公务接待方案范文详细版.docx
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公务接待方案范文详细版
公务接待方案范文
为使接待工作顺利展开，需拟定一份公务接待方案，下面是我为你带来的接待方案范文，欢迎参阅。
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一、全程效劳工程
1、展会筹划：
各类展览会、交易会、博览会的筹划、组织及运作。
2、承办各型企事业机构的专题会议、年会、礼仪、开业庆典、酒会、展示会等。
3、承办在华的国际会议，包括行业、专业或专家会议等。
4、组织出国参加各类会议、预约会见、参观、访问等活动。
5、承办各公司厂矿业务洽谈会、订货会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会等。
6、承办各种类型商务考察会议。
7、培训类会议方案实施。
8、承办按照客户自订筹划方案举办的会议活动。
二、单项效劳工程
1、会务效劳：
协助主办单位选择会议场所，为代表提供礼仪、公关、文秘效劳，会议协调管理工作。
2、展览展示：
展台搭建、会场布置、展具租赁、视频音响设备租赁等。
3、会议接待：
为参会代表提供接送站效劳、会议代表签到效劳。
4、酒店预定：
以优惠价格提供国内酒店预定效劳，代订各地优惠客房。
5、用餐安排：
以特惠价格安排特色的餐饮效劳，优价代购当地土特产。
6、票务效劳：
为参会代表提供各地返乘飞机票、火车票、船票预订效劳;会务展品的托运代办，会议代表考察旅游完毕地的善后效劳。
7、娱乐安排：
为代表安排富有当地特色的娱乐、活开工程。
8、会后参观、访问、旅游、考察等后勤效劳。
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1、心理准备
1“诚恳〞的心，要让对方感到自己是受到欢迎、得到重视的。
2合作精神。
看到同事在招待客人，要有主动协助的精神，不能认为不是自己的客人就不予理睬。
3具备一定的礼仪知识。
特别注意在接待、洽谈、宴请等方面的相关礼仪。
2、物质准备：
物质准备包括环境准备和办公用品准备，主要由总经办负责。
1环境准备。
全力打造清洁、整齐、明亮、美观，无异味的接待环境。
包括前台、会客室、办公室、走廊、楼梯等处。
2办公用品准备。
例如：
前厅，为客人准备简洁、色彩和谐的座椅。
会客室，桌椅摆放整齐，桌面清洁，墙上挂上某次成功的大型公关活动的照片，桌上放一些介绍公司情况的资料，以提高公司的可信度。
另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。
3、业务知识和能力的准备，即企业的开展历史、产品特点、规格、种类、各部门设置及领导职工的情况;还要准备一些较完备的资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。
主要由行政部、市场营销部负责。
4、了解来宾的根本情况，包括来宾的人数、姓名、性别、年龄、职务、民族及其宗教信仰等，以确定接待规格和制定接待方案。
主要由人事部、方案部、财务部负责。
快速了解外宾的根本情况后，还需要根据实际情况做好以下三项主要准备工作：
确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支。
包括到机场或车站迎接得人员、迎接物品的种类及数量、专项陪同人员、全程陪同人员;宴请的规格、地点;住宿的宾馆等级、房间标准等等。
涉及到的具体内容有：
1主要陪同人员;2主要工作人员;3住宿地点、标准、房间数量;4宴请时间、标准、人数;5会见、会谈时间、地点、参与人员。
为了让所有有关人员都准确地知道自己在此次接待活动中的任务，提前安排好自时间，保证接待工作顺利进展，制定一份表格，内容如下，印发各有关人员：
1.人员安排表：
包括时间、地点、事项、主要人员、陪同人员。
2.日程安排：
包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的列出。
3.接待经费列支：
包括 1工作经费：
租借会议室、打印资料等费用; 2住宿费;3餐饮费;4劳务费：
讲课、演讲、加班等费用;5交通费;6参观、游览、娱乐费用;7纪念品费;8宣传、公关费用;9其他费用。
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由省委宣传部文明办及建立、工商等方面的专家、领导一行12人于2005年8月30日下午5：
30分左右到达，9月1日下午3：
40别离店，在酒店日程安排如下：
1、就餐：
8.30晚餐主桌：
百合厅1+3桌，工作人员：
多功能厅
8.31早餐自助餐：
领导在樱花阁，工作人员在万福阁
8.31午餐自助餐，地点：
万福阁
8.31晚餐同8.30晚餐
9.1早餐同8.31早餐
9.1午餐同8.30晚餐
说明：
