第一太平戴维斯财务管理手册CD.docx

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第一太平戴维斯财务管理手册CD

第一太平戴维斯物业顾问（成都）有限公司

财务管理手册

（草案）

2010年度

总目录

一、财务管理制度┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄3–20

二、财务部岗位责任制┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄21–30

三、总部应收帐款管理流程┄┄┄┄┄┄┄┄31–36

四、商务楼宇收缴/催收管理费流程图┄┄┄┄37–37

五、第一次催款信（全管项目）┄┄┄┄┄┄38–38

六、第二次催款信（全管项目）┄┄┄┄┄┄39–39

七、装修费用收费结算流程┄┄┄┄┄┄┄┄┄40–40

八、装修费用收费结算流程图┄┄┄┄┄┄┄┄┄41–43

九、装修进场费付费清单┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄44–44

一十、装修工程竣工证明┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄45–45

一十一、住宅楼催缴管理费流程图┄┄┄┄┄┄┄┄┄46–47

一十二、住宅楼付款通知单┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄48–48

一十三、住宅楼催缴欠费通知单┄┄┄┄┄┄┄┄┄49–49

一十四、住宅楼催款信┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄50–50

一十五、住宅楼逾期未缴管理费警告信┄┄┄┄┄┄┄51–51

一十六、业主授权银行自动转账管理费操作流程┄┄┄┄52–52

一十七、住宅业主收楼财务收费流程┄┄┄┄┄┄┄┄┄53–53

一十八、报废消耗品情况表┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄54–54

一十九、固定资产报废申请表┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄55–55

第一太平戴维斯物业顾问（成都）有限公司

财务管理制度

第一太平戴维斯物业顾问（成都）有限公司

财务管理制度

第一章：

总则┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄5–6

第二章：

资金管理┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄7–7

第三章：

资产管理┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄8–14

第四章：

费用及收支预算管理┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄15–18

第五章：

外币业务管理┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄19–19

第六章：

会计报表┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄20–20

第一太平戴维斯物业顾问（成都）有限公司财务管理制度

第一章总则

一、第一太平戴维斯物业顾问（成都）有限公司是一家专业的房地产综合服务公司。

业务范围涉及房产代理及综合物业顾问等，第一太平戴维斯为租户、发展商、业主、投资者和银行提供全方位综合物业顾问服务。

二、本公司是物业管理服务性机构。

除了以中华人民共和国财政部《企业财务通则》、《企业会计准则》、《中华人民共和国会计法》、为基本会计制度以外并参考《中华人民共和国外商投资企业会计制度》及《中华人民共和国外商投资企业旅游服务会计制度》，结合本公司实际情况，特制定此财务管理制度和财务部岗位责任制。

具体包括资金管理、资产管理、费用管理、收支预算管理、外币业务管理，执行公司制定的开支核批标准，审批程序，建立帐务，完善内部牵制、稽核制度。

三、公司会计核算应遵循的原则：

1、客观性原则

2、相关性原则

3、可比性原则

4、一致性原则

5、及时性原则

6、明晰性原则

7、配比性原则

8、权责发生制原则

9、谨慎性原则

10、历史成本原则

11、划分收益性支出与资本性支出原则

12、重要性原则

四、本制度规定采用日历年制，即自公历每年一月一日起至十二月三十一日止，会计年度内的分月、分季与公历相同。

五、公司采用借贷复式计帐法，以人民币为记帐本位币，涉及外币的经济业务，由开户银行按当日国家外汇牌价汇率自动结汇人民币入帐。

计帐文字为中文。

六、公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表等各项记录，都必须根据实际发生的经济业务进行登记，做到计帐及时，资料可靠、内容真实、凭证合法、手续完备、数字准确。

七、本制度暂作现阶段的财务管理原则，本制度会结合新的会计准则及法规的调整而调整。

第二章资金管理

公司总部的资金来源是收取管理项目的酬金，该笔资金是公司总部日常运作的保证，必须严格按每年公司批准后的预算执行。

公司下属各物业管理中心向业主/租户收取的管理费及其他因物业管理而收取的相应的有偿服务费等收入，在物业管理期间内可用于购买与物业管理有关的设备器材及其它预算范围内的开支等，并用作日常运作的周转金。

