0文件控制程序课件.docx
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0文件控制程序课件
编制部门
编制
审核
批准
品保部
日期
日期
日期
编制/修订履历
NO.
版本
日期
变更描述
拟制
审核
批准
备注
1
A
2016-10-10
新版发行
刘玲
文件会签
及发行说明
会签部门
会签部门
会签部门
□电芯事业部-生产部：
□PACK事业部：
□电芯事业部-设备部：
□人力资源管理中心：
□电芯事业部-工艺部：
□财务管理中心：
□电芯事业部-研发部：
□供应管理中心：
□电芯事业部-品质部：
□电动汽车系统事业部：
□综合管理中心-行政部：
□综合管理中心-PMC：
□综合管理中心-仓储部：
1、目的
为了适应公司发展，对于管理体系有关的文件和资料进行有效控制，确保文件发布前进行审批及确保对文件的更改和
现行修订状态做出标识，各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，防止作废文件的非预期使用并建立《文
件目录清单》确保文件的有效控制。
2、适用范围
本程序适用于本公司所有受控文件及外来文件的管控。
3、定义
3.1、一级文件：
管理手册。
3.2、二级文件：
程序文件（是手册的支持性文件，规定某项工作的一般过程）。
3.3、三级文件：
管理文件、技术文件。
3.3.1、管理文件：
指根据部门职责建立的属于本部门或本部门职责内的，具有规范性及可操性的文件。
3.3.2、技术文件：
指与公司的产品设计、生产、检验等相关的标准、作业指导书、工艺文件、图纸等统称为技术文
件，用来描述具体的操作方法及标准的文件。
3.4、四级文件:
表单记录。
3.5、临时文件：
指临时工艺文件、临时BOM等技术性的临时文件。
3.6、外来文件:
外来文件包括国际和国家标准、客户技术标准、产品规格书（含供应厂商）、工程规格、结构图等资料。
3.7、受控文件：
受控文件指按照发放范围登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。
3.8、作废文件：
指文件旧版或因不适用、失效、过期等申请作废的文件。
4、职责
4.1、各部门：
负责本部门文件、记录表单的制定及负责本部门适用文件的签收和实施。
4.2、文控：
负责给出文件编号并对文件的格式、内容等进行审核，负责各类体系文件的发放、回收、销毁和归档管理。
4.3、各部门文件编写权责：
序号
文件类别
文件名称
编写部门
审核
核准
文件格式
01
一阶文件
手册
品质部
管理者代表
总经理
《文件格式一》
02
二阶文件
程序文件
见《文件清单》
部门经理
管理者代表
《文件格式一》
03
三阶文件
管理规定
责任部门
部门经理
总经理或
管理者代表
《文件格式一》
04
三阶文件
企业标准
研发部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式一》
05
三阶文件
物料检验标准/方法
研发部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式一》
06
三阶文件
产品规格书
研发部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式三》
07
三阶文件
生产作业指导书
工艺部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式二》
08
三阶文件
设备、治具作业指导
设备部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式一》
09
三阶文件
计量检验规范/标准
品质部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式一》
10
三阶文件
计量作业指导书
责任部门
部门经理
部门最高负责人
《文件格式一》
11
三阶文件
来料\制程\出货检验指导书
品质部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式一》
12
三阶文件
产品方面的图纸
研发部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式四》
13
三阶文件
设备方面的图纸
