三级秘书工作实务模拟题.docx
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三级秘书工作实务模拟题
工作实务
一、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。
便条
高叶：
为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。
拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。
另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。
行政经理苏明
2007年3月5日
参考答案：
1.在家工作模式模式优缺点
（1）在家工作模式模式含义：
指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在办公室的工作时数，而增加在家里的工作时数。
（2）优点：
节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。
（3）缺点：
需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。
2.其他工作模式
（1）弹性时间工作模式：
在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。
（2）远程工作模式：
指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。
这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。
（3）虚拟办公模式：
通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。
（4）兼职工作：
是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。
（5）定期合同制工作模式：
是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同明确其权利和义务，直至完成项目的工作模式。
有的还采用承包一项特定任务的形式。
（6）交替工作模式：
常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有一段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。
（7）临时办公桌形式：
由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。
工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中的一个空闲的工作位置。
二、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
高叶：
公司目前需要编制下一年采购预算，请你介绍一下编制采购预算的一般程序。
行政经理苏明
2007年3月5日
参考答案：
1.确定预算的核算基数。
2.进行市场调研。
3.确定采购产品的种类及型号价格。
4.编制预算方案。
5.征求意见，完善方案
三、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面就是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
高叶：
为了进一步开拓产品市场，增强产品的市场竞争能力，扩大产品销售，需要掌握大量的有关信息，作为分析研究、制定策略的基础。
因此，请你完成下面几项工作：
1.说明信息收集的范围。
2.说明信息开发的形式。
3.说明你准备采用哪种形式开发信息。
4.开发的信息材料要复印5份给相关部门，请说明复印应注意的事项。
谢谢。
行政经理苏明
2006年9月9日
参考答案：
1.信息收集的范围包括市场信息、产品信息、消费者信息和各种贸易信息。
2.信息开发的形式有：
剪报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查报告。
3.准备使用的信息开发方式：
调查报告。
4.复印注意事项：
使用复印机前，开机预热；盖好盖板；保持复印机玻璃台清洁。
四、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明对你的建议，请完成。
便条
高叶：
公司发布了招标书，根据你的能力与志向，我个人希望你去投标，请阅读下面的材料。
如果你同意的话，请尽快拟写一份投标书。
行政经理苏明
2007年3月15日
宏远公司招标书
为了适应市场经济，提高管理质量，宏远公司决定公开招聘承包宏远宾馆经理。
一、宏远宾馆概况
宏远宾馆是集会议、休闲、度假为一体的宾馆，拥有各种类型客房100套，不同规格会议室10个，娱乐设施齐全，可满足不同消费者群体的需求。
二、承包目标
承包目标由承包人提出。
三、承包期限
2007年6月1日至2010年5月31日。
四、享有权力（略）
五、资产抵押和奖惩（略）
六、报名条件
年龄30岁至45岁，男女不限。
三年以上管理经验，能独立经营。
大学本科以上学历。
有客户者优先。
七、报名时间、地点
报名时间：
2007年3月15日至2007年3月25日
报名地点：
宏远公司红一楼
八、答辩
九、开标时间、评标方式（略）
招标单位：
宏远公司招标办公室
地址：
北京海淀区光明路5号
联系人：
钟苗
2007年3月15日
参考答案：
标题（投标项目名称+文种）
宏远公司招标办公室：
引言：
投标目的，个人基本情况（也可写于主体部分）
主体：
投资者设想（完成指标）、承包方案、措施等
结尾：
投标人姓名、地址、电话号码等
尾部：
附件名称、落款、成文日期
五、背景说明：
你是天地公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
高叶：
公司为了开拓国际市场，组织相关人员到欧洲进行了实地考察，需要形成一份报告给集团公司。
请完成以下工作任务：
1.说明起草文件的要求。
2.说明文件审核的具体方面。
3.说明审核后的发文处理程序。
4.说明封发的要求。
行政经理苏明
2007年1月9日
参考答案：
1.起草文件的要求：
情况确实，表述准确，观点明确，标点正确，字词规范，数字、地名准确。
2.审核的重点：
具体内容、文字表达、格式、体式。
3.签发、缮印、校对、盖印、登记。
4.封发要求：
折叠整齐，贴实封口，及时发送。
六、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
高叶：
为了充分发挥档案的作用，公司要组织人员利用档案编写大事记。
请你完成以下工作任务：
1.说明此次编写大事记适宜采用的利用档案方式。
2.说明利用档案可以借助的检索工具。
3.说明大事记的含义与构成。
4.说明编写大事记的要求。
行政经理苏明
2007年3月19日
参考答案：
1.适宜采用阅览室利用、档案复制本利用。
2.借助的检索工具有归档文件目录、分类目录、主题目录。
3.大事记是按照时间顺序，简要记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。
由大事时间和大事记述构成。
4.编写要求：
大事时间要记载准确的日期；按大事发生的时间顺序排列；围绕工作中心选择大事。
七、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
备忘录
至：
秘书高叶
自：
行政经理苏明
主题：
公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，我决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。
此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。
行政经理苏明
2007年3月9日
参考答案：
1.远程会议筹备方案特点
（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录，而且交流更加直接、简短的优点。
（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：
会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。
（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。
（4）远程会议筹备方案中要有专人负责远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。
2.做好会务筹备情况检查的方法
（1）听取会议筹备人员的汇报
听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。
会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。
