物业内审检查表.docx
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物业内审检查表
各部门检查表
内部审核检查表
受审部门：
客户服务部编制/日期：
审定/日期：
序号
检查内容
涉及条款
检查方法
检查结果记录
1
a.在服务提供过程中的哪些阶段，进行了监视和测量是否对服务特性按要求进行了监视和测量对物业管理服务测量和监控作了哪些规定形成了哪些文件
b.服务质量监测的证据是否形成了文件各种服务过程的记录是否指明授权放行责任者
c.有无授权人员（或顾客）批准放行和交付服务的特例情况。
产品的监视和测量
（1）向客户服务部经理索阅物业管理服务监视和测量的文件，检查是否规定了需进行监视和测量的产品实现阶段，是否规定了监测点、监视和测量的项目、方法、验收准则、使用的监视和测量设备、应留下的记录以及检验人员的资格要求是否对监视和测量结果的处理作出了明确规定
（2）
：
有无顾客批准放行服务的特例情况是否满足要求
a.是否了解紧急放行的程序或规定；
b.由谁来审批；
c.对紧急放行的服务是如何标识和记录的；
d.紧急放行的服务经验证不合格后，如何追回
（3）到项目部观察服务提供过程的监测情况，确认：
a.关键岗位的操作员工是否经过培训并取得上岗证（如：
电工、电焊工、车辆驾驶员、锅炉工以及设备检修员等）；
b.检查项目部《管理人员工作日志》的记录情况；
（7）到项目部抽查2~3个服务提供过程，确认：
a.各岗位服务监测人员是否有检验规范/作业指导书；
b.检测设备和工具是否处于有效期内；
c.查看各岗位监测记录（包括保安、绿化、保洁等），服务提供是否合格，出现不合格时让步放行是如何控制的。
（4）检查相关服务记录保存情况，查看10~15份检验记录，确认：
a.是否规定保存周期，存放地点、条件是否适应；
b.记录是否项目清楚，数据齐全，是否能够证实符合服务规定的要求。
c.监测记录是否标明负责服务放行的授权责任者。
2
a.是否采用了适当的方法对物业管理服务提供的过程进行了监视和测量实施的效果如何
b.采用的方法是否能对过程持续满足其预定目的的能力进行证实
过程的监视和测量
（1）查阅“过程和服务质量的监视和测量程序”文件，是否规定了进行服务过程监视和测量的环节，如测量点、监控点、见证点，巡回检查点等。
（2）是否规定了对服务提供过程进行监视和测量的方法。
检查客户服务部每月对各项目部的服务质量检查情况，索要《服务质量检查表》及《服务质量考评表》，查看是否真实、正确。
（3）询问对各项目部年度服务质量的考评情况，并索要相关的考评记录进行查看，如出现服务过程能力未达到策划的结果时，是否采取了纠正和纠正措施
3
a.是否“制定不合格控制程序”并正确执行
b.是否对不合格服务的标识和控制进行了规定控制的措施包括哪些是否有效果
c.不合格服务是否得到处置处置的方法有哪些纠正后的不合格服务是否再次验证
d.交付和开始使用后发现服务不合格时，组织是否采取了措施是否有效实施
e.对让步处理是否作出了规定让步处理时是否向顾客和/或有关部门报告
f.是否保存了返工、返修和重新验证的记录
不合格品的控制
（1）询问客户服务部经理当出现不合格服务是如何管理的。
确认：
a.是否有对不合格服务控制的文件化程序，是否符合标准要求和手册规定；
b.程序文件对不合格服务的标识、记录、评价、隔离、处置及通知有关部门是否作出了明确规定；
c.不合格服务的控制情况，索要《服务质量检查表》，看一般不合格服务是如何处置的
d.对服务交付后发现的不合格进行处理的情况。
如何了解顾客对处理结果的满意程度。
（2）询问客服部经理：
发生严重不合格服务评审工作是如何进行的。
