冶金事业部印章管理制度修订版.docx

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冶金事业部印章管理制度修订版

鄂尔多斯冶金事业部印章管理制度

第1章总则

第一条为加强冶金事业部及各职能部门、分公司（以下简称“各单位”）的印章管理和使用，规范用章行为，杜绝用章风险，特制定本制度。

第2条本制度所指的印章管理范围包括刻章、用章、借章、报废等方面。

第3条本制度所指印章是指各单位公司级印章、部门级印章及专业印章。

第2章印章管理原则

第一条印章的刻制、保管和使用必须是符合国家法律法规，合乎控股集团、电冶集团以及冶金事业部的相关制度规定。

第二条印章的责任人（部门）、保管者（部门）和使用者（部门）务必遵从公正严明、遵纪守法的原则进行公章管理活动。

第三条专人管理、责任到人的原则，各公司、部门需明确本单位公章的责任人、保管人、经办人等。

第三章印章的刻制、废止流程

第一条各单位的印章统一由综合管理处负责刻制。

各单位如需刻章或更换印章，应向综合管理处提交《鄂尔多斯冶金事业部印章刻制申请登记表》，经冶金事业部综合管理处负责人审核同意，报公司总经理批准后，方可刻制。

第二条公司级（主要指鄂尔多斯市西金矿冶有限责任公司、内蒙古鄂尔多斯冶金有限责任公司、天津西金贸易有限公司、鄂尔多斯市西金贸易有限责任公司、鄂尔多斯市西金微硅粉有限责任公司、内蒙古鄂尔多斯EJM锰合金有限公司、鄂托克旗西成工贸有限责任公司）印章的刻制、废止，需向事业部综合管理处备案，经由事业部总经理、电冶集团总经理审核通过后，再报电冶集团和控股集团行政综合部门备案。

上述审批流程履行完毕后，向公司所在地公安机关办理备案手续，并将此备案手续一并提交控股集团行政本部，方可进行刻章。

第三条部门级印章的刻制、废止，需有本部门第一负责人审核、事业部总经理审批，报事业部综合管理处备案审批。

审批流程履行完毕后，向公司所在地公安机关办理备案手续，并将此备案手续一并提交综合管理处进行备案。

第四条非独立注册的子公司在事业部内部使用的公司章统一命名为“鄂尔多斯市西金矿冶有限责任公司××公司”，内部专用印章统一冠名为“鄂尔多斯市西金矿冶有限责任公司××公司××专用章”。

第五条上述公司级、部门级印章的刻制，未履行完毕本制度规定的审批、备案流程投入使用的，属于无效印章，经办人、审批人行为均属私刻、私用公章行为，事业部将根据具体情况追究相关责任人经济、法律责任。

第六条同一印章，新印章启用时应将旧印章交回综合管理处统一进行废止处理，各单位凡是新刻制印章必须经综合管理处下文公示印模，否则一律视为无效印章。

第七条公司级、部门级印章决定停用的，各单位应立即于停用当天办理废止的审批流程和备案手续，并向备案部门移交印章，由综合管理处下文公示停用印章印模。

未履行完本制度规定的审批、备案流程仍在使用的，属于滥用无效印章，经办人、审批人行为均属违规行为。

第三章印章的日常管理

第一条印章的保管

（一）公司级印章中，公章、合同章、法定代表人章由各单位行政综合部门管理；财务专用章、发票专用章、银行预留法定代表人章由财务部门管理；部门级印章由各部门管理。

（二）1.行政综合部门指定专人管理印章；财务负责人是财务专用章的指定管理人，发票专用章、银行预留法定代表人章由税务会计、出纳管理；其他部门负责人是部门级印章的指定管理人。

各印章管理人为印章管理的直接责任人，全权承担管理责任。

2.对外具备法律效力的公司级印章必须在保险柜中存放。

3.印章保管人如遇请假、岗位调动、辞职等客观原因不便于或不再进行印章保管的，必须提前办理工作托管或印章交接手续，未经主管领导批准，严禁保管人员将印章擅自交给他人保管、代替盖章等。

