中国移动MIS系统库存模块业务管理流程.docx
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中国移动MIS系统库存模块业务管理流程
中国移动财务MIS系统
库存模块业务管理流程方案
（直辖市公司1.0版）
中国移动通信集团公司
2008年8月
概述1
系统实施方案的设计原则1
BPR改进点1
流程总体描述和流程清单2
库存业务概览2
库存业务总体流程图3
库存业务流程清单和流程描述4
流程优化5
物料信息维护5
工程余料回收入库5
库存补足计划5
呆坏料处理5
库存盘点6
库存流程图及描述7
物料信息维护7
工程物资入库11
工程物资验收16
备品备件入库19
业务用卡、通信商品、办公用品、业务用品入库23
非库存型采购接收错误！
未定义书签。
工程余料回收入库28
手机移库31
SIM卡移库38
有价卡移库42
物料送修流程47
工程物资/维护类物料出库51
业务用卡领用出库54
业务用卡销售出库59
呆坏料报废62
库存盘点65
库存补足计划71
库存关帐73
关键绩效指标78
附录一：
本文流程图中图例说明79
概述
系统实施方案的设计原则
⏹统一性：
方案以统一性为原则，兼顾各子公司地方性差异，保证公司的业务流程基本统一，系统主要信息的编码规则及分类统一；
⏹先进性：
方案参考了国际化一流公司的管理经验和管理理念，并充分考虑公司业务和管理的发展，确保流程的先进性；
⏹可操作性：
方案是以KPMG为广东等三省MIS实施所做的方案为基础，总结了北京、福建试点子公司的经验，同时考虑了其他各子公司的现状情况，确保流程的可操作性；
⏹可实施性：
确保所设计的流程在ORACLE系统中可以实施。
BPR改进点
⏹物料编码规则及分类统一
总部将制定统一的物料编码规则及分类，由总部和子公司分级维护。
⏹库存信息集中维护及统计
各子公司应利用系统信息共享的功能，对库存信息由相关部门集中维护及统计，包括对物料编码、分类的维护及相关库存信息的报表统计和分析。
⏹集中库存管理
各子公司应加强库存集中管理，由相关部门负责集中统一调配子公司内的仓库物资及制定合理的安全库存量标准。
⏹工程余料回收入库管理
负责物料管理的部门应制订工程余料回收管理的制度，在项目终验后按制度及时回收工程余料。
⏹库存补足计划管理
负责物料管理的部门应对库存物料实行库存补足计划管理，在系统中设置最小、最大库存，主要包括工程维护物料（备品备件）；业务卡类等。
通过运行库存补足计划报表来决定是否补充库存，确保库存量能满足业务需要。
⏹呆坏料处理管理
财务部门应会同相关部门建立呆坏料界定的标准，制订定期清理和报废的制度，利用系统对库存物料作帐龄分析，从而对呆坏料作出监控，减少呆坏料积压，并自动准确地在财务报表上反映呆坏料状况，规范呆坏料报废流程。
流程总体描述和流程清单
库存业务概览
为了衔接采购流程，库存业务按五大业务类别管理：
∙工程物料（包括主设备和配套设备）库存管理；
∙工程维护物料（备品备件及其它维护用材料）库存管理；
∙业务用卡/通信商品库存管理；
∙业务用品/办公用品；
∙非库存型采购接收管理。
按业务类型将流程分类为：
∙入库（包括工余料的回收）
∙转库（包括送修流程）；
∙出库。
另外，从库存管理角度设计如下管理流程：
∙物料信息维护管理。
∙呆坏料报废；
∙库存补足计划；
∙库存盘点；
∙库存月结流程;
库存业务总体流程图
库存业务流程清单和流程描述
流程标识
事件
流程名称
流程描述说明
输出
3.1
物料信息维护
物料信息维护流程
物料基础信息维护流程
3.2a
工程物资入库
工程物资入库流程
工程物资的采购接收入库管理流程
3.2b
备品备件入库
备品备件入库流程
备品备件的采购接收入库管理流程
3.2c
业务用卡/通信商品入库
业务用卡/通信商品入库流程
业务用卡/通信商品的采购接收入库管理流程
3.2d
办公用品/低值易耗品入库
办公用品/低值易耗品入库流程
办公用品/低值易耗品的采购接收入库管理流程
3.2e
仪器仪表入库
仪器仪表入库流程
仪器仪表的采购接收入库管理流程
3.2f
工程余料回收入库
工程余料回收入库流程
工程项目终验后，工余料的回收入库管理流程
3.3a
手机移库
手机移库流程
向各分公司调配手机流程
3.3b
SIM卡移库
SIM卡移库流程
向各分公司调配业务用卡（SIM卡）的流程
