单证专员岗位职责.docx

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单证专员岗位职责

单证专员岗位职责

【篇一：

外贸单证员岗位职责（原创）】

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岗位说明书

我负责以下的工作：

1.负责去外管局和海关申领核销单、报关单、报关委托书的工作

2.负责根据客户的要求，负责联系货代租船订舱并确认价格的工作。

3.负责集装箱的安排，通知业务员准确装柜时间，跟踪集装箱情况的工作

4.负责商检，包括准备资料报检，送报到商检局，安排检验老师检验，以及后续的领证的一切相关事宜。

5.负责一切报关事宜，包括出货前寄核销单，制作报关单据上报海关，并与货代核对报关预录单和提单信息。

6.负责所有的运费发票付款的工作。

7.负责制作客人的一切清关要求的资料（如普通产地证，欧盟证，亚太证，中巴证商事认证，bv认证等相关工作）

8.负责cnfcif的保险的工作

9.负责信用证和承兑交单的制单，交单的一切工作

10.负责催促货代退核销单的工作

11.负责根据货代退回的核销单，电子口岸网上企业交单，报审系统网上申报，负责到外管局核销的工作。

12.负责退税单据的制作，包括场站收据，提单复印件，出口货物明细表等的制作，并将上述单证交给财务部门进行退税的工作

2/2

13.负责根据财务的要求开立六联发票的工作。

14.负责收汇的相关工作（包括与银行确认是否为预付款，以及预付款外汇管理服务平台的申请工作）

15.负责和财务对账的出口核销情况表的工作

16.负责外贸部寄国外快递的价格确认并登记寄件的工作。

17.负责外国客人来华的邀请函签证工作。

18.负责领导临时交办的其他工作。

【篇二：

外贸单证员岗位职责说明书】

外贸单证员岗位职责说明书

岗位名称：

单证员所在部门：

业务部

直接上级：

业务部经理业务代理人：

无

直接下级：

无代理权限：

无

职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对账工作。

职责与内容

1、负责公司进出口商品相关合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

（1）负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

（2）负责相关单据及海关单证的保管及文书处理

（3）负责相关合同的平衡测算及业务处理

（4）负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证

（5）负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作

2、协助公司进出口合同的申报工作

（1）配合相关部门进出口合同申报资料的提供

（2）协助财务部门相关合同执行的税务处理

（3）配合相关部门对境外政府机构的工作关系协调

3、负责公司进出口商品出货对账工作

（1）负责公司商品出货手续的办理及商品工作的安排

（2）配合业务人员涉外事务的处理

（3）负责广化寺商品出货运输安排及跟进

工作权限

1、外贸工作规划参与权

2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货代、船务公司的建议权

4、其他经经理批准赋予的权限

协作关系

内部协作关系：

本部门及相关部门

外部协作关系：

各政府机关、海关、运输等部门

单证员职责：

1.做好基本资料归档工作，要求对客户资料、报价单、订单合同（包含出口合同下的一切单据备份）进行清晰的分类，作为后来做客户跟踪、查询、统计的有效资料；

2.配合业务组缮制和准备相关出口单据：

出口报关单、代理报关委托书、核销单、产地证、保险单、发票、装箱单、质检单、船证明、提单、汇票、银行交单申请书等必备单据；

3.及时跟踪已完成订单的银行结汇情况，反馈给业务组；已结汇的订单，及时取得水单等相关单据交财务部签收进行出口核销和退税工作，如有支付国外佣金的订单，还要进行佣金的支付工作；

4.协助业务组处理相关办公室工作，如：

业务组人员不在接听电话留口讯，接发传真，叮嘱发货，邮寄样品，查询等工作。

***********

岗位名称单证储运岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期2004年10月8g%q.u9p1a9n.u.x7u#p

直接上级国贸部经理职务代理人无（v6v8j!