谁负责谁参加哪一级处理让步是否经一定审批程序，是否经过审批在什么情况下，应将让步处理的结果向顾客报告
（3）索要《纠正措施处理单》看不合格服务的处置和验证情况。
a.记录准确真实情况，是否注明不合格服务发生时间、地点、有关责任人/班组；
b.不合格处理记录中是否有参加评审和处置人员的签字，是否按评审后的决定进行处置；
c.不合格服务纠正后是否重新验证让步处理时向顾客或有关部门报告的形式是否符合规定要求。
4
文件控制
（1）查看各种文件，了解文件受控情况。
（2）查看作废文件是否已清除。
（3）查看引用的外来文件的受控情况。
（4）询问参加文件定期评审的情况。
5
记录控制
（1）结合查阅各种质量记录，查、看、问质量记录保存和使用情况。
6
以顾客为关注焦点
（1）询问客服部经理，如何看待以顾客为关注焦点，如何将顾客的要求转化为相关工作要求并得到满足。
7
质量方针
询问客服部经理公司的质量方针是什么如何为实施质量方针作出贡献
8
质量目标
（1）查看客服部2010年的分解质量目标是什么
（2）索要部门质量目标的完成情况的考核记录。
9
职责和权限
（1）询问客服部经理在质量体系中主要负责哪些过程的管理本部门的职责权限有哪些
10
内部沟通
询问客服部经理，了解他们如何与其他部门（岗位）进行沟通。
能否提供相关沟通的证据（记录）
11
管理评审
询问客服部经理参加管理评审的情况，客服部应为管理评审提供什么资料。
12
与顾客有关的过程
（1）公司的合同分为几类
（2）组织如何确定顾客的要求
（3）顾客要求是否形成了文件
（4）强制性标准和法律法规有哪些
（5）是否实施了有效控制
（6）公司对客户的附加要求有哪些
（7）抽查最近3个月内与顾客签订的服务合同，索要《客户要求评审表》，查看合同评审情况。
（8）询问合同是否出现更改情况，查看相关合同更改情况是否符合要求。
查合同/订单修订记录并到有关部门核实是否收到了合同/订单更改的通知单。
确认：
a．服务要求发生变更时，是否由授权人员执行修订工作。
b．修订时是否按有关规定进行了评审，并通知了有关部门。
c．修订记录是否完整。
（9）询问客服部经理并查阅相关文件、记录、确认：
a．组织是如何在服务提供的前、中、后与顾客进行沟通的。
b．是否对沟通的方式作出了规定。
是否建立专门的组织机构，人员、资源配备是否合适。
c．怎样向顾客提供产品信息。
d．如何处理顾客的询问以及顾客的投诉。
e．是否建立用户档案，是否向有关部门及传递顾客对服务要求的信息。
（10）是否出现顾客投诉情况出现顾客投诉情况时如何沟通和处置，查看相关沟通和处置的记录
13
顾客满意
（1）询问客服部经理：
是否收集并分析了顾客满意的信息，并将其作为评价质量管理体系业绩的依据之一。
（2）查阅最近的“顾客满意度调查表”及相应的“顾客满意度调查结果及分析报告”。
确认：
a．有无收集和分析顾客满意程度信息的规定。
这些规定是否包括获取信息的时机、职责、方式、内容以及分析信息的方法。
这些规定能否保证客观、公正和可信。
b．分析中发现顾客满意度明显下降时，是否采取了纠正措施纠正措施是否有效
13
顾客财产
（1）询问客服部经理顾客的财产通常包括哪些方面
（2）我公司对业主财产接管时是如何组织验收的查看《物业交接验收表》。
（3）是否建立了顾客财产的相关档案，索要相关资料。
（）是否出现顾客财产不适用或者是顾客信息泄露的情况客服部是如何处置的
14
内部审核
（1）询问是否接受内部质量体系审核如何对待
（2）查阅上次内审时发现的不合格项报告以及纠正措施的实施与验证记录。
15
数据分析
查看客服部是否对收集到的数据及时进行分析，并针对其中的问题，采取相应的纠正措施。
