机构合规管理手册.docx
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机构合规管理手册
圣源祥保险代理有限公司
一、前言
二、合规宣誓誓词
三、合规的基本知识
（一）什么是合规
（二）什么是合规风险
（三）合规风险与操作风险、法律风险的区别和联系
（四）什么是合规管理
（五）什么是合规文化
（六）公司合规管理架构
序言
为帮助员工了解合规的重要意义以及公司合规管理制度，增强合规的主动性，提高工作效率和严格执行规程，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国保险法》、《中华人民共和国反洗钱法》、《保险专业代理机构监管规定》等法律法规、监管规定及公司规章制度，结合公司实际情况，特制定本手册。
旨在使大家在各自岗位上拼搏进取、合规操作，为公司发展腾飞尽最大的贡献。
各员工务必全面了解本手册各项内容并切实遵行本手册只是为员工职业行为提出了一般性的指引和要求，因此，全体员工还应在执行本手册的基础上，全面熟悉、掌握并遵循与本职工作岗位相关的业务、管理规章制度的具体要求。
如果员工对具体业务流程、交易环节中自身行为的合规性存有疑问时，应及时向公司合规管理部门或者业务主管部门咨询，避免因理解偏差可能出现的失误。
所有员工都有义务及时阻止正在发生或者可能发生的不合规行为，并向部门领导或者合规管理部门报告。
适用范围：
本手册适用于公司全体从业人员，包括正式员工和试用员工。
我庄严宣誓：
我做为圣源祥的一名员工，我将秉承规范诚信创新的优良作风，坚决遵守国家保险法规、恪尽职守，合规经营、求真务实，专业执业、律言律行，树立诚信为本，操守为重，真情服务的职业准则，计划管理，完善制度，强化内控，持续提升素质，维护行业形象，永不误导客户，永不诋毁同业，为促进圣源祥健康平稳发展不懈努力。
一、合规的基本知识
（一）什么是合规
“合规是指保险公司及其员工和营销员的保险经营管理行为应当符合法律法规、监管机构规定、行业自律规则、公司内部管理制度以及诚实守信的道德准则。
”上述法律、规则及标准还可延伸至保险公司经营范围之外的法律、规则及准则，如劳动就业方面的法律法规及税法等。
（二）什么是合规风险合规风险是指保险公司及其员工和营销员因不合规的保险经营管理行为引发法律责任、监管处罚、财务损失或者声誉损失的风险。
有时，合规风险也指诚信风险，因为保险的商誉有时与其一贯遵循的诚实守信原则和公平交易原则密切相关。
为了满足监管当局的监管要求，保险公司必须采取有效的合规政策和流程规定，以确保在违反法律、规则和标准的情形发生时，保险公司管理人员能够采取适当措施予以纠正。
（三）合规风险与操作风险、法律风险的区别和联系合规风险与操作风险、法律风险既有联系又有区别：
操作风险是指保险公司由于不完善或有问题的内部程序、人员、计算机系统或外部事件所造成的损失。
操作风险与合规风险的主要区别是:
1、划分标准不同。
操作风险、信用风险和市场风险这三大类风险，是从可能对保险公司的资本造成损失的角度划分的，而合规风险是从守法与违法的角度出发。
2、风险引发因素不同。
操作风险是由不完善或有问题的内部程序、人员、计算机系统或外部事件等引发的风险，合规风险则是因为保险公司违反法律法规及监管规章而导致的风险。
3、风险内涵不同。
操作风险的内涵比较复杂，它既包括操作交易风险，也包括技术风险、内部失控风险，还包括外部欺诈、盗抢等风险，合规风险的内涵则相对单一，只是集中于保险公司违法行为所导致的法律后果。
操作风险与合规风险也有一定的关联性，主要是操作风险可以导致合规风险的发生，合规风险的背后必有操作风险，某个具体的操作风险可能直接转为合规风险。
法律风险有广义和狭义的解释。