百合厅主桌18人，安排4名效劳员，准备席位卡，鲜花;副桌3桌，10人，各安排2名效劳员;还需准备：
欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。
以上由陈小燕负责，各相关部门配合。
2、住宿
a.豪华套间A501、B5012间
b.标准套间B418、B518、B5213间
c.单人间B403、B412、B416、B417、B419、B423、B503、B512、B519、B52310间d.标准间A505、A506、A507、A508、A509、A510、A515、A416、A419、A420、A42111间
e.县领导午休房：
8.31日15间，9月1日15间
说明：
每天早晨7:
15分叫醒，9月1日县领导午休房2:
40分叫醒;房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。
以上由缪艳、吴颖具体负责，各相关部门配合。
3、会议
长江厅：
汇报会约1小时，8月31日8：
30开场，安排80人左右的回字型，准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。
5F贵宾厅：
省检查团工作室
6F会议室：
工作人员及驾驶员休息室
2F会议室：
创立办档案室
玫瑰厅：
来信来访接待室
以上由吴颖、沈松华具体负责，各相关部门配合。
4、备用活动
KTV：
芙蓉厅、百合厅，准备：
茶水、水果、小吃、鲜花。
由沈松华负责，各相关部门配合。
游泳馆：
邱洪飞负责。
棋牌室：
安排四间棋牌室，准备：
水果、茶水、点心。
由吴颖负责，各相关部门配合。
足疗：
常红林负责。
夜宵：
中厨房负责安排，何志刚负责，汤荣配合。
一、本次活动领导小组名单
组长：
XXX
副组长：
XXX
成员：
XXXXXX
二、车辆停放及平安
1、责任部门：
保安部
2、负责人：
XXX
3、保安：
4、要求：
a.从8月29-30日起，注意门前车辆的管理，确保8月30下午-9月1日下午省测评组领导车辆的有序排放;b.配合县公安部门做好平安保卫工作。
三、迎宾及入住
1、责任部门：
前厅部、行政办
2、责任人：
XXX
3、门僮二名：
4、礼仪小姐八名：
5、要求：
a.门僮必须配戴白手套;欢迎语欢迎光临**国际大酒店;确保客人平安下车，及时将客人行李放置行李车送至房间。
b.礼仪小姐面带微笑，欢迎词欢迎光临，绶带内容：
“**欢迎您〞c.总台人员提前做好房卡、入袋。
d.总机人员负责叫醒效劳;e.商务中心配合创立办领导准备好每天就餐的席位卡及8月31日上午8.30分长江厅的席位卡。
四、房间安排
1、责任部门：
客房部
2、责任人：
XXX
3、效劳员：
4、要求：
a.配合工程部确保本次接待的所有用房设施、设备完好;b.检查所有用品是否齐全;c.客人进店后，在4F、5F电梯口安排专人，负责将客人引进房间;d.配合采供部保证房间的水果等到位;e.提前做好房内及过道的灭蚊、灭苍蝇工作;f.对本次接待的所有用房提前做好通风工作，确保房内无异味;g.配合采供部及时补充所有用房的小食品。
五、会议室安排
1、责任部门：
客房部、康乐部
2、责任人：
XXX
3、二楼会议室效劳员：
四楼长江厅效劳员：
五楼贵宾厅效劳员：
六楼会议室效劳员：
二楼玫瑰厅效劳员：
4、要求：
a.配合工程部确保本次接待的所有会议室设施、设备完好;b.撤除二楼会议室四周的椅子，在会议室三面放置条桌，铺蓝色台布，空余一边放5张椅子;c.做好各会议室的卫生清扫工作;d.按照接待方案安排，定人定岗。
六、餐饮安排
1、责任部门：
餐饮部、中厨房
2、责任人：
XXX
3、效劳员：
4、要求：
a.配合工程部确保本次接待餐厅设施、设备完好;b.检查所有餐具是否齐全;c.检查餐厅的卫生情况尤其做好灭苍蝇;d.及时与营销部沟通餐厅其他用品的落实情况。
鲜花、音响、话筒、席位卡等e.根据接待方案落实好每天餐厅的效劳人员，做到定人定岗。
七、检查监视
1、责任部门：
质培部
2、责任人：
XXX
3、要求：
在所有接待活动开场前，按照接待方案的要求，检查各部门的落实情况，并及时与营销部沟通、落实。
八、接待安排
1、责任部门：
营销部
2、责任人：
XXX
3、要求：
检查各部门的落实情况，与各职能部门及时沟通并上报领导小组。
九、结算
1、责任部门：
财务部
2、责任人：
XXX
3、要求：
a.前台各收银点必须熟记贵宾的人数、姓名、身份、在店时间、活动过程等。
b.热情礼貌、准确、有效答复贵宾提出的问题。
c.每日整理贵宾账单，贵宾离店前1小时，将所有账单准备完毕，备用。
十、几点说明
1、各级管理人员逐级检查下级准备工作完成情况，逐条落实。
2、召集本部门会议，制定部门接待方案，责任落实到人。
3、凡一线工作人员熟记“应知应会〞，并注意使用普通话。
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