薪资管理操作手册1.docx
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薪资管理操作手册1
中铁十九局集团
综合信息化系统操作手册
薪资管理操作手册
中铁十九局集团信息化实施小组
第1章概述
1.1薪资福利管理简介
薪资福利管理是任何企业的人力资源管理中最基础性的工作。
薪资福利管理系统致力与帮助用户建立兼具保健与激励功能的竞争性薪酬体系。
包括从职位评价，企业内外薪酬市场调查，以及基于特定开发目的的薪资与福利项目的设置，到薪资结构及薪资制度的选择、企业薪资水平及构成水平分析、人力成本分析、方便灵活的工资计算、统计发放及报表查询等内容。
目前，本系统主要实现了薪资制度的设计、薪资计算与发放管理。
以及简要的福利项目日常管理、薪资数据的统计汇总管理等。
薪资福利管理模块的主要业务流程如下：
1.2系统登陆
步骤：
在登陆HR系统以后，双击导航栏“人力资源/薪资福利管理”下的任一功能节点，系统即可直接登陆到薪资福利管理模块中。
如下图所示：
第2章系统初始化
系统初始化用于确定企业的薪资福利管理的基本制度，选择设置一些基础参数，某些参数一旦设置，在整个薪资福利模块使用期间是不能进行调整的。
因此建议您在进行初始化之前详细了解各参数的管理意义，结合企业的管理需要和未来发展状况进行选择。
在系统初始过程中需要完成的主要工作包括：
1、薪资制选择：
在多组织情况下，选择使用独立薪资制度还是统一薪资制度。
2、会计期设置：
会计期即工资发放期间，为了与财务系统的集成，这里使用会计期的概念。
3、银行设置：
主要用于工资银行代发时的相关报盘数据引用。
4、币种设置：
对于有外籍员工的企业，或外资、合资企业使用本系统时，需要用外币发工资时，需要设置币种。
系统允许对不同的员工使用不同的币种发放工资。
5、工作周设置：
与会计期概念相似，如果您需要按周计薪，可以设置第一个会计期间的工作周个数及顺序。
各会计期可以有不同个数的工作周，对于不发薪资的工作周，可以跳过。
6、基础参数设置：
这里包括许多内容，部分参数一旦设置则不允许修改。
7、初始化确认：
确定启用会计期，即开始发薪的会计期。
一旦确认后，在基础参数中相关设置不允许修改。
2.1初始设置
2.1.1银行设置
主要用于工资银行代发时的相关报盘数据引用
操作步骤：
“初始设置”－“银行设置”－“新增”
2.1.2薪资制度设置
在多组织情况下，由于各用户的薪资管理制度不同，工资体系存在很大的不同，系统提供以下两种方式：
一是独立薪资制度，表示各个组织独立进行薪资核算，拥有自己的款项结构、核算体系。
二是统一薪资制度时，表示所有法人组织统一进行薪资核算，并且有一个组织负责相关的管理工作。
基于这种完全不同的管理需要，我们设置一个薪资制度参数。
该参数是根本性的，一旦设置不能进行修改。
操作步骤：
“初始设置”－“薪资制度设置”－“薪资制度类型设置”，如下图所示：
在薪资制度类型选择表中，有独立薪资制度和统一薪资制度。
对于统一薪资制度，还需要选择一个负责组织。
对于二种薪资制度的数据处理不同，主要有以下几处：
对于独立薪资制度，各法人组织可以有不同的工资类别参数选择，可以有不同的发薪资周期方式选择，可以有不同的启始发工资周期，可以分别进行月结、周结，在后台数据库，每个法人组织可以各有一套工资款项数据等。
2.1.3会计期设置
由于企业的工资计算周期并不一定按自然月份的起止日期，为了使单据日期能切实体现实际业务的状态，本软件中的会计期定义可以让用户自行定义会计期的,一年最多可定义14个会计期，默认为12个会计期。
会计期设置是在整个系统的基础管理模块中完成的，在薪资福利模块中可以查看设置结果。
操作步骤：
“初始设置”－“会计期设置”
2.1.4工作周设置
发薪方式包含周薪方式时，需要对每个会计期包含的有效工作周范围进行设置。
以周薪方式进行发放的员工工资需要进行周末结转。