设备部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式四》
14
三阶文件
材料清单
研发部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式五》
15
三阶文件
DFMEA
研发部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式六》
16
三阶文件
PFMEA
工艺部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式六》
17
三阶文件
控制计划
品质部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式三》
18
三阶文件
ECN/ECR
研发/工艺部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式七》
19
三阶文件
临时文件
责任部门
部门经理
部门最高负责人
《文件格式八》
20
三阶文件
设计规范
研发部
部门经理
部门最高负责人
《文件格式一》
4.3.1、管理规定各部门根据其部门职责进行编写，程序文件编写见《文件清单》。
4.3.2、当审核和核准人员请假时，由指定的代理人签订文件（指定的代理人一般指直属领导，或在《请假单》上指
定代理人）。
4.3.3、公司级别的管理类规定由公司总经理进行核准，其它的部门管理类文件由管理者代表进行核准。
4.4、外来文件分类及跟进部门：
序号
文件类别
跟进部门
01
与供应商有关的资料（MSDS、公司资历、证书等）
采购部
02
与客户有关的资料（包括合同、协议等）
市场部
03
产品检测报告
品质部
04
获证产品证书
品质部
05
客诉
品质部
06
客户工程规范（图纸、技术标准等）
研发部
07
产品标准（国标）
研发部
08
物料的承认书或规格书
研发部
09
公司检测报告（指环境等）
行政部
10
危废品协议和记录
行政部
11
设备、计量仪器说明书
采购部
5.1、文件控制流程图
各部门
体系部
表单
否
否
6.1文件编写申请
6.2/6.3文件编写
6.5文控受控发行
6.6文件运行
6.8\6.9\6.10\6.11\6.12
文件管理
6.4评审/批准
NG
NG
6.7作废
是
6.6文件文件定期评审
6.7是否修订
《文件发放申请表》
《文件作废申请表》
《文件发放申请表》
《文件发放申请表》
《文件目录清单》
《文件销毁记录表》
《文件借阅登记表》
《文件评审表》
《文件收发台账》
《文件发放申请表》
5、文件控制流程图
5.2、外来文件控制流程图
各部门
体系部
表单
6.10有效性评审
6.10提交文控并申请发放
6.10文件建档
6.5文件签收
6.10确认
6.10《外来文件》接收
NG
NG
6.7作废
6.10更新
6.10原件存档管理
6.10提交文件评审清单
6.5文件受控发行
6.5文控接收
《文件目录清单》
《文件销毁记录表》
《文件评审表》
《文件作废申请表》
《文件发放申请表》
《文件发放申请表》
《文件发放申请表》
5.3、临时文件控制流程图
各部门
体系部
表单
6.11到期申请作废
6.6文件运行
NG
6.4批准
6.2/6.3文件编写
6.1文件编写申请
6.11文件检查
6.7作废文件回收
6.11文件管理
6.5受控发行
《文件收发台账》
《文件作废申请表》
《文件销毁记录表》
《文件目录清单》
《文件发放申请表》
《文件发放申请表》
6、作业内容
控制要点
标准
6.1文件编写申请
6.1.1、根据公司体系运行要求，如需新增或修订流程时，文件编写部门应填写《文件发放申请表》
，经体系工程师审核，管理者代表批准后方可进行文件编写或修订。
6.1.2、《文件发放申请表》批准后，文件编写部门必须于一周内完成新增或修订的文件初稿。
6.1.3、原则上文件编制数量尽量少，能合并的尽量合并在同一份文件上。
6.1.4、文件编号统一由申请部门提出申请，文控提供编号。
6.2文件编号/版本原则
6.2.1、一级文件（手册）编号规定
SNE—QM—XX\X
代表“版本”
代表“流水号”（01-…）
代表“手册”
代表“公司英文简称”
6.2.2、二级文件（程序文件）编号规定
QP—XX—XX\X
代表“版本”
代表“流水号”（01-…）
代表“部门简称”
代表“程序文件”
6.2.3、三级文件（相关文件）编号规定