管理中心收取的管理费、管理费押金及其他有偿服务费，任何人不可以以任何方式抽走挪用。

第三章资产管理

资产管理包括固定资产管理、流动资产管理。

流动资产管理包括现金、银行存款、其它货币资金、应收帐款、预付帐款、其它应收款、存货、预付工程款等管理。

一、固定资产的管理

1、使用年限一年以上价值2000元以上（包括2000元）用于提供劳务的各类办公、工程、通讯、运输设备，不属于专业物业管理的设备，工具的物品价值在2000元以下，使用年限超过两年的，也可作为固定资产。

2、固定资产原值：

A、购入固定资产以买价加包装装卸、安装、保险等费用和缴纳

的税金计价。

B、自制固定资产按自制或自建的成本计价。

C、在原有固定资产基础上改建、扩建的按原价加上改建、扩建

支出扣除变价收入余额计价。

D、捐赠固定资产按所附单据或参照同类设备市价计价。

E、盘盈固定资产按新旧程度以重置价值计价。

3、根据《外商投资企业会计制度》的有关财务制度规定，结合管理公司实际情况，拟定其折旧年限分类的具体方法，标准如下：

（一）房屋、建筑物，为20年；

（二）飞机、火车、轮船、机器、机械和其他生产设备，为10年；

（三）与生产经营活动有关的器具、工具、家具等，为5年；

（四）飞机、火车、轮船以外的运输工具，为4年；

（五）电子设备，为3年

4、折旧：

暂采用平均年限法《直线法》按月计提。

A、公式：

原价×（1－预计残值率）

年折旧额＝

折旧年限

月折旧额＝年折旧额÷12

年折旧额×100％

折旧率＝

原价

固定资产估计残值率为原价的0%。

B、1）固定资产提完折旧仍继续使用不再提折旧。

2）提前报废的固定资产,其净损失计入企业营业外支出,不

得补提折旧。

3）每半年对固定资产进行盘点清查，每年对固定资产进行全面盘点清查一次。

要求帐物相符。

对报废转让的固定资产变价收入与帐面净值的差额，以及

盘亏、盘盈、损毁的净收益或净损失查明原因写出书面报

告，经批准计入当期的营业外收入或营业外支出。

C、固定资产大修理费计入当期管理处的维修费。

维修费用额

较大的，采取预提或待摊，分期摊入管理处维修费用中。

D、实行分级归口管理，并严格固定资产的收发领用登记工作，

建卡进帐，落实管理责任制。

1）办公室设备、运输设备由办公室负责。

2）工程设备、工程器具由工程部负责管理。

3）工作需要落实到个人随身携带的通讯器具等由个人负

责。

4）各楼盘应对各部门管理的固定资产建立台帐、登记卡、

详细列明固定资产名称、编号、规格、型号、单价、数量存放地点、保管人使用、维修情况，做到帐、物相符。

5）大型的、特殊的，机械运输设备等、各部门应在每季度

末向财务部提供有关保养、维修计划。

E、低值易耗品家具及用具管理：

指对使用年限一年以上，达不到固定资产标准，价值2000

元以下的各种用具、物品，其摊销采用一次摊销法。

实行分

级归口管理。

由各部门领入，设立附置明细帐、专人负责。

个人领用时，办理借用登记卡。

如有损坏遗失，须查明原因

及追究其责任。

二、流动资产管理

流动资金是指可以在一年内或者超过一年的一个营业周期内，变

现或者运用的资产。

它固有的特点决定了流动资产管理在企业财

务管理中的重要地位。

加强流动资金管理的重点就是建立健全内

部牵制制度。

（一）货币资金管理

1、建立货币资金管理机构，完善货币资金的管理制度，设置专门财务会计机构，配备专职财务人员，负责货币资金的收支、保管、核算工作。

按国家财经政策、财经纪律和财务规章制度，如实反映本公司及下属管理处货币资金的收支和结存情况。

监督企业严格执行国家有关财经政策和财经纪律，执行年度收支计划，促进公司及下属管理处合理合法安排资金收支，增加收入、减少开支并保护货币资金的安全完整。

2、根据业务需要确定最低资金安全额，避免由于资金问题而影响日常运作。

。

3、遵循国家资金帐户的有关规定，在中国境内可以经营外汇业务的银行开设人民币帐户和外汇帐户，在境内外不得以个人名义开设任何帐户。

4、建立内部控制制度，严格执行各项现金收付程序。

A、购置领用物品及所有关于物业管理的经济合同、借款申请

及报销程序：

a、采购物料需有正当用途，遵循精打细算，讲求实效，核

算准确管理原则。

各部门需购置的物品每月25－30日

前作出预算。

采购时填写“采购申请单”填写时应列明申请部门、日期、品名、规格、用途、需要量、库存量、价格（单价在500元以上的需附报价单）。

如需借款或携带支票的需填妥有关栏目由仓库保管员、部门主管签名后交财务部审批，然后由授权限额规定人签名，方能到出纳处领取款项或支票，借支要求在3-7天内清算一般情况下旧数未清不能新借，特殊情况例外。

