17企业管理十六步之第九步.docx
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17企业管理十六步之第九步
企业管理十六步
第九步；制订或完善公司所有岗位的岗位说明书；
1；准确的完善岗位说明书可以避免企业组织结构中存在的职责交叉，职责重叠，职责空白，职责错位等问题。
2；准确的完善岗位说明书可以避免员工入职以后增加一些工作以后产生要求增加工资的现象。
例如很多企业存在一些员工入职以后，前期增加一点工作无所谓，后期增加一些工作以后提出加工资的现象，这就是人力资源管理的缺失，员工入职前一定会提出工资要求（包括一些福利），但是人力资源部门没有给新员工岗位说明书，说明今后的工作职责（范围），其实我们的岗位说明书不仅是规定了岗位职责，而且也是任职资格和招聘标准。
一职位说明书填写规范
一）、目的
本规范旨在指导如何对职位说明书里各要素进行描述。
二）、职位说明书的构成
序号
项目名称
说明
一
基本资料
标识该职位的基本资料，包括职位名称、职位编号、职位人数、所属部门、职等、直属主管等要素。
二
职位在组织中的位置
指该职位在组织架构图中的位置（表述出上、下、左、右各职位）
三
职位目的
设置此职位，或此职位存在的目的。
四
职责
此职位的关键成果领域及主要职责。
五
工作联系
此职位与公司内外联系的主要单位及内容
六
工作特征
此职位工作特点及环境的特征
七
任职资格
达成职位目的所需要任职者的必备及理想资格条件。
八
签字栏
撰写、审核签字及生效日、版本号。
各个项目下另细分具体的要素，详见职位说明书模板。
具体填写可参照职位说明书填写指引及附件。
三），职位说明书各要素描述要求
职位说明书收集的是职位的资料，是职位应履行的职责及对任职者的资格条件要求，而不是现在该职位上的人员的个人背景资料或工作表现，即可以把它当作是对公司新招收的员工介绍该职位的要求。
它描述的是职位“应该的”情况，而非“现在的”情况。
此说明书旨在将该职位的信息进行系统的归纳及整理，以便职位任职者及职位主管参照执行并配合公司整体人力资源管理。
填写需以言简意赅为原则，不要有所保留或者夸大。
1.基本资料
1）职位名称
详细地写出该职位的全称，如人力行政部经理。
2）职位编号
该职位在人力资源系统中的编号。
留空，由人力行政部统一填写。
3）职位人数
该职位的编制人数，如人事主管编制为1人，则填写1。
4）所属部门
所直属的部门名称。
5）职等
职位所对应的职等。
留空，在职位价值评估后由人力行政部统一填写。
6）直属主管
指直属主管职位（而非现在的直属主管的姓名）。
7）直接督导职位/人数
向被分析职位直接报告的职位数和这些职位上的编制人数的总和。
比如直接督导的职位为3个，这三个职位的编制人数的总和为5，则填写为“3/5”。
（因目前尚未定编，编制人数留空）
8）间接督导职位/人数
再下一级的职位数和这些职位上的编制人数的总和。
表述方式同上。
9）可轮调职位
轮调是指对一组有业务或专业相关性的平级职位，其任职者之间相互调动，其实质是通过在不同的职位上的学习和历练，以提升员工能力，扩大员工视野和格局的一种人力资源发展措施。
在此处，列出可轮调的平级职位。
（所列出的轮调职位说明了轮调的路径，具体的人员轮调得根据任职者的实际情况及当时的业务开展状况而定。
）
10）可晋升职位
被分析职位向上晋升的职位名称。
可晋升职位代表了该职位在公司内的职业生涯发展路径，它不仅限于向直属主管晋升，也可能是向其他职等高的职位晋升。
可晋升职位为员工培训、自我学习和在职辅导提供了方向。
2.职位在组织中的位置
指该职位在组织架构中的位置，直观的表示出其上、下、左、右的关系。
其表述要点为：
1）用组织架构图的方式绘制出与该职位及上下左右职位。
2）被分析职位的框图涂成灰色。
3.职位目的
简短而精确地说明此职位为什么存在。
常用的标准表述方式为：
根据……，做什么，确保……。
1）根据……：
说明是在什么政策、原则或准则的引导或限制下
2）做什么：
具体做什么，动词加名词的动宾结构
3）确保……：
确保/支持什么样的目的或目标的实现，也可能包括防止/避免什么样的负面状况的发生
4.职责
关键成果领域指职位为完成职位目的，需要做哪几个方面工作，在哪几个关键领域做出贡献。
一般以“名词”或“名词+动词”表示。
一个关键成果领域可能由多条相关联职责达成，可对应整合到同一关键成果领域下。
职责指该职位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，并取得什么样的工作成果。
它是在前面的职位目的的基础上，进一步对职位的内容加以细化。
职责的表述方式与职位目的的表述方式一样。
一般为：
“根据什么，做什么，确保什么结果”。
做什么表示具体的动作及其作用对象，确保什么结果表示这些动作的结果或产生。
在描述时还应注意以下几点：
1）每一项职责的产出应该不同，否则应该合并相同产出的职责。