XX—XX—XX\X
代表“版本”
代表“流水号”（01-…）
代表“部门简称”
代表“文件类别”
6.2.4、四级文件（表单）编号规定
QR—XXXX—XX\X
代表“版本”
代表“流水号（01-…）”
代表“文件编码”
代表“表格代码”
6.2文件编号/版本原则
6.2.5、临时文件编号规定
XX—XX—XX
代表“流水号”（01-…）
代表“部门简称”
代表“临时文件”
序号
文件类别
代码
序号
文件类别
代码
1
手册
QM
9
生产作业指导书
SOP
2
程序文件
QP
10
设备、仪器作业指导
WI
3
管理规定
GA
11
检验指导书
SIP
4
表单
QR
12
工程图面
EF
5
企业标准
QB
13
材料清单
BOM
6
物料检验标准
MS
14
FMEA
FM
7
标准\规范\规程
PR
15
控制计划
QC
8
产品规格书
CG
临时文件
TP
6.2.6、文件类别及代码说明
6.2.7、部门代码说明
序号
部门
代码
序号
部门
代码
01
电芯事业部-生产部
DP
08
综合管理中心-仓储部
ZC
02
电芯事业部-设备部
DE
09
PACK事业部
PA
03
电芯事业部-工艺部
DG
10
电动汽车系统事业部
DX
04
电芯事业部-研发部
DR
11
供应管理中心
GY
05
电芯事业部-品质部
DQ
12
财务管理中心
CW
06
综合管理中心-行政部
ZX
13
人力资源管理中心
HR
07
综合管理中心-PMC
ZP
14
市场部
SC
6.2.8、关于流水号，每种类型的文件以01开始，每增加一份文件流水号往后移一位，即01，02，
03……。
6.2.9、“文件版本”代号以英文大写字母表示,初版：
“A”,文件内小范围修订（如修订某页文件）
为A01，A02……，B01……，整份文件大调整修订时直接换版升级为B，C、D…，以此类推。
6.2.10、文件发行时需同时发行换版页及封面，并在封面上说明更改履历（“编制/修订履历内容”
描述要求写明具体的修订条款及内容简述）。
6.3文件内容要求
6.3.1、文件内容及版面按《文件格式一》到《文件格式八》等要求进行，具体参考4.3及附件。
6.3.2、数字:
原则上用阿拉伯数字（例：
1，1.1，1.1.1等）；
6.3.3、字体:
文件抬头部分“深圳市森派新能源科技有限公司”及“文件名称”均使用宋体三号字
体并加粗处理,正文宋体五号字，无需加粗。
6.3.4、流程图：
流程图的活动框内采用宋体字体,字体大小可根据实际要求进行调整。
5.3.4.1、流程图常用符号、
椭圆形表示始/终端，它表示一个文件的开始或者结束。
离页连接符号，当一个连续的流程图不能在同一页中显示而必须分页绘制,以此符号表
示相连接。
活动框，每一个活动用一个活动框,将活动内容填写在活动框内,按照活动发生的时间顺
序来进行活动排列。
表示判断框，它表示过程中的一个判定,一般在活动框内以问题的形式进行描述,将判定
的结果写在菱形活动框的引出线上.
表示延续，在圆圈内填写流程文件名称,表示该过程要转入下一道流程的名称。
6.4文件评审、批准
6.4.1、文件编写/修订部门完成文件初稿后，三天内召集相关部门进行文件评审。
各部门对文件的适宜性、可操作性和充分性进行评审，及时对与实际运作流程不符合的内容进行更改，评审无误后，相关部门负责人在文件封面上会签。
6.4.2、文件评审完成后，当天申请文件批准，最迟第二天交文控受控发行。
6.5文件受控发行
6.5.1、文件编写部门填写《文件发放申请表》经部门经理审核后连同已评审OK的文件一并交给文
控，文控确认文件是否符合受控要求并经体系工程师批准后发行，发现不符合的文件退回。
6.5.2、文控根据发放份数复印、加盖“受控文件章”进行发放。
6.5.3、文控接收到需下发的文件后，一般当天下午4点前提交的文件当天下发，紧急情况例外。
6.5.4、各文件接收部门需指定文件接收人。
文件接收人在接收文件时，经确认无误后方在《文件发放申请表》上签收；如果文件为修订发行，文控则当天必须回收旧版文件并将受控文件的分发或回收统一登记在《文件收发台账》中。
6.6文件运行
6.6.1、各部门收到文件后，在5个工作日内组织对本部门员工对进行内部培训，一般需在文件生效
后7个工作日完成培训，并按文件流程及规定执行。
6.6.2、文件执行过程或审核过程发现文件有异议需修改时，则由文件编写部门提出申请并进行文件
修订，重新评审、发行、培训。
