集团物业资金管理制度.docx

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集团物业资金管理制度

集团物业资金管理制度

——（2004-10-9）

1、目的和适用范围

规范集团内物业管理公司的资金管理行为，为提高集团物业资金管理水平服务

本规范适用于集团内全资及控股的所有物业管理公司（以下称物业公司）

2、规范制订依据

本规范是根据国家相关内部控制规范的要求，在《集团资金管理制度》基础上，根据物业管理特点作出相关调整，本规范未涉及的内容按《集团资金管理制度》执行。

3、职责

集团资金管理中心负责督促、检查各一线公司对所属物业公司遵守国家及集团资金方面相关法律法规、规章制度情况；各一线公司负责督促、检查所属各物业公司制订相关资金管理制度及执行情况；各物业公司参考本制度制订相应的《资金管理制度》并遵照执行。

4、内容

货币资金管理

货币资金是指单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。

岗位分工和授权批准

各公司应当建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。

其中：

出纳员负责本部门现金的日常管理，并对收款员和值班收费人员的工作负责，非出纳人员不得经手现金。

出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务（除现金、银行存款日记账以外的）账目的登记工作。

各公司不得由一人办理货币资金业务。

各公司财务部应对资金业务经办人员进行相关制度和岗位职责的培训，保证所有人员确认已接受培训并清楚国家、集团、公司的财务制度和个人的职责。

各公司应当配备合格的人员，办理货币资金业务，并根据公司具体情况进行岗位轮换。

办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵记守法，客观公正。

必须取得会计从业资格证书，并不断接受会计人员后续教育。

各公司应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。

审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越授权审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。

对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员应拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

各公司应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。

支付申请

各公司有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。

Ø支付审批

审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。

对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。

Ø支付复核

复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。

复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。

Ø办理支付

出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。

各公司对于重要货币资金支付业务，应当上报上级地产公司或集团总部审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。

严禁XX的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。

现金管理

本规则所指的现金包括：

人民币和外币库存现金、有价证券等。

各公司对现金的使用应遵守国务院颁发的《现金管理暂行规定》。

各公司必须根据《现金管理暂行条例》的规定，结合本公司的实际情况，确定本公司的现金的开支范围。

不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。

各公司根据当地银行的要求来确定库存现金限额。

当日结余超出限额的部分，出纳要在当天存入银行账户。

各公司取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。

严禁“白条”抵充库存现金，更不得挪用现金。

以现金方式获取的收入，应于当天送存银行。

在银行营业时间结束后收进的现金，应当采取妥善保管措施，于第二天送存银行。

因特殊情况需坐支现金的，应事先报经开户银行审查批准。

各公司借出款项必须执行严格的授权批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。

不得为任何单位、个人套取现金。

对于现金和各种有价证券，出纳要确保其安全和完整无缺，因保管责任造成的短缺，当事人要负赔偿责任。

出纳保险柜内不允许存放私人物品（含现金及其它物品），也不允许存放代业主保管的现金及物品。

确需承办代业主保管现金及物品业务的，应单独使用专门的保险柜。

各公司提取、运送现金、印鉴及其它贵重物品时，原则上要求一位安全人员陪同。

同时，知情人员不可对外透露；路程较远的，出纳有权要求有关部门及时安排车辆，有关部门应予以最大程度的协助。

出纳必须严守保险柜密码；保险柜钥匙由出纳妥善保管，不得随意乱放或任意转交他人。

出纳在办理收付时，应坚持“当面点清”制度，每笔现金收付后应当即入账。

销售、工程等业务部门在业务活动中收取的现金必须及时上交财务管理部，不得自行用于任何开支。

出纳员应具有高技能鉴别假钞真伪能力，一旦收取假钞后果自负；公司应为收款员配备必要的验钞设备。

出纳须做到现金日清月结。

若出现差异应及时查明原因并报财务部负责人进行处理；次日尚不能查明原因、弥补差异的，应及时报公司财务负责人进行处理。

财务负责人（或授权人）应每月最后一天（或第一天）、并在当月任意确定一天，监督出纳进行库存现金的盘点，形成盘点记录，相关人员签字后将盘点与核对记录报公司财务负责人。

