考勤管理考勤操作手册.docx
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考勤管理考勤操作手册
1
系统安装与需求
1.1安装需求
HDS人事、考勤管理系统软件是一套在Windows98、WindowsNT4.0、Windows2000以及WindowsXP环境下运行的软件，为了能达到最初设计之目的，发挥其最大之功能，主机电脑则必需满足以下一些基本条件：
1.电脑CPU最少为P3，速度500M以上
2.电脑硬碟剩余容量50M以上
3.RAM容量64M以上
4.屏幕分辨率800*600以上，推荐使用1024*768
5.装有CD-ROM
6.装有COMPORT
7.发行方式；光盘（CD-ROM）一张（15MB），加密锁一个（插并行口）
8.运行环境：
操作系统WIN9X、WIN2000、WINNT4.0、5.0、WINXP
1.2软件安装
1.进入操作系统；
2.将光碟置于CD-ROM；
3.双击”我的电脑"，双击”HDSManage"文件夹；
4.双击"Setup.exe"文件，出现如图1-1所示窗口：
图1选择安装组件
在上图所示的窗口中可以选择需要安装组件，有门禁管理系统和考勤管理系统可选项，也可同时选中。
5.然后按照安装程序的提示一步一步的完成安装。
1.3软件运行
1.确认电脑与控制器之间的转换器已连接好；
2.点选[开始]-->[程序]-->[HDS门禁管理系统]-->[HDS考勤管理系统],进入系统软件；
1.4系统登录
在登录窗口中输入正确的"用户名"和"密码"后，单击"确定"，则进入系统操作界面。
图2系统登录窗口
在进入系统之前，在用户栏中选择合法的系统用户。
系统第一次使用时为“Admin”用户，并且密码为空。
无需密码直接点“确定”进入系统后，“Admin”用户可以设置自已的密码，具体设置方法请参见【系统】菜单下的【密码设置】。
“Adimin”用户具有对系统完全操作权限。
如，能进行权限分配，数据库清空，备份数据等所有权限。
2软件界面介绍
软件操作界面主要分为“菜单”、“工具栏”、“功能列表”、“信息窗口”和“工具栏”五个部分。
图3系统主界面图
2.1标题栏
显示软件的名称“HDS人事考勤系统”，和当前操作窗口的菜单名称。
2.2菜单栏
“菜单栏”有系统、查看、人事管理、考勤设置、考勤数据、考勤统计、数据库维护、窗口、帮助等，每项下面又有子菜单。
2.3任务栏
位于屏幕的左边列表，可以在【查看】－>【工具栏】中选择对其打开或关闭。
2.4主信息窗口
选择相应操作菜单则打开界面于主窗口，如图1、显示的为“职员”信息窗口。
可以同时打开多个数据表，在其间任意切换，互相参照。
多级子菜单，会以“标题卡”的形式显示于信息窗口上方。
2.5快捷工具栏
“快捷工具栏”中列出了系统常用的功能。
用户可直接单击相应的按钮进行操作。
2.6编辑工具栏
在进入任何一个配置界面时，界面中所显示的数据都是处于只读状态。
如果需要修改必须先单击窗口底部工作栏中的“编辑”按钮。
在完成修改后，再单击工具栏中的“保存”按钮将修改后的数据保存到数据库中。
进入每个配置界面后，在窗口的底部都有操作工具栏。
下表列出工具栏上每个图标的含义。
图标
含义
进入编辑状态。
保存修改，退出编辑状态。
新建。
删除。
查找。
帮助。
表1编辑工具栏按钮列表
3操作步骤
3.1人事管理（基本资料信息的录入）
3.1.1部门、职位的录入
在【人事管理】菜单下，选择【部门、职位信息】，进入设置界面。
图4部门设置界面
【说明】
1．部门设置：
填入公司所有部门信息。