6.6.3、需每年对体系文件（技术部文件除外）评审一次。
由体系工程师提前10个工作日将需要重
新评审的文件提报并组织责任部门对文件进行评审，将评审结果记录在《文件评审表》上。
6.7文件修订、回收、作废
6.7.1、文件需要修订时，由文件编写部门填写《文件发放申请表》，按原文件审批程序批准后进行更改，并将更改或作废后的正稿的相应文件交至文控，由文控进行文件发行及旧版回收。
6.7.2、文件作废由文件编制部门填写《文件作废申请表》经部门负责人审批、体系工程师确认后由
文控进行回收。
为便于追溯，文控保留作废文件原件一年，并在原文件上加盖“作废文件”
盖以便识别，一年后进行销毁并记录在《文件销毁记录表》上。
6.8文件借阅
6.8.1、各部门有关工作人员因工作需要借阅文控室文件时需填写《文件借阅登记表》，经体系工程师确认后方可借阅（保密文件须取得总经理同意），不允许在文件上勾划、涂改等。
6.9文件补发、外发申请
6.9.1、文件因破损严重影响使用时，使用部门应填写《文件发放申请表》连同破损的文件一并提交到文控处办理更换手续。
6.9.2、文件接收部门文件丢失或文件发放份数不够时，由需求部门填写《文件发放申请表》,经部门负责人审核,体系工程师批准后，文控进行补发。
6.9.3、如客户或供应商提出需要我司提供相关技术标准时，申请人应填写《文件发放申请表》经管理者代表批准后，文件方可外发，必要时将文件转换成PDF或只读文档，外发文件不盖“受控盖”，发出后不再受控。
6.10外来文件管理
6.10.1、所有外来文件（包括电子档）文控需做好接收记录，登录在《文件目录清单》中。
6.10.2、为便于区别外来文件，所有纸质档的外来文件需加盖“外来文件章”，如需受控发行的则
加盖“外来文件章”的同时需加盖“受控文件”章，并按照5.5发行。
6.10.3、研发部门接收到客户工程规范要求时，研发部门需对工程规范进行评审，评审时间不应超
过两个工作周，必要时将文件要求转换成内部标准，并受控下发。
6.10.4、品质部需建立并保持获证产品的档案，档案内容至少包含证书、试验报告、工厂检查报告、
获证产品变更的申请和批准资料等。
6.10.5、各部门接收到的外来文件原则上统一交由文控中心管理（特殊或机密性文件可提出由本部门自行建立《文件目录清单》进行管理）。
6.10.6、外来文件至少每隔一年由归口部门对文件的有效性进行审核并确认是否需更新或作废。
6.10.7、外部文件的要求在转换为内部文件时需确保内容一致。
6.11临时文件管理
6.11.1、临时文件仅针对临时工艺文件和试产文件，由研发部或工艺部发出，经总工审核后交文控盖“临时文件章”进行分发，当批次生产使用完成后该文件自动失效，并由文控将临时文件回收作废（保留原稿以作追溯）。
6.11.2、临时文件最长时限不得超过30天。
6.12受控文件管理
6.12.1、各部门使用的文件应是现行有效的版本且与文控中心的保持一致。
6.12.2、文件接收部门在接到新下发的文件后，应按照文件类别，整理归档，做好标识，建立本部
门适用的《文件目录清单》电子档，并及时更新。
6.12受控文件管理
6.12.3、任人不得在受控文件上乱涂乱画乱改，不准私自外借，受控文件不得随意自行复印。
6.12.4、文件必须分类存放在干燥、安全的地方。
6.12.5、纸质系统文件、技术/检验文件、外来文件原件由文控管理。
6.13印章格式
作废文件
受控文件
临时文件
外来文件
7、相关文件：
无
8、记录表单
表单编号
表单名称
QR-QP-DQ-01-01
《文件发放申请表》
QR-QP-DQ-01-02
《文件作废申请表》
QR-QP-DQ-01-03
《文件目录清单》
QR-QP-DQ-01-04
《文件借阅登记表》
QR-QP-DQ-01-05
《文件评审表》
QR-QP-DQ-01-06
《文件销毁记录表》
QR-QP-DQ-01-07
《文件收发台账》
QR-QP-DQ-01-08
《文件格式一》
QR-QP-DQ-01-09
《文件格式二》
QR-QP-DQ-01-10
《文件格式三》
QR-QP-DQ-01-11
《文件格式四》
QR-QP-DQ-01-12
《文件格式五》
QR-QP-DQ-01-13
《文件格式六》
QR-QP-DQ-01-14
《文件格式七》
QR-QP-DQ-01-15
《文件格式八》
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