（三）1.印章丢失的，保管人员应该及时将情况向单位领导和综合管理处上报，同时登报申明作废。

除需要追究相关责任人法律责任外，还要采取相关措施挽回可能造成的经济损失，防止和避免法律纠纷的产生。

2.需要重新刻章的，按照本制度规定的要求办理刻章手续，新刻制印章应与原印章有明显区别。

第二条印章的使用

（一）各单位、各部门原则上不允许开具盖有印章的空白介绍信、证明等空白稿纸，如有开具空白稿纸产生的一切法律、经济责任全由印章责任人和经办人承担。

（二）印章需在经办人、印章管理人当面加盖。

印章管理人需建立印章使用台账，逐笔详细登记印章使用记录，对所盖章文书留存纸质、电子档案备查。

财务部门、内控部门定期、不定期检查印章使用情况。

（三）凡有以下情形之一用章的，对所盖印章的文件一律视为无效，不认可其产生的法律效力，由此引起一切后果及责任全部由当事人自行承担：

1.用章人未按规定申请用章，并未完善用章书面审批手续即使用者；

2.用章人在用章使用登记簿上登记的内容与实际盖章文件内容不一致即使用者；

3.用章人未经上级审批，也未登记，在印章管理人员不知情的情况下采取其他手段私自用章者；

4.印章管理人员不按规定审核，在没有完善书面审批手续的情况下随意用章者；

5.其他违反用章规定的用章行为；

（四）对外具备法律效力印章的加盖，须填写《鄂尔多斯冶金事业部用印申请书》，经用印人、用印单位负责人、公章保管单位负责人、事业部总经理签字批准后方可施盖，公章保管人在核对对方审批流程完毕，申请用印内容与施盖资料一致，方可按申请用印数量进行加盖，并将相应的用印申请书留待备查。

部门级印章对外不具备法律效力，各单位在使用中由各印章所在部门负责人审批。

第3条印章的外借

（一）公司印章原则上不予外借，确因工作需要（外出办理银行借贷业务、保险业务和其他重要业务）需带冶金事业部公司级印章时，由使用单位填写《鄂尔多斯冶金事业部借章申请书》，签订《印章借用协议书》，由其负责人签字确认，并上报事业部总经理同意（如事业部领导不在，需电话确认并由行综合管理处负责人签字认可），然后由综合管理处派专人妥善携带印章与用章人一起外出盖章，随时审查施盖内容，印章用完后安全带回。

承办人在用印登记本上填写有关事项，必须注明“外借”。

（二）各单位必须严格执行印章管理制度，各领章单位原则上借、用印登记次数超过50次的，将复印件交回公司行政综合部备案。

要严格遵守借、用章流程，凡出现由印章使用不当造成的任何问题均由领章部门或借章人自行承担责任。

（三）电冶财务处、物流公司、冶金事业部财务处等单位因办理集团内部常规业务需求，可以在签订《印章借用协议书》的前提下，保管部分公司级印章，事业部综合管理处负责对外借印章进行定期、不定期检查和督导整改，如印章保管单位问题较多，不再具备印章保管条件时，冶金事业部有权收回其所保管印章。