单击菜单“初始设置\系统设置\工作周期设置”，系统打开“工作周设置”窗口，在图2.31中可以查看会计期设置结果。
2.1.5员工级别设置
员工级别包括行政级别、技术级别和专项级别3种，同时，这些数据也可以在基础数据模块中进行维护。
若在工资款项中包括各种级别的工资款项类型，则需要在此首先设置级别，然后在“基础设置/级别工资设置”中定义每一级别对应的工资额，这样在录入员工工资时，只需确定当前员工所对应的级别，级别工资值便确定。
2.1.6基础参数设置
基础参数用于控制薪资系统的基本管理制度或数据处理方法。
操作步骤：
“初始设置”－“系统设置”－“薪资制度类型设置”，系统打开“基础参数设置”，设置内容包括“基础参数设置”、“计算设置”、“发薪币种”和“薪资标准地区”三项。
基础参数设置
1、工资类别选项：
包括采购统一工资类别、不同的部门可以有不同的工资类别和不同的员工类型可以有不同的工资级别选项。
2、发薪方式选项：
包括月薪、周薪和月薪和周薪并存选项。
值得注意的是周薪的发薪周期并不局限为必须是一周，这完全可以根据单位发薪的实际情况决定，不同的会计期发薪次数完全可以不一样；企业也可以根据需要选择月薪和周薪并存的发薪方式。
3、员工辅助管理选项：
包括需要个人所得税管理、需要公积金管理、需要负债管理、需要经费管理、需要计件工资管理和需要计时工资管理选项。
4、月结或周结时，离职人员过滤的合计期（或周）标准：
当用户选择“当前会计期（或周）”时，处理方式与以前相同，而当选择“离职日期所在会计期（或周）”时有所区别时，就表现为：
已在1月份设定2月份某天离职员工，在2月份进行工资处理。
系统缺省状态为第一个选项。
5、所有操作是否对离职人员有效：
在整个员工管理模块中,是否显示离职人员信息,受此选项控制。
6、公积金利息结算会计期：
当每年进行公积金利息结算时,对应于员工管理中的会计期，默认为第6会计期，可修改。
７、处理兼职岗位工资、处理代理岗位工资：
使用该设置，可以满足同一员工在不同单位均有工资发放的情况。
８、启用权限款项录入：
使用该参数，可以指定不同的操作员对不同的工资款项的修改、查看的权限。
实现部分企业对于相关计件工资、计时工资等有不同人员管理的需求。
9、启用权限款项审核：
使用该参数，可以指定不同的操作中工对不同的工冷峻款项的审核权限，在审核时，可以对其他人员录入的工资数据执行驳回操作，要求重新录入。
10、“启用薪资数据审批，一旦启用，不能取消”。
本参数用控制工资数据在录入计算完成以后，是否在通过审批以后，才能执行相关的操作，如报盘、结转等。
如果启用该参数，可以在基础数据中进行“审批设置”，设置多个审批人，并且每个工作周、会计期的数据都必须在通过审批以后才能进行报盘，结转等操作。
计算设置
“计算设置”TAB页中需设置的以下内容有：
1、扣零与计算项目精确度设置：
即设置各工资款项，计件、计时项目的数量和单价在扣零与计算时允许处理的精确度，系统默认为2位小数位。
工资款项最多可精确到小数位后2位，计件、计时项目的数量和单价最多可精确到小数位后4位。
2、分钱结算存在扣零情况选项,适用于部分工资由现金结算的单位。
3、周薪方式下所得税扣除选项,在周薪方式下，个人所得税的扣除方式系统提供每周滚动扣除和当前会计期最后一周一次性扣除两种方式。
4、工资款项生成财务总账凭证，数据是否按项目进行分摊。
发薪币种
系统支持不同人员有不同的发薪币种。
“未选币种”在“基础数据/公共数据/基础信息/币种设置”中进行设置。
薪资标准地区
目前，许多企业的员工工作地区一般都分布在全国各处。
在薪资管理实务中，许多都会根据工作地区的不同设定不同的工资标准。
薪资地区的设置方法与币种的设置方法相同
注意：
对薪资标准地区设置，在完成系统初始化以后，只能添加新的地区，不能删除己设置好的其他地区。
2.1.7初始化完成
“初始确认”是确认本系统的启用会计期。