b、购置的材料、物品、设备一律入仓验收入帐。

仓库保管

员填写入库单（一式三联）一份仓库、一份财务、

一份采购员，采购员签名认可。

采购人凭入库单会同采

购申请单及发票，填写报销单，由部门主管以及现场财务审核后，按授权限额规定人签字，方可到财务部门办理借款销帐手续。

c、结算已确认的经济、工程等合同，付款时需列明币种、限额、现金或支票、如借款需填借款理由、经办人签名，

经财务部审核，授权限额人签字核准。

d、验收后的物料领用时，领物人需填写“领物申请单”，并由主管签名认可，仓保员方可发料。

e、每月末25日为仓库结帐日，仓保员填写汇总表28日前交财务部核算，并将“入仓单”装订入档。

填写仓库物品收付月报表。

年终，进行全面盘点清查，要求帐物相符、帐表相符。

f、费用审批权限：

先得部门主管同意，经办人签名，经财务部审核后，由公司制定的“授权索引表”规定的授权限额人签字方能报销。

B、相互联系、相互制约规定

a、报销单据程序规定：

企业发出的每项经济业务都要经过

经办人签名及部门主管签名，再经财务主管审核、授权限额人签字后方能办理报销手续。

员工医药费报销，经人事

部主管审批、并核定报销比例，财务审核后方能报销。

b、货币资金在管理核算中，实行三分开。

1〕会计与出纳分开。

2〕帐与钱分开。

3〕现金收入业务与支出业务分开。

经营货币资金收支和

保管的出纳人员不登记会计记录，登记会计事项的人员

不经管现金。

c、现金和银行存款的支付，应按审批规定及权限，先由经

办人员编制凭证交部门主管签名、财务部审核、授权限额人批准后，再交出纳付款，收款人签名领款项。

d、所有收入的现金及支票应于当日送存银行做到日清月

结，帐款相符。

e、支付的现金只能从现金库存中支取，不得从本部的现金

收入中直接支付（即坐支）。

f、出纳人员应做好现金和银行存款记帐工作，但不得兼管

收入费用、债权债务帐及总帐的登记工作，使出纳人员

与收入费用债权债务帐簿的登记人员彼此约束至监督。

出纳人员不得兼管稽核和会计档案的保管工作。

C、现金管理和结算制度

1、根据国务院颁发《现金管理暂行条例》的规定，规定现金支付的范围如下：

a、发放职工及临时员工的工资、补贴、福利补贴、支付外

出人员必须携带的差旅费暂借款。

b、支付购买额零星物品现金。

2、结算制度根据国务院《银行结算法》规定，管理处采用以

下几种结算方式：

银行支票、汇兑委托收付款。

（二）应收款管理

1、收取管理费及催收程序。

a、物管中心需按规定时间提前向各住户/租户发出“付款通知书”，逾期按规定比例加收滞纳金。

b、现场财务应及时向驻场经理提供欠交管理费的业主/租户名单，按催款流程规定启动该程序。

c、启动程序后，现场财务及时将收缴情况反馈驻场经理，以便驻场经理根据实际情况作出相应的措施，继续有关流程的进程。

d、对于拒不依时足额清缴欠款者，管理处将发出适当警告

后，再提出法律诉讼。

2、存货管理：

存货是指管理处在管理过程中所耗用的各类储备物资。

a、在存货取得日，做好存货资产的计价。

购入的存货按买价加运杂费、包装费、运输费、装卸费及途中保险费计价。