节假日售楼、银行非办公时间收款等原因需要开立个人银行存折的，银行存折和取款密码须交由两人保管；第一个工作日内必须将全部金额转入公司账户，不得保留余额。

严禁用银行存折直接提取现金或对外付款。

银行存款管理

各公司应当严禁按照《支付结算办法》等国家有关规定，加强银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。

新开银行账户（含因业务需要开具个人存折）财务管理部必须出具专项报告，说明开户理由、账户用途，报财务部经理、公司第一负责人、地产公司财务负责人、总部资金管理中心，全部得到批准后方可开户，并严格按照当初开户的用途使用；未经审批同意，严禁以任何名义开立账户。

财务部门应定期对各开户行的户头进行清理、核对，对不再使用的账户应及时办理销户手续；清理（销户）前后必须将余额核对清楚，做到收付单据齐全。

严禁出租、出借银行账户，并不得以任何形式帮助任何单位或个人进行洗钱行为。

财务管理部不得将以本公司名义开立的银行账户预留印鉴转交别人使用，除客户购房后退房及正常业务中的保证金、（订）定金等收退外，不得对任何单位或个人发生代收代付、先收后付行为。

出纳在每月终了后5个工作日内，应根据银行对账单仔细核对和清理银行日记账，查明未达账项及其原因，编制《银行存款余额调节表》及其说明，报财务负责人（或其授权人）审核。

财务印鉴及票据管理

财务印鉴须由两人分别保管。

财务专用章需由财务负责人或其授权人保管，出纳不得保管财务专用章。

当财务印鉴保管人员外出时，征得财务负责人同意并在其监督下办理书面移交手续后将财务印鉴交于其他财务人员保管，代保管人须将代保管期间发生业务登记在《印鉴交接代保管清单》上。

原则上财务印鉴不得带出公司，如有需要，需经分管副总或总经理审批同意后方可办理。

银行结算票据等统一由出纳保管，财务印鉴不得预留在空白票据上。

支票、承兑汇票等结算票据必须实行登记领用制度，详细登记金额、日期、号码、收款单位和用途等内容，并由领用人签字；对已使用过的票据手册要妥善保管存档。

付款经办人在领取支票时，应在《付款通知单》的领款人处签字，同时必须在写明签发日期、金额、用途、收款单位的支票领用登记簿上签字确认；特殊情况签发支票不能明确金额、必须开具限额支票的，要在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期、规定限额等，并由领用人在《付款通知单》和登记簿上签字确认，限额支票只能由公司内部人员领用，且必须在交付对方前填上限额内的具体结算金额。

对不能明确限额，又不能明确收款单位的，不得予以开具。

严禁超限额使用限额支票。

各物业公司需办理承兑汇票结算的，视同融资行为，按内部借款有关规定办理审批手续（具体条款本中心另行制订），待审批同意后方可办理。

同时建立应付票据的辅助台账，在承兑到期日时要保证由足够的资金兑付承兑汇票。

严禁签发空头、空白支票、无能力按期支付的商业承兑汇票和有效期超出5日的远期支票。

在收到客户开出的远期结算票据时，应立即向有关银行咨询票据的真伪，并在相关的登记簿上登记，注明各种内容及经办人等，到期收到款项后，予以注销；到期未能收到款的票据，应根据登记簿上的内容及时采取追索措施。

款项未到账时，不得向对方开具收据和发票。

在收到客户签发的即期结算票据，应立即向银行申请兑付，如遇退票应及时通知前台收款及相关业务经办人员进行追讨；对客户以银行汇款、转账和划款等方式支付的款项，应坚持收妥确认原则，未经确认，不得作出相应行为。