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直接下级无代理权限无gn2[）^:

y/o

职位描述

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作，负责公司进出口商品出货对帐工作。

职责与任务

一、职责表述：

负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作

工作任务：

1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录。

2、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理。

3、负责相关合同的平衡测算及关务处理。

4、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证。

5、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。

二、职责表述：

协助公司进出口合同的申报工作

工作任务：

1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供。

2、协助财务部门相关合同执行的税务处理。

3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调。

三、职责表述：

负责公司进出口商品出货对帐工作

工作任务：

1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排。

2、配合业务人员涉外事务的处理。

3、负责公司商品出货运输安排及跟进。

五、职责表述：

其它

工作任务：

其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划参与权2、市场推广方案、调研方案参与权

3、选择货运、船务公司的建议权4、其它经部门经理批准赋予的权限

协作关系

内部协调关系：

本部门及相关各部门

外部协调关系：

各政府机关、海关、运输等部门

任职资格

教育水平：

中专及以上学历专业：

国际贸易、管理和其他相关专业经验：

5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历培训经历：

单证员培训、公共关系培训知识：

精通海

关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识。

技能技巧：

熟练使用word,excel等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：

具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考核指标

kpi指标：

合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性。

边际指标：

预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

岗位名称外贸内勤岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期2004年10月

直接下级无代理权限无:

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职位描述

负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务,负责统计业务人员销售情况。

职责与任务

一、职责表述：

负责日常办公室事务处理

工作任务：

1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作。

2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者提供信息。

3、负责本部门日常邮件收发，及普通文档管理。

4、负责本部门相关文件的打印、复印等。

二、职责表述：

协助业务人员完成销售任务

工作任务：

1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜。

2、负责客户档案的建立及更新，并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作。

3、协助业务人员完成客户询价、报价工作。

4、协助业务人员完成招标、投标工作的各项事务性工作处理。

5、收集到客户信息，及时通知业务人员，确保信息的及时有效性。

三、职责表述：

负责统计业务人员销售情况

工作任务：

1、及时对业务人员的销售情况进行统计。

2、每月定时向财务及国贸部经理提交业务人员销售统计表。

四、职责表述：

其它

工作任务：

其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划建议权2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协作关系

内部协调关系：

本部门及公司各相关部门

外部协调关系：

客户

任职资格

教育水平：

中专及以上学历专业：

国际贸易或相关专业经验：

2年以上相关工作经验培训经历：

行政管理培训、办公礼仪培训知识：

具有相应的企业管理知识技能技巧：

熟练使用自动化办

公软件，具备较强的网络知识，能熟练应运英语写作及对话。

个人素质：

具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力

考核指标

kpi指标：

表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况

边际指标：

预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

岗位名称客户服务岗位编号

所在部门国贸部岗位分析日期2004年10月

直接上级国贸部经理职务代理人无

直接下级无代理权限无

职位描述

负责为本部门提供专业的技术支持，负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作，负责出口产品的售后服务与跟踪。