2）每项职责都应该是明确的、窄义的；而不是广义的、模糊的。
诸如单一的负责、管理等词汇常常宽泛而不明确。
为规范描述职责的用词，附件收集了一些在描述职责时经常使用的主动词。
3）每项职责都应该是典型的或一般性的，不是临时性的。
4）一个职位的职责以10条左右为宜。
5）填写时请注意各项职责之间的顺序，以职责履行的时间或先后顺序展开，表示先有什么再有什么的关系。
6）在每项职责后填写其权重，权重指该项职责在所有职责中的重要度，用百分比表示，各项职责的权重的和应为100%。
7）在每项职责后填写其时间占比，时间占比指该项职责在所有职责工作中的时间占比（约数），用百分比表示，各项职责的时间的和应为100%。
5.工作联系
工作联系指职位为完成职位职责，需要与哪些部门、单位联系，联系哪些内容。
1）公司内联系，可能包括部门内联系及部门间联系。
2）公司外联系，一般指与相关政府职能部门、客户、供应商等的联系。
6.工作特征
工作特征指职位从事工作的环境特征，包括出差时间、工作环境及危险性。
具体分级描述参照附件。
7任职资格
任职资格是指与职位工作绩效高度相关的一系列人员特征，表示该职位对任职者的要求。
具体包括：
为了完成工作，任职者所需具备的知识、技能、能力、以及个性特征要求。
任职资格描述的职位对任职者的要求，而非现有人员已具备的特征。
任职资格分为必备条件与理想条件。
必备条件指职位所需能力素质的最低水平，反映人员录用的门槛。
理想条件指职位取得卓越工作绩效所应具备的条件。
1）年龄区段：
职位对任职者的年龄要求。
2）性别：
职位对任职者的性别要求。
3）学历要求：
职位对任职者受教育程度的要求，如大专、本科等。
4）专业要求：
职位对任职者受教育专业的要求，如会计专业等。
5）培训要求：
如对培训有要求的，应同时列明。
6）工作经验：
A工作经验：
从正式开始全职工作后的工作年限
B管理经验：
某职务以上管理年限的要求，如：
“6年以上管理经验，其中担任部门经理2年以上”
C行业经验：
在本行业内的工作年限要求
D专业经验：
在本专业上的工作年限（包括在其他企业和本企业）
工作经验一般只列明职位对任职者某方面工作经验的要求，不一定将以上四个方面全部填写。
学历与工作经验要求与年龄要求之间应有一致性，如“年龄要求28岁以上，学历要求大专以上，工作经验要求八年以上”则会自相矛盾。
7）专业资格证书
任职者应拥有的国家或专业权威机构颁发的职称或专业资格证书，比如财务部经理要求“会计师”职称。
8）专业知识/专业技能
任职者应具备的专业知识与专业技能，各个专业有通常的专业模块的划分，应按专业模块进行说明。
9）计算机技能要求
任职者应具备的计算机技能要求，根据附件选择相应的描述填入。
10）综合能力要求
任职者应具备的综合能力素质，根据附件选择职位任职者所需要的突出综合能力素质名称填入。
11）其他要求
除上述条件外的其他要求，如职位任职者所需要的某方面个性特质（常用个性特质表现）或一些特殊要求。
比如个别岗位对保密性的要求，具高压力的岗位对承受压力的要求，经常出差岗位对任职者能出差的要求等。
7签字栏
该职位填写人签字（一般为任职者代表、该职位直属上级主管审核签字和更高一级的主管审批签字。
生效日、版本号留空，由人力行政部部填写。
四）补充说明
职责描述指职位“包括但不限于”、“经常性且稳定”的主要职责，并不代表本职位说明书未列出的工作内容就一定不属于任职者的工作范围。
职位说明书应与职责分解图结合使用。
二职位说明书模板
一）、基本资料
职位名称
职位编号
职位人数
所属部门
职等
直属主管
直接督导职位/人数
间接督导职位/人数
可轮调职位
可晋升职位
二）、职位在组织中的位置
三）、职位目的
四）、职责
序号
关键成果领域
职责
权重
时间
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
五）、工作联系
联系对象（部门或单位）
联系内容
公司内
公司外
六）、工作特征
出差时间
出差时间约占%
工作环境
舒适（）、一般（）、较恶劣（）
危险性
无危险（）、一定危险（）、较大危险（）
七）、任职资格
项目
必备条件
理想条件
年龄区段
性别要求
学历要求
专业要求
培训要求
工作经验
管理经验
行业经验
专业经验
专业资格证书
专业知识/专业技能
计算机技能要求
综合能力要求
其他要求
撰写时间：
生效日：
版本：
20--年第01版
撰写人：
审核：
批准：
三岗位说明书附件
一、职位目的、职责描述中的常用动词
项目分类
常用动词
1、对计划、制度、方案、文件等
编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见
2、针对信息、资料
调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理
3、某项工作（上级）