出纳员收到票据后，应及时存入公司银行账户，不准擅自压票，以保证公司资金及时回笼。

出纳应具有高技能鉴别客户出具的银行票据的真伪能力，不能确定时，应向有关银行咨询、求助。

3票据遗失需及时以最低限度降低公司损失为原则妥善处理；直接责任人应立即通知出纳，并由其去银行办理挂失手续。

逾期未用的票据，领用人应及时交回出纳，办理注销手续；对填写错误、过期失效的票据，出纳应加注“作废”记号，连同存根一并保存。

财务有关人员应定期对票据使用情况予以查核。

备用金管理

发行中行万科联名信用卡的地区，公司原则上不向职员借支备用金，鼓励职员使用（联名）信用卡代替现金进行消费。

本公司职员因公出差、接待客户或购买小额物品等，申请借支备用金时，财务部门根据业务情况，确定借支备用金的合理限额，并将严格控制职员借取大额备用金。

借支备用金需由经办人填写“借款申请单”，并注明借款用途、金额、预计还款时间等，并按照公司内部审批程序，完善借款手续后方能办理借款。

借支备用金应在预计还款时间内报销或还清。

财务部门逐月清理并将备用金结欠情况通报各有关部门和个人，欠款未结清者不得再次借款。

职员非公务事项不得从公司借支备用金款项。

除得到集团总部批准以外，各公司不得以任何方式向个人发放任何形式的贷款。

万科职员离职时，原所在部门应督促其还清各种借款，借款未清者，人事部门不予以办理离职手续；职员在集团内部之间调动，可凭职员签字确认的欠款单由原服务单位转入调入单位。

监督管理

各一线公司应对所属各物业公司的货币资金管理进行定期或不定期检查。

各物业公司本身也应建立货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。

货币资金监督检查的内容主要包括：

货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。

重点检查资金支出的货币资金业务不相容职务混岗的现象。

货币资金授权批准制度的执行情况。

重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。

支付款项印章的保管情况。

重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。

票据的保管情况。

重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。

各一线公司及所属物业公司对监督检查过程中发现的货币资金管理的薄弱环节，应立即制订整改措施；对发现的重大问题，应当及时做出处理建议并上报总部资金管理中心备案。

收款管理

岗位分工与授权批准

各公司应当建立和完善物业收费管理办法、收费票据的印刷、领用、核销等管理制度及收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理收款业务的不兼容岗位的相互分离、制约和监督。

各公司应当将办理收费业务、收款业务的部门（或岗位）分别设立。

财务部（或岗位）主要负责款项的结算和记录、监督管理各款项的回收。

各公司不得由同一部门或同一人办理收费业务与收款业务的全过程。

各公司应当配备合格的人员办理收款业务。

.1办理收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

各公司应当根据具体情况对办理收款业务的人员进行岗位轮换。

各公司应当对收款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人员对收款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人的职责范围和工作要求。

审批人应当根据收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理收款业务。

对于审批人超越授权范围审批的收款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向各公司管理层及上一级地产公司财务部或管理层报告。

严禁XX的机构和人员经办销售与收款业务。

收款管理

各公司应将各项收费及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。

租售业务经办人不得经手现款。

收款人员必须严格按照国家、集团规定的收费标准计费、收费，任何人员不得擅自减、免费用或少收、多收费用。

使用万科物业收费管理系统的单位，任何人不得随意改变软件中的收费数据。

收费管理系统中计费、收费、数据管理业务不得由一人经办。

除银行托收项目外，所有收款均需开具收据或发票。

当地政府主管部门规定应使用发票的，不得使用收据。

对于通过银行托收收款需开具发票的，应在发票备注栏中注明“银行托收”。

各物业管理处退还客户押金及预收款时，必须收回原收款收据原件（只有当原付款人为单位的，可以提供原付款单位开具的收据方可办理退款，但必须需注明原收据号），退款后需及时登记押金或预收款台账，客户遗失原收款收据原件。