3.3c
有价卡移库
有价卡移库流程
向各分公司调配业务用卡（有价卡）的流程
3.3d
物料送修移库
物料送修移库流程
物料送修移库流程
3.4a
工程物资出库
工程物资出库流程
工程物资领用出库的流程
3.4b
备品备件出库
备品备件出库流程
备品备件的领用出库的流程
3.4c
业务用卡/通信商品出库
业务用卡/通信商品出库流程
业务用卡/通信商品领用及销售出库流程
3.4d
办公用品/业务用品出库
办公用品/业务用品出库流程
办公用品/业务用品领用出库流程
3.5
呆坏料报废
呆坏料报废流程
呆坏料报废处理流程
3.6
库存盘点
库存盘点流程
库存物料盘点流程
3.7
库存补足计划
库存补足计划流程
库存补足计划流程/
3.8
库存月结关帐
库存月结关帐流程
为了冻结库存事务处理，而关结上月库存周期的管理流程
建议流程优化
物料信息维护
设立物料信息维护岗位，由CMCC统一制订《物料编码规则和使用说明》以及相应的物料分类；制订新增和维护物料的管理办法，加强报表统计和分析。
工程余料回收入库
物料管理部门首先制订工余料回收管理的制度（包括工余料的计量、评估、验收等），应在项目验收后及时回收工余料。
库存补足计划
对主要工程材料、工程维护物料（备品备件）、业务用卡实行库存补足计划管理，在系统中设置物料的最小、最大库存：
避免出现物料库存过高或缺货现象，库存过高则积压资金，缺货则影响服务，尤其是工程维护物料（备品备件）、业务用卡影响明显，使用库存补足计划，通过运行库存补足计划报表来决定是否补充库存，确保库存量能满足业务需要，保证对客户的服务质量。
呆坏料处理
财务部联同相关管理部门制订呆坏料确认的标准，建立定期清理和报废的制度，规范呆坏料报废流程。
利用系统对库存物料作帐龄分析，从而对呆坏料作出监控，减少呆坏料积压，准确反映呆坏料状况，以便领导层决策。
库存盘点
设立库存盘点流程，按照库存物料的价值及对业务的重要性，设定盘点制度（包括物料ABC分类、差异处理、盘点周期等）。
财务人员利用系统制定盘点计划和规则，打印盘点表，仓管员进行盘点并录入系统，财务人员在系统中审批并完成盘点调整。
将有效地监管库存物料，减少差错或物料的流失。
库存未来流程图及描述
物料信息维护
流程目的
规范物料信息的管理，确保子公司统一维护物料信息，便于XX移动公司对同一类物料进行汇总，从而加强库存的管理。
适用范围
本流程适用于公司物料信息维护人员：
∙创建及维护物料模板，物料模板包含相关物料类型的共同属性及财务资料；
∙创建新的物料编码和分类；
∙维护物料相关信息；
∙库存信息统计报表。
业务流程图
流程说明
编号：
3.1
名称:
物料信息维护
版本：
V1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
3.1.1
确认系统中有无所需编码
申请新编码前，在系统中检查是否已有该物料编码。
库存系统
－
－
需求部门
系统中已有编码就不能再提交申请，减少对业务不必要的影响和给编码维护人员带来不必要的工作量。
3.1.2
提交物料维护申请
使用部门经检查后确实需要开设新的物料或需要更改物料属性信息时，填写物料申请表，并说明增加物料或维护物料的理由后，将申请表交付物料信息管理人员
OA系统
－
物料维护申请单
需求部门
必须按照集团公司制订《物料编码规则和使用说明》文档要求，对物料进行分类；
物料申请表必须统一，填写的信息必须完整准确。
3.1.3
审核合理性
若为新物料，检查新增物料是否合理，若合理则交相关部门填写属性；若不合理则退回申请部门
OA系统
物料维护申请单
物料维护申请单
物料信息维护人员
避免重复编码，响应速度快。
3.1.4
需求是否合理
公司物料信息维护人员判断增加新编码维护物料信息是否合理。
手工
物料维护申请单
物料维护申请单
物料信息维护人员
－
3.1.5
是否新增编码
判断是否增加新编码，还是维护已有物料的信息。
手工
物料维护申请单
物料维护申请单
物料信息维护人员
－
3.1.6
确定物料编码及分类
给新物料进行编码和指定分类
手工
物料维护申请单
－
物料信息维护人员
根据《物料编码规则和使用说明》给新物料编码，避免重复或歧义
3.1.7
是否新增分类
判断是否是新种类的物料
手工
物料维护申请单
－
物料信息维护人员
－
3.1.8
是否只新增明细类