主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估
4、思考行为
研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划
5、直接行动
组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释
6、上级行为
许可、批准、定义、确定、指导、确立、规划、监督、决定
7、管理行为
达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督
8、专家行为
分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价
9、下级行为
检查、核对、收集、获得、提交、制作
10、其他
维持、保持、建立、开发、准备、处理、执行、接待、安排、监控、汇报、经营、确认、概念化、合作、协作、获得、核对、检查、联络、设计、测试、建造、修改、执笔、起草、引导、传递、翻译、操作、保证、预防、解决、介绍、支付、计算、修订、承担、谈判、商议、面谈、拒绝、否决、监视、预测、比较、删除、运用
从流程看，最常用的动词主要有：
拟制、审核、审批、计划、组织、实施/执行、配合/协助/协调、检查、分析、改善
二、工作特征说明
维度
分级说明
工作环境
舒适：
基本没有粉尘、噪音，空气清新，环境舒适
一般：
粉尘、噪音等不大，空气较清新，环境一般
较恶劣：
粉尘或噪音较大，空气较污浊，环境较恶劣
危险性
无危险：
不需要安全预防措施
一定危险：
存在一定程度危险，需要安全预防措施
较大危险：
存在较大危险，需要特殊防护
三、电脑技能要求标准表述
技能
表述
选择
电脑技能
（可多选）
能使用办公工作软件
office/OA/ERP
熟练使用办公工作软件，并可指导他人
熟练使用专业工作软件
CAD/PDM
专业电脑水平，能进行硬件维护维修，针对需求编程
四、综合能力填写指引
1、以下为常用的综合能力及判断原则，根据职位情况可补充。
2、并不是所有职位都需要所有的综合能力，我们只标明职位任职者所需要的突出综合能力。
3、可选择综合能力，或综合能力中的细项能力（如谈判说服能力中的沟通能力、说服能力及谈判能力）。
综合能力
职位任职者所需综合能力判断原则
人际交往能力
●职位胜任者人际交往能力与其所需协调事项的复杂性及协作对职位绩效的影响有关
●职位需协调事项越复杂，处理难度越大，所需的人际交往能力越高，如行政主管所需人际交往能力比财务主管高
●协作对职位绩效的影响越大，所需的人际交往能力越高，如销售员所需人际交往能力比操作工人高
决策能力
●职位胜任者决策能力要求与其所负责决策事项的重要性、紧急性和复杂性有关
●决策对公司越重要、影响越大，职位所需的决策能力要求越高，如总经理
●决策越复杂，职位所需的决策能力要求越高，如销售经理
●决策越紧急，职位所需的决策能力要求越高
●一般来说，执行职位、操作职位不需要过高的决策能力
领导能力
●职位胜任者领导能力与其管理的层级与幅度有关
●领导能力包括建立期望、授权、培育、激励、评估、反馈、改善等方面的技能
●在公司中地位越高、管理层级越多，职位所需的领导能力越高，如总经理比部门经理领导能力要求高
●管理的幅度越大，职位所需的领导能力越高
计划能力
●职位胜任者计划能力要求与其所负责工作的复杂性与变化性有关
●计划能力包括计划制定与组织落实的技能
●所负责工作越易变化，越需要制定计划，所以所需计划能力要求越高
●所负责工作越复杂，越需制定计划，以使工作执行有条不紊
●标准、例行性工作所需计划能力低
执行能力
●职位胜任者执行能力要求与其所负责工作的重要性及严格性有关
●执行能力包括精细执行、时间管理、检讨改善等技能
●所负责工作越严格、越严肃，要求职位执行能力越强
●所负责工作越重要，要求职位执行能力越强
谈判说服能力
●职位胜任者谈判说服能力要求与谈判事项的复杂性与变化性有关
●谈判说服能力包括沟通能力、说服能力和谈判能力
●负责的谈判事项越复杂，所需的谈判说服能力越强，如销售经理
●负责的谈判事项变化性越大，所需的谈判说服能力越强，如公关
●部分职位可能只需要传递信息，即需要较强的沟通能力，并不需要谈判说服能力
五、常用个性特质表现示例
1、以下为一些常用个性特质表现示例，可根据职位任职者的素质要求补充。
2、只需填写职位任职者所需要的突出个性特质。
3、部分职位任职者如没有特殊要求的，本栏可以留空。
个性项目
优秀素质表述
示例
挫折承受力
挫折承受力强，积极主动
销售员
压力承受力
压力承受力强，乐观进取
总经理
服务意识
热情、大方、耐心
售后服务员
严谨意识
严谨、细心
出纳员
原则意识
原则性强、保密意识好
审计员
忠诚意识
忠诚、敬业
财务经理
卓越意识
精益求精
研发工程师
战略意识
理念超前、设想前瞻
总经理
掌握以上说明制定岗位说明书既准确又实用，会为企业减少企业好的矛盾和损失。
升级会员 