作的文件材料
12
本单位干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任的文件材料
13
本单位干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根
14
本单位各类统计报表（展会对外宣传、人事、财务等）
相关部门
永久
15
本单位其他配套项目工程（二、三、四期）相关文件材料
办公室
长期
16
与本单位签订的各种合同、协议书
相关部门
短期
17
本单位全年举办的各展会有参考价值的文件资料
相关部门
短期
18
只限于本单位使用的其他文件材料
相关部门
短期
19
会展行业信息简报（刊物上转载的有关本单位的文件材料、报纸等）
办公室
短期
20
青岛国信实业有限公司文件
办公室
短期
21
青岛市档案局文件
办公室
短期
22
青岛市人民政府文件
办公室
短期
23
青岛市人事局文件
办公室
短期
24
青岛市财政局文件
办公室
短期
25
青岛外经贸商务展览有限公司文件
展览公司
短期
26
全年接待会议的统计报表
行政部
短期
27
质量体系文件运行相关材料、各展会调查材料
质量部
短期
28
各展会项目协议等相关材料
经营部
短期
29
会展中心承接展会的相关数据资料
经营部
短期
30
承接特装工程协议等材料
工程部
短期
31
展馆设备的相关材料
物业部
短期
32
展会消防安全预案、应急措施
安保部
短期
33
1、会计凭证
财务部
短期
34
2、会计帐簿
（1）总帐
（2）明细帐（3）现金帐（4）银行存款帐
35
3、会计报表
（1）月、季报表
（2）年报表
序号
基本范围
责任
部门
保管
期限
36
1、本单位领导人的照片
2、各级重要领导、社会著名人士参加重大展会活动的照片
3、本单位召开的重要会议
4、本单位主办或承办的重大活动的照片
5、本单位获得的各种荣誉（如奖状、奖杯等）
6、本单位组织或参加的其它重要活动的照片
7、本单位发生的各种重大事件、事故的照片
办公室
永久
37
本单位获得的各种荣誉：
1、奖杯2、证书3、铜牌
办公室
永久
2、本单位档案分类编号办法
第一条为科学地管理本单位档案，促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。
第二条本单位档案的分类原则是：
以本单位全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。
第三条档案分类
档案一级类目的设置
设置管理档案、会计档案、照片档案、实物档案等类别。
档案二级及二级以下类目的设置
1、管理档案二级类目按年度设置；三级类目按保管期限设置。
2、会计档案二级类目按其种类设置；会计账簿、会计凭证、其它的下位类目按年度设置。
3、照片档案二级类目按年度、展会名称设置。
4、其他类档案按件号顺序排列。
第四条档号编制
档号由类目号、件号组成。
（一）类目号的编制
1、一级类目采用大写汉语拼音字母编写，即GL：
管理、KJ：
会计、SW：
实物、QT：
其他。
2、二级及二级以下类目：
管理类二级类目为年度号，会计类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目为保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”），会计账簿、会计凭证、其它的下位类目为年度号。
（二）件号的编制
1、各类档案均按照最低一级分类类目为单位编写案件顺序号。
2、同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。
3、类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。
第五条档号示意
（一）GL2006·1-0012006年永久性的管理类档案第1件
（二）KJ1-006财务报告第6件
（三）SW1-001证书类第1件
（四）QT-001其他类第1件
第六条、本单位档案分类大纲
一级类目
二级类目
三级类目
管理类GL
年度
保管期限（1永久、2长期、3短期）
会计类KJ
1财务报告、2账簿、3凭证、4其它
年度（账簿、凭证、其它设置）
实物类SW
1证书、2奖状、3锦旗、4奖杯、5奖牌、
其他类QT
按按件号顺序排列
第七条、档案排架
本单位档案按大类分别排架：
（一）管理类的档案首先按年度排列，在各年度内，按保管期限永久、长期、短期先后排列，在同一保管期限内，按件号顺序排列。
（二）会计档案按财务报告、账簿、凭证、其它分别排架；在各个二级类目中分别按年度顺序排架。
（四）实物档案按实物种类分别排架。
（五）其他类档案按按件号顺序排列。
3、对下属单位年检的通报
已将《2007年度青岛市企事业档案工作检查标准》和《青岛市企业档案管理效能评估标准（修订）转发下属单位，做好准备工作。
4、对照检查标准，填写完成情况
序
号
项目
完成情况
标准分
自查
得分
备注
1
档案业务工作规范化建设
完善“文件材料归档办法”及“档案分类编号办法”（范围），收集对单位有实际指导意义的文件材料，“档案分类编号办法”与单位档案实体分类一致。
于5月底前将办法上报主管部门备案。
4
2
2006年度文件材料的归档整理
完成
19
3
档案管理效能评估
完成
18
4
重点建设项目档案工作
无
4
5
全宗卷
正在进行中
1
6
对下属单位的监督指导
完成
14
7
照片档案管理
完成
5
8
档案信息化建设
完成
28
5、本年度档案工作的创新点
参加了青岛市档案局组织的“青岛市企事业单位档案工作2007年年会”，学习了企业档案管理方面的知识，为从机关事业单位档案体制向企业单位档案体制转轨提前做好了准备。
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