包括部门编号、部门名称、部门描述等信息。
2．职位设置：
填入公司所有职位信息。
包括职位编号、职位名称、职位描述等信息。
3.1.2职员信息的录入
单击工具栏上的“职员信息”按钮，进入设置界面。
通过编辑工具栏，可以对其人员进行增加、修改、删除、查询、提供帮信息等。
图5增加职员操作界面
【说明】
1．增加职员
单击工具栏上的“增加”按钮，增加职员。
在“增加职员”窗口中，首先选择要使用的卡或输入卡号，然后选择部门，职位，姓名、相片等信息，最后单击“确定”按钮，系统将增加新的职员。
2．修改职员信息
点编辑按钮，再选中要修改的的职员，在窗口上部修改该职员的信息。
3．找查职员
点击编辑工具栏上的“查询按钮”－>出现对话框，在下拉列表中选择条件，再按条件输入查询内容，点“开始查找”即可找到。
4．删除职员
选中要删除的职员，单击工具栏上的“删除”按钮，即可删除。
3.1.3节假日设置
在【考勤设置】菜单下，选择【假日设置】，进入设置界面。
图6假日设置界面
【注意】：
考勤系统软件与门禁管理软件装在同一目录下、则同为一个数据库，若在门禁软件中录入了基本信息则在考勤管理软件中可省去上面操作步骤。
3.2设置数据库路径
在【考勤设置】菜单下，选择【设置数据库路径】，进入设置界面。
图7设置数据库路径界面
【说明】
1．共用门禁系统数据库
当门禁系统软件与考勤软件没有安装在同一目录下时，而刷卡的记录想从门禁数据库中获得，则需选择此项，并还需指出门禁数库所在位置。
2．使用独立数据库
指考勤软件当独安装，连接专门的考勤机，刷卡记录直接通过“采集刷卡数据”采集至考勤数据库。
3.3考勤设置
3.3.1外出类型设置
在【考勤设置】菜单下，选择【外出类型设置】，进入设置界面。
图8外出类型设置界面
【说明】
3．编号：
随增加的项目自动增加，一条项目对应于一个编号。
4．外出类型名称：
可以根据公司外出情况自行定义。
5．跳过休息日：
指在此项外出过程中遇到已排好班的固定休日，是否跳过。
若选择表示跳过，反之不跳过。
6．算出勤：
指在此项外出过程中，是否算作正常出勤率。
选择表示算出勤，反之则不算出勤。
7．统计单位：
有，天、次、小时、分钟等选项。
表示在外出时间段中累计时间的单位时间表现方式。
3.3.2考勤点设置
在【考勤设置】菜单下，选择【考勤点设置】，进入设置界面。
图9考勤点设置界面
当多个同类设备并联时，每个并联设备有一个唯一地址号，下载考勤刷卡数据时，将只下载此设置范围内设备号的刷卡数据。
自动检测只检测1-128范围内的设备号。
如果地址号设置大于128，将不会包括到其中。
【说明】
1．序号：
随增加的考勤点数数目自动增加。
2．考勤点描述：
根据考勤点的安装位置进行人为定义。
3．设备编号：
表示有多台考勤机时，根据考勤机设定的ID号而设置。
4．区号：
每台考勤机最多有4个考勤点，可根据相应考勤位置选定区号。
3.3.3考勤格式设置
“考勤格式设置”指的是，在进行考勤报表统计过程、和统计后数据输出表现的单位依据。
设置中包含“统计单位”和“换算单位”。
在【考勤设置】菜单下，选择【考勤格式设置】，进入设置界面。
图10报表统计设置
【说明】
1．统计单位：
有，天、次、小时、分钟。
2．换算标准：
有，按实际班次算、按8小时算。
【举例】
若有某班次设定为，08：
00上班—18：
00下班、应出勤的统计单位“天”那么按此班次排一个月（30天）后：
若“按实际班次算，则此月应出勤为30天
若“按8小时算”则此月应出勤率为37。
5天。
3.3.4班次设置
设置多种班次，如白班、正常班、休息日；上、下班时间；上、下班有效刷卡时间；上、下班是否必须刷卡。