若用户在“基础参数设置”中设置的发薪方式为周薪时，则还需确认启用会计期的当前启用工作周。
第3章基础数据设置
3.1配款面额设置
系统在提供分钱结算功能时，从出纳发放工资操作便利性考虑，允许预先设置各种人民币面额，然后可由系统根据工资发放金额自动配成各种面额人民币应准备的张数。
操作步骤：
配款面额设置窗口中提供增加、修改、删除、存入等功能，修改直接在界面上修改，修改后点击保存。
如下图所示：
3.2银行卡设置
“银行卡设置”主要设置以下内容：
银行卡名称、银行卡账号长度以及设置的银行卡账号长度是否为定长。
银行卡名称最多不得超过30个字节；银行卡账号长度最多为30位；“是否定长”选项用于控制在银行报盘时录入的员工银行卡账号是否必须与此处设置的银行卡账号的长度相一致，选择“是”，表示必须一致，反之，表示可以不同，但必须不大于此处设置的银行卡账号的长度。
3.3员工排序设置
系统提供部门、员工类型、员工号、内部排序号、某一工资款项五个用于排序的元素，用户可对这五个排序元素自由组合，排在前面级别的排序元素优先考虑。
此处的设置结果将作为员工工资表和员工工资条中记录出现先后排列顺序的依据。
3.4工资款项设置
工资款项是工资管理中的最基本的也是最为重要的要素。
反映到工资表上，就是工资表中某一个具体的工资项目。
在每一个会计期，企业的工资结构都可能会调整，包括工资款项的个数、名称、计算关系等，因此在各个会计期可以以重新设置的工资款项。
3.4.1工资款项基本信息维护
系统已为用户提供了一套基本的工资款项，用户可对其进行调整，如可将不需要的工资款项进行冻结，增加新的工资款项。
操作步骤：
“基础设置”－“工资款项设置”－“款项定义”－“新增”
如上图，某一个工资款项，包括以下部分信息：
款项编码：
编码唯一标示工资款项的涵义，即系统认为不同会计期编码相同的工资款项代表的涵义是相同的，报表中将作为同一工资款项进行统计。
为保证编码的连贯性和各个会计期款项的一致性，系统对于有效编码在中间的工资款项是不允许删除的，在确实不用时可以将其冻结，以备以后会计期恢复使用。
排序号：
主要用于控制各工资款项在工资报表、工资条中出现的先后顺序，用户可以根据实际需要任意调整。
具体操作为：
首先单击工资款项定义与设置窗口中的“排序”按钮，然后将鼠标光标定位置欲调整的款项的“序号”列中，分别进行调整（一次可对多项款项进行调整），最后单击窗口中的“确认”按钮即可（在款项的序号调整后，窗口中的原“修改”按钮会切换成“确认”按钮）。
款项名称：
对于有效的工资款项都要求有一个能反映其实际涵义的名称。
款项类型：
在工资管理业务系统中，许多工资款项是可以从员工档案或其他业务中进行取数的。
如员工的职位工资、计件工资、计时工资、违纪工资、考核工资、考勤工资等。
因此，系统建不同的工资类型以满足这些管理需要，提交工资核算的效率。
对这些可以快速录入或作为特别管理的工资款项，在定义工资款项时需要指定款项类型。
计算口径：
对于不同类型的工资款项，也有不同的工资数据取值方式，我们称之为计算口径，对所有工资款项，有以下三种计算口径可供选择：
直接录入：
某些款项不属于任何特定的核算项目，没有对应计算公式，在日常由操作员直接录入，则其计算口径为直接录入。
专项管理：
某些款项属于特定的核算项目，其计算或录入口径与普通的工资款项不同，如计件工资是进行专门的计件管理的，所得税是根据税款基数和具体的所得税政策进行计算的，有的公积金款项也完全由公积金管理部门确定各人员的金额，此时则将其计算口径称为专项管理。
公式计算：
某些款项的值是由其它款项通过一定的公式计算得出的，如“实发工资”一般是由公式“应发工资－个人所得税－扣款”计算得出的。
在系统中，每一种类型的工资款项都有特定的计算口径。
下表说明了每一种工资款项类型的说明及其计算口径：
工资款项类型
计算口径
说明
基础款项
直接录入
专项管理
指用户直接录入的款项，如不存在明显分类和计算原则的款项，需要逐一录入。