16
改进
查阅改进、纠正和预防措施程序，抽查近期正在实施的2~3项改进、纠正及预防措施的实施情况。
内部审核检查表
受审部门：
最高管理者（公司总经理）编制/日期：
审定/日期：
序号
检查内容
涉及
条款
检查方法
检查结果记录
1
a.最高管理者对其建立和改进质量管理体系的承诺能够提供哪些证据
b.最高管理者是如何将满足顾客要求和法律法规要求的重要性传达给组织成员的
c.组织成员如何认识满足顾客要求和法律法规要求的重要性
d.是否有足够的资源，包括培训人员和监控手段
管理承诺
（1）与总经理进行交谈，了解总经理是否知道满足顾客要求和法律法规要求的重要性，了解总经理是如何将满足顾客要求和法律法规要求的重要性传达给公司成员的，在确定顾客要求、设计开发、顾客满意度评价、持续改进等工作中是否考虑了顾客要求和法律法规要求。
（2）询问总经理如何为质量管理体系的有效运行提供充足的资源。
（3）询问总经理是否对质量方针、质量目标的适宜性进行评审，并查看评审记录。
2
a.如何确定顾客的要求
b.组织如何证实将顾客的要求转化为相关工作要求并得到满足
以顾客为关注焦点
（1）与总经理进行交谈，了解总经理对以顾客为关注焦点的理解，了解组织是否在与顾客有关的过程、设计和开发、顾客满意度评价、持续改进等工作中确实做到了以顾客为关注焦点。
3
a.质量方针是否符合标准的要求是否被全体员工理解并贯彻执行
b.质量方针和质量目标的关系是否明确
c.是否对质量方针进行定期评审质量方针的修定是否符合文件控制的规定。
质量方针
（1）与总经理进行交谈，了解总经理对质量方针内涵的理解。
（2）审查质量方针是否能为制定质量目标提供框架，质量方针是否符合标准的要求。
（3）询问总经理用何种措施和手段保证质量方针为全体员工理解并落实到工作中。
（4）询问总经理：
管理评审时，是否对质量方针的持续适宜性进行评审有无评审记录
4
a.是否有明确的质量目标是否分解到相关的职能部门质量目标的内容是否包括满足产品要求所需的内容
b.质量目标是否可测量性有无测量质量目标的方法
c.质量目标与质量方针给定的框架是否一致
d.有无质量目标实现的证据
质量目标
（1）询问总经理是如何将公司的质量目标分解到各职能部门的。
（2）审查质量目标是否在质量方针提供的框架内展开，质量目标的内容是否完整并具有可测量性。
测量的方法是否合理。
（3）查看质量目标考核记录，推断质量目标是否适宜。
5
a.策划是否满足质量目标及质量管理体系总要求质量管理体系策划的输出是否形成文件
b.是否提供了实施质量目标的资源
c.质量管理体系策划是否体现了质量管理体系的持续改进
d.质量管理体系策划是否受控更改期间质量管理体系的完整性是否得到了保持
质量管理体系策划
（1）询问总经理：
如何保证策划能满足质量目标及质量管理体系总要求。
（2）询问总经理：
a.现有质量管理体系策划后形成的文件情况，有多少份程序文件
b.实施质量目标的资源是否充足，有多少质量管理员有多少特殊工种人员多少内审员有多少项目、多少服务设备对与质量有关的人员是否进行了培训
c.是否有计划、有步骤地对质量管理体系的变更进行策划，以保证更改期间质量管理体系的完整性
（3）检查现行运作是否与质量管理体系文件相符。
（4）检查现有文件是否体现了质量管理体系的持续改进。
（5）检查质量目标的实现情况，以确认质量管理体系策划的有效性。
6
a.各部门、岗位的职责、权限及相互关系是否有文件作出规定是否清楚、协调各部门员工是否明白
b.对组织内的职能，是否明确了相应的部门和岗位
职责和权限
（1）与总经理进行交谈，了解总经理对其在公司质量管理中的重要性的认识。