在【考勤设置】菜单下，选择【班次设置】，进入设置界面。
图11班次设置界面
【说明】
1、班次编号和时段编号最多可设99个，每增加一个班次或时段则自动在原编号上按序生成一个班次或时段编号。
同一个班次编号可以设置多个时段，如“白班”分为上午、下午两个时段。
则上午时段编号为“1”，下午时段编号为“2”。
如果设置班次只有一个时段，时段编号自动定为“1”。
2、在同一班次名称下需设多个时段时，每一时段的班次名称须一致。
如上图中，“白班”下有三个时段设置，分别为“白班1”、白班2“、白班3”。
3、加班时段：
表示将这个时段为非正常上班时段，若按照此时段进行刷卡则在统计时自动统计为加班结果。
4、休息日时段：
若选项择此项，表示此班次中的时段为不计考勤时段。
一般单独设定为一个班次，在排班时可用于固定休假日的班次安排，如星期六、日等。
5、上班时间：
指各班次中每一时段应设定的上班标准时间。
6、下班时间：
指各班次中每一时段应设定的下班标准时间。
7、上班刷卡可提前：
指依据上班标准时间可提前刷卡的有效时间，即，在此时间到上班标准时间段内刷卡为“出勤”，若早于此设置时间刷卡，则刷卡记录不作登记、为“未刷卡”。
8、上班刷卡可延后：
指依据上班标准时间可延后刷卡的的效时间，即，在上班标准时间到此时间段内刷卡为“出勤”，若迟于此设置时间刷卡，则被登记为“迟到”或“未刷卡”
9、上班最多迟到：
指依据上班标准时间可延后刷卡的最迟有效时间，即“上班刷卡可延后”至此设定时间段内刷卡为“出勤”，但上班情况为“迟到”。
若迟于此设置时间刷卡，则为“未刷卡”。
10、下班刷卡可提前：
指依据下班标准时间可提前刷卡的有效时间，即在此时间到下班标准时间段内刷卡为“出勤”。
若早于此设置时间刷卡，则会被登记为“早退”或“未刷卡”
11、下班刷卡可延后：
指依据下班标准时间可延后刷卡的有效时间，即在下班标准时间到此时间段内刷卡为“出勤”。
若迟于此设置时间刷卡，则刷卡记录不作登记、为“未刷卡”。
10、下班最多早退：
指在下班标准时间可提前刷卡的最早有效时间，即在“下班刷卡可提前”至此设定时间段内刷卡为“出勤”，但下班情况为“早退”。
若早于此设置时间刷卡，则为“未刷卡”。
11、上班必须刷卡：
如果没有打钩表示在上班有效刷卡时间内可以不刷卡，实际上班记录将以“上班标准时间”登记。
如：
有的公司早上只需刷一次卡，则全天都算出勤。
反之，若打了钩则在上班有效时间内必须刷卡。
12、下班必须刷卡：
如果没有打钩表示在下班有效刷卡时间内可以不刷卡，实际下班记录，将以“下班标准时间”登记。
如：
有的公司早上只需刷一次卡，则全天都算出勤。
反之，若打了钩则在下班有效时间内必须刷卡。
13、注意：
A）系统中所有的时间均以24小时制。
如下午1点钟为13:
00分
B）上班有效刷卡时间内如果有多次刷卡记录，则其间以第一次刷卡记录作为上班时间。
C）下班有效刷卡时间内如果有多次刷卡记录，则其间最后一次刷卡记录作为下班时间。
D）如果上午下班和下午上班之间间隔太短，请不要将值设得太大以至交错。
如:
上午下班有效刷卡时间为11：
45（12:
00-15分钟）至13：
00（12:
00+60分钟）和下午上班有效刷卡时间为12:
30（13:
30-60分钟）到13：
45（13:
30+15分钟）,这中间就交错了30分钟,这段时间内的刷卡记录,会既作为上午下班时间,又作为下午上班时间。
【举例】
如下图，在班次为“1-白班”中增加时间段。
图12增加时间段设置界面
【说明】
在上班设置中：
08：
00～～09：
15时间范围内刷卡，登记考勤。