判断是否只是增加新物料明细类
手工
物料维护申请单
－
物料信息维护人员
－
3.1.9
创建新物料大类或小类
在系统中创建新的物料大类或小类。
库存系统
物料维护申请单
－
物料信息维护人员
－
创建新物料明细类及模板
在系统中创建新的物料明细类及模板，该模板应包括该类物料的共同属性及相关财务资料。
库存系统
物料维护申请单
－
物料信息维护人员
－
定义/维护物料信息
在系统中定义物料编码、描述，拷贝物料属性，如不是加新编码而是维护已有的编码,则更新需要变更的信息。
库存系统
物料增加申请单或维护申请单
－
物料信息维护人员
确保编码符合物料编码规则
指定物料分类
在系统中给新物料指定分类
库存系统
物料增加申请单或维护申请单
－
物料信息维护人员
必须确保分类准确
分配库存组织
在系统中将物料分配至各使用公司
库存系统
物料增加申请单或维护申请单
－
物料信息维护人员
必须要分配到该物料所属的业务类型所对应的库存组织
3.1.14
通知申请部门
将结果通知申请部门，结束流程
OA系统
－
－
物料信息维护人员
只有物料在系统中定义完成后，用户才可以开始使用
工程物资入库
流程目的
规范工程物料入库流程，为采购发票三路匹配和转资提供准确完整的信息。
适用范围
本流程适用于主设备和配套设备的采购接收入库（包括直发和入库）。
∙送货单上的物料编码与采购订单行匹配；
∙指明送货单上的箱号与采购订单行的对应关系；
∙系统以资产目录级的Item入库,并以批号表示箱号。
业务流程图
流程说明
编号：
3.2a
名称:
工程物资入库
版本：
V1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
3.2.1
与供应商确认送货日期
相关采购部门须与供应商确认送货日期。
手工
－
－
相关采购部门
可根据合同条款和工程的实际需要安排供应商送货日期
3.2.2
送货
供应商根据商定日期送货。
手工
－
送货单
供应商
如果送货的地点并非常设仓库（例如工地），必须提早通知和安排相关人员。
3.2.3
核对实物与送货单及采购订单一致性
仓库或工程部门根据送货单核对实物箱号是否正确，送货单上的采购单与系统的采购订单是否一致。
手工/0A系统
送货单/
采购订单
－
仓管员/工程部门
移动公司根据管理要求制定主设备物料清单（同固定资产管理的口径一致）。
要求供应商提供该规则的物料电子采购订单（包括单价）和电子送货单。
供应商送货单上的物料编码必须与采购订单行相对应，并且必须注明箱号和物料的对应关系。
3.2.4
通知供应商
如果送货单与系统内的采购订单及其行或箱号与物料无法匹配，导致仓管员无法完成接收并在系统中录入正确数据，应通知供应商处理。
手工
－
－
仓管员/工程部门
退货的原因主要是货品型号或等级错误，如多送或少送，交付时间有变更最好以便仓库操作。
通知仓库不接收的货品须及时通知采购部门及时更新系统的信息。
送货单一定要按要求准确填写。
3.2.5
处理差异
供应商换货或更正送货单信息。
手工
－
－
供应商
如果是送错货要及时更换，如果是送货单信息不清晰或不完整，要及时与采购员联系更正相关数据。
3.2.6
接收实物
如送货单及实物已经匹配并且资料正确，仓库将货物搬运到工程物资仓库待发放到施工现场再做开箱验货。
手工
已确认的送货单
－
仓管员/工程部门
实物摆放要有顺序，保证发货时容易寻找和搬运。
3.2.7
系统接收入库
仓库根据系统上资料确认入库资料，资料为采购订单号、采购订单行号、货品物料、数量、箱号接收日期、仓管员等。
并打印入库单签字确认。
分两种业务情形：
1．省公司作采购单，省公司仓库接收：
省公司仓库作标准的采购接收。
2．省公司作单，直发到工地：
省公司仓管员虚拟接收入省公司仓库，并虚拟直发出库。
库存模块
－
已签字的入库单
仓管员
登记入库的资料必须标明未检验；
工程物资验收
现状
工程物料（引进设备）部分采取粗放式管理，接收时只验收发货数量，按箱进行接收。
至于采购物料的具体型号、质量以及数量等，要等到施工时，再开箱做详细检查。
部分工程物料不做入库管理，直接发往施工现场，由施工现场人员负责管理。
流程目的
核对供应商送来的货品与送货资料，在数量及型号上是否匹配，并明确需补换的物料。
适用范围
本流程适用于供应商会同工程管理人员、技术人员开箱检验工程物料。
