ERP项目文档管理办法.docx

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ERP项目文档管理办法

文档编号：

XX01-001-04-20090923

密级：

XXXX有限公司

XXERP项目

ERP项目文档管理办法

金蝶—XXERP项目组

2009-9-23

文档控制

更改记录

日期

作者

版本

参考版本

备注

2009-9-23

1.0

审校

日期

作者

版本

参考版本

备注

1引言

1编写目的

1.1设立统一的文档管理办法及格式（标注格式见附件一），给项目过程中产生的项目有关资料提供规范，便于在今后项目开展过程中对各项资料的查找和相互交流,以利项目开发及进展；

1.2制订项目组推进过程中的评审和查阅规范，明确相应的管理人员责任；

2任务概要

2.1工作内容：

项目发展的过程中，随着项目逐步展开，会产生大量的编码、会议记

录及培训资料等内容，对这些内容进行分类整理归档；同时根据项目需要，对有关文档在项目网站（XXOA办公系统）上发布。

2.2工作要求：

建立相适应文档，根据要求适时添加文档并与相关人员合作及时将文件归档，注意对项目信息的及时更新，以帮助小组人员获得最新信息。

2.3工作程序

注：

所有文档有项目文档管理人管理，审批流程如下：

3文档管理

3.1总则

3.1.1所有重要文档集中管理，维护档案的安全与完整。

3.1.2所有存档文件根据需要归档。

3.1.3各项目小组人员在工作中形成的具有参考价值的文件、材料由个人或项目负责人整理后报文档管理人员存档。

3.1.4所有人员都有承担按时提交文档的义务和职责。

3.1.5由专人负责项目文档管理工作。

（管理责任人见《XXERP项目组人员分工及职责》）

3.2范围

文档收集文档分类

文档归档

编码及编码规则

数据文档

会议及培训

文档发布

注：

各类文件提交由项目实施小组副经理审核再上报项目经理。

文档审核

3.2.1项目准备阶段

a.与本项目有关的上级主管部门下达的规划和工作计划；

b.有关项目的审批文件、合同书、专家建议；

c.可行性方案及批准文件；

3.2.2项目实施阶段

a.各种报告和数据；

b.各种培训资料及技术资料；

c.各种考题及答卷；

d.各种管理制度及办法；

e.每次会议纪要；（包括所有讨论会）

f.阶段性成果交付。

3.2.3其它有关材料：

a.每周计划和实施阶段总结；

b.项目例会会议记录和专业会议文件；

c.同ERP实施有直接关系的重要材料。

3.3文档分类

3.3.1文档分为管理制度文档、培训文档、实施文档、通知文档、交付文档和其他；

3.3.2文档编号按照总编号、项目编号、年代、类型原则分配；

3.3.3文档的编号方式：

项目编号+年代序列号+类型序列号到+分序列号；

3.3.4编号规则

文档编号例如：

HM01-001-00-20090923为目录编号；

项目编号为：

HM；

文档版本号：

01

本文档编号为：

001；

文档类型编号：

00

年代编号：

20090923

3.3.5配置文档类型编号规则

培训文档00

通知文档01

实施文档02

交付文档03

管理制度文档04

其他（根据情况添加）

3.4存档规范

3.4.1基线：

事件发生后一周内归档。

3.4.2完整性：

是否成套、缺页和涂改；

3.4.3准确性：

所收集的材料是否同它反映的对象相一致；

3.4.4文件材料属性的鉴别：

是否为同一类；

3.4.5所有文档两个月整理一次，按照不同类型保存；

3.5目录建设与管理

3.5.1所建目录要求符合明确方便的原则

3.5.2查阅者能够迅速的查阅所要文档，了解文档简单的相关信息；

3.5.3文档用EXCEL软件进行管理；

3.6文档的提交、保存及使用

3.6.1文档提交