考勤情况为出勤。
09：
05～～09：
15时间范围内刷卡，登记考勤、上班情况为迟到。
在08：
00前刷卡，则不作登记，上班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。
在09：
15后刷卡，则不作登记，上班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。
在下班设置中：
11：
45～～13：
00时间范围内刷卡，登记考勤。
考勤情况为出勤。
11：
45～～11：
52时间范围内刷卡，登记考勤、下班情况为早退。
在11：
45前刷卡则，不作登记，下班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。
。
在13：
00后刷卡则，不作登记，下班情况为未刷卡、考勤情况为未出勤。
3.3.5人员排班
在【考勤设置】菜单下，选择【排班】，进入设置界面。
或单击“工具栏”－>“排班”按钮，进入设置界面。
图13人员排班
【说明】
1、排班
对所有职员或部门、个人、等各种班种的人员进行一定时期内的上、下班情况的安排。
人员排班默认按照一周时间作为自动循环排班，长短可以自由设置。
如周六上半天、周日不用上班，则在相应位置，设置班次。
用鼠标单击列表弹出下拉框进行选择。
2、清除排班
清除一段时期内的已排班的人员信息。
3.3.6考勤数据采集、手工签卡、及登记
当对一些基本资料录入，班次设置，排班后便要对刷卡记录的收集。
考勤数据的来源主要有：
1．职员刷卡数据的采集
刷卡数据，指的是职员在考勤机上的刷卡记录。
在【考勤数据】菜单下，选择【采集刷卡数据】，进入设置界面。
图14采集刷卡数据界面
【注意】
在每次进行报表统计前，先应把存在考勤机中的刷卡记录收集到软件数据库中。
以防止考勤情况统计的不完整性，造成错误的统计结果。
2、手工补录
手工补录指的是，考勤机或职员的特殊原因（如：
停电、忘记带卡、卡片遗失等）而又按时上班了的一种考勤补救措施，通过手工录入直接写入软件数据库。
单击“工具栏”上的“日报表统计”按钮，进入设置界面。
图15手工补录界面
【说明】
a）单击“编辑”按钮进入写状态。
b）在职员信息列中，选中要补录的职员对像（可以选择一个也可同时选择多个职员）
b）在“刷卡时间”列表中输入刷卡时间
d）在“刷卡位置”栏中选中考勤点。
e）在“备注”栏中输入签卡原因，以备情况查明
f）单击编辑工具栏中的“增加”按钮，进行写的操作。
【注意】
手工补录时，刷卡时间应按真实情况填写。
若是正常考勤，“刷卡时间”一定要在正常考勤的有效时间范围内。
若未正常考勤，不允许填入有效刷卡时间，以此来作弊。
3、外出登记
外出登记指的是，职员由于工作需要或其它原因（如临时外出、出差、婚假等）在一段时间不能回公司刷卡考勤而采取进的一种“时间范围”录入方法。
单击“工具栏”上的“外出登记”按钮，进入设置界面。
图16外出登记表录入界面
【说明】
a）单击“编辑”按钮进入写状态。
b）在职员信息列中，选中要登记的职员对像（可以选择一个也可同时选择多个职员）
b）输入外出的“开始时间”和“结束时间”。
d）在“外出类型”栏中选择外出原因。
e）在“备注”栏中输入个出原因，以备情况查明
f）单击编辑工具栏中的“增加”按钮，即可录入编辑信息。
3.4报表统计、分析
排班设置完毕，对刷卡记录收集好后，就可以报表的统计了。
【注意】
每次更新了排班表、班次设定表、原始刷卡记录后，须重新执行日报表、月报表统计，进行统计后，数据才会是最新的。
3.4.1日报表统计