此流程包括了：
∙核对实物和明细装箱单；
∙确认需补换的物料。
流程图
流程说明
编号：
3.2b
名称:
工程物资验收
版本：
V1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
3.2.1
开箱核对实物明细
开箱后工程技术人员根据明细装箱单核对箱中工程物料，确认物料的数量，型号和质量是否附合技术要求。
手工
装箱单
－
工程技术人员
▪供应商必须预先提供明细装箱。
▪必须确定接收的数量和型号跟明细装箱单和采购单、合同的资料一致。
▪技术人员需要有专门技术及经验，能够判断物料的质量及型号是否正确。
3.2.2
查明原因
如果发现所送工程物资的数量与装箱单不符或质量不合格，采购部人员及供应商应即时调查原因。
手工
－
－
工程技术人员/供应商
－
3.2.3
整理缺料清单
双方人员在开箱检验时，发现有缺料情况，要整理出缺料明细。
手工
－
缺料单
工程技术人员
▪记录缺料明细；
▪供应商须签名确认。
3.2.4
检查质量
如果数量相符继续检查工程物料的质量。
手工
－
－
工程技术人员
▪根据安装调试，检查确认物料的质量；
▪供应商须签名确认检查结果。
3.2.5
整理换货清单
经验收后，对有质量问题的物资要确定是否换货，，整理更换明细清单。
手工
－
换货单
工程技术人员
▪记录换料明细；
▪供应商须签名确认。
3.2.6
供应商确认补换物料
供应商确认补换货
手工
缺料单
换料单
－
供应商
－
3.2.7
供应商补换料
供应商负责补换料。
手工
补料单
换料单
－
供应商
▪定期向供应商追踪进度
3.2.8
确认物料接收清单
如果质量合格工程技术人员及供应商须在开箱入库单上签名确认验收结果。
手工
－
验收单
工程技术人员/供应商
▪有参与检验的员工应在检验单上签名确认。
▪入库单应同时存档于工程部门及供应商。
工程维护类物料（备品备件）入库
现状
目前公司工程维修物料主要是备品备件。
备品备件主要由省公司统一采购并验收入库，设立海口备用库及三亚备用库进行管理。
流程目的
规范工程维护类物料（备品备件）的入库程序，确保工程维护类物料入库的数量和金额的准确性。
适用范围
本流程适用于省公司单独购置的工程维修类物料和随项目购置的备件的入库业务。
此流程包括了:
∙核对实物跟送货单、采购订单是否匹配
∙实物接收及系统入库
流程图
流程说明
编号：
3.2c
名称:
工程维护类物料（备品备件）入库
版本：
V1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
3.2.1
与供应商确认送货日期
采购部须与供应商确认送货日期。
手工
－
－
相关采购部门
送货是否准时是对供应商表现的评审的重要指标。
3.2.2
送货
供应商根据商定日期送货。
手工
－
送货单
供应商
－
3.2.3
核对实物、送货单和采购订单的一致性
仓库根据送货单核对实物及采购订单在货品数量，型号等方面是否一致。
手工/库存模块
送货单/
采购单
－
仓管员
▪必须要求供应商的送货上注明采购订单号。
▪必须确定接收的货品及数量跟送货单及采购单上的资料一致方可接收。
3.2.4
处理差异
当系统内没有相应的已审批的采购订单，或订单内容与送货单内容不符时，仓管员应拒绝接收货品，并将情况反馈给采购人员，由采购人员要求供应商作出相应处理。
由供应商换货或更正送货单信息。
手工
－
更正的送货单
仓管员
将差异情况反馈采购人跟踪处理
3.2.5
检验
仓管员与需求部门相关人员一起根据送货单开箱检查货物。
手工
送货单
－
需求部门相关人员
仓管员
▪检查员须认真检验，确保数量和质量都符合质量要求；
▪需求部门相关人员及仓管人员须同时检查，以提高监管分工。
3.2.6
整理换料单
如果有质量问题则整理出换货单，让供应商签字确认，并做换货等处理。
手工
－
－
需求部门相关人员
仓管员
▪要求供应商签字确认，并尽快换货。
3.2.7
接收实物
如开箱检查确认数量和质量都符合要求，仓管员接收货物到备品备件库。
要求按货品类别摆放。
手工
已确认的送货单
－
仓管员
3.2.8
系统入库并打印入库单
仓管员根据送货单录入入库资料，包括：
货品物料、数量、接收日期、仓管员等。
系统入库后，仓管员打印入库单作为凭证
库存模块
－
入库单
仓管员
▪登记入库的资料必须标明已检验；