（1）文档的提交时间根据具体规定执行，原则上应在规定时限内提交，如有特殊情况，可向项目副经理提出申请，批准方可执行；

（2）项目文档由文档作者提交，按照《ERP项目组标准文档格式》形式（要求使用office2003版本）；

（3）会议纪要提交（要求会议后两小时内提交，主要由赵晟旻负责，若工作有交叉，由其他小组成员接替）；

（4）通知文档提交（要求会议的前一天发出通知，发出通知前由项目副经理审批）；

3.6.2文档归档

（1）归档的原则

a.检查文件是否完整，如有短缺，应督促补充齐全；

b.文档资料移送交接手续必须完备；

c.移交与保管文档无关的资料，要退回经办人员或部门；

（2）存档格式

a.word和excel文件可分为office文档和pdf文档两种，具体归档办法参照企业管理部相关规定。

b.演示文档只保存ppt格式或pdf格式（视演示的具体格式确定）。

3.6.3文档保存

（1）文档保存遵循的原则

在各个实施阶段，按规定格式建立项目文档一览表，标注文档的状态。

文档保存可用页面和电

子文档两种方式保存，所有文档全部为受控文档；

a.归档的文件材料，根据归档要求及文件内容特征进行归档；

b.按归档要求进行目录编辑及备查表；

c.对文档作统一排列；

（2）档案资料的整理

a.收集的word和excel文档由文档管理人员处理成pdf的格式。

b.文档资料按文件项目编号次序整理；

c.文档资料每周备份一次，如有文件损坏及时补充齐全；

（3）文档密级管理

在文档使用中有部分文档根据要求，需暂时保密，在此期间，由文档管理人员进行保存，不得对外发布。

注：

除非ERP项目组双方负责人授权同意，否则不得发布。

3.6.4文档使用

项目组成员均可查阅发布在网站或发布在公共空间ERP文件夹里的文件。

3.6.5文档修改

（1）项目实施过程中，随着对项目进一步的深入及推进，将会产生一些需要修正的文档，对文档的修改需经过项目文档管理员与项目副经理的审核，方可进行。

（2）文档修改则文档目录和编号也同时进行修正；

（3）文档修改后需在相关目录中标注修改；

4、附则　　

4.1ERP项目参照本办法执行。

4.2本办法由企业管理部ERP项目组制定。

4.3本办法即日生效。

附件一：

《ERP项目组文档标准格式》

附件二：

《XXERP项目组人员分工及职责（暂行）》

附件一：

文档编号：

密级：

XXXX有限公司

XXERP项目

ERP项目文档标准格式

金蝶—XXERP项目组

2009-XX-XX

文档控制

更改记录

日期

作者

版本

参考版本

备注

2009-9-23

1.0

审校

日期

作者

版本

参考版本

备注

附件二：

文档编号：

密级：

XXERP项目

XXERP项目组人员分工及职责

金蝶—XXERP项目组

2009-9-22

文档控制

更改记录

日期

作者

版本

参考版本

备注

2009-9-22

1.0

审校

日期

作者

版本

参考版本

备注

一、XXERP小组实施人员分工

XX方ERP小组实施人员分工确认如下：

进销存及成本：

人员名单

财务：

人员名单

HR：

人员名单

ERP相关文档管理：

人员名单

具体相关部门流程协调负责如下：

采购部------人员名单

营销部------人员名单

生产安技部------人员名单

各事业部人员安排如下：

硅片---人员名单

电池---人员名单

组件---人员名单

二、XXERP小组在系统实施过程中的职责

1、根据金蝶的要求协助完成相关业务部沟通协调，准备沟通场所、通知相关人员、所需设备、记录沟通关键结果；

2、协助金蝶完成业务流程梳理以及业务需求分析；

3、协助完成XX各业务部门ERP实施解决方案沟通与确认；

4、协助金蝶完成各业务部门ERP系统上线后操作辅导；

5、收集ERP上线后业务部提出的需求与问题，做好金蝶与业务部的沟通工作.