b、存货领用或支出的价格：

采用先进先出法，计算存货领用发出的价格。

c、存货领用人需填写“领料单”，“领料单”上写明用途并有部门主管签字认可。

d、存货领用原则上以旧换新，报废物品仓库集中处理，可以废物利用的尽量利用。

e、存货清查盘盈亏损报废：

严格各项存货物资的采购、验收、调拨、领发手续，实行层层管理，年终进行盘点。

对盘亏、盘盈查明原因，分别处理。

盘盈存货冲减费用；

盘亏损毁报废存货，扣除过失人或保险公司赔款和残料价值后计入管理费用，意外造成的损失净额入营业外支出。

第四章费用及收支预算管理

一、目的：

加强对项目费用审批的流程控制，达到精简程序，控制成本的目的。

二、适用范围：

适用于Savills管理项目所涉及到的各项成本及费用支出，但税金、工资、社保、公积金不适用本流程。

三、预算管理

（一）、全管项目费用支出的审批流程可分为开办期及正常营运期。

（二）、开办期间的开办物品的采购与支付流程：

1.前期开办期间物品的采购流程：

首先根据该项目的实际情况制定所需的物品，设备，工具及材料的明细与预算，并报请开发商核准。

待开发商相关领导确认签字后，可转入采购程序。

2.大宗物品采购需进入招投标程序

3.开办费分由公司代为采购及直接与开发商结算两种情况。

与开发商直接结算时，只要是在开办费预算范围内的，符合公司要求的，报物业负责人审核后即可采购（开发商另有要求的，也需同时符合开发商的审批流程）。

4.公司代为采购的，根据审批后的内部执行版开办费预算，提交“用款申请”表。

财务部审核是否在预算范围内，由物业负责人审核后，报公司董事长审批支付。

（三）、经营期的费用审批流程：

1、预算内容包括：

收入预算、经营性支出预算、资本性支出预算及日常费用预算。

预算分为年度预算与月度预算。

2、年度预算：

项目财务部每年11月编制年度预算——驻场总经理审核——公司物业负责人审核——公司董事长审批——发展商代表审批——按预算执行。

3、年度预算均以发展商代表的最终批复执行。

每年四季度开始筹划下一年度预算计划，由项目各部门（包括：

驻场总经理办公室、物业管理部、工程部、财务部及人事行政部等）于10月30日前列出将于下一年度实行的计划支出明细内容，交项目财务部进行汇总，项目财务部于每年11月30日前编制好下年度预算交驻场经理，经驻场总经理审批后交公司、及发展商代表审核。

4、月度预算：

每月28日前财务部编制月度预算——驻场总经理审核——公司物业负责人审核——公司董事长审批——按预算执行。

5、月度预算以公司董事长最终批复执行。

A.月度预算审批流程：

各部门须于每月25日以前制定出下月费用支出预算明细并送於财务部，财务会计于3天后将“月度资金预算表”上交驻场总经理、公司审批。

B.月度预算除需列明所预见发生金额外，需详细注明支出内容及用途，并根据前期筹备预算或全年预算范围执行（每月支出内容、金额，必须以每月可预见性作为编制依据）。

6、月度预算内费用支出，在驻场总经理审批权限内的，审批权在驻场总经理，超出驻场总经理审批权限的，审批权限在物业负责人，驻场总经理本人的费用报销，一律需经项目负责人审批。