▪采购接收的货品在系统中必须要有已批准的采购单。
3.2.9
签名确认
仓管员须于入库单上签名对接收加以确认。
手工
入库单
已确认入库单
需求部门相关人员
仓管员
▪参与检验的员工应在入库单上签名确认。
业务用卡、手机及公话、办公用品、业务用品入库
现状
目前，业务用卡包括SIM卡和有价卡。
业务用卡入库时需经相关业务人员做质量验收，手机及公话、办公用品、业务用品由库管员进行数量及外观验收。
SIM卡存在写卡过程，写卡工作全部集中客服中心处理。
流程目的
规范业务用卡、手机及公话、办公用品、业务用品的验收及入库流程。
核对供应商送来的货品是否与采购订单在数量及型号上匹配，核对无误后将实物入库并将入库资料输入系统。
适用范围
本流程适用于公司业务用卡、手机及公话、业务用品、办公用品采购入库。
此流程包括了:
∙核对实物跟送货单、采购订单的一致性
∙实物入库及系统资料录入
流程图
流程说明
编号：
3.2c、3.2d
名称:
业务用卡、通信商品、办公用品、业务用品入库
版本：
V1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
3.2.1
与供应商确认送货日期
采购人员须与供应商确认送货日期。
手工/库存模块
－
－
相关采购部门
送货是否准也是对供应商表现的评审指标。
3.2.2
送货
供应商根据商定日期送货。
手工
－
送货单
供应商
－
3.2.3
核对实物与送货单、采购单的一致性
仓库根据送货单核对实物及采购单在货品数量，型号是否一致。
手工
送货单/
采购单
－
仓管员
▪必须确定接收的货品及数量跟送货单及采购单上的资料一致方可接收。
▪供应商须提供系统中的采购订单编号。
3.2.4
处理差异
当系统内没有相应的已审批的采购订单，或订单内容与送货单内容不符时，仓管员可以拒绝接收货品，并将情况反馈采购人员，要求供应商做出相应处理。
手工
－
更正的送货单
供应商、采购人员
－
3.2.5
检验
如果实物匹配，仓库人员抽查物料，做外观上的检查。
技术人员检验技术指标，`如有质量问题，要成批换货。
手工
－
－
仓管员及技术人员
检查外观上的质量和技术指标是否合格。
3.2.6
通知供应商换货
经检验确认质量不合格的货品需尽快通知采购人员，与供应商安排退货或补货。
手工
－
－
仓管员
出现质量问题须及时通知采购部门。
3.2.7
接收实物
如果抽查质量合格，仓管员接收实物。
手工
送货单
－
仓管员
－
3.2.8
系统接收及检验
仓管员根据送货单录入入库资料，资料为货品物料、数量、接收日期、号段仓管员等并录入批次合格信息。
系统入库后，仓管员打印入库单作为凭证
库存模块
－
入库单
仓管员
登记入库的资料必须标明已检验。
3.2.9
签名确认
仓管员签名确认收货。
手工
入库单
已签字的入库单
仓管员
参与检验的员工应在入库单上签名确认。
工程余料回收入库
现状
每项工程竣工后，施工单位一般会将余下的工程材料交回施工管理部门、仓库做接收入库。
少数施工管理部门会要求施工单位将余料列清单，仓管员按清单接收；大部分的经营单位没有要求施工单位列清单，施工单位送回多少接收多少。
流程目的
在工程项目终验后，规范工程余料的回收入库程序，确保对工程余料能进行及时有效的管理。
适用范围
本流程适用于公司工程余料回收入库。
流程图
流程说明
编号：
3.2f
名称:
工程余料回收入库
版本：
V1.0
编号
任务说明
处理方式
文档输入
文档输出
负责部门/岗位
监控要点
3.2.1
清点工余料
在工程验收后，工程主管和施工单位对需退库的物料进行清点，按工程回收管理办法，确认其可用性，进行实物退库
手工
－
－
施工管理部门和施工单位
工程主管有责任对需退库物料进行确认。
3.2.2
填写工程余料回收单
工程管理人员填写工余料清单。
手工
－
工程余料回收单
施工管理部门、工程管理人员
一般工程项目完工后，会有部分未用完物料，将这部分物料退回到仓库管理起来有助于准确核算项目成本，为保全公司资产提供较可靠的保证
3.2.3
实物退回相应的仓库
将物料退回仓库
手工
工余料清单
－
施工单位/施工管理部门工程管理人员
－
3.2.4
通知和仓库
递交工程余料回收单到仓库，通知仓库回收工程余料。
手工
－
－
施工管理部门工程管理人员
－
3.2.5
确定成本
升级会员 