日报表统计完成后，日报表的数据全是最新的。
单击“工具栏”上的“日报表统计”按钮，进入设置界面。
图17日报表统计界面
【说明】
1、选择统计职员
可分别对其不同部门、个人作出统计
2、统计日期
对需统计日期范围的设定。
3、统计
点“统计”图标，即马上按照设定要求进行分析统计。
4、职员查询
点“查找职员”即可根据职员姓名、编号、卡号，快速查找。
当职员较多时，需对某个职员或几个职员进行单独日报表统计时，可快速找到目标。
3.4.2月报表统计
月报表统计完成后，月报表的数据全是最新的。
单击“工具栏”上的“月报表统计”按钮，进入设置界面。
图18月报表统计界面
【说明】
1、月报表名称
月报表可以按部门，个人进行分别统计，在统计前应先定义一个报表名称。
1、选择统计职员
可分别对不同部门、个人作出统计
2、统计日期
定义好报表需统计的日期范围
3、统计
点“统计”图标，即可马上按照设定要求进行分析统计。
4、查找职员
点“查找职员”即可根据职员姓名、编号、卡号，快速查找。
当职员较多时，需对某个职员或几个职员进行单独月报表统计时，可快速找到目标。
【注意】
在月报表统计前应先对日报表进行统计，否则月报表统计将没有统计结果。
4查询
当在数据列表中有很多数据时，为了查找自己所需的数据，就可以通过查询条件进行过滤。
将有用的数据列于下面的数据列表中。
4.1查询工具栏
查看考勤记录，报表中工具栏中有如下按钮：
图标
含义
开始查询。
页面设置。
直接打印查询结果。
打印预览查询结果。
将查询结果导出到Excel文件。
帮助。
表1查询工具栏列表
4.2查询条件
查询项目：
即数据的单一字段，点击下拉框将会弹出查询项目，进行相应选择。
关系操作符：
包括“=”等于、“<>”不等于、“>”大于、“<”小于、“>=”大于或者等于、“<=”小于或者等于。
查询内容：
输入您想查询的值。
执行查询：
当您在查询内容中输完值后用鼠标左键单击开始查询按钮。
4.3职员排班表查询
在【考勤设置】菜单下，选择【职员排班表】，进入设置界面。
图19职员排班表
在表中列出所有已排班人员信息，根据条件（如时间范围，编号、卡号、部门、姓名等）可对其进行选择性查询。
【举例】
上图中表示，查询职员AAA在2005年3月份的排班情况。
4.4原始记录查询
在【考勤设置】菜单下，选择【原始记录查询】，进入设置界面。
图20原始刷卡记录查询界面
选定好，查询条件和时间范围，便可查询到详细的刷卡记录。
当没有选择时间范围和查询条件时单击“查询”键则将显示出数据库中所有的刷卡记录。
4.5报表查询
在进行“日报表统计”和“月报表统计”后，即可对考勤情况、考勤记录进行查看、打印等。
4.5.1日报表查看
日报表反映个人每天的出勤情况。
单击“工具栏”上的“日报表”按钮，进入查看界面。
图21日报表查看界面
【说明】
1.起始时间和结束时间
起始时间和结束时间可以不选（如上图所示），那么未被选中的时间将不作为查询条件。
上图中，起始时间被选中，而结束时间未选中，那么将查询所有在起始日期后的考勤情况。
2.记录类别
包括：
所有考勤记录，缺勤记录，正常记录（出勤、外出、休息），异常记录（迟到、早退、未刷卡）等类别进行查询。
3．查询条件
包括：
职员编号，姓名，卡号，职位，部门，无、等条件。
【举例】
上图中，查询结果为职员“AAA”在2005年3月1日后的所有考勤记录。
4.5.2月报表查看
月报表反映个人每月在相应“统计时间范围”内的各项具体出勤情况。
单击“工具栏”上的“月报表”按钮，进入查看界面。
图22月报表查看界面
【说明】
1．报表名称