（2）查组织结构图、质量职能分配表、部门岗位责任制以及有关文件，确认：
a.组织内职责、权限及其相互关系是否明确。
b.是否与公司运作相符合。
（3）询问总经理如何让员工明白自己的职责、权限以及与其他部门（岗位）的关系。
7
最高管理者是否指定了管理者代表，是否恰当地明确了管理者代表的职责和权限
管理者代表
（1）询问总理：
指定谁为管理者代表并出示任命书、批准的职责和权限。
（2）询问总经理：
管理者代表的质量职责与其他职责出现冲突时，总经理是如何处理的
8
a.组织内怎样进行不沟通沟通的方式有哪些
b.各类人员是否了解组织质量管理体系运行的有效性
内部沟通
（1）询问总经理：
组织内部进行沟通的情况。
确认：
a.是否对信息沟通的内容、职责、方法、渠道等作出了明确的规定。
b.信息是否被有效利用，各类人员是否了解组织质量管理体系运行的有效性。
c.管理层如何保证进行有效的沟通，是否对沟通的有效性进行了监督。
d.相关部门是否按规定开展了必要的活动。
9
a.是否按规定时间间隔进行管理评审是否保存评审的记录是否由最高管理者执行
b.管理评审的输入、输出是否符合标准的规定
管理评审
（1）查看管理评审计划，确认：
a.评审计划是否由总经理发起并批准。
b.人员、资源配备情况。
c.做了哪些管理评审的准备工作，评审输入的内容是否完整。
（2）查看评审记录（包括会议通知、会议签到表、会议记录、管理评审报告等），确认：
a.是否总经理亲自主持。
b.管理评审的输出是否明确，是否有对质量管理体系运行的评价及采取改进的措施。
c.“管理评审报告”是否有总理批准。
d.纠正措施及跟踪情况。
e.记录是否完整。
10
资源管理
6
（1）询问总经理：
公司的管理层对企业质量活动的资源配备情况。
确认：
a.是否配备足够的资源，有多少人员、设备
b.组织是否规定了提供资源的途径。
c.对与质量有关的人员是否进行培训。
d.如何进行人员补充设施、设备更新如何实施
e.工作环境是否适宜。
（2）通过服务提供出现的不合格情况，反推是否存在资源提供不足或提供不及时的情况。
11
内部审核
（1）询问是否定期接受内部质量体系审核如何对待
（2）上次内审时发现的不合格项报告以及纠正措施的实施与验证记录（如有的话）
12
改进
询问参加改进、纠正及预防措施的情况。
内部审核检查表
受审部门：
管理者代表编制/日期：
审定/日期：
序号
检查内容
涉及条款
检查方法
检查结果记录
1
质量手册
询问管理者代表并查看质量手册和程序文件。
确认：
a.质量手册是否包括质量管理体系的范围。
b.质量手册是否包括任何剪裁的细节与合理性。
c.质量手册是否引用或包括程序文件。
d.质量手册是否包括质量管理体系过程之间的相互作用的表述。
e.手册和程序是否相互协调，是否有可操作性。
f.手册的发放、更改是否符合文件控制要求。
2
a.是否制定并执行质量记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置的程序文件
b.质量记录是否填写正确、字迹清晰
c.质量记录贮存环境是否适宜是否便于存取
d.是否规定了质量记录的保存期限
e.顾客（业主）的质量记录是否也处于受控状态
记录控制
（1）询问管理者代表：
质量记录是如何管理的。
确认：
a.是否建立了质量记录程序
b.是否对质量记录进行了清理，并列出了清单。
c.来自顾客（业主）的质量记录是否作为工厂记录的一部分予以保存。
d.对质量记录标识、贮存、检索、保护是否与书面程序的要求相一致。
e.是否明确规定质量记录的保存期限。
f.贮存是否便于存取和检索。
g.贮存环境如温度、湿度是否适宜，防尘、防蛀等保护措施是否得当。
