医药企业ERP实施中需求规划与流程研究分析.docx
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医药企业ERP实施中需求规划与流程研究分析
医药企业ERP实施中需求规划与流程分析
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第一章概述
1、研究目的和意义
众所周知，随着信息革命的不断深入和知识经济的飞速发展，整个医药行业也在进行深刻的变革，从传统的经营运作模式向高效率、网络化、规模化、连锁经营、个性化服务等方向转变。
近年来，由于医药市场的放开，各医药企业竞争强度日益加剧。
中国已加入WTO，《国家药品法》的正式颁布实施，要求企业在自我约束和经营规范化的同时，还必须接受用现代化管理工具武装全身的国际医药流通连锁经营企业集团的挑战。
事实上，某医药企业已经充分认识到企业信息化管理的必要性和紧迫性。
近几年，公司花巨资陆续在实施ERP项目建设，不断运用先进的信息技术对管理方法、模式、手段和工具方面进行切实可行的改革。
但是，真正要实现ERP系统及GSP软件载体的成功应用，还要不断地对企业原有传统的业务流程进行根本性的思考和彻底的重组，从而使时间、成本、GSP质量、服务、速度和环境这些反映供应链管理和企业竞争力的要素得以明显的改善和提高，以适应市场竞争的需要。
为此，我们必须在自身的生存和发展过程中必须不断的进行业务流程分析、重组和合理的需求规划配置，而不能仅着眼于应用ERP信息化建设的单纯需求方面。
通常，先进的ERP系统都是为了使用户以某种业务流程方式来改善他们的工作，提高他们的工作效率，进一步提高市场预测、成本控制和获利能力。
对于公司来讲，后面是成百上千个供应商，前面是成千上万个消费顾客，怎样管理错综复杂的供应商和消费顾客，如何作好精细到一粒小小的药丸的进、销、调、存的商品流通工作和批号跟踪时间表（GSP），这些都是我们公司需要ERP系统管理的理由，更是对ERP系统进行需求规划、流程分析、优化和合理配置的理由。
曾经有人形容企业做ERP项目，好象在用现代化管理的利器对传统落后的企业管理方式进行雕凿，砍去那些不合理的、不该有的，把企业向它应该成为的、理想的管理模式进行改造。
如果雕刻的工具选得不好，改造的过程就不会得心应手，如果雕刻的节奏、力度掌握不好，操之过急或任何方法的不当，又可能给企业带来难以治愈的伤痛感，更加阻碍变革的进行。
所以，对ERP系统进行合理的需求规划和流程分析优化是一门雕刻的艺术，值得好好研究。
2、研究范围、方法及特点
ERP系统在我国各行各业中应用非常广泛，由于各行业均有各自的特点,应用对象不同，需求也不一样，因而ERP系统的内部流程也有严格不同。
笔者是在医药流通企业专门从事ERP系统开发和信息管理工作，由于ERP系统涉及的管理面和细节流程非常之多，限于篇幅不可能一一细说。
故本文对ERP系统的应用探讨范围仅针对公司的进销存等主要业务，将ERP系统理论、GSP法规和企业经营特点结合起来对药品的采购、进货、入库、销售、库存等进销存业务需求规划和流程进行分析。
一般来说，医药批发企业的ERP建设强调整体效益，并且随着ＧＳＰ的有效实施，企业也越来越规范。
具体来说，某医药批发企业有以下特点：
1） 医药商品经营定价根据国家价格管理局推出的"顺价作价"政策。
2） 一般采取统一采购，内部调拨到各药品经营公司和零售总店后，进行药品对外销售。
3） 药品销售有3种模式：
批发、零售、加价调拨。
4） GSP法规对药品库存有严格的有效期、批次严格管理。
5） GSP法规对首营企业和首营药品的管理控制。
6） 注重对销售进行的管理与核算--销价/批发价比。
7） 注重对销售客户的信誉评定和信誉额度控制。
8） 招标或批量合同采购中注重比价核价，即采购价/批发价占比。
9） 注重应收应付账款的管理,特别在采购中,对供应商应付款的分析核算比较重视。
10）注重成本核算。
11）注重对库存的风险控制和安全库存的控制。
第二章 需求分析与规划
孙子曰：
知己知彼，百战不殆。
企业规划需求的过程，实际上也就是认清企业自身存在的优势和不足，做到“知己”的过程。
