城建档案基础知识.pptx

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城建档案基础知识,孙亮,1,城建档案是随着城市的出现而出现我国至少在3800年前就有了城市河北省城市的起源可追溯到商代城建档案的产生是社会和城市发展的客观需要,第一章城市建设档案第一节城市建设档案的概念及其演变,2,1961年关于加强管理城市基本建设档案的意见1987年城市建设档案管理暂行规定1997年城市建设档案管理规定,第一章城市建设档案第一节城市建设档案的概念及其演变,3,2010年1月住建部发布行业标准城建档案业务管理规范CJJ/T158-2011“城乡建设档案”的定义：

“在住房和城乡规划、建设和管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录，简称城建档案”。

因此可以说人们对城建档案的认识是随着城建档案外延的发展而发展的。

第一章城市建设档案第一节城市建设档案的概念及其演变,4,第一章城市建设档案第二节城建档案的种类,城建档案的种类是由城建档案概念的外延所决定的按照记录的内容主要分为：

城乡规划档案城乡建设工程档案城市建设管理档案城建声像档案,5,第一章城市建设档案第三节城建档案的特点与作用,城建档案的特点综合性和整体性成套性真实性动态性地方性准确性,6,第一章城市建设档案第三节城建档案的特点与作用,城建档案的作用城建档案是城市建设的经验积累和技术储备城建档案是进行城市规划工作的基础城建档案是城市建设和管理的重要依据城建档案是建（构）筑物维修、改建、扩建的依据城建档案是征用土地、房地产权产籍的法律性依据城建档案是城市防灾、抗灾、减灾和灾后恢复重建的重要依据城建档案是城市科学研究的重要资源,7,第二章城建档案工作第一节城建档案工作的内容职责和任务,城建档案工作的内容城建档案馆（室）工作城建档案法规标准建设工作城建档案行政管理工作城建档案教育培训工作城建档案科学研究工作城建档案宣传出版工作城建档案交流工作,8,第二章城建档案工作第一节城建档案工作的内容职责和任务,城建档案管理机构主要工作任务业务指导档案收集与移交档案整理档案保管与保护电子声像档案管理档案信息公开与服务,9,第二章城建档案工作第一节城建档案工作的内容职责和任务,城建档案管理机构主要职责上级城建档案管理机构应指导、帮助下级城建档案管理机构理解、掌握国家、省、市有关档案工作、城建档案工作的法律、法规、规章和业务标准、技术规范，掌握业务监督、检查和指导的基本方法。

城建档案管理机构应帮助建设工程档案形成单位了解和掌握应承担的责任与要求；与建设单位签订建设工程档案移交责任书。

城建档案馆在竣工前应对移交的工程档案进行验收。

接收建设单位移交的工程档案时，要进行检查验收，符合规定后，应办理移交手续。

出具档案验收认可书，填写城市建设档案交接书，双方签字盖章后交接。

10,第二章城建档案工作第一节城建档案工作的内容职责和任务,建设单位主要职责在领取建设工程规划许可证或建设工程开工许可证之前，在规划局或建设局建设审批大厅签订建设工程档案移交责任书。

在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间和违约责任等提出明确要求。

收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并立卷归档。

负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、收集、整理和立卷归档工作。

11,第二章城建档案工作第一节城建档案工作的内容职责和任务,建设单位主要职责收集和汇总勘察、设计、施工、监理、等单位立卷归档的工程档案。

在组织竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收，对未能通过档案专项验收的建设工程，不得组织工程竣工验收。

在向建设行政主管部门申请建设工程竣工验收备案时，提交城建档案馆出具的工程档案认可文件。

对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，每个建设工程项目应当至少编制两套符合规定的工程档案。

一套由建设单位保管，一套（原件）在工程竣工验收后3个月内移交当地城建档案馆（室）。

12,第二章城建档案工作第一节城建档案工作的内容职责和任务,建设单位主要任务设置档案保管场所配备城建档案工作人员及时收集、汇总、妥善保管工程建设过程中产生的档案材料，并按有关规定向当地城建档案管理机构移交,13,第二章城建档案工作第一节城建档案工作的内容职责和任务,工程各参建单位（勘察设计施工监理等）按照合同和规范要求将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件。