计件工资
专项管理
如在制造业等单位，部分人员的部分工资款项是与计件项目相关的，将其放置计件工资管理部分进行专门核算，称为计件工资，主要根据计件工资标准和人员计件情况进行计算
计时工资
专项管理
如在制造业等单位，部分人员的部分工资款项是与计时项目相关的，将其放置计时工资管理部分进行专门核算，称为计时工资，主要根据计时工资标准和人员计时情况进行计算。
职位工资
专项管理
根据当期有效的启用的职位工资表，以及员工的正式任职岗位及职等信息，获取的员工职位工资数据。
行政级别工资
专项管理
一般的行政单位都有行政级别工资，即根据单位的行政级别工资标准和人员的具体行政级别，系统自动计算其行政级别工资。
技术级别工资
专项管理
对于技术性行业，部分人员有技术级别工资，即根据单位的技术级别工资标准和人员的具体技术级别，系统自动计算其技术级别工资。
专项等级工资
专项管理
对于存在等级工资的单位，人员的等级工资也许不仅仅与其行政级别和技术级别有关，而是与其他的特定级别有关，系统将其同一称作专项等级，用户可以设置其等级工资标准，系统将据此和人员的具体的专项等级自动计算其专项等级工资。
工龄工资
专项管理
对于有工龄工资的单位，系统根据人员的具体工龄和工龄工资标准计算其工龄工资；由于系统存在多种工龄计算公式，对该类型工资款项，需要指定所定义工龄名称。
厂龄工资
专项管理
对于有厂龄工资的单位，系统根据人员的具体厂龄和厂龄工资标准计算其厂龄工资；由于系统存在多种厂龄计算公式，对该类型工资款项，需要指定所定义厂龄名称。
考勤工资
公式计算
对于参与考勤的人员，其部分工资款项可能与考勤情况有关，用户可以定义公式，其核算因子可以包含工资款项和考勤指标，从而得到其考勤工资。
所得税款项
专项管理
对于需要缴纳个人所得税的人员，系统根据其税款基数和对应的所得税政策自动计算其应交所得税额。
公积金款项
专项管理
对于交纳公积金的人员，部分公积金可能从人员工资中代扣，或者公积金交纳金额与其工资相关，用户可以设置公积金款项专门处理与公积金相关的部分。
经费工资款项
专项管理
对于需要交纳保险金等经费的人员，部分经费可能从人员工资中代扣，或者经费交纳金额与其工资相关，用户可以设置经费款项专门处理与经费相关的部分。
负债款项
专项管理
对于有借款记录的人员，部分负债还款可能从人员工资中代扣，或者每个会计期还款金额与其工资相关，用户可以设置负债款项专门处理与员工负债相关的部分。
计算款项
公式计算
对于像应发工资、实发工资、税款基数等款项，是由其他款项进行公式计算得到的，而与员工其他要素没有直接的关联或不需要根据其他要素进行计算，此时系统将其直接称作计算款项。
绩效款项
专项管理
用于接收绩效过程模块中，对员工的考核结果，即考核成绩系数。
考核款项
专项管理
用于接收在绩效过程中直接输入的考核记录的考核款项汇总数据。
违纪款项
专项管理
用于接收在员工奖惩管理中传入的员工奖惩款项汇总数据。
奖金基数
专项管理
根据职位工资表以及员工正式任职的岗位和职位等信息。
获取在指定的周期类型下员工的绩效奖金基数。
由于系统中存在多种不同周期下的绩效奖金基数，因此需要在定义该类型工资款时指定周期类型。
工资款项小数位：
不同的工资款项需要的计算精确度可能是不同的，系统支持各款项最多可精确到2位小数，小数位数为“0”时表示只取整数，在人民币中表示核算到“元”。
计算优先级：
当定义的款项类型为“计算款项”时，还需确定其计算优先级，以数字1,2,3……表示，系统首先计算优先级为“1”的款项，然后“2”，依次顺推。
用户要注意根据款项间计算的逻辑性进行设置，如假设实发工资＝税款基数－扣所得税，税款基数、所得税又是计算款项，需由公式计算得出，则税款基数、所得税的计算优先级必须高于实发工资，即若实发工资的计算优先级为3时，税款基数、所得税的计算优先级应为1、2。
工资款项冻结：
