湄洲湾职业技术学院文书档案保管期限表.docx
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湄洲湾职业技术学院文书档案保管期限表
湄洲湾职业技术学院文书档案保管期限表
党委工作部（01）
序号
归档内容
保管期限
党务综合
1
上级党组织有关党的建设的文件材料
1.1
重要的、针对本院的
永久
1.2
一般业务工作需要本院贯彻执行的
10年
2
本院党代会（党员大会）文件材料
2.1
大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、领导讲话稿、照片、录像（需刻成光盘）、大会主席团名单、秘书长名单、代表名单、列席代表名单，候选人登记表和情况介绍，大会选举办法、选举结果和上级批复等
永久
2.2
代表发言、提案及办理情况、会议简报、小组会议记录等
30年
2.3
参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样
10年
3
本院党委会、党委扩大会、总支书记会议等的会议记录纪要、决议等
永久
4
党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
4.1
年度及年度以上工作计划、总结、重要的报告
永久
4.2
年度以下的计划、总结、一般业务的报告等
10年
5
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知
永久
6
以党委名义召开的工作会议材料
永久
7
院党委和上级党委调研、检查、巡视学院形成的文件材料
永久
8
党委负责同志在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
9
党委大事记
永久
10
党群系统启用印章的文件和印模
永久
11
党群系统重要统计材料
永久
12
党委保密、秘书工作有关文件
30年
13
重要的群众来信来访及处理材料
30年
14
总支、直属支部建党工作及有关材料
30年
15
对党员表彰奖励及有关材料
15.1
县级（含）以上表彰的
永久
15.2
县级以下的
30年
16
对党员干部处分文件材料
16.1
受到警告（含）以上处分的
永久
16.2
受到警告处分的
30年
组织
1
上级组织部门有关本院组织工作的指示、决定、通知
永久
2
参加上级机关召开的会议带回的会议材料及本校在会上的发言材料
2.1
参加上级机关会议带回的重要的文件材料
10年
2.2
本校在会上的发言材料
30年
3
关于组织工作向上级机关的报告、请求及上级的批复
永久
4
本部门主办的市级以上的会议材料
永久
5
本部门协办的市级以上的会议材料
30年
6
落实政策的有关材料
永久
7
本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料
7.1
年度及年度以上的及重要的
30年
7.2
年度以下的及一般的
10年
8
本院组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知
永久
9
干部管理、培养、选拔、考核、任免、调动、离休干部管理的报告、通知、决定、批复（包括上级批准的，并附任免呈报表）
永久
10
党组织建设工作、党总支和党支部的换届改选工作
永久
11
党费收缴使用和管理情况、党日活动安排
30年
12
组织关系介绍信及存根、年度及年度以上的统计报表
永久
13
有关党委（或党总支）审批发展党员材料
永久
14
党员、干部的教育、培训的工作，党员学习材料的征订、发放管理工作
10年
15
评选先进党组织、优秀党员材料
30年
16
各总支、支部委员名册
30年
17
干部花名册、全校党员名册
永久
18
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
30年
19
发展新党员、预备党员转正的名册及文件材料
30年
20
组织部编写的宣传材料、内部刊物
10年
21
与外单位合作等的重要合同、协议书等文件材料
30年
宣传
1
上级关于宣传工作需要本单位贯彻执行的重要文件材料
10年
2
宣传教育工作管理规章制度、管理办法、岗位职责
永久
3