h.过期质量记录是否按要求进行处置。
（2）抽查10~15份质量记录确认：
a.字迹是否清晰、项目是否齐全。
b.质量记录是否有损坏、变质或丢失情况。
c.是否使用涂改液。
3
产品实现的策划
（1）询问管理者代表：
针对特定的客户、项目或合同（这些特定的客户、项目或合同与现有的服务不同），是否编制了质量计划，是如何编制的。
（2）审查质量计划，是否包括下列内容：
a.客户、项目或合同的要求和质量目标。
b.所需的服务及其控制方法。
c.所需的文件和记录。
d.所需提供的资源。
e.验收的准则。
f.验证、确认、监控、检查和试验的方法与要求，等等。
4
a.是否对所需的监视和测量活动进行了策划和实施有哪些监视和测量活动这些活动是否能确保符合性和实施改进
b.对监视和测量活动的方法和用途是否作了规定
c.使用了哪些统计技术其使用场合是否恰当是否有效果
总则
（1）询问管理者代表：
是否规定、策划和实施了服务提供过程的监视和测量活动是否对监视和测量活动的方法和用途作了规定
（2）现场检查监视和测量活动的实施情况，确认这些活动是否能确保符合性和实施改进（如何通过这些活动识别改进机会）
（3）询问管理者代表统计技术的应用情况。
确认：
a.使用了哪些统计技术。
b.统计技术使用的场合是否恰当。
c.如何检查统计技术的应用效果。
5
a.是否制订并执行了内部审核文件化程序文件化程序是否包括实施审核、确保审核的独立性、记录审核结果并向管理者报告的职责和要求
b.是否进行了内部审核策划策划是否符合组织现状策划是否考虑受审核的活动和区域的状况和重要程度以及以往审核的结果是否规定了审核的范围、频次和方法
c.是否制订了内审实施计划并按照实施
d.审核是否由非从事受审活动的人员进行审核员是否经过培训，并取得了资格证审核员是否具备独立性
e.审核中发现的不合格是否采取了纠正措施进行了验证并将验证结果报告给相关部门
f.每次审核结论是否形成了书面报告，并经主管领导审核后分发到有关部门
内部审核
（1）询问管理者代表，公司是如何进行内部审核的。
确认：
a.是否制定了书面程序文件。
b.是否进行了年度内审策划且明确规定了审核的准则、范围、频次、方法。
策划是否符合要求。
c.内审员是否经过培训，有无资格证明。
（2）查阅上次内审记录及审核报告，分析确认：
a.记录（审核实施计划、检查表、不合格报告等）和审核报告是否完整和规范。
审核报告是否分发到总经理及有关部门。
b.参加审核的人员是否独立于被审核部门。
c.受审部门的负责人是否在对不合格项原因分析的基础上采取了纠正措施并限期完成。
（3）检查对最近一次内审中发现的不合格项所采取的纠正措施的实施和验证情况。
确认：
a.采取的纠正措施是否按期完成。
b.纠正措施的实施效果是否进行了验证，有无记录。
c.验证结果是否报告了相关部门。
（4）对上次内审中发现不合格项的部门去检查纠正措施的实施和验证情况，查看是否已落实到实处。
6
数据分析
（1）询问管理者代表：
组织对哪些数据进行了收集和分析，有无规定收集和分析的方法。
确认：
a.数据分析是否提供了下列信息：
①顾客满意。
②与服务提供要求的符合性。
③服务过程、服务质量的特性及其趋势。
④供应商（供方）
b.采用了哪些统计技术。
c.是否利用分析结果评价质量体系的适宜性和有效性，是否利用数据分析的结果进行了改进活动。
7
a.组织是否对持续改进质量管理体系所必要的过程进行了策划和管理
b.是否制定了纠正和预防措施的程序文件程序文件是否符合标准规定
c.纠正措施是否包括：
①评审不合格（包括顾客抱怨）。
②确定不合格原因。
③评价确保不合格不再发生的措施的需求。