各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

实施监理的工程，监理单位代表建设单位认真执行监理职责，分别对勘察、设计、施工文件实施监理、检查、并签署意见。

14,第二章城建档案工作第二节城建档案工作的基本原则和管理体制,城建档案工作的基本原则城建档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护城建档案的完整、准确、系统和安全，便于社会各方面的有效利用。

与国家整个档案工作的原则是基本一致符合当前客观实际需要,15,第二章城建档案工作第二节城建档案工作的基本原则和管理体制,16,第二章城建档案工作第三节城建档案业务指导,城建档案业务指导是城建档案行政管理的基本职能之一，也是城建档案行政管理的重要必不可少的工作环节城建档案业务指导的依据是国家法规、业务规范和技术标准城建档案业务指导的对象是所辖区范围内产生城建档案工作的单位和城建档案从业人员，以及城建档案业务工作的各个方面和环节,17,第二章城建档案工作第三节城建档案业务指导,对建设工程档案形成单位的业务指导与工程档案形成单位签订建设工程档案移交责任书，并事先告知工程档案移交的有关要求帮助各单位理解和掌握城建档案工作基本知识和业务标准、技术规范，督促、指导各单位收集、汇总勘测、设计、施工、监理等过程中所形成的建设工程文件材料，并应符合国家现行标准指导建设、勘测、设计、施工、监理等单位落实档案管理人员，设置档案保管场所，建立健全档案工作制度，做好工程文件材料的形成、积累工作,18,第二章城建档案工作第三节城建档案业务指导,对建设单位的业务指导在建设工程竣工验收前，对建设工程档案进行预验收，出具建设工程档案预验收认可文件，作为建设工程规划验收、竣工验收和办理建设工程竣工备案手续的条件之一；对不符合要求的提出限期整改意见。

指导档案预验收合格的建设单位办理档案移交手续，并为其出具建设工程档案接收和移交证明书,19,第二章城建档案工作第四节城建档案从业人员管理,建设工程档案资料员承担工程资料制作和归档双重责任，应当熟知制作工程资料有关的各种标准规范要求，还应掌握工程档案的相关规范与规程。

对建设工程档案资料终身负责，做好与工程建设同步的档案资料的形成与收集工作。

凡资料表格需档案资料管理人员签字时，均应签字、加盖专业印章。

经培训取得证书的，应到当地城建档案管理机构实行备案管理，并服从属地管理。

20,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,城建档案收集工作就是按照一定的原则和方法，将城乡规划、建设、管理活动中形成的各种具有保存价值的城建文件材料集中到城建档案管理部门实行集中统一管理的一项业务工作。

城建档案收集是城建档案工作的基础城建档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。

城建档案收集是决定档案馆存在和发展的重要条件。

21,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,收集工作的内容对本单位形成的需要归档的各类档案进行接收归档对列入进馆范围的各类城建档案进行接收。

这是城建档案馆收集工作的主要来源，也是城建档案馆收集工作的经常性任务对城建历史档案、重要档案、珍贵档案等进行广泛征集,22,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,收集工作的要求（移交时限）由建设单位向城建档案管理机构移交一套符合规定的建设工程档案。

所谓符合规定主要是指：

归档文件应为原件，内容必须真实、准确，与工程实际相符，以及符合归档质量要求。

并规定了移交时限：

工程竣工验收合格后90日内完成移交。

23,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,收集工作的要求（移交要求）归档的工程文件应为原件归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不宜使用色带式、水墨性打印机和热敏打印机归档的工程文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料归档文件材料幅面尺寸宜为A4幅面，图纸采用国家标准图幅,24,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,收集工作的要求（移交要求）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备,25,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,收集工作的要求（移交要求）图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件所有竣工图均应加盖竣工图章。

竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据：

凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面13的，应当重新绘制竣工图,26,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,竣工图章,27,第三章城建档案管理第一节城建档案的收集,城建档案馆重点收集的档案各类城市建设工程档案建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料,28,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,城建档案的整理就是对文件材料进行组卷、排列、编目、装订，使之有序化和系统化的过程整理工作的原则，就是应当遵循城建档案的自然规律，充分尊重和利用原有的整理结果，最大限度地保持城建档案文件之间的有机联系，便于城建档案保管和利用,29,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,立卷的原则立卷应遵循工程文件的自然形成规律，最大限度地保持卷内文件的有机联系和完整、准确、系统遵循案卷内文件材料保存价值及密级大体相同的原则案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷案卷不宜过厚，文件材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm,30,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,立卷的方法（六部分）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位组卷监理、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷竣工图、竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷声像材料可按建设项目及单位工程组卷,31,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,卷内文件材料的排列文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后,32,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,案卷的装订案卷可采用装订与不装订两种形式。

文字材料必须装订，图纸不装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应该装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固、便于保管和利用装订时必须剔除金属物,33,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,案卷编目案卷的编目包括卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制等内容。

具体编目方法执行国家标准建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）卷内目录、卷内备考表、内置案卷封面应采用70g以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面文件页卷内目录、备考表、封面的编制,34,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,城建档案的分类符合城建档案形成单位及其专业活动的性质和特点根据文件材料的内容，选择和运用适当的分类方法遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系业务管理档案宜采用“年度专业工程（项目）”分类法，或“年度工程（项目）”、“年度问题”分类法建设工程档案宜采用“工程（项目）程序专业”分类法,35,第三章城建档案管理第二节城建档案的整理,城建档案分类大纲（修订稿）分类大纲设十八大类和102个属类。

小类根据本城市实际情况设置大类用英文字母表示（A-R），属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。

属类超过十个同位类目时，采用八分制，即同一类目的号码由1用到8，以后用“91”、“92”、直到“98”,36,第三章城建档案管理第三节城建档案的编目,城建档案的编目是指城建档案馆（室）对城建档案进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是城建档案管理中的一项重要内容城建档案必备目录包括城建档案总目录和城建档案分类目录两类，并且每类包括项目级和案卷级两种目录,37,第三章城建档案管理第四节城建档案的著录,城建档案著录是编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。

城市建设档案著录规范（GB/T50323-2001）工程档案应采用三级著录，即工程项目级，案卷级和文件级,38,第三章城建档案管理第四节城建档案的著录,著录的信息源著录信息来源于被著录的档案单份文件著录时，主要依据文头、文尾一个案卷著录时，主要依据案卷封面、卷内文件目录、备考表等被著录的档案信息不足时，参考其他有关的档案、资料,39,第三章城建档案管理第四节城建档案的著录,著录文字要求著录文字必须规范化文件编号、时间项、载体与数量项、专业记载项、排检与编号项中的数字一律用阿拉伯数字其他语种文字档案著录时必须依照其语种文字书写规则,40,第三章城建档案管理第五节城建档案的鉴定与销毁,鉴定工作的主要内容制定价值鉴定的统一标准及各类档案的保管期限表具体分析档案的价值，划分和确定档案的保管期限确定归档文件的密级将无保存价值的和保管期满的档案予以销毁定期对所保管的档案进行降密与解密围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作,41,第三章城建档案管理第五节城建档案的鉴定与销毁,城建档案的销毁根据鉴定结果，对拟降密、解密、销毁的档案必须编制报告和销毁清册，并应报有关部门审查；档案的降密、解密或销毁必须得到有关部门的批准降密、解密、销毁和保管期限变更清册应一式两份，一份档案馆永久保存，一份报上级主管机关及业务主管机关城建档案馆对确定销毁的城建档案应设定1年2年的待销期，以免误销城建档案销毁后，应将销毁的档案从各种目录及数据库中注销,42,第三章城建档案管理第六节城建档案的保管,档案室库房要求建设系统各行业管理部门档案室应设有档案库房，库房面积应满足档案存储的需要。