本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结
30年
4
本院开展宣传理论学习的决定、通知、计划、总结
30年
5
本部门牵头进行的重大活动的通知和有关材料
30年
6
有关宣传工作阶段性的指导意见和安排
10年
7
学院宣传教育工作的各类统计材料
30年
8
教职工政治思想工作动态及调查材料
30年
9
有关思想政治教育研究和思想政治理论课建设的材料
30年
10
反映本院重大活动和重要报道的剪报及图表
永久
11
本院主办的市级以上的宣传会议材料
永久
12
本院协办的市级以上的宣传会议材料
30年
13
本部门编写的宣传材料、内部刊物
10年
14
本部门组织开展学校舆论宣传工作、管理校报等各种宣传教育活动通知
14.1
重要宣传活动
30年
14.2
一般性宣传活动
10年
15
与外单位合作等的重要合同、协议书等文件材料
30年
16
湄职院报
永久
统战
1
上级关于统战工作需要本单位贯彻执行的重要的文件材料
10年
2
统战工作年度和年度以上的计划、要点、总结
30年
3
本院统战工作决定、报告、通知
30年
4
统战工作情况调查、调研、典型材料、统计报表统战信息等
30年
5
本部门主办的市级以上的会议材料
永久
7
本部门协办的市级以上的会议材料
30年
8
统战工作重要会议记录
30年
9
本院各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
永久
10
有关表彰的文件材料
10.1
受县级（含）以上表彰、奖励的
永久
10.2
受县级以下表彰、奖励的
30年
11
本院各民主党派成员和负责人名单及有关材料
30年
12
台、港、澳和侨务工作材料
30年
13
侨务对象、台胞、台属名册
永久
14
本部门编写的工作简报、宣传材料、内部刊物
10年
15
与外单位合作等的重要合同、协议书等文件材料
30年
精神文明
1
上级对本院文明校园建设的通知、批复
永久
2
文明校园工作年度和年度以上的计划、要点、总结
30年
3
文明校园建设调研活动形成的材料
30年
4
文明校园建设的请示、通知、报告、决定、纪要
30年
5
文明校园建设的简报、情况反映、信息
10年
6
文明校园建设的图册
永久
7
上级有关精神文明建设工作需要贯彻执行的文件材料
10年
学院办公室（02）
序号
归档内容
保管期限
行政综合
1
上级有关高校行政管理的综合性文件
1.1
重要的、方针政策性的
永久
1.2
一般业务性的
10年
2
学院有关保密工作材料
30年
3
院内管理体制改革有关文件材料
永久
4
院办公室负责组织召开会议的文件材料
4.1
全院行政性会议、座谈会的文件材料
4.1.1
请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决定、会议记录、纪要及讨论通过的文件
永久
4.1.2
典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
4.2
院长办公会议、行政会议、院专题会议纪要、记录等文件材料
永久
5
办公室日常工作形成的文件材料
5.1
上级部门、上级领导检查、视察学校工作形成的材料
5.1.1
省级（含）以上领导检查、视察的
永久
5.1.2
省级以下视察的
30年
5.1.3
本院汇报材料
30年
5.2
本院综合性评估工作计划、总结、报告、申报材料
永久
5.3
全院性的规章制度
永久
5.4
本院的请示与上级部门的批复、批示
5.4.1
重要问题的
永久
5.4.2
一般问题的
30年
5.5
学院的教育事业规划、计划、纲要材料
永久
5.6
学院大事记
永久
5.7
院内各单位的请示及学院的批复（分类立卷归入请示部门））
30年
5.8
上级与本院、系、部、所、中心的来文
30年
5.9
学院机构成立、调整、领导小组组成人员名单
永久
5.10
全院性工作的调查材料和经验总结
永久
5.11
学院年度、学期工作计划、报告、总结、综合统计材料
永久
5.12
与有关单位签订的合同、协议、协定等文件材料
5.12.1
重要的、有效期为20年以上的
永久
5.12.2
有效期为5—20年的
30年
5.12.3
有效期为5年以下的
10年
5.13
本院处理群众来信来访的文件材料
5.13.1