职责与任务

一、职责表述：

负责为本部门提供专业的技术支持

工作任务：

1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务。

2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务。

3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并及时提供相关数据及建议。

二、职责表述：

负责出口产品的售后服务与跟踪

工作任务：

1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务，及技术支持。

2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并及时对客户的投诉做出记录。

3、及时的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满意。

4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益。

三、职责表述：

负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作

工作任务：

1、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识。

2、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息。

四、职责描述：

其它

工作任务：

其它国贸部经理交办事项

工作权限

1、外贸工作规划建议权2、市场推广方案、调研方案建议权

3、其它经部门经理批准赋予的权限

协作关系

内部协调关系：

本部门及公司各相关部门

外部协调关系：

客户

任职资格

教育水平：

中专及以上学历专业：

机械专业和其他相关专业经验：

3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历培训经历：

客户服务、公共关系培训知识：

精通机械专业知识，通晓客户管理、公共关系等知识，了解相关公司产品的专业知识技能技巧：

熟练使用word,excel等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力个人素质：

具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

考核指标

kpi指标：

客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况

边际指标：

预算控制情况、部门合作满意度

能力指标：

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

【篇三：

单证员岗位职责】

单证员岗位职责

1.预核签章

a.缝纫机出口报关时必须要提供正本的机电商会的预核签章，在办理预核签章的时候要提醒业务员可能一起办理，节约邮寄费用。

b.注意预核签章的时间性，合理安排时间，在确保影响出货的前提下尽快申请预核。

从北京将正本的预检签章寄回公司须3天，准备报关资料时一定要注意时间性。

2.选择货代

选择货代要考虑货代的运价和服务，要综合各方面的因素决定。

对于运价、船期、服务、资信等情况要综合考虑。

3.定舱

（1）、订舱时间

一般在货物备好前7天传定舱单给货代进行定舱（节假日则需更早些定舱，因为那是舱位较紧张，制定货代要提前14天定舱，因为要跟目的港确认后，方会定船期。

（2）、分票报关

a若在宁波定报关，订舱时要将一票货分几票报关告知货代，以便货代定舱出单（无论分几票，订舱单只要一份），有关数据最晚要在截关前2天确定，否则将会影响报关。

b在上海进行报关，订仓时一票货分几票就要提供几份报关定舱单，所有报关资料都须正本。

c若货物有所变动，须提前2、3天通知货代。

d权衡是否走整柜

若货物不满一个货柜但走散货又比较多时，走散货还是走整柜衡量的标准是大于16个立方走整柜，小于16个立方走散货。

4、确定装柜时间、准备报关资料

一般安排货柜在截关前两天来工厂装柜，这样可有足够的时间整理报关资料，但因工厂生产的繁忙等情况，装柜很多情况下安排在截关前一天，这样就得在当天整理好准备的报关资料给货代，以便第二天可顺利进行报关。

5、通知仓库货柜到达时间

要在货柜来厂前一天先告知仓库、生产部等货柜到达的大概时间。

货柜来的当天要对货柜进行跟踪，尽早告知仓库其准确的到达时间，以便仓库安排装柜，还要在出货前告知仓库如何开出库单。

6、检查是否需要唛头

散货必须有唛头、走整柜的货物只有在客户提出要唛头的情况下才需要唛头。

7、通知业务员将本次装货柜的机器号码记录下来

8、退仓

若货柜订好后，货物未能按时备好，则须在截关前两天告知货代进行退仓，若未及时通知，货柜提出后则须支付提箱费还箱费，若货柜到达工厂则需支付放空费，散货也一样要提前两三天进行退仓，否则会产生亏箱费。

9、上网备案核销单

核销单要提前在网上备案才可以

10、报关

若在宁波报关，报关资料中正本的核销单、报关委托书、预签章最晚要在截关前一天寄到货代处，而发票、报关单与装箱单则可用传真件；

若在上海报关，所有的报关资料全部要用正本，而且最晚要在结关前两天寄到货代处。

报关注意事项：

a无论在哪里报关，报关时的件数一定要准确，体积一定要合理，重量也要很注意。

20尺货柜，提单上的重量不可超过26吨（有些不可超20吨）。

b若涉及到做进料加工，则务必和货代沟通好手册所须报的项号，报关资料一般须在截关前一两天提供给货代。

c报关时务必与货代将报关时的品名确认清楚，若时报工业缝纫机配件（一般我们电机报此名）、机架台板、工业缝纫机零件时一定要提醒货代报关单上显示的重量务必时将单个的净重乘以箱数，否则将不得不进行改单。

11、确认提单

a、截关前要将提单确认好（个别船公司须在截关前一两天确认好）。

做信用的提单务必要按信用证上的确认，做d/a,d/p,t/t的，若客人设特殊要求别可按常规确认。

b、若发现确认好后的提单有问题则须立即向货代提出更改，若他们提单已签或已截则会产生100员的改单费，若他们已将提单的信息发到目的港（一般会在7天发走，航程短的则在2天左右内发走），则会有40或80美元的改仓单费与100人民币的改提单费。

12、保险

若价格条件是cif，无论是何种付款方式，都要在船开前投保。

制作保单时，若付款条件是信用证，保单按照信用证要求做；若是其它付款方式，可按常规做。

13、制单

a、若是信用证，则其它单据根据信用证要求做，个别客人若对单据有特殊要求，则要根据客人要求制作，（比如去哥伦比亚、叙利亚等需要提供机器编号，去埃及等c/o等领事管认证，去澳大利亚须提供无木质包装申明，去土耳其须提供ce证明，英文土耳其文说明书等）。

b、发票、装箱单若没特殊要求则可按常规制作（业务员制作）

特殊单据：

去印度、越南、土耳其等国家客人要提供c/o，去欧盟国家别需要forma，c/o,（forma若做信用证则须按信用证确认，若是其它的若客人没特殊要求则可按常规制作）若客人没要求，c/o或forma则无须办理。

（去印度、越南的c/o一般需加盖商会章）。

14、交单和寄单

远洋出口（如欧、美、非等地）的单据要求在拿到提单后3日内将单据完成，邻近国家出口，由于船的航行时间很短，要求在拿到提单的当日将单据处理完毕。

若太慢则会让客人在目的港产生滞箱费等费用。

15、制作统一发票

每月底27号左右要根据报关资料制作缮打统一发票，注意事项：

（1）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，价格条件是cif或cnf时，统一发票上面的海运费预保费的金额一定要和实际发票金额相一致（保额从人民币换算橙美元的汇率要是每月的基准值）；