选择合适的汇报时间。
对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。
因此，汇报之后要抓紧催办和落实。
（2）会前现场检查
检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。
远程会议要提前下发材料。
注意气味。
一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感，因此要对所有工作人员提出要求。
设立入场登记台。
为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。
张贴会场平面示意图。
佩戴徽章、名牌。
为方便工作，所有工作人员都应佩戴徽章或名牌。
准备接待休息室。
应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。
此为，还应备有急救箱。
安排接待、服务人员。
配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。
远程会议要加强对设备的检查。
八、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。
便条
高叶：
公司将于4月在深圳开设一家分公司，现分公司大楼已建成，准备举行竣工典礼。
请你完成以下工作并交我审阅：
1.说明竣工典礼准备工作的要求；
2.设计一份请柬。
谢谢。
行政经理苏明
2007年3月25日
参考答案：
1.竣工典礼准备工作的要点
（1）做好竣工典礼的舆论宣传工作；
（2）准备开幕词、致答词；
（3）拟定典礼程序；
（4）做好来宾邀请工作；
（5）发放请柬；
（6）做好场地布置工作；
（7）做好各种物质准备；
（8）安排接待服务人员；
（9）做好礼品馈赠工作。
2.设计一份请柬
请柬
XXX先生（女士）
谨定于2007年4月18日上午9时在我公司深圳分公司大楼广场前举行分公司大楼竣工典礼。
敬请光临
宏远公司
二〇〇七年三月二十六日
请柬的结构完整：
包括标题、称谓、正文、落款、成文日期。
请柬的写法正确：
标题、称谓、正文、落款及成文日期，均应格式正确，措辞简洁、文雅、庄重，表意周全。
九、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。
便条
高叶：
公司订约了一些定期发行的杂志。
为了获得全面的服务市场信息，随时掌握市场动态，公司应做好日常的剪报工作。
请你将剪报的含义、特点及剪报的步骤以书面材料的形式提供给我。
谢谢。
行政经理苏明
2007年3月25日
参考答案：
1.剪报的含义：
剪报是根据市场的需求，选择专题，确定时间周期，对报刊中有用的信息进行选取、组合、编辑制作、传递的工作。
2.剪报的特点
（1）实用性强；
（2）使用方便；
（3）成本相对较低；
（4）获得信息量较大；
（5）信息零散；
（6）缺乏针对性；
（7）有些信息缺乏时效性、可靠性。
3.剪报的步骤
（1）确定专题；
（2）确定圈选报刊；
（3）准备剪贴用具；
（4）标准化工作。
十、根据下文提供的材料，拟写一份公文
要求：
1.文种使用正确；2.标题规范；3.正文内容前后有序
事由：
北京市公安局公安交通管理局准备对108国道部分路段采取交通管理措施
序号：
二〇〇四年第16号
正文主要内容：
108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。
特此通告。
为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取交通管理措施。
发布时间是二〇〇四年九月二十三日。
参考答案：
技能P163例文1
十一、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明要你完成的任务。
电子邮件
收件人：
gaoye@
抄送：
主题：
起草公文
高叶：
你好。
请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见（根据《员工管理条例》，给予除名处理）。
行政经理苏明
2005年5月20日
附：
（材料）我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于XX年X月X日，现年X岁。
夏明在XX年X月X日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。
21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。
半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。
夏明不知所措，没有及时打电话报警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。
经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。
此次事故造成的直接经济损失约X万元。
（可根据试题内容自定日期）
参考答案：
关于对我公司原棉花仓库的保管员夏明进行除名处理的决定
各级事业部：
夏明，出生于XX年X月X日，现年X岁，任我公司棉花仓库保管员。
夏明在XX年X月X日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。
21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。
半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。
夏明不知所措，没有及时打电话报警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。
经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。
此次事故造成的直接经济损失约X万元。
现根据以上情况及对公司所造成的严重经济损失，根据《员工管理条例》的有关规定，经公司会议讨论决定，给予夏明除名处理。
仓库管理工作在公司的发展中处于非常重要的位置，对于公司的正常运行具有非常重要的作用，希望公司各部门的工作人员一定要从这一件事中汲取经验教训，认真、严格的按照公司的有关规定做好本职工作；今后如再发生违反公司有关管理规定，对公司的公共财产造成损失的，必须予以严肃处理。
宏远公司行政部
二〇〇五年五月二十二日
十二、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明要你完成的任务。
备忘录
发自：
行政经理苏明
发给：
秘书高叶
日期：
2004年3月22日
内容：
为了响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召，培养团队精神，优化企业形象，公司决定今年4月至8月间，在全体员工中开展学做第八套广播体操的活动。
一、活动安排（或活动内容）
以学做第八套广播体操为文娱活动的目标，达到人人都会做、人人做得好的标准。
二、保障措施（或活动方式）
1.公司各级领导干部要率先垂范，以积极锻炼身体的实际行动推动此项活动顺利展开。
2.以部门为单位，切实组织好本部门全体员工开展好此项活动。
3.按照先培训骨干人员，再带动全体员工的方式推动此项活动。
三、活动步骤（或时间安排）
全部活动分为学做和比赛两个阶段。
自4月1日至7月底之前为学做阶段。
以每日20分钟工间操时间作为集体学做广播操时间，各部门要切实督促并组织好员工参加学习和训练，保证出勤率。
8月下旬进入比赛阶段，公司将组成由外聘体育教师和各部门推荐的骨干成员共同参加的裁判小组，并采取分散评比的形式，评出集体一等奖1名、二等奖2名、三等奖3名。
公司对获奖单位进行通报表彰并给予物质奖励。
希望公司全体员工积极投身到学做广播体操的热潮当中，通过学做广播体操的活动，增强身体素质，改善精神面貌，培养团队精神，以实际行动响应市政府提出的“全民健身、迎接奥运”的号召。
宏远公司（印）
二〇〇四年二月二十二日
十三、背景说明：
你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗：
为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。
请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。
谢谢。
行政经理苏明
2007年3月15日
参考答案：
备忘录
发自：
秘书钟苗
发给：
行政经理苏明
日期：
2007年3月15日
主题：
会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义
内容：
1、收集会议文件资料的要求
（1）确定会议文件资料的收集范围
（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。