有领导重要批示和处理结果的
永久
5.13.2
其他有处理结果的
30年
5.14
院领导在院内外会议上重要讲话稿
永久
5.15
启用印章的文件及印模
永久
5.16
学院节假日、一般行政事项的通知文件
10年
5.17
本校的历史沿革、情况介绍材料
永久
5.18
校史工作重要材料
永久
5.19
校庆工作文件材料
5.19.1
重要的
30年
5.19.2
一般的
10年
5.20
报上级的各类统计报表、本院统计年报表及统计资料汇编
永久
5.21
新成立的临时机构所形成的文件
10年
5.22
做好车辆管理、调度和维修保养工作形成的文件材料
10年
档案
1
上级有关档案工作的文件
30年
2
档案工作发展规划、年度总结、计划等
30年
3
档案工作的规章制度
30年
4
档案工作的统计年报
永久
5
本院档案工作定级、目标管理考评工作文件材料
永久
6
档案管理交接清单，档案鉴定销毁清册、报告
永久
7
档案一次、二次、三次文献加工编研材料
永久
8
上级有关精神文明建设工作需要本单位贯彻执行的文件材料
10年
党总支、直属党支部（03）
序号
归档内容
保管期限
1
总支和行政联席会议记录
永久
2
党总支、各支部召开党员大会的工作报告、选举、改选结果及其报批文件材料
永久
3
党总支、各支部工作计划、总结、报告、请示及其批复、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
30年
4
党总支、各支部党建工作及有关材料
10年
5
党总支、各支部编写的工作简报、宣传材料、内部刊物
30年
6
与外单位合作等的重要合同、协议书等文件材料
30年
纪委、监察审计处（04）
序号
归档内容
保管期限
1
上级机关颁发的具有方针政策性、法规性、命令、决定、条例、规定、办法的文件材料
30年
2
纪检、监审工作方面的规章制度、通知
永久
3
纪检、监审工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计表
永久
4
本院关于监察、审计工作向上级的请示及批复
永久
4.1
方针政策性、重要问题的
永久
4.2
一般业务问题的
30年
5
院历届纪检委员会和总支纪检委员会名单
永久
6
院纪委、监察、审计会议记录
永久
7
参加上级机关召开的会议带回的会议材料
7.1
重要的会议文件材料
10年
7.2
我院在会上发言的文件材料
30年
8
各类民主评议材料
30年
9
审计工作文件材料
9.1
领导离任审计
永久
9.2
一般财务审计
30年
10
党员干部违纪、违法案件及处分文件材料
10.1
受到警告（不含）以上处分的
永久
10.2
受到警告处分的
30年
11
处理来信来访的文件材料
11.1
有领导重要批示和处理结果的
永久
11.2
其他有处理结果的
30年
12
表彰清正廉洁的党员干部文件材料
永久
工会（05）
序号
归档内容
保管期限
1
上级有关工会工作需要本单位贯彻执行的文件材料
10年
2
本院工会工作规章制度、管理办法、岗位职责
永久
3
工会工作年度和年度以上的计划、总结
30年
4
表彰工会系统先进集体个人的材料、名单
30年
5
开展捐赠、慰问活动的文件材料
10年
6
工会简报
10年
7
工会会员名册
永久
8
工会经费的使用和管理工作
30年
9
重要统计数据
永久
10
特困教职工名单
10年
11
工会工作的通知、决定、报告
11.1
重要的
永久
11.2
一般的
10年
12
工代会、教代会材料
12．1
请示、通知、名单、报告、决议、提案、选举结果、领导讲话、大会发言、大会议程、简报、讨论通过的文件等文件材料）
永久
12．2
会议记录、纪要、照片、光盘
永久
12．3
筹备工作、选举过程中形成的文件、小组会议记录等文件材料
30年
12．4
讨论未通过的文件
10年
团委（06）
序号
归档内容
保管期限
1
上级机关对本校工作批示、指示文件
永久
2
本院团代会文件
2.1
请示、报告、批复、通知、名单、工作报告、领导讲话、大会发言、决定、决议、选举结果、会议记录和大会通过的文件、有关照片
永久
2.2
小组会议记录、总结等文件材料
30年
3
本院学代会文件
3.1
请示、批复、报告、通知、名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言稿和讨论通过的文件、决定、决议、纪要等