企业如果在实施ERP项目之初就将本身的需求和问题整理清楚，才能够提出有针对性的核心问题和明确可行的要求，才会在ERP方案设计过程中想办法解决这些问题，为后面的ERP成功应用打好基础。
与其说是选型的过程，不如说是规划需求和完善需求的过程。
在当前不断变化的市场环境下，每个企业都存在来自各方面的问题，如：
业务员因为无法及时的了解到产品库存的数量，而无法快速而准确的实现对客户的承诺；即使接到了订单可是仅仅因为某个重要的药品供应不及时，推迟了交货期，在强调快速响应客户并满足客户需要的市场下，这些都严重影响了企业的信誉。
还有如：
根据经验制定的采购计划，总是因为签订的最新订单而不断的在变化，销售，仓储和质管等部门每天忙的团团转，总还是不能按时完成交货任务；滞销的商品有的在仓库中积压，可畅销的商品有的到快交货时才发现短缺等等。
问题是许许多多，纷繁复杂，俗话说好，“磨刀不误砍柴功”。
在实施ERP之前如何将这些问题归集起来，如何确认瓶颈问题，如何规划各种需求，已显得比“砍柴”格外重要。
以上是仅以某个局部业务的需求为例进行分析。
实际上企业存在的问题和需求虽然有许许多多，但是仔细分析一下这些需求和问题后，会发现所有的这些需求和问题不外乎可以分成三个层面：
1）企业正常业务流程层面存在的问题和需求，称为常规业务管理需求；
2）企业管理中影响最大，最薄弱的也最迫切需要解决的瓶颈问题，称为核心管理需求；
3）企业各部门作业过程中需要多个部门配合协调的协作问题，称作协调管理需求。
在业务层面出现的需求和问题，大多是各部门正常的业务流转的一些需求，这些需求整理起来比较容易，而且在神州数码的ERP软件中都可以满足，这里值得注意的是：
企业本身的需求是自身个性需求与行业共性需求的交汇。
每个企业都已按照自己行业内的一些规范制定了许多的制度，而且有许多业务的流程与行业内的许多公司相似，同时每个企业因为所处的地域和环境不一样，发展的历史不一样，所造就的企业文化是不一样，这就产生了企业的个性需求。
比如：
1）本公司作为一个药品销售企业，必须通过GSP认证，并且按照GSP的要求制定采购流程，质量检验流程，产品出库流程，仓库管理和销售管理等，这既是国家药监局对药品销售行业的要求，也是行业内的规范和制度。
2）在药品采购的流程需求分析中就重点考虑了两点：
1、无论是零售还是批发，采购是公司统一做的，现在需要对供应商，供应商的供货情况，供应商的信誉等进行管理；2、GSP规定中对于药品的质量要求非常严格，坚决杜绝不合格的药品进入仓库。
3）在药品销售的流程需求分析中也重点考虑了两点：
1、GSP规定中对于药品的销售要求非常严格，严格遵照批号跟踪，有效期内按照批号“先进先出”的原则。
2、对药品销售客户的经营范围外的药品，禁止销售。
4）对于仓库中的库存药品就要进行日常养护记录；仓库中需要进行货位的管理，并可以清晰的查到货位的状态分布情况等。
企业可以在管理咨询公司的咨询顾问帮助下找出企业管理的问题中哪些是合理的哪些是不合理的，哪些是客观存在的哪些是可以主观改变，哪些是理性的哪些是非理性的，哪些是主动提出的哪些是被动发现的，但是对于企业管理的各种问题，只有企业自己最了解也最清楚。
对于一个正常运作的企业来说，所谓的瓶径问题主要是哪些力量最薄弱的环节，最能影响到生产和运作的效率，可能这类的问题并不是很多，而且分析到后面会发现原来最薄弱的瓶颈主要集中在几个重要的点上，找到了这几个点也就发现了企业管理的瓶颈问题和需求。
比如：
ERP经过了几年的运作，企业高层也有了一定运营经验，但是市场环境在不断的变化，竞争越来越激烈，而且客户要求定制的订单逐渐增多，而且客户的要求也在不断的提高，原先客户下达订单后6天内交货就可以了，现在有的客户提出要3天内交货，这就要求企业生产的效率必须提高一倍，才能缩短一半的天数完成客户的要求。
企业在分析了生产的各个环节后发现影响交货效率的瓶颈问题主要是：
采购周期的问题。
从而影响到交货的效率。
认识到这点后，企业就会把这一点最为企业最关心的采购问题作为瓶颈问题提出来。
企业部门之间的协作和配合，引起了企业作业层面的许多问题，这里面有些问题是通过ERP的实施可以避免的，有些并不是ERP软件中所能解决的，而是协同运作的管理问题。