月度预算外费用支出（指包含在年度预算范围内，做当月月度预算时未加以考虑，但又不能延至下月支付的），审批权在公司董事长。

年度预算外支出，无论金额多少，须事前由项目各部门提出申请——项目财务部审核——驻场经理审核——公司物业负责人审核——公司董事长审批——发展商代表审批。

四、成本费用支出审批流程

1、成本及费用支出原则上采用银行支付，对1000元以下的零星、非固定支出可采用现金支付。

紧急采购支付程序依照<采购流程>执行。

零星支出范围如下：

支付职工个人工资、奖金、工资性津贴、补贴、劳保、福利、医疗费等；

支付个人劳动报酬、咨询费、讲课费等其他工作报酬；

出差人员携带的差旅费；

2、预算内支出

A.涉及到项目所用的业务招待费、个人差旅费，以及驻场经理的个人报销费用，无论金额大小，均需项目财务部审核——驻场经理审核——公司财务部审核——公司物业负责人审批——支付。

B.在驻场经理授权金额以内的其余支出，项目财务部审核——驻场经理审批——支付。

在驻场经理授权限额以上的，财务部审核——驻场经理审核——公司财务部审核——公司物业负责人审批——支付。

C.各项目驻场经理费用审批限额为：

写字楼项目2000.00元/笔，住宅项目1500.00元/笔。

D.严禁将同一笔费用支出拆分付款，严禁将同一个供应商的付款拆分支付。

E.每月项目出纳汇总月度费用支出明细表，交至公司出纳。

3、预算外费用支出

A.预算外支出无论金额大小，均须事前提出申请。

B.经审批后，按费用类别及金额大小，按预算内费用支付流程操作。

4、各种费用的支付，只需填写《支付申请表》或《预算外费用申请表》进行审核，不用再填写费用报销单及支票请领单。

五、员工借款

1、借款金额不得超过1000元。

2、预算已获准的采购申请及已确认的经济合同，借款需填“借款单”，列明币种、限额、金额、现金或支票，借款理由，经办人签名，同时提交上述采购申请或合同，部门主管审核——财务部审核——驻场总经理审核——公司物业负责人审核——支付。