（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。
（4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。
（5）收集整理过程中要注意保密。
2、需收集的文件资料
（1）会前准备并分发的文件。
包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。
（2）会议期间产生的文件。
包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。
（3）会后产生的文件。
包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。
3、会议文件的立卷归档
会议文件资料的立卷归档概念解释。
会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：
第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。
第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。
第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。
第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。
十四、背景说明：
你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗：
公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。
请你向我说明如何完成这项工作。
行政经理苏明
2007年3月5日
参考答案：
布置办公室的程序如下：
1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。
2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。
按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。
3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。
4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。
5、对设备的安放提出合理建议。
考试大编辑整理
十五、背景说明：
你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
高叶：
从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。
为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。
请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。
谢谢。
1、提高团队士气的方法。
2、团队任务的分配方法。
3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。
行政经理苏明
2007年2月12日
参考答案：
备忘录
发给：
苏明
发自：
高叶
日期：
2007年2月12日
主题：
关于团队工作
1、提高团队士气的方法
（1）有一个良好的工作环境
（2）让队员了解团队的使命
（3）努力的目标相同
（4）记住每个队员是独立的个体
（5）创立团队识别系统
（6）分享成果
（7）确保团队正面气氛
2、团队任务的分配方法
认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。
公平分配每个成员工作。
分配工作时，应考虑下列因素：
（1）团队成员工作经验的多少
（2）每人承担的工作总量
（3）尽可能变化着平均分配任务
（4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性
（5）组织团队会议，公开化讨论
（6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务
3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径
（1）定期向上级主管部门提交书面报告
（2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触
（3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议
（4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通
十六、背景说明：
你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗：
以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动：
上午如开董事会议，所有的经理都参加；
上午给参加员工培训课的新员工讲话；
中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；
下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；
下午会见丽康公司销售部经理张建。
请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。
谢谢
行政经理苏明
2007年3月15日
参考答案：
苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：
经理工作日志
2007/3/19星期一
时间内容地点
9：
00~10：
00处理日常事务：
如阅读文件、处理信件等办公室
10：
15~11：
15经理主管会议董事会会议室
11：
30~12：
00给参加员工培训课的员工讲话员工培训中心
12：
30与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐王朝酒店2楼西域厅
14：
00~15：
00下行会见丽康公司的销售部经理张建会客室
15：
45下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原阳光公司
十七、背景说明：
你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
便条
钟苗：
安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。
请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。
行政经理苏明
2007年3月2日
参考答案：
1、刻录机的主要性能指标
（1）数据传输速度。
（2）缓存容量（3）兼容性
2、刻录机使用注意事项
（1）安装时要注意散热。
（2）保持清洁。
（3）避免记得录机长时间工作。
（4）刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件。
（5）及时取出盘片。
十八、背景说明：
你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。
便条
钟苗：
公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。
请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。
谢谢！
行政经理苏明
2006年12月6日
参考答案：
1、观察法——方法简单、灵活，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适于对人物、事件实际状况的了解；不易收集到深层次信息，获得信息量有限，效果受观察能力影响。
2、询问法——灵活、实用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得语言或非语言信息；信息收集者要有一定能力；获取信息的质量受询问技巧的影响；费用高、时间较长、规模小，书面询问复杂、难掌握。
十九、背景说明：
你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
便条
钟苗：
江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。
谢谢
行政经理苏明
2003年11月21日
参考答案：
1、说明接待计划的三项内容：
（1）接待规格；
（2）日程安排；（3）经费列支。
2、人员安排中计划中应写明；
（1）主要陪同人员；
（2）主要工作人员；
（3）住宿地点、标准、房间数量；
（4）宴请时间、地点、标准、人数；
（5）会见、会谈地点、人数、参与人
员。
3、日程安排计划：
（1）日期、时间、地
升级会员 