从我们实施的经验来看，企业针对某个业务的规范都较为齐全，但业务之间的协调和部门之间的协调容易产生瓶颈，协调的内容、规范、手段、时间要求、对责任人的奖惩细则才是重点内容，“再规范的流程也会扯皮”就是这个原因，而且难以确认责任，这与岗位的责任、绩效密切相关。
企业中的ERP小组成员应该在充分理解ERP管理思想的基础上，对于这些协作问题做一个分类归集。
比如在前面讲的药品采购流程中，大家也可以看出，如果采购部，仓库，质检部、和财务部协作过程中出现推诿和扯皮的情况，就会影响到药品的采购周期，甚至可能影响到经营的需要。
以上介绍了企业需求规划的三个层面，在企业规划需求的过程中一定要避免以下两个误区：
误区一：
忽视了行业性的特殊需求。
行业与行业之间是有很大差异的，比如药品销售和百货品销售两个行业就有这不同的销售流程和管理方式，企业在做需求分析的过程中一定对自己所处的行业，本行业的特点有着较深的认识，也就是规划的需求要带有行业的特色。
误区二：
过分强调企业自身的个性化需求。
ERP毕竟是融入了先进管理思想的企业管理工具，在过分的强调个性的基础上规划出的需求，仅仅考虑满足现在，没有一定的前瞻性，结果就是会发现没有一套ERP软件适合自己，只好找人定制开发，等开发完成并在企业中应用后，因为外部条件的变化而发现原来的流程不合理，需要作改变，可是因为是定制的产品，由于种种原因无法升级，而商品化的ERP软件就不存在这方面的问题了。
只有善于发现问题，才能解决问题。
企业只有深层次多层面规划需求，将所有的管理和运作上的问题和需求分析并整理清楚，才能在信息化应用过程中少走弯路，使制定的ERP解决方案更加合理，为ERP项目的成功实施奠定基础。
第三章个案作业流程系统分析
1、基础数据管理流程
基础数据是系统在运作过程中使用的基本数据，是一切业务流程的基础，系统必须依靠这些数据才能够完成必须的工作。
因此基础数据的管理是一项非常重要的工作，由专人负责基础数据的管理工作。
ERP系统基础数据分为静态数据和动态数据。
静态数据包括货品、客户、供应商、生产厂家等基础数据以及相对变动较少的价格体系基础数据；动态数据包括内部帐和往来帐：
存货帐、应收帐、预付帐、应付帐、预收帐、保管帐、业务帐等。
由于这些数据是动态变动的，所以期初的基础数据需要在系统切换时录入，然后再纳入基础数据管理方案。
基础数据是ERP系统中最常用、最基本的数据，它对系统的正常运行起着决定性的因素。
因此对基础数据的管理操作必须非常严格。
基础数据管理员在进行增、删、改等操作时，必须填写申请表格，经过有关部门许可后方可进行相关操作。
1．1货品基础数据
货品基础数据包括总公司所有经营的商品，是ERP系统使用的主要数据之一，也是ERP系统最重要的基础数据。
增加新的货品，必须填写《首次经营商品审批表》，经质量管理部部门批准后方可在系统中进行增加操作。
货品的停用，必须由有关部门同意后，方可在系统中进行停用操作。
1）货品基础数据新增和变更流程图
流程图说明
A．采购业务员在购进新商品时，发现有新货品时手工填写《首次经营货品申请表》。
经计划采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交信息中心基础数据管理员。
由数据管理员根据《首次经营货品申请表》的内容在ERP系统里录入数据。
B．使用ERP系统过程中，任何人员发现货品信息出现变动或需要修改货品基础信息时，需填写《商品信息变更申请表》。
经质量管理部主管人员批准后交给信息中心基础数据管理员。
由基础数据管理员根据《商品信息变更申请表》的内容在ERP系统里修改数据。
2）使用的单据
首次经营商品审批表、货品信息修改申请表
作用：
新增商品信息或修改商品信息时，录入ERP系统的依据
主要数据项：
编号、分类编码、商品名称、规格、产地、进口/合资/国产、批准文号/注册证号、质量标准、GMP、储存条件、效期、代理、代理部门、国家定价/地方定价/自行定价、批发价、零售价等
票据流：
由相关人员提出申请（填写申请表），报主管人员批准后交数据管理员，由数据管理员录入计算机。
1．2货品基础数据编码方案
特别强调：
货品卡片涉及到成本、销售、毛利、应收帐、应付帐等核算管理；涉及到企业对业务部门、业务员的考核管理。