对于以前发薪周期已经使用或以后发薪周期可能要使用而本发薪周期不需要的情况，系统建议不要将其删除，而是将其冻结，这样可保证该编码对应款项在所有周期中所代表涵义的一致性。
系统主要工资款项：
主要包括应发工资款项、实发工资款项、分钱结算款项、税款基数款项。
这几个款项在工薪管理中是最关键和常用的款项，应发工资和实发工资款项的重要性是显而易见的，分钱结算款项用于处理期末扣零和分钱结算的处理，税款基数款项用于计算个人所得税的依据。
结转款项：
用于将所选款项的值在月结、周结时结转到下一周期。
记入工资变动档案：
对于有些重要的工资款项，需要掌握其各个会计期间的工资金额的变动情况。
是否汇总：
在实际应用中，工资款项中会有一些中间参数，如考核系数、出勤天数这样的款项，在工资汇总表是不需要汇总显示的。
因此您需要设置每一个工资款项是否需要汇总。
3.4.2工资款项计算公式
对于款项类型为“公式计算”工资款项，需要设置该工资款项的计算公式。
需要定义计算公式的工资款项可以在“工资款项定义与设置”窗口的“计算设置”Tab页中，如下图所示：
工资款项计算公式的具体设置方法如下：
假设“应发工资＝基本工资＋伙食补贴＋住房补贴＋车贴＋驻外补贴＋加班费＋其他补贴＋奖金＋特别津贴＋简单考核工资－违纪工资”，其中应发工资、扣款、所得税都已定义好。
在工资款项定义与设置窗口中切至“计算设置”TAB页中，选中“应发工资”款项，然后单击【修改】按钮，便可进入工资款项公式设置窗口中，如下图所示：
3.5级别工资设置
“级别工资设置”包括“行政级别”、“技术级别”和“专项级别”3个子菜单。
分别用来设置行政、技术和专项3种不同类型等级工资的明细等级。
设置内容包括明细等级的“级别名称”和“级别工资”。
3种不同类型等级工资的设置操作方法相同，本手册以介绍“行政级别工资”的设置操作为例。
操作步骤：
单击“基础设置”－“级别工资设置”－“行政级别设置”子菜单，弹出“行政级别工资设置”窗口。
第4章工资核算与发放
4.1工资数据调整
“工资数据调整”功能将工资数据窗口分为“己发薪员工”“未发薪员工”“全部显示”三类分别处理。
并将员工数据分为“全部、正式任职员工、兼职代理员工、离职员工、本会计期后入职员工”。
同时，在数据窗口增加显示信息，包括：
有负债记录、交公积金、有计件工资、有计时工资、纳税编号、所得税政策。
如上图：
一般情况下，通过员工档案的相关处理，系统会自动生成员工的工资数据记录，不需要单独处理，但存在几种例外情况，需要通过工资数据调功能删除或添加员工工资记录。
1、由于系统的工资周期与当前日期所在会计期不同，需要处理工资会计期后入职员工的工资数据。
2、由于员工离职和工资期末结转的时间交错造成的数据遗漏或数据冗余。
如某离职员工需要在下会计期仍需发放工资，或者将不需要发放工资的离职员工数据也结转到下一会计期，此时，需要手工处理。
3、特殊情况，外单位人员在本单位兼职或临时代理某职位工作，需要发放工资的。
可以通过手工处理生成工资记录。
己发薪员工：
是指在工资模块中，己有工资记录的员工，在本期可以录入工资数据，发放工资的人员。
对这些数据可以执行冻结或删除数据的操作。
未发薪员工：
是指在员工档案中己有记录，但在工资模块中没有工资记录的人员。
此时的离职人员数据仅包括本会计期和上会计期离职的人员，在此以各会计期离职的人员不在列表中出现。
以减少列表中数据冗余。
对这些数据可以执行生成工资数据的操作。
如果需要生成工资记录的员工尚未维护其档案中的薪资信息，则可以直接双击打开该员工的工资信息维护页面。
对于未发薪员工，保存为生“己发薪”员工时，如果没有在档案中维护过薪资信息，系统会有错误提示。
此时，您可以通过双击打开该员工记录。
直接维护其工资信息。
4.2工资数据录入
对一般工资款项，您可以使用两种方式录入每一员工的工资数据。
直接录入，以列表的方式录入员工的工资数据，列表的横坐标上是各工资款项，纵坐标上是员工；