广义的法律风险通常是指因保险公司及其交易方的行为不符合法律规定或者监管法令而导致财务损失、合约无法实现、被处罚或者产生诉讼纠纷的风险。
事实上，广义的法律风险涵盖了合规风险，但是，在合规风险越来越被单独强调和重视的情况下，法律风险的涵义便相应缩小了。
狭义的法律风险一般是指因合约不能执行或合约一方超越权限的行为而导致损失的风险。
法律风险与合规风险在不少情况下是重合的。
女口，保险公司因某项业务违反法律而遭受处罚时，保险公司既面临合规风险，同时也承担法律风险，与该业务相关的有关交易合约可能被认定无效，保险公司须承担由此产生的损失和责任。
尽管如此，保险公司对法律风险与合规风险的管理模式存在一定分工，合规风险包括商誉风险，法律风险则不涉及商誉风险。
（四）什么是合规管理
合规管理是保险公司通过设置合规管理部门或者合规岗位，制定和执行合规政策，开展合规监测和合规培训等措施，预防、识别、评估、报告和应对合规风险的行为。
合规管理是保险公司全面风险管理的一项核心内容，也是实施有效内部控制的一项基础性工作。
合规管理应是公司上下的共同责任，不是单纯由合规管理部门自身独自履行。
各业务条线和分支机构的负责人对本条线和本机构经营活动的合规性负首要责任，合规管理部门应根据合规管理程序主动识别和管理合规风险，按照合规风险的报告路线和报告要求及时报告。
合规管理部门与风险管理部门在台规管理方面是相互协作。
合规管理职能与内部稽核职能分离,合规管理职能的履行情况受到内部稽核部门定期的独立评价。
内部稽核部门负责对各项经营活动的合规性审计。
内部审计方案包括合规管理职能适当性和有效性的审计评价，内部审计的风险评估方法应包括对合规风险的评估。
（五）什么是合规文化
合规文化是合规风险管理的一部分，同时也是企业文化建设的一部分，如果将合规风险管理作为企业文化建设的范畴，那合规风险管理将停滞在意识领域，不利于保险公司的风险防范。
如果保险公司上上下下都严格遵守高标准的道德行为准则，那么该公司合规风险的管理是最为有效的。
董事会和高级管理层应采取一系列措施，推进公司的组织文化建设，促使所有员工（包括高层管理人员）在开展业务时都能遵守法律、规则和标准。
公司在组建内部的合规部门时，应遵循监管机关所规定的原则，而合规部门则应支持管理部门推进以职业操守为基础，建设蓬勃向上富有活力的合规文化，从而促进形成高效的公司治理环境。
保险是典型的风险管理型企业，其风险管理特性决定了保险的经营活动始终与风险为伴，其经营过程就是管理风险的过程。
这就要求我们必须改变粗放式管理的套路，建立一整套有效管理各类风险的职业行为规范和做事方法；而且在公司内部，要形成浓厚的合规文化，做到人人合规。
所有员工都要有足够的职业谨慎、具有诚信正直的个人品行以及良好的风险意识和行为规范；公司内部要具有清晰的责任制和问责制，以及相应的激励约束机制，形成所有员工理所当然要为他从事的职业和所在岗位的工作负责任的氛围，进而逐步形成全新的经营管理的合规文化。
这本身就是公司合规风险管理机制的建设过程。
这种合规文化的形成，对于公司有效管理包括合规风险在内的各类风险至关重要。
（六）公司合规管理架构
按照保监会逐步建立高效完善的合规管理组织体系的要求，近期公司合规管理组织架构体系为：
公司董事会、董事会审计委员会、
监事会、公司各级领导层、公司合规管理工作委员会、公司机构管理部、公司各级业务部门兼职合规管理岗、各省级分公司专职合规管理岗、中心支公司兼职合规管理岗。
形成条线、板块全面覆盖、层层负责的合规管理组织架构，确保合规管理工作要求的落实。
山西省保险专业代理机构准入、退出指引（试行）
第一章总则
第一条为进一步规范保险专业代理机构准入和退出管理工作，维护和促进保险中介市场稳健发展，根据《中华人民共和国保险法》