库房应与办公、查阅等用房分置库房应有良好的适宜保管档案的环境和条件，并应符合防火、防盗、防震、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防有害气体、防有害生物等要求。

并配备足量的档案柜、档案架库房应配置吸尘器、温湿度测量仪、去湿机、空调等必要的保管设备,43,第三章城建档案管理第六节城建档案的保管,工程建设中文件材料管理要求工程现场或工程管理部门应设置临时档案库房，保管工程建设中产生的各种文件材料档案库房应符合防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防尘等要求，并应配置必要的、满足需要的档案装具工程现场或工程管理部门应配置满足档案收集、整理、保管、利用等工作开展的必要设备和工具,44,第三章城建档案管理第六节城建档案的保管,城建档案馆库房要求库房管理工作应由专人负责库房应采取防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防鼠、防有害气体等防护措施根据档案库房大小、形状、朝向合理排放和布置档案架、档案柜，应方便存放、便于通风和降温绝密、重要以及珍贵的档案应与其他档案分开存放录音录像、磁盘等磁性载体的档案应放入专门的档案柜中保管,45,第三章城建档案管理第六节城建档案的保管,城建档案馆库房要求档案库房温湿度控制标准（见教材）各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备档案库房宜使用乳白色防爆灯罩的白炽灯，照明度30lx50lx为宜，阅览室75lx100lx尾翼。

当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施不宜在强光下长时间利用档案，珍贵档案原件复印次数不宜过多城建档案管理机构应对水灾、火灾、偷盗等突发事件制定应急预案,46,第三章城建档案管理第七节城建档案的利用,城建档案利用服务方式以城建档案原件提供利用以城建档案复制件提供利用提供城建档案证明综合城建档案内容编写书面资料提供利用网上发布城建档案信息城建档案咨询,47,第三章城建档案管理第八节城建档案的编研,城建档案编研工作，是以城建档案馆（室）所藏档案为基础，开展相关的编纂与研究活动，并以最方便的形式提供给利用者阅读。

从本质上说，编研是以分析研究档案的编纂公布价值为前提，在普查的基础上，将零散的、孤立的、表面的档案，挑选组合成系统的、有机的、典型的档案信息的过程。

48,第三章城建档案管理第八节城建档案的编研,城建档案编研的基本原则存真求是原则切合客观实际需要原则（社会实用原则）立足馆藏原则有所选择原则安全保密原则,49,第三章城建档案管理第八节城建档案的编研,常见城建档案编研成果重点工程简介专题汇编城市建设大事记,50,第四章城建声像档案,城建声像档案是记录反映城乡面貌和城乡规划、建设和管理活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载声音、图片和影像等历史记录声像档案采用了图片、影像为记录的传递方式，使人们能够通过多种渠道、多种方式传递信息、直观地记录事物的原貌，是文字记录的补充，极大地丰富了档案信息的载体，拓宽了档案工作的内涵,51,第四章城建声像档案,声像档案的收集范围记录城市规划、建设和管理的重大活动和事件记录重要人物在本地区各种城市建设工作中的重大活动记录具有历史意义的建筑物、构筑物、名胜古迹、市容市貌记录城市地理风貌特征，城乡建设前后面貌、景观，城市变迁及社会风情记录自然灾害、城乡突发事件、抢险救灾的声像档案记录重大工程活动,52,第四章城建声像档案,工程声像档案的收集范围反映工程原址、原貌及周边状况记录工程建设的重大活动、重要事件。