“报表名称”是在进行月报表（分别对各部门、个人、全部职员）统计时，定义的各不相同含义的名称。
2．查询条件1
包括：
编号，姓名，卡号，职位，部门等查询条件。
可根据已知条件进行选择查询。
3．杳询条件2
包括：
无，应出勤，实出勤，缺勤，迟到，早退，累计加班，平时加班，节假日加班，休息日加班，事假，事假等。
根据条件，然后在后面选择范围，输入数据信息即可进行查询。
【举例】
如上图查询，生产部门在3月份、应出勤天数大于20天的人员考勤月报表。
5数据库管理
5.1整理数据库
系统在运行一段事件后，由于各种增加、删除和修改操作，会导致数据库中存在一些碎片，通过整理数据库可以压缩碎片，使系统的性能得到最大的发挥，同时也可以提高系统运行的稳定性。
选择【数据库维护】－>【整理数据库】菜单，即可对数据库进行整理操作。
由于在整理数据库的过程中，不能对数据库进行操作，因此，系统将自动注销当前用户的登录，在完成数据库整理后，再重新提示用户登录。
5.2清空数据库
清空数据库主要是用来清空已过期，不需要再保留的事件记录。
选择【数据库维护】－>【清空数据库】菜单，进入清空数据库操作界面。
图23清空数据库界面
选择相应时间段，便可删除这段时间内的所有事件记录。
5.3备份数据库
为了防止由于错误修改或硬盘损坏等意外事件导致的系统数据丢失，可定期对数据库进行备份。
选择【数据库维护】－>【备份数据库】菜单，开始数据库备份操作。
1.选择一个备份目录，然后系统会自动将数据库备份到指定目录下。
2.系统会在指定目录下在新建一个子目录，目录的名称是按“年月日时分秒”来命名的。
3.备份的数据文件有两个，一个是系统配置数据库DKCtrl.mdb，一个是事件记录数据库DKRecord.mdb。
5.4数据库恢复
在发生意外情况导致系统数据库损坏，系统无法运行时，可使用以前备份的数据库来修复系统。
选择“数据库管理”－>“备份数据库”菜单，开始数据库恢复操作。
图24选择要恢复的数据库
1．首先选择要恢复哪个数据库资料。
2．然后选择保存数据备份文件的目录。
这里需要注意的是，选择的备份目录必须是在备份数据时，系统自动生成的子目录（如：
040310152320）。
6
操作员管理
6.1操作员管理
操作员管理功能只有“Admin”操作员有权使用。
其他操作员只能修改自己的密码。
选择【系统】－>【操作员管理】菜单，进入操作员管理界面。
图25操作员管理界面
【注意】
1.“Admin”操作员的名称不能被修改。
2.“Admin”操作员也不能被删除。
3.“Admin”操作员可以通过“操作员管理”界面修改任何用户的用户名和密码。
6.2修改密码
选择【系统】－>【修改密码】菜单，进入修改密码界面。
图26修改密码界面
【注意】
1.这里只能修改当前登录系统的操作员的密码，而不能修改其他用户的密码。
2.在输入密码时，“新密码”和“验证”密码必须完全一致，否则不能修改密码。
6.3权限管理
选择【系统】－>【权限管理】菜单，进入权限管理界面。
图27权限管理设置界面
【注意】
1．可以设置29个权限组，每个组可定义不同的权限内容。
2．对定义了权限的用户只能进行权限内的操作，权限外的将无权操作。
7常见问题
7.1结果全部是旷工
1、使用【考勤】菜单下【原始刷卡记录】请检查是否有相应记录
2、检查排班表。
7.2中午某一刷卡记录既作为上午下班时间，又作为下午上班时间
这是因为下午下班正常刷卡时间设置太大，已与下午上班正常刷卡时间交错在一起，交错时间内的刷卡记录，将会被重复使用作为上、下班时间。
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