（2）若是以商贸公司（万事通）出口的，价格条件是cif或cnf价格条款时，统一发票上面的海运费与保险须与报关单上金额相一致；

（3）统一发票上还要将仓库开出的出库单一一对应上去；

（4）若是以工贸公司（股份/机车公司）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去；若是以商贸公司（万事通）出口的，则不用将海运费、内陆费等发票对应上去。

（5）统一发票整理好后，记账联要在月底前给财务记账，核销联与结汇联先留着，等报关单退下后在处理。

16、整理出货明细

每月月底须将出货明细整理出，要将报关时的万事通的中文品名，单位，数量准确的提供给财务，以便财务可根据此催或开具增值随发票以便退税

17、处理结汇水单

银行若有款到帐，财务会将收款底单给我们，我们要确认此款是哪个客人的，对应哪个发票号的。

将收款底单复印留底，正本交给财务。

18、制作销售报表

每月月底或月初3前，要根据收款情况与出货明细计到期货款与制作销售报表，并将此两份东西速交给领导查阅，也须给个业务员参考催款（银行的正式收款底单须还给财务做账，我们须复印留底连同报销专用联等东西一起交给核销员）

19、记账与对账

根据出货明细与每月的收货情况建立手工台帐，并将此账务跟楼下财务进行校对。

20、催讨核销单

每月月底30日前要将前两个月出口的核销单催付回（账务必须在出口后3个月内将报关单进行申报、否则会造成整票货的退税损失，所以催讨工作是很重要的），若海运费、内陆费未付，货代一般是不会将校销单退回，所以要将海运费、内陆费提前整理出给领导签字，个别货代是非得等款到帐后，才将销款单退回，所以催讨检销联理在一起交给财务，要将核销单的进料加工专用联（若是进料加工报关出口的）与核销专用联与统一发票中的结汇联理在一起交给核销人员。

21、进口报关

（1）清关

我们公司进口的货物一般都是对应进料加工手册的，清关时若单据通过银行做d/p、d/a或l/c，清关是须提供下列单据：

a、已承对或已付款的证明（银行会提供上面须盖银行章与我们公司章有固定格式的）。

b、发票、装箱单、提单（发票上要有价格条款与成交方式，提单北美须盖公章背书）。

c、进出口合同。

d、正式手册。

e、报关委托书。

f、若货物是从日本等欧盟国家进口还须提供正本的无木质包装申请，若是木头包装的则须提供熏蒸证明。

g、若货物须商检的则须提供正本的报检委托书。

若单据是t/t或电放的，则上面的a中的单据不用提供，但是电放提单要提供正本保函（一般有一定的格式），并在电放提单正面加盖公章。

（2）运回货物

（3）货物清好后，根据货物多少，采用下列方式运回公司

a、整柜则安排集装箱直接送到工厂

b、散货则最好让自己熟悉的托运站去提货，并安排运回工厂，若让货代安排的话费用会很高

c、若货物少而急，可安排快递。

（3）备案与退单

（4）进口报关单的进料加工专用联（复印附）要在当月催过来连同手册上面的进口料付登记表一同给财务，以便财务去国税备案。

正本的进口报关单的进料加工专用联与付汇证明联退下后则交给手册办理员。

22、监管《进料加工手册》

使用进料加工手册要非常小心，手册超报的话要补税，手册报不完的话，经过两次延期后将不可在进行延期（每年延期为半年），所以手册要尽量安排在延期前报完，若报不完则要提前和手册办理者沟通，请其去办理延期，若两次延期后仍报发现在规定时间内报不完则

要进行适当的处理。

手册中的出口成品登记表要时常关注，因为有些货代将不完全按照我们的指示的项号报，所以每次报手册是都要和货代强调报的项号，万一不一致则要及时更改我们的记录，要杜绝超报现象的发生。

每月月底还要将此月个手册总共出口的数量统计给财务及楼下成品仓库与零件仓库，个手册的出口情况也要及时的更新复检，避免发生差错，另手册在料件没有全部定完的情况下是不以按照手册上所写的数量报，而要按实际定多少，只可报多少（进料加工是海关严格管制的规范之列，所以非常仔细与重视）。

23、突发事件的处理

货物进出口时因为涉及到的环节较多，在各个环节也时常会有突然没预料的事情发生，所以处理突发事件也是平时工作中的一个重点。