逐页录入，是每个员工单独一页，翻页录入员工的工资数据。
两种方式都分别可按职能机构录入和按员工类型录入，如果选择“不同的职能机构可以有不同的工资类型”，就应该选用按职能机构录入；如果选择“不同的员工类型可以有不同的工资类别”，就应该选用按员工类型录入。
直接录入以“按职能机构直接录入”为例：
单击“工资处理\工资直接录入\按职能机构录入”子菜单，进入“条件设置窗口”，如下图所示：
在“条件设置”窗口中系统提供工资类别、发薪方式和发薪币种3个下拉选项，可通过下拉式菜单选择录入（当发薪币种为单一币种时，币种下拉选项不可用）。
职能机构选择窗口和工资款项选择窗口中的职能机构和款项系统默认为全选，用户可通过“职能机构全选”、“工资款项全选”选项控制是否全选。
如果只需要选择其中的一部分，在全选的情况下，请用鼠标单击不需要的职能机构、工资款项记录；在什么也未选择的情况下，请用鼠标单击需要的职能机构、工资款项记录。
条件设置完成后单击窗口中的“确认”按钮，系统列出符合设置条件的当前会计期的“工资录入”窗口。
在工资直接录入窗口中用户只需在每条记录中依次录入员工的工资款项金额，但需了解：
工资款项的金额，其中黑色表示为通过公式计算的款项，不能直接录入。
注意以下两地功能：
¤计算：
工资录入后单击该按钮，系统将自动按照款项计算公式计算出各款项的金额数。
如果用户此时不计算，也可通过控制条件窗口中的“存盘时不计算”选项在存盘时进行计算，还可通过“工资处理\集中计算”功能进行集中计算。
¤定位：
单击该按钮后在弹出的对话框内录入员工号或姓名经确认后即可将光标移至该员工工资记录行内。
¤传输：
用于导入或导出员工工资数据。
此传输功能主要针对这样的用户：
工资数据由下级职能机构或组织自己做，但是由上级职能机构或总公司统一发放工资。
通过此功能下级职能机构或组织只要将数据导出，上级职能机构或总公司导入就可以了，这样可避免上下级职能机构或组织都要做一遍工资数据，大大简化了工作量。
但是，这里对导入的工资数据的检验是不严格的，导入时一定要注意对应关系，包括职能机构要对应，员工排列顺序要对应，款项顺序要对应。
如下图所示：
4.3薪资数据送审和审批
如果在基础参数中启用薪资数据审批功能，在工资数据录入完毕，计算结束以后，可以执行薪资数据审批。
单击菜单“工资核算\审批处理\薪资数据送审”，选择需要送审的数据（周薪或月薪），然后系统会打开送审数据窗口，确定后单击“送审”按钮执行即送审。
第5章期末处理
在属于本会计期内的所有工作周数据全部结转后（当前工作周已经为属于下个会计期的第一个工作周），方可进行本会计期的期末处理；主要包括对以月薪形式发放的员工的工资数据进行结转；在有和财务系统总账集成的情况下，自动生成系统需要的凭证；工资款项结构和工资类型接转到下个会计期；并且兼顾员工辅助管理中的数据档案的维护，包括个人所得税、公积金、负债、经费计提等；由于个人所得税的计提只能按月进行计提，因此按周进行发放的员工，只在当前会计期的最后一周根据其当前会计期所得总收入，才计提个人所得税，若当前会计期非最后一周，其个人所得税在集中计算时仍为零。
在发薪方式没有月薪的情况下，依然需要会计期末结转。
注意：
在本系统中，一旦月结处理则不允许对当前会计期进行工资数据的增删改操作，因此敬请慎重。
第6章报表查询
6.1工资管理报表
6.1.1工资明细表
工资明细表提供查询或打印已全部计算完毕且准确的工资明细表。
单击“工资明细表”子菜单，系统首先弹出查询条件设置窗口，查询条件中列表条件为：
工资类别、发薪方式、币种、年度、会计期和周的选择、职能机构选择、员工类型选择、工资款项选择、员工选择，及一组选项，前面三个选项可帮助用户快速选中或反选中职能机构、类型和款项记录；“职能机构以小计列示”选项，该选项用于控制
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