经查确未退款者，需由客户本人说明原因，并注明责任自负后，退还款项。

各物业管理处应做好收款人员与出纳、出纳与公司财务部的款项交接工作。

各管理处的收费人员与出纳、出纳与公司财务部的款项交接必须以票据的领用及核销为依据，并由收款方开具收据或在收款日报表上签收。

收款日报表必须详细列明收款金额、收款日期、收款票据号等内容。

各公司应当按客户设置应收账款台账，及时登记每一客户应收账款余额增减变动情况。

建立应收帐款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度，并督促业务部门加紧催收。

对拖欠时间超过三个月的，应保留书面催收记录。

对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

各公司对于可能成为坏账的应收账款应当报告上级地产公司，由其进行审查，确定是否确认为坏账。

各公司发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理。

各公司注销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。

已注销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。

各公司应当定期与往来客户通过函证等方式核对应收账款、预收账款等往来款项。

如有不符，应查明原因，及时处理。

每月末，公司财务应与各管理处收费情况进行核对，对收费记录不一致的找出原因及时处理。

监督检查

各公司应当建立对收款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

检查重点是收款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

收款内部控制监督检查的内容主要包括

收款业务相关岗位及人员的设置情况。

重点检查是否存在收款业务不兼容职务混岗的现象。

收款业务授权批准制度的执行情况。

重点检查授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为，检查是否存在未经审批的随意多收、少收费用、减免的情况。

收款的管理情况。

重点检查各项收费是否及时入账；出纳每周至少一次对部门各收费点进行突击检查并保留有记录；应收账款是否及时收回、拖欠款的催收是否有效；坏账核销和应收票据的管理是否符合规定。

各公司财务部门应每季度至少一次对下属各部门的资金收、付款情况进行全面检查，以确保各项财务制度全面得到执行，款项及时回收入账。

对监督检查过程中发现的收款内部控制中的薄弱环节，各单位应当采取措施，及时加以纠正和完善。

付款管理

岗位分工与授权批准

各公司应当建立和完善财务报销制度、采购管理制度、付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理付款业务的不兼容岗位相互分离、制约和监督。

各公司不得由同一部门或个人办理付款业务审批及执行的全过程。

付款业务不兼容岗位至少包括：

付款业务经办人与授权审批人员不能为同一部门或同一岗位。

建立验收制度。

业务经办人员完成采购后，应由另一岗位或人员进行验收。

会计人员不得兼顾采购或验收。

4财务经理不得同时兼付款审批人和付款执行人。

各公司应当配备合格的人员办理付款业务。

办理付款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

各公司可根据具体情况对办理付款业务的人员进行岗位轮换

各公司应当对付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理付款业务的职责范围和工作要求。

审批人应当根据付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

.2经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理付款业务。

对于审批人超越授权范围审批的付款业务，经办人员应拒绝办理，并及时向公司管理层及上级地产公司财务部或管理层报告。

各公司对于投资、合作等重大付款业务，应当经过上级地产公司批准方可办理。

严禁XX的人员办理付款业务。

付款管理

各公司财务部在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

各公司应建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

各公司应加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。

各物业管理处应建立押金、预收账款的台账，详细记录每个客户的押金、预收款的收缴、退还情况，并保持与财务总账的核对一致。

各公司应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

如有不符，应查明原因，及时处理。

监督检查

各公司应建立付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。

各公司监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。

付款内部控制监督检查的内容主要包括：

付款业务相关岗位及人员的设置情况。

重点检查是否存在付款业务不兼容职务混岗的现象。

付款业务授权批准制度的执行情况。

重点检查付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。

应付账款和预付账款的管理。

重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。

有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。

重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的付款内部控制中的薄弱环节，各公司应当采取措施，及时加以纠正和完善。

重大问题应及时做出处理做上报上级地产公司。

5、生效日

此制度自公布之日起实施。

6、解释权

此制度解释权归集团资金管理中心。

万科企业股份有限公司

2004年10月日