《中华人民共和国行政许可法》、《保险专业代理机构监管规定》和《保险许可证管理办法》等法律法规，结合山西实际，制定本指引。
第二条本指引所称的保险专业代理机构是依据《保险专业代理机构监管规定》设立，取得《经营保险代理业务许可证》的保险专业代理公司及其分支机构。
本指引所称的准入是指保险专业代理机构的设立。
本指引所称的退出是指保险专业代理机构退出市场。
第三条保险专业代理机构准入和退出管理坚持依法合理、裁量统一、规范清晰的原则。
第四条本指引适用于在山西省行政辖区内，由山西保监局依法办理准入和退出的保险专业代理机构。
第二章准入管理
第五条设立保险专业代理机构，应当加强市场调研，在综合分析当地保险市场状况等因素的基础上设立。
设立前应当向山西保监局提交可行性报告，具体内容应当包括市场分析、财务分析、业务发展计划等方面情况。
第六条设立保险专业代理公司，应当具备下列条件：
（一）股东、发起人信誉良好，最近3年无重大违法记录；
（二）注册资本达到《中华人民共和国公司法》和保险监管机构规定的最低限额；
（三）公司章程符合有关规定；
（四）董事长、执行董事、高级管理人员符合《保险专业代理机构监管规定》的任职资格条件；
（五）具备健全的组织机构和管理制度；
（六）有与业务规模相适应的固定住所；
（七）有与开展业务相适应的业务、财务等计算机软硬件设施；
（八）法律、行政法规和保险监管机构规定的其他条件。
第七条保险专业代理公司申请设立省级分公司，应当符合以下条件：
（一）保险专业代理公司及拟设机构内控健全，保险专业代理公司具备完善的分支机构管理制度；
（二）注册资本达到保险监管机构规定的最低要求；
三）申请人申请前1年内无受监管机构重大行政处罚的记录，
不存在因涉嫌重大违法行为正在受到保险监管机构立案调查的情形；
（四）已设立的省级分公司运转状况良好，一年之内没有发生省级分公司市场退出情形；
（五）申请人上一年度分类监管类别不低于关注性非现场检查类；
（六）拟任主要负责人符合保险监管机构规定的任职资格条件；
（七）拟设机构具备符合要求的营业场所和与经营业务有关的其他设施；
（八）保险监管机构规定的其他条件。
第八条申请设立省级分公司以外分支机构，应当符合以下条件：
（一）拟设分支机构及其上级直接管理机构内控健全，上级直接管理机构具备完善的分支机构管理制度；
（二）注册资本达到保险监管机构规定的最低要求；
（三）拟任主要负责人符合保险监管机构规定的任职资格条件；
（四）拟设分支机构具备符合要求的营业场所和与经营业务有关的其他设施；
（五）除保险监管机构另有规定外，拟设分支机构的上级直接管理机构设立满6个月；
（六）保险监管机构规定的其他条件。
第九条除保险监管机构另有规定外，申请设立省级分公司以外
分支机构的，不得有以下情形：
（一）申请人或上级直接管理机构最近1年内受到监管机构重大行政处罚的；
（二）申请人或上级直接管理机构因涉嫌重大违法行为正在受到保险监管机构立案调查的；
（三）在山西保监局辖区内的其他分支机构最近6个月内受到山西保监局重大行政处罚的；
（四）在山西保监局辖区内的其他分支机构最近1年内受到山西保监局2家次以上行政处罚的；
（五）上级直接管理机构最近6个月内受到山西保监局行政处罚的；
（六）保险监管机构认定的其他情形。
第十条本指引所称重大行政处罚是指下列行政处罚：
（一）保险专业代理机构被责令停业整顿或者吊销业务许可证；
（二）保险专业代理机构董事长、执行董事和高级管理人员被撤销任职资格或者禁止一定期限进入保险业；
（三）保险专业代理机构受到监管机构单次罚款金额为20万元
以上的行政处罚。
第十一条除保险监管机构另有规定外，申请设立省级分公司以外分支机构的，在山西保监局辖区内的其他机构运营情况不存在以下情形：
（一）无主要负责人或临时负责人超期；
（二）长期无法取得联系；
