05-印章管理办法Word文件下载.doc

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制定日期

2023年4月30日

版次/页数

A/04/4

1目的

为规范公司行政印章、法人代表章、专用章、部门印章及介绍信的管理及使用方法。

2适用范围

适用于公司行政印章、法人代表章、专用章、部门印章及介绍信的管理及使用。

3职责

3.1管理部负责本规定的制（修）订、印信的归口管理和对本规定的解释。

3.2总经理负责本规定的制（修）订的批准。

4内容

4.1公司行政印（公）章使用范围

4.1.1以公司名义上报、下发的文件；

4.1.2以公司名义开出的介绍信；

4.1.3以公司名义上报的有关材料；

4.1.4必须以公司名义发出的便函；

4.1.5必须加盖公章的证明及其它材料。

4.2公司行政印（公）章、法人代表章使用规定

4.2.1公司对外发文和公司内下发的文件，经批准后方可加盖行政公章；

4.2.2在证书上用行政印章时，由证书的发放部门办理申请，经批准后到管理部盖公章；

4.2.3法人代表章的使用需经总经理批准；

4.2.4非常情况下使用印章，必须经管理部经理批准；

4.2.5管理部应做好印章使用记录台帐，填写《公章使用记录表》。

4.3行政印章、法人代表章刻制及销毁

4.3.1由管理部以公司名义上报公安机关批准后，方可刻制；

4.3.2如印章作废或不能使用时，应予以销毁，并有销毁记录。

4.4专用印章刻制、领用、作废及保管

4.4.1专用章（如合同专用章、发票专用章、财务专用章、报关章、检验章、收发章等）由所需部门申请，经批准后，由管理部统一负责办理刻制；

4.4.2印章刻制好后，由公司指定专人到管理部领用，并有领用记录；

4.4.3专用印章不能使用时，应予以销毁并有销毁记录。

4.4.4专用印章由公司指定专人保管使用，并制定严格的使用办法及使用记录台帐。

4.5部门印章刻制、使用、销毁

4.5.1部门印章由管理部统一刻制，由各部门到管理部领用，并有领用记录；

4.5.2部门印章一般只供在公司内发放部门文件及联系工作时使用。

业务管理部门的公章，也可在与上级对口部门的固定业务联系中使用；

4.5.3部门印章应由部门指定专人管理，并按严格的使用办法执行。

4.5.4部门印章若遗失，需经确认，部门主管领导审批后，报管理部再刻制。

当部门印章不能使用时，应予以销毁并有销毁记录。

4.6保管

4.6.1行政印（公）章、专用印章由公司指定专人保管；

4.6.2部门印章由各部门负责人或部门指定专人保管。

4.6.3法人代表章一般与财务专用章或公章同时使用。

法人章、财务专用章不得合放，必须分人保管。

4.6.4各类印章应加锁予以谨慎保管，不得随意放置，不得随意交给非指定人员代管或私自外借。

4.7印章的散失、损毁、被盗

公司印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各印章管理员应及时向管理部说明原委，同时向总经理递交说明原因的报告书。

可能带来重大影响的印章如法人章、合同章等应迅速到有关司法、工商等部门办理善后手续。

4.8印章的出借

印章严禁带出公司，如不得不带出公司时，需经总经理或其授权人批准，说明借章用途，同时填写印章出借申请后方可带出。

4.9公司印章的用印方法

4.9.1印章应盖在文件相应落款名称的正面。

4.9.2盖印文件必要时应盖骑缝印。

4.9.3盖公章除特殊规定外，一律用朱红印泥。

4.10审批权限

公司各部门经理级以上人员对分管的一般业务文件具有用印审批权。

公司各种合同、协议、担保书等特殊业务工作材料，须按公司规定的相关业务流程办理审批手续，并经总经理审批后方可施印。

4.11审批责任

各审批领导须仔细审查所签署的用印文件材料，并对其内容的真实性、合法性、准确性负责，不得做出任何有损公司利益或不妥的审批。

4.12公司介绍信使用范围

4.12.1以公司名义联系工作；

4.12.2公司员工去有关部门办理相关事宜（须持介绍信时）。

4.13开具介绍信的审批程序及要求

4.13.1因公须开介绍信时，由经办人到管理部领取介绍信，填写联系单位、具体事由、日期及有效期，经部门主管签字后，到管理部用印；

介绍信中的内容应与存根一致。

4.13.2介绍信存根由管理部保存，保存期为3年，过期销毁时，应经过主管领导批准。

5记录表单

JR·

29-2008《公章使用记录表》

制定

批准