永久
3.2
小组会议记录、会议总结等
30年
4
团委工作计划、报告、总结、规章制度及统计材料（报表）
30年
5
本院关于团委的工作向上级的报告、请示及批复
5.1
有关方针政策性、规范性的
永久
5.2
一般业务性问题的
30年
6
团委工作典型调查材料
30年
7
表彰和奖励先进团支部、优秀团员文件及上报的材料
永久
8
团干部、团员名单
30年
9
批准入团、离团材料及名单
永久
10
团委会议记录、纪要
30年
11
团委牵头进行的重大活动的有关材料
30年
12
院团委组织开展各种活动的通知、决定
12.1
重要的
永久
12.2
一般的
30年
13
处分团员的文件及材料
13.1
受到警告（不含）以上处分的
永久
13.2
受到警告处分的
30年
关工委（07）
序号
归档内容
保管期限
1
上级有关关工委工作需要本院贯彻执行的文件材料
10年
2
关工委报告、决定、重要通知统计、请示、批复等文件材料
永久
3
关工委工作计划、总结
30年
4
本院关工委工作规章制度、管理办法、岗位职责
永久
5
关工委会议记录、纪要
30年
6
参加上级机关召开的会议的有关文件材料
30年
6.1
参加会议带回的重要的文件材料
10年
6.2
本校在会上的发言
30年
7
本部门主办的市级以上的会议材料
永久
8
本部门协办的市级以上的会议材料
30年
9
重要统计数据
永久
10
学校组织老干部活动的通知
10年
人事处（08）
序号
归档内容
保管期限
1
上级下达的有关人事、师资工作的文件
永久
2
本单位工作规章制度、规范性、政策性文件
永久
3
本单位工作计划、总结
30年
4
全校岗位津贴的审核报告单
30年
5
人事统计（含当年职称评聘、调进、离退休、死亡人员名单）
永久
6
机构设置、机构撤并、名称更改、人员编制、人事任免及其变化（计划、报告、批复）等文件材料
永久
7
教职工辞职、按自动离职处理的通知
永久
8
教职工奖励、先进集体和个人表彰的通知、决定文件材料
永久
9
本院关于人事、师资工作向上级的请示及批复
永久
10
教职工名册
永久
11
教职工福利工作文件材料
30年
12
教职工院内调动材料、工资调整材料及名册
永久
13
教职工的录用、调入调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信及存根）
永久
14
教职工离休、退休、离职及有关荣誉证书授予工作的材料
永久
15
教职工返聘工作的材料
30年
16
使用临时工有关材料
10年
17
教职工处分的决定材料
17.1
受到警告（不含）以上处分的
永久
17.2
受到警告处分的
30年
17.3
受到通报批评的
10年
18
关于师资管理的文件材料
18.1
教师进修、访问、出国留学有关材料
30年
18.2
高校教师资格认定相关材料、名册
永久
18.3
教职工岗位聘任合同、各类骨干教师、专家、人才推荐、考核及管理工作相关材料
永久
19
关于职改方面的文件材料
19.1
教职工评定、聘任专业技术职称名单及上级批复
30年
19.2
专业技术职务任职资格确认的通知、请示、批复
永久
19.3
上级主管部门关于职改政策调整的通知
永久
19.4
学校关于职改政策调整的通知
30年
后勤管理处（09）
序号
归档内容
保管期限
1
上级有关后勤管理工作需本单位贯彻执行的文件材料
10年
2
后勤管理工作的规章制度、管理办法
30年
3
本部门工作计划、总结、纪要、通报、整改通知
30年
4
本部门主办的市级以上的会议材料
永久
5
本部门协办的市级以上的会议材料
30年
6
参加上级机关召开会议的有关文件材料
6.1
参加会议带回来的重要的文件材料
10年
6.2
本校在会上的发言材料
30年
7
本部门工作的请示、报告、批复、调查材料
7.1
方针政策性、规范性问题的请示、报告、批复及重要的调查材料
永久
7.2
一般业务问题的请示、报告、批复及调查材料
30年
8
重要统计报表、汇报材料
永久
9
学校各服务网点建设、经营的有关文件材料
30年
10
与相关单位签订的合同、协定、协议、协定书
10.1
有效期20年（含）以上的或涉及金额巨大的
永久
10.2
有效期为5—20年的
30年
10.3
有效期为5年以下的