（三）最近1年内连续两次未按时报送监管报表、报告、资料；
四）最近1年内两次无正当理由未按时参加保险监管机构组
织的会议、约见会谈、监管谈话；
（五）连续12个月无代理业务；
（六）存在重大内部控制缺陷，尚未整改到位；
（七）最近1年内出现频繁撤销分支机构、频繁变更主要负责人等情形，对本公司或当地保险市场造成不利影响；
（八）未按规定缴纳监管机构罚款；
（九）发生群访群诉、所代理销售保险非正常集中退保等重大风险事件；
（十）上一年度分类监管类别低于关注性非现场检查类；
（十一）未按规定缴纳上一年度保险业务监管费；
（十二）未按规定提交上一会计年度审计报告；（十三）保险监管机构认定的其他情形。
第十二条除保险监管机构另有规定外，不同保险专业代理公司在同一地市市区首次设立分支机构的，原则上应当间隔4个月以上；不同保险专业代理公司在同一县（市）域首次设立分支机构的，原则上应当间隔6个月以上。
除保险监管机构另有规定外，同一保险专业代理公司，在不同地市市区设立分支机构的，原则上6个月内最多可以申请设立2家分支机构；在不同县（市）域设立分支机构的，原则上6个月内最多可以申请设立5家分支机构。
第十三条保险专业代理公司销售人员原则上不少于5人，保险专业代理公司分支机构销售人员原则上不少于3人。
第十四条保险专业代理机构住所或营业场所原则上应当选择商用楼或写字楼。
职场面积应当满足运转需要，产权明晰，符合当地消防安全检验要求，形象标识、装修标准应当统一，租赁合同期限原则上不短于3年。
第十五条设立省级分公司，由法人机构提出申请；设立其他分支机构，由法人机构提出申请，或者由省级分公司持法人机构批准文件提出申请。
第十六条山西保监局依法对保险专业代理机构实施设立验收，包括非现场验收和现场验收。
非现场验收指资料审查、对申请人进行风险提示等，现场验收指岗位职责谈话、人员测试、系统演示等。
第三章退出管理
第十七条区域性保险专业代理公司因下列情形之一退出市场的，山西保监局依法注销许可证，并在山西保监局官方网站上发布公告：
（一）许可证有效期届满，中国保监会依法不予延续；
（二）许可证依法被撤回、撤销或者吊销；
（三）因合并、分立或者根据股东会、股东大会决议或者公司章程规定的解散事由出现而需要解散；
（四）被依法吊销营业执照、被撤销、责令关闭或者被依法宣告破产；
（五）法律、行政法规规定的其他情形。
第十八条保险专业代理公司分支机构因下列情形之一退出市场的，山西保监局依法注销许可证，并在山西保监局官方网站上发布
公告:
（一）所属保险专业代理公司许可证被依法注销；
（二）被所属保险专业代理公司撤销；
（三）被依法责令关闭、吊销营业执照；
（四）许可证依法被撤回、撤销或者吊销；
（五）法律、行政法规规定应当注销许可证的其他情形。
第十九条保险专业代理公司有下列情形之一的，山西保监局不
予延续许可证有效期：
（一）许可证有效期届满，没有申请延续；
（二）不再符合《保险专业代理机构监管规定》除第六条第
（一）项以外关于公司设立的条件；
（三）内部管理混乱，无法正常经营；
（四）存在重大违法行为，未得到有效整改；
（五）未按规定缴纳监管费。
第二十条山西辖内区域性保险专业代理公司和保险专业代理公司分支机构有下列行为之一且情节严重的，山西保监局依法吊销许可证；山西辖内全国性保险专业代理公司有下列行为之一且情节严重的，山西保监局向中国保监会建议依法吊销许可证：
（一）未按规定缴存保证金或者未经批准动用保证金；
（二）未按规定投保职业责任保险或者未保持职业责任保险的有效性和连续性；
（三）未按规定设立专门账簿记载业务收支情况；
（四）隐瞒或者虚构与保险合同有关的重要情况；
（五）误导性销售；
（六）伪造、擅自变更保险合同，销售假保险单证，或者为保
险合同当事人提供虚假证明材料；