因此需要保持完整性、准确性和连续性。
所有货品编码全部参照北京某集团总部统一制定的原则编制。
1．3供应商基础数据
供应商包括国外、国内的生产厂家、商业企业等，供应商同商品一样贯穿整个业务流程。
无论是销售、财务，还是仓库等，都需要对供应商进行管理考核。
因此，供应商基础数据的管理水平直接反映出企业对负债和权益的管理状况，因此需要建立一整套严格的供应商基础数据的管理制度来约束与供应商相关的各个业务流程。
1）供应商新增或变更流程图
流程图说明
A．采购业务员在新供应商处购进商品后，填写《首营企业审批表》，经采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交基础数据管理员。
由基础数据管理员根据《首营企业审批表》的内容在ERP系统里录入数据。
B．使用ERP系统过程中，采购部人员发现供应商信息出现变动或需要修改，需填写《供应商信息变更申请表》，并经采购部负责人、质量管理部主管人员审批签字批准后交给基础数据管理员。
由基础数据管理员根据《供应商信息变更申请表》的内容在ERP系统里修改数据。
2）使用的单据
首营企业审批表
供应商信息修改申请表
作用：
新增供应商信息或修改供应商基础信息时，录入ERP系统的依据
主要数据项：
编号、供应商名称、集团内外、境外/合资/国产、性质等信息。
票据流：
由相关人员提出申请（填写申请表），报主管人员批准后交基础数据管理员，由基础数据管理员录入计算机。
2、采购计划与进货合同
1）流程图：
采购计划和进货合同流程图
2）流程图说明：
⌝ 采购部的采购员依据库存下限报警自动生成的采购计划，或根据库存动态表及紧急要货等情况人工统计采购计划，提出采购申请。
⌝ 公司代理品种和重点销售品种由公司采购部负责购进。
进货计划、合同由其代理部门制定，但要通过公司采购部的审核并进行备案。
⌝ 采购员根据采购计划联系货源，同供应商签订进货合同。
⌝ 采购员将进货合同交给部门负责人进行审核，审核通过后交给进货合同管理员，由合同管理员将合同录入ERP系统。
⌝ 采购部业务员经审批确定新建立合作关系的供应商---索取相关文件资料
⌝ 质管部确立数据文件是否完备，如不全要求补充完备，完备则数据可以进入系统。
作为供应商的基础数据。
3）岗位职责：
" 采购员职责：
υ 根据库存上下限报警自动生成的采购计划，结合上年同期销售情况、本期期初库存、本期购进、本期销售、当前库存、本期未执行合同和资金情况等数据提出采购申请或修改采购计划。
υ 计划采购的品种，联系供应商。
υ 建立、修改、维护供应商资料档案。
确保资料的准确无误。
υ 采购部业务员经审批确定新建立合作关系供应商-----索取相关的文件资料
υ 根据提供的采购申请，积极寻找、组织货源。
υ 合理安排进货，与供应商签订进货合同并将合同及时送交合同管理员。
υ 修改库存报警的库存下限。
υ 向进货合同管理员送交审核后的进货合同。
" 采购负责人职责：
υ 负责组织讨论采购计划的可行性。
υ 及时了解采购计划的执行情况，解决采购计划执行过程中的问题。
υ 审核采购合同。
" 进货合同管理员职责：
υ 合同管理员依据采购员送达的审核后的进货合同，进行内容审查，条款是否完整等，发现问题及时联系采购员进行修正。
如有异议，向采购负责人汇报。
υ 将合同内容录入计算机，并将原始合同妥善保管备查。
υ 合同管理员应在合同执行期内，经常性检查合同履行情况。
如合同内容未执行完却又终止时，及时沟通领导查明未执行合同的原因。
υ 将合同统一编号、装订成册，存档备查。
υ 及时了解合同完成和执行情况。
" 质管部管理员职责：
确立数据、文件是否完备，完备则输入系统。
不完备则要求数据补充完整后再输入系统。
4）票据说明：
⌝ 原始票据：
υ 业务合同：
用于记录与供应商的责、权、利关系。
数据项包括时间、签定地点、品名、规格、单位、数量、单价（含税）、总金额、包装、备注、合同甲乙双方的基本信息。
方案：
在ERP系统中以电子形式保存（原始采购记录）。
⌝ 系统单据：
υ 进货计划：
记录计划采购明细。
方案：
由库存下限报警自动生成。
υ 进货合同：
是采购员与供应商签订的货品购销合同，合同管理员将其录入ERP系统，作为进货的依据。