第四章印章的封存、报废和销毁

第一条暂不用的印章应一律在档案室封存，未经事业部领导批准，不得启用。

第二条无法继续使用需要报废的印章需说明原因，办理报废手续后，统一交档案室封存。

第三条因部门名称变更或其他原因而过期不用的印章，经事业部领导或负责人批准后销毁。

第五章附则

第一条本制度自下发之日起执行。

各单位现执行的印章管理办法与本制度相悖的，依据本制度修改或直接依据本制度执行。

第二条本制度由冶金事业部综合管理处负责解释、修订。

附件：

1.《鄂尔多斯冶金事业部印章刻制申请登记表》；

2.《新印章启用备案登记表》；

3.《更换印章备案登记表》；

4.《封存、报废、销毁印章申请备案登记表》；

5.《鄂尔多斯冶金事业部用印申请书》；

6.《外借印章申请》；

7.《用印登记表》；

8.《印章借用协议书》；

9.《用印、外借印章签字授权委托书》；

10.《鄂尔多斯冶金事业部印章台账明细表》（以EXCEL表格形式下发）；

11、《电冶集团印章管理制度》（2015修订终审稿）

附件1：

鄂尔多斯冶金事业部印章刻制申请登记表

编号：

〔2015〕X号（编号由事业部综合管理处填写）

公司/部门

日期

印章名称

刻制数量

刻章理由

经办人姓名

及联系电话

身份证号码

公司/部门

负责人意见

综合管理处负责人意见

事业部领导意见

注：

此表一式两份，完成审批手续后事业部综合管理处存原件，申请刻章单位存复印件。

附件2：

新印章启用备案登记表

编号：

〔2015〕X号（编号由事业部综合管理处填写）

公司/部门

日期

印章名称

刻制数量

启用日期

保管人及

联系电话

公司/部门

负责人意见

综合管理处负责人意见

事业部领导意见

预留印模

注：

此表一式两份，完成审批手续后事业部综合管理处存原件，申请启用印章单位存复印件。

附件3：

更换印章备案登记表

编号：

〔2015〕X号（编号由事业部综合管理处填写）

公司/部门

日期

印章名称

更换数量

更换日期

经办人及

联系电话

公司/部门

负责人意见

综合管理处负责人意见

事业部领导意见

更换印章印模

注：

此表一式两份，完成审批手续后事业部综合管理处存原件，申请更换印章单位存复印件。

附件4：

封存、报废、销毁印章备案登记表

编号：

〔2015〕X号（编号事业部综合管理处填写）

公司/部门

日期

印章名称

方式

□封存

□报废

□销毁

数量

经办人及

联系电话

公司/部门

负责人意见

综合管理处负责人意见

事业部领导意见

印章印模

注：

此表一式两份，完成审批手续后事业部综合管理处存原件，申请更换印章单位存复印件。

附件5：

鄂尔多斯冶金事业部用印申请书

编号：

〔2015〕12号

冶金事业部综合管理处：

我公司/部门办理关于发往天津港硅铁被盗索赔函，需要在函上上加盖鄂尔多斯冶金事业部公章1次，请予办理。

专此申请

用印单位：

冶金事业部企业管理处

用印人：

（手签）

用印单位负责人：

（手签）

综合管理处批准人：

（手签）

事业部领导：

（手签）

二〇一五年八月四日

（说明：

1、申请中需要注明合同号、汇票号、账款金额等重要事项内容。

2、单页内容可直接由负责人在复印件上签批留作用印申请。

）

附件6：

借用公章申请

编号：

〔2015〕号

公司/部门负责人：

单位：

经办人：

单位：

借用事由：

借用印章时间：

预计归还印章时间：

实际归还印章时间：

联系电话：

样

章

借用印章

归还印章

说明：

1、借章单位在印章借用期间如有违规用章，用章不当给公司造成损害，由借章单位/部门和经办人承担全部责任。

2、印章借用带出，仅限用于办理申请事项内业务。

3、要求借章人在规定时间内及时返还，不得私自滞留印章。

借用单位/部门负责人：

综合管理处批准人：

公司领导：

附件7：

用印登记本

编号

日期

用印部门

用印是由

（外借需注明）

批准人

承办人（印章管理人与用印人）

用印人

联系电话

用印次数

留存

材料

附件8：

印章借用协议书

1.印章使用范围（即在哪些业务范围内使用）：

2、申请保管单位必须将负责保管的印章入保险柜存放，妥善管理。

3、本枚印章的使用和管理须按照《鄂尔多斯冶金事业部公章管理制度》执行，且仅限用于办理申请事项内业务，并按时归还印章。

4、冶金事业部是本枚印章的拥有单位，对此枚公章的管理和使用有绝对自主权，可以根据情况随时收回本枚印章，及其管理和使用权。

5、借章单位在印章借用期间如有违规用章，用章不当造成的经济和法律损使，皆由借章部门和经办人承担，与冶金事业部无任何关联。

6、保管人变更时，印章交回，本责任书废止。

7、本责任书一式两份，公章所属单位和申请借用保管印章单位各存一份。

借用保管期限，自年月日——年月日

附件:

《鄂尔多斯冶金事业部公章管理制度》

印章名称：

印章模板：

本单位因业务需要，申请保管冶金事业部以上公章，经与冶金事业部协商，双方自愿达成本协议，作为申请借用公章一方，本单位郑重承诺履行本协议，严格按照《鄂尔多斯冶金事业部公章管理制度》管理和使用公章。

接印保管人（手签）交印人（手签）

申请印章单位负责人（手签）事业部综合处负责人（手签）

申请单位第一负责人（手签）事业部领导意见（手签）

申请保管印章单位（公章）印章所属单位（公章）

年月日

附件9：

用印、外借印章签字授权委托书

冶金事业部综合管理处：

因（单位/部门名称）业务需要，需经常借、用

鄂尔多斯冶金事业部印章，特授权以下人员在（单位/部门名称）负责人外出的情况下，在借、用章申请表上代表行使签字有效。

委托时限：

自年月日至年月日

委托人：

被委托人：

委托日期：

年月日