（七）阻碍投保人履行如实告知义务或者诱导其不履行如实告知义务；
（八）虚构保险代理业务或者编造退保，套取保险佣金；
（九）虚假理赔；
（十）串通投保人、被保险人或者受益人骗取保险金；
（十一）其他欺骗投保人、被保险人、受益人或者保险公司的行为；
（十二）利用行政权力、股东优势地位或者职业便利以及其他不正当手段，强迫、弓I诱或者限制投保人订立保险合同或者限制其他保险中介机构正当的经营活动；
（十三）挪用、截留、侵占保险费、退保金或者保险金；
（十四）给予或者承诺给予保险公司及其工作人员、投保人、被保险人或者受益人合同约定以外的利益；
（十五）利用业务便利为其他机构或者个人牟取不正当利益；
（十六）泄露在经营过程中知悉的投保人、被保险人、受益人或者保险公司的商业秘密和个人隐私；
（十七）编制或者提供虚假的报告、报表、文件或者资料；
（十八）拒绝、妨碍依法监督检查；
（十九）出租、出借、转让许可证。
第二十一条退出市场的保险专业代理公司，应当依法做好清算和保险代理业务结算工作，并按有关规定及时向山西保监局提交清算报告、许可证原件和退出市场的有关决定或文件。
第二十二条山西保监局办理保险专业代理机构市场退出事宜时，如有必要，可依法对该机构开展现场检查。
检查过程中，山西保监局如发现该机构存在涉嫌非法集资、传销、洗钱、违反国家税收管理法规等应当由其他部门查处的违法行为，依法向工商、税务、公安等有关部门移送。
第二十三条区域性保险专业代理公司许可证被注销，退出市场相关手续办理完毕，经山西保监局同意，可以动用保证金。
第四章附则
第二十四条本指引由山西保监局负责解释。
第二十五条本指引自发布之日起执行。
2010年10月20日发布的《山西保险专业代理机构市场退出管理暂行办法》（晋保监发〔2010〕54号）同时废止。
分支机构准入机制
根据监管法律法规及集团发展战略计划，制定公司年度机构开
拓计划，依据总公司年度计划及各省经济发展状况、及机构覆盖率，
总公司将年度机构开拓计划分解至各省、市区，每年3月-11月为
分支机构报批时间。
一、筹备机构需要具备如下条件：
（一）该地区未设立圣源祥分支机构；
（二）该地区经济发展状况良好，保险市场健康有序；
（三）当地保险中介机构口碑好；
（四）有符合高管任职资格的优秀合作伴。
二、机构负责人标准依据以上法律法规中对机构负责人的要求，分公司机构负责人应具备如下条件：
（一）认可保险业的社会价值，看好保险中介行业未来的发展趋势；
（二）大学专科以上学历，年龄在30-50岁之间，身体健康，积极进取；
（三）持有中国保监会规定的资格证书，从事保险行业5年且从事管理工作3年以上，有丰富的从业经验；
（四）以往综合业绩优秀，团队业绩系统排名位于前列；
（五）有驾驭分支机构的能力，有运作当地市场的能力，具备良好的社会关系及沟通能力；
（六）具有履行职责所需的经营管理能力，熟悉保险法律、行政法规及中国保监会的相关规定。
（七）同业服务公司不超过3家业。
三、未来1-3年的发展规划
1、对我国保险行业及保险中介行业发展的认识；
2、当地保险市场、保险中介市场分析；
3、自身优势资源；
4、组织架构
5、未来1年发展规划（包括内控建设、团队建设、保费规模）
以及相应准备采取的措施；
6、未来3年发展规划（包括内控建设、保费规模、人力规模、赢利计划）以及相应准备采取的措施；
7、对监管政策的认识；
8、对公司品牌的认识；
9、对规范经营的认识；
10、对做大做强企业的认识。
四、面试同时符合筹备机构及筹备负责人两项条件即可进入试筹备期，由筹备负责人根据公司中长期发展规划组织制定所筹备机构1-3年发展规划及具体措施，筹备方案通过后，筹备负责人与合资人到总公司参加总公司相关部门组织的面试。
五、签定责任书