它以两种形式存在，一种是原始书面资料，一种是ERP系统的内部计算机单据。
3、销售作业流程
1）流程图说明
⌝ 销售业务员根据客户的要货计划或电话登记要货情况，要提供书面的《要货计划单》并经部门经理审核的单据给客户服务部的销售开票员进行开票。
在填写时要确定下列信息：
⌝ 销售模式、结算方式、客户要货的品种、规格、产地、数量、价格或扣率、发货方式和运输地点。
确定客户的名称和业务员。
⌝ 如果是新客户或发生客户情况的变更应该先按照客户管理流程办理相应的审批手续。
⌝ 销售业务员必须在《要货计划单》标明本笔销售业务现金和月结销售。
⌝ 开票员在接到销售业务员的《要货计划单》后，按照规定的时间进行销售开票。
对于超出信用额度过或可销库存不够的要货计划及时与销售业务员沟通，并根据沟通情况在系统中继续开票或作废记录。
⌝ 目前对信誉额度实行松散管理，在开票时开票员检查信誉额度，如果超出时系统出现提示，在确定后仍可以继续开票。
但是系统对在每周开票过程中出现报警的客户提供统计，供操作员实时查询。
⌝ 对于部门代理品种，在销售开票时，将对其对应的部门、客户、业务员进行检查，如检查未获通过，将不能对此品种进行开票。
⌝ 开票员应及时与《要货计划单》进行核对后按照药品先进先出、近效先出的原则开票再保存确定销售清单并打印。
⌝ 销售结算员根据销售清单上的销售模式项“现金/月结销售”方式，月结销售使用签发物流指令，并在销售清单盖现金/月结销售专用财务章。
2）岗位职责
" 销售业务员职责：
υ 根据客户的要货情况提供准备的《要货计划单》。
υ 对于客户、商品、价格等与系统存在差异的情况及时转入相关的审批流程，进行核对无误，并通过及所在业务部门经理审批后将《要货计划单》转给开票员。
υ 及时将确认后的销售及时进行结算。
" 销售开票员职责：
υ 根据经业务部门经理审批后要货计划在系统中进行销售开票。
υ 打印销售清单，并进行核对。
υ 删除错误销售单。
" 销售结算员职责：
υ 销售结算员依据销售清单在清单上加盖财务专用章，在ERP系统中签发物流指令准许库房配货。
υ 每天工作结束后，及时将相关单据传达给相关部门和相关人员。
3）单据
⌝ 要货计划单（手工填写）
υ 联次：
2联 1联业务留存 2联转开票
υ 用途：
登记客户的要货情况并把信息传递给开票员。
υ 主要数据项：
订货客户、日期、商品名称、规格、数量、单位、单价、金额、送货备注、发票类型、销售方式、结算方式等。
⌝ 销售清单
υ 联次：
5联 存根联、部门财务联、公司财务联、质量担保联、随货同行联
υ 用途：
发货清单是商业销售时的内部流转单据。
销售结算员在仓库联盖发货章并进行分单。
存根联留存备查，部门财务联、公司财务联转给财务记帐，随货同行联通过业务员转给仓库作复核出库用，质量担保联在加盖质量章后作为质量担保书用。
υ 主要数据项：
购货方、日期、货号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、批发价、零售价、扣率、产地、批准文号、批号、效期、备注。
⌝ 销售发票
υ 联次：
4联存根联、部门财务联、公司财务联、客户发票联、客户计税联
流转方式：
发票打印4联，存根联自留，部门财务联做回款勾对，公司财务一联作结算用，客户一联作发票，一联作计税用。
υ 主要数据项：
购货方、日期、货号、商品名称、规格、单位、数量、单价、金额、批发价、零售价、扣率、产地、批准文号、批号、效期、备注
第四章结论
ERP建立在先进的理念与管理模式上，具有行业中最具普遍性的标准流程控制，公司应用了ERP最具特征的、主要的管理方法，有效地集成企业主要资源和需求信息，能为企业提供决策、计划、控制与经营业绩评估的实用管理平台。
其整个系统实现了对物流、资金流、信息流的集成管理，实现了从计划到订单到采购、从采购到销售、从业务到财务、从产品到客户的一体化管理。
这是一个复杂的管理过程，公司经过详尽的需求规划和流程分析优化后的“实用型ERP”却用一种集成的、多功能的、新颖统一的模式来实现这些复杂的管理，这些都是对ERP管理软件的突破。
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