3、借款单据要求及时清算，旧欠未清不能新借。

六、备用金制度

1、各项目每次取现金额度为：

写字楼项目5000.00元/次，住宅项目3000.00元/次。

2、每日各项目库存现金金额不得超过取现额度。

第五章外币业务管理

一、外币业务和外币折算

1、外币业务是指以管理处记帐本位币以外的货币，进行款项的

收付，来结算及计价等业务。

2、外币指标是收入外币时，将不同的外币金额换算为同一记帐本位币等值金额的程度。

3、记帐汇率，按国家外汇牌价汇率作记帐汇率。

二、汇兑损益的计量和处理原则

1、汇兑损益处理原则

a、与购置固定资产或无形资产有关的汇兑损益，均计入资产

的价值。

b、筹建期间的汇兑损失，按规定计入开办费。

c、管理处在物业管理期间发生的汇兑损益，按规定计入当期

损益。

d、物业管理清算期间发生的汇兑损益，计入清算损益。

第六章会计报表

一、公司及管理处会计报表（每月10日前）报送“发展商”（根据发展商要求）、和公司总部。

发展商及总部审核无异议，按规定转发给业主。

二、资产负债表为静态时点报表。

三、损益表均为动态时期会计报表。

第一太平戴维斯物业顾问

（成都）有限公司

财务部岗位责任制

第一太平戴维斯物业顾问（成都）有限公司

财务管理制度

一、财务部门职责范围┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄23–24

二、会计人员岗位责任制┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄25–30

1、财务经理岗位责任┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄25–26

2、会计主任（总部）岗位责任┄┄┄┄┄┄┄┄┄27–27

3、会计主管（现场）岗位责任┄┄┄┄┄┄┄┄┄28–29

4、出纳员岗位责任┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄┄29–30

财务部门职责范围

公司财务部在总经理的领导下，负责总部及各楼盘的财务管理及帐务处理工作。

具体职责范围如下∶

1、根据《企业会计准则》和我国的外商企业会计制度，建立健全财务管理制度和会计制度。

2、严格执行公司制定的“合同和付款申请的授权限额制”，按照规定的开支范围和标准核报一切费用。

3、严格执行现金管理制度和支票的使用规定，做好各种空白凭证的保管及使用。

4、遵守财务制度和纪律，组织财务部的会计核算。

正确编制记帐凭证，及时、清晰的记帐，及时编制各种报表，妥善保管会计帐册及档案。

5、根据各部门提供的预算拟定年度财务收支预算计划，尽可能使资金运作控制在经批准后的预算开支范围内，每星期按时向总部提交现金流量表，并提供每月的财务分析。

6、定期做好对各楼盘及部门“低值易耗品”、“家具用品”以及“固定资产”的盘点清理工作。

7、监督稽查应收款催收工作，加速资金回笼。

8、协调财务部与住户及发展商的财务关系及管理关系。

9、与税务局、银行等有关机构保持良好的沟通关系，力争使公司在这些方面运作顺畅。

10、经常巡视各楼盘现场财务管理工作，发现问题及时解决，定时召集现场财务人员开会，互相交流工作经验，不断提高大家的业务水平。

11、组织公司内部审核机制，定期组织各楼盘互相检查财务制度落实执行情况，并有书面说明存档，作为公司楼盘优质管理竞赛评比的依据之一，亦是员工考评的依据之一。

12、配合驻场经理搞好项目的经济管理工作，经常沟通汇报财务管理工作中的问题，及时解决提高工作效率。

会计人员岗位责任制

一、职位：

财务经理

隶属：

物业管理部董事

工作大纲：

具体领导、组织公司及各楼盘的财务会计工作，对各

项财务工作定期研究布置、检查和总结，实行对总经理负责制。

职责：

1、根据《企业会计准则》和我国的外商企业会计制度，制定适合公司专业物业管理的会计制度和财务制度；

2、参与公司各类经济管理制度流程的制定，不断完善内部管理的监督机制；

3、制定财务工作岗位责任制、组织财务部会计核算；并经常检查监督指导各岗位工作，审核计帐凭证、各类会计报表，根据本行业特点和发展商的要求制定各种财务管理报表；

4、遵守国家外汇管理条列，接受国家银行监督。

合理安排资金的运用，使资金运用发挥到最好；

5、监督稽查应收款催收工作，加快资金回笼；

6、严格遵守财务制度和财经纪律，检查监督财务制度和财经纪律的执行情况，严格执行公司制定的“合同和付款申请的授权限额制”，监督、检查、稽核各类费用的支出情况，尽量把支出控制在预算之内；

7、协调财务部与发展商及业委会的财务关系及管理关系，及时提供意见给管理层作决策

8、每月10日前审核和编制月度会计报表、管理报表、按时报给物业管理部董事、发展商、公司财务部、各楼盘物业经理；

9、保存财务工作方面的文件，督促本部员工完整保管内部的一切帐册、报表、凭证和原始单据；

10、审核每笔经济业务的记帐凭证，特别是审核管理酬金，应交税金、预提费用、待摊费用、固定资产折旧是否合理合法；

11、每月稽核“银行”、“现金”帐户发生额及余额，要求日清月结，帐帐相符，帐实相符，每周按时向总部提交现金流量表；

12、监督安排楼盘各部门“低值易耗品”、“家具用品”、“固定资产”、“备用金”盘点清理检察工作；

二、职位∶会计主管（总部）

隶属∶财务经理

工作大纲：

具体负责审核楼盘会计核算及财务管理工作

职责∶