具备了筹备机构、筹备负责人条件，1-3年发展规划及措施得当，通过面试的机构负责人，即符合与总公司签定《分支机构负责人经营管理责任书》（以下简称《责任书》）的条件。
即可到总公司签定《责任书》，正式进入机构筹备。
六、交纳经营保证金
依据保监会中介监管规定的第二十一条规定，缴纳风险经营保证金，防控负责人道德风险和团队风险，保证分支机构不违反《保险法》、《保险专业代理机构监管规定》中的监管条例。
自双方签定的《责任书》之日起，七个工作日内向总公司财务中心交纳经营保证金人民币：
30000元。
总公司开具保证金收据后
缴入银行。
筹备负责人依据管理规定办理入司手续；然后，内、外勤人员办理入司手续。
户名：
圣源祥保险代理有限公司开户银行：
中国银行石家庄市机场路支行
七、正式进入筹备期签定《责任书》后，正式进入筹备期，进行职场的选定、装修；和管理人员、内勤人员相关岗位的选定培训；收集机构报批相关资料。
一）分支机构名称的核定根据《保险专业代理机构监管规定》，对新设分支机构、机构名称变更涉及分支机构名称核准作如下要求:
1、命名规则：
圣源祥保险代理有限公司+地域名（县级以上）+
分公司（营业部）。
2、名称核准：
筹备机构先将确定的拟设机构名称向当地工商局进行名称预先核准。
二）职场具备条件：
1、位地理位置优越，具有规范的街道门牌号，交通便利且易于寻找。
原则上应为临街房屋并具备独立门面，营业场所不得为居民住宅，周边环境应良好，不得毗邻歌厅、洗浴、足疗、酒吧、菜市场等嘈杂场所；
2、经营职场面积要求：
营业场所面积应够满足日常经营、提供服务的需要，并能满足至少三年的发展。
省级分公司500平米以上；地市级分公司300平米以上；县级分公司130平米以上。
3、签定《责任书》后十个工作日内完成经营职场选定工作
4、职场外部设置：
营业场所外墙应悬挂公司标识、机构标牌、营业时间及客户服务电话标牌。
标识和标牌的样式、悬挂位置应统一、规范、标准。
5、内部配置：
应设置客户服务区，主要办理业务和接受客户咨询投诉。
客户服务区应按照统一标准设置客户服务柜面，在显着位置公示承保、保全、理赔的具体流程、材料清单、联系电话和保监局投保、理赔提示等，方便客户查阅和了解。
客户服务区应配备足够数量的座椅供保险消费者休息等待。
6、功能完备。
有单独的财务、业务单证、凭证和档案管理库房，能够满足防火、防盗、防潮等基本要求。
7、设施齐全，干净整洁。
办公设施完备，办公用品齐全。
职场要保持清洁，办公设施要摆放整齐。
三）办公设备的配备根据实际业务量配备计算机、针式打印机、喷墨打印机、传真机、扫描仪、复印机、验钞机、铁皮柜、办公桌、办公椅、课桌、课椅
计算机配备标准：
组装机建议以下配置（为方便维护与使用，建议选择品牌机联想商务机）
CPU以上32位或者64位处理器
主板：
精英、华硕、技嘉（不限制）
内存：
2G以上
硬盘：
160GB以上
显示器：
17寸
光驱
针式打印机配备型号：
实达LQ-690K或BP-690KSTARNX-60C爱
普生LQ-630KLQ-635K
宽带运营商：
中国联通或者中国电信另须配置耳迈和摄像头，以保证视频会议、视频培训的顺利进行和远程出单、故障维护的日常指导等工作，同时可节约分支机构的通讯、交通、会议费用。
四）筹备期人员配备情况
签定《责任书》后，十天内完成基本人员的配备，以在总公司办理入司为准。
根据业务实际流量配备工作人员。
1、省级分公司人员配备
产、寿险负责人；培训督导讲师；组训，财务工作人员（其中含：
会计、出纳）；产险出单岗；单证岗；寿险预审岗；行政办公室人员；经纪业务经理。
2、地市级分公司
产、寿险负责人各1名；组训；行政人员；财务工作人员（包括至少会
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