如拆迁情况、招商引资、签约仪式、工程招标与投标、奠基仪式等记录基础施工过程中的工程测量、放线、打桩、基槽开挖、桩基处理等关键工序记录主体工程施工过程中的施工现场整体情况、钢筋、模板、混凝土施工，隐蔽工程施工，内外装修装饰反映工程采用的各种新技术、新材料、新工艺记录工程重大事故第一现场、事故指挥和处理措施、处理结果等情况记录工程验收情况、竣工典礼反映竣工后的工程面貌,53,第四章城建声像档案,照片档案的制作照片应主题鲜明，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不应有明显失真变形现象照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一致，且应有文字说明照片宜系印成5英寸7英寸的彩色照片数码照片的采集应使用RAW、JPEG或TIFF格式，其分辨率不得小于500万有效像素归档的数码照片不得经过后期加工数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤,54,第四章城建声像档案,照片档案整理胶片照片的整理应符合现行国家标准照片档案管理规范GB/T11821的规定照片的整理按单张或组（若干张有联系的照片）进行照片放置在照片档案袋中或固定在芯页上，底片装入半透明中性纸袋后再袋装或固定在芯页照片档案袋、芯页应填写题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明等内容数码照片归档时按年度刻制光盘，每张光盘中应编制文件夹目录、文件夹内照片目录、光盘说明文件。

光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型（CD-R、DVD）、光盘编号等,55,第四章城建声像档案,录音录像档案的制作录音录像档案归档前应进行筛选和鉴别，选择声音、画面清晰、完整，图像稳定、色彩真实，体现主题内容、主要任务、场景特色等主要因素的录音录像材料录像磁带制作应采用PAL制式和MPEG-2或AVI格式；录音应采用MP3或WAV格式向城建档案管理机构移交的录音、录像档案应为配有原说明的原始素材，以及编辑后的录像专题片，载体为录音、录像带或光盘录音、录像载体应材质完好，不得有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、划伤现象。

载体经过相应设备的检测,56,第四章城建声像档案,录音录像档案的整理录音、录像档案的整理应符合现行行业标准磁性载体档案管理与保护规范DA/T15的规定录音、录像档案以一卷（盒）为一个保管单位每一个保管单位加以必要的文字说明，并与档案载体一同放在声像档案保管单位内；文字说明应包括：

档号、题名、责任者（录制单位或个人）、录制时间、密级、保管期限等内容每一个保管单位内以单个专题片或每段录像素材、每段录音等为单位，填写卷内文件目录卷内文件目录应包括序号、责任者、内容、长度、地点、时间,57,第四章城建声像档案,声像档案的保管声像档案按照照片档案管理规范、磁性载体档案管理和保护规范和电子文件文档与管理规范的有关要求进行系统整理和科学保管声像档案入库前应进行检查，对已被污损的，应进行必要的记述处理照片档案应定期检查，如发现有发黄、发霉、变质等现象，应及时采取措施加以补救录音、录像、光盘等均应竖放在专用防磁柜内长期保存且不常用的录音、录像带应做到定期检查和重绕珍贵的或经常使用的声像档案应实行两套制保管，一套长期保管，另一套提供利用,58,消磁柜,59,第五章城建档案信息化,档案信息化就是通过计算机软件的开发或商品软件的选用、硬件设备的配备、网络体系的建设（包括局域网的建设、与政府网的连接、国际互连网的利用）、管理方式的转变，以及工作流程的规范，应用现代信息技术，对档案信息资源进行全面收集、科学管理、系统开发，为社会提供方便、快捷、全面、系统的信息利用服务。

档案信息化主要包括：

档案信息资源建设，信息基础设施建设，档案服务体系建设和档案信息安全。

档案信息资源建设是核心，信息基础设施建设是基础，目标和目的就是档案的服务利用,60,第六章建设电子文件与电子档案管理,建设电子文件是指在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类建设电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。

主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案,61,第六章建设电子文件与电子档案管理,各类电子文件的通用格式,62,第六章建设电子文件与电子档案管理,电子文件的收集归档凡是记录与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都属于建设工程电子文件的收集范围建设电子文件的形成单位做好电子文件的整理工作归档的电子文件应符合以下要求：

按照电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程,63,第六章建设电子文件与电子档案管理,建设电子档案的验收与移交建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地城建档案馆对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收建设电子文件的形成单位做好电子文件的整理工作列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档案,64,第六章建设电子文件与电子档案管理,建设电子档案的保