10年
11
后勤服务中心编写的工作简报、宣传材料、情况反映、工作信息
10年
12
伙食工作的有关材料
10年
13
校园绿化工作材料（含面积、种树、花草等统计）
30年
14
学院水电管理工作有关材料、学院环保工作有关材料
30年
15
不动产、使用权确认的文件材料
永久
16
土地证、房产证及相关材料
永久
17
房屋、地产管理、调配使用、转移、产权、职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续
永久
18
职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、住房申请
30年
19
有效期20年以上（含20年）的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
永久
20
有效期20年以下（含20年）的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
30年
21
资产报废、调拨报告、批复及资产统计材料
永久
教务处（10）
序号
归档内容
保管期限
教务综合
1
上级教育部门下达的指令性及指导性文件
永久
2
学院有关教学工作的请示和上级的批复、函件
永久
3
本单位教学管理制度
永久
4
本部门年度和年度以上的工作计划、总结
30年
5
本部门主办的市级以上的会议材料
永久
6
本部门协办的市级以上的会议材料
30年
7
集体、个人受到表彰奖励的
7.1
受县级（含）以上表彰、奖励的
永久
7.2
受县级以下表彰、奖励的
30年
8
参加上级机关召开会议带回的有关文件材料
8.1
参加会议带回来的重要的会议文件材料
10年
8.2
本校在会上的发言材料
30年
9
学生运动会方面材料（院级以上运动会、竞赛等）
30年
10
教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
永久
11
教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料
30年
12
统计报表
永久
13
使用教材情况及统计资料
30年
14
补办毕业证明书的文件材料
永久
15
学生学籍变更的文件材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、保留或取消学生入学资格）
永久
16
关于学生学籍变更的通知
永久
17
学籍变更的申请报告、审批材料
永久
18
学生申请转专业的请示、批复
30年
19
更正毕业生电子注册信息的通知
10年
20
准予学生毕业的通知等相关文件材料
永久
21
同意结业学生换发毕业证书的通知
永久
学科与实验室建设
1
学院实验室建设规划
永久
2
上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
30年
3
学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料
永久
4
国家级、省级实验教学示范中心建设、申报材料
永久
5
学院基础实验室建设项目预算的申报、调整报告
30年
6
建设项目实施、验收的通知、报告
30年
7
学科、专业、实验室建设统计报表
永久
学生工作处（11）
序号
归档内容
保管期限
1
上级对本院学生思想政治工作、助学贷款工作的通知、批复
30年
2
上级关于学生工作、奖贷学金工作、助学金工作、特困生工作的相关文件材料
30年
3
本院学生管理工作的制度、条例、方案
永久
4
本部门工作计划、总结，统计、汇报材料
30年
5
本部门工作的请示，报告，批复
5.1
方针政策性、规范性的
永久
5.2
一般业务性的
30年
6
重要会议文件材料，会议纪要
30年
7
自办的学生工作刊物
30年
8
学生宿舍的管理、调配、使用规定
30年
9
学生开学典礼、毕业典礼大会日程、讲话、总结等文件材料
30年
10
学生奖励材料（奖学金、先进个人、先进班级、优秀学生干部）
永久
11
学生处分材料（勒令退学、留校察看、解除留校察看等）
永久
12
评选优秀毕业生的通知
30年
13
学生参军入伍、军训工作的通知
10年
14
学生军训材料、学生社会实践活动的重要材料
1
升级会员 