④确定和实施所需的纠正措施。
⑤记录所采取措施的结果。
⑥评审所采取的纠正措施。
d.预防措施是否包括：
①确定潜在不合格及其原因。
②评价防止不合格发生的措施的需求。
③确定并实施所需的预防措施。
④记录所采取措施的结果。
⑤评审所采取的预防措施。
e.纠正和预防措施的状况是否成为管理评审的输入
改进
（1）询问管理者代表关于质量管理体系持续改进的情况。
确认：
a.持续改进是否涉及质量管理体系、服务过程和服务质量。
b.持续改进是否包括日常改进项目和重大改进项目。
c.持续改进的职责是否涉及到组织的各层次。
d.质量方针是否体现了持续改进的内容，是否为持续改进调整质量目标（不求在某一段时间内全部的质量目标都在改进，但至少应有进行日常改进活动的证据），审核的结果是否能表明有持续改进，数据分析是否能证明有持续改进的趋势，管理评审的输出中是否有持续改进的内容，纠正和预防的实施是否有助于质量管理体系的持续改进。
e.持续改进的结果是否达到了提高效率和有效性的目的。
（2）询问管理者代表：
公司对重大项目的持续改进作了哪些明确规定。
确认：
a.如何识别改进的机会。
b.如何建立改进组织，制订改进计划。
c.如何进行原因分析，确定改进措施。
d.如何对改进措施进行验证。
（3）询问管理者代表：
关于纠正和预防措施的管理情况，确认：
a.公司是否建立了纠正和预防措施的文件化程序。
b.采取纠正和预防措施之前，是否对问题的重要性及采取纠正和预防措施的风险进行了评估。
c.当采取纠正和预防措施后，引起文件的更改是否进行记录。
（4）询问管理者代表：
公司对纠正措施的实施作了哪些明确规定。
确认：
a.由哪个部门评审不合格（包括顾客抱怨）。
b.由哪个部门组织调查不合格原因和确定纠正措施并实施。
c.由哪个部门对纠正措施实施验证。
（5）查阅2~3份纠正措施记录。
确认：
记录是否表明实施纠正措施的效果及跟踪情况。
（6）询问管理者代表：
公司对预防措施的实施作了哪些明确规定。
确认：
a.由哪个部门主管利用信息分析、发现不合格的潜在原因哪个部门参加是否针对不合格的潜在原因采取预防措施。
b.是否针对不合格的潜在原因采取预防措施。
c.是否对预防措施进行了跟踪记录，其结果是否有效。
（7）抽查2~3份预防措施原因分析、实施、验证的记录，查是否按规定贯彻执行。
（8）查近期的有关服务的记录，了解：
a.同一事件是否重复发生，核实纠正措施的有效性。
b.是否对顾客意见都作了处理并针对问题采取了相应改进措施。
（1）
8
管理承诺
询问管理者代表看其是否了解满足顾客、法律法规要求的重要性。
9
以顾客为关注焦点
询问管理者代表，如何看待以顾客为关注焦点，如何将顾客的要求转化为相关工作要求并确实实施。
10
质量方针
向管理者代表询问公司的质量方针是什么如何为实现质量方针作出贡献
11
质量目标
向管理者代表询问公司的质量目标是什么
12
职责和权限
询问管理者代表，看其对自己的职责和权限是否了解，是否知道与其他部门（岗位）的关系。
13
内部沟通
询问管理者代表，了解他如何与其他部门（岗位）进行沟通。
14
管理评审
询问管理者代表参加管理评审的情况，管理者代表应为管理评审提供什么资料。
内部审核检查表
受审部门：
企管部编制/日期：
审定/日期：
序号
检查内容
涉及条款
检查方法
检查结果记录
1
a.是否对每项设计开发活动进行了策划策划是否包括了：
①阶段的划分
②评审、验证和确认活动
③完成设计开发活动人员的职责和权限
b.是否明确了参与设计的不同组别之间的接口是否进行了管理沟通的效果如何
c.设计开发计划、策划的输出是否随设计进展而适时修改
d.设计输入是否完整并形成文件这
升级会员 