综合部物品进销存系统操作管理与考核办法.docx
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综合部物品进销存系统操作管理与考核办法
ItwaslastrevisedonJanuary2,2021
综合部物品进销存系统操作管理与考核办法
综合部物品进销存系统操作管理与考核办法
为加强广场物品的管理，保证物品核算的准确性和及时性，规范物品验收、领用、盘点、报损等程序，根据广场材料物资管理规定和进销存系统操作管理规定及相关管理制度，结合物品管理实际情况，特制定本管理与考核办法。
一、进销存系统编码原则
物品的分类码采用六位数字，物品的明细编码采用八位数，供应商的编码采用五位数，领用部门的编码采用二位数。
二、物品基本信息的录入、编码的控制与管理以及物品验收
1、物品分类标准的制定
物品数据初始化前，首先综合部应制定物品的明确分类标准，物品分类标准要求具有准确性、明确性和唯一性，分类标准报财务部审核后执行，物品的分类一经确定不得随意进行调整（包括物品的合码或拆码等），如物品的分类出现错误等情况，确需进行调整，必须部门经理签字批准财务部审核后，方可按照规定的账务处理程序进行处理；
2、物品的分类整理
对物品按照即定标准进行分类整理，并列出明细物品清单，要求物品清单内容齐全，名称（物品全称）、规格、数量、单价等准确无误,以便进行信息录入；
3、物品基本信息的录入
物品管理员按照物品清单分类别按顺序录入物品的基本信息，在对物品信息录入时，系统自动生成顺序编码，生成的编码登记在物品清单上，要求录入的信息准确无误，行政部物品主管进行复核，保证录入信息的准确性；
4、物品数据的初始化
录入物品的基本信息之后，物品管理员应根据基本信息中对应的物品编码录入物品的编码、数量，物品主管进行审核；
5、新增物品编码的控制和管理
新增物品的信息录入和编码申请，应填写新增物品编码申请单（暂时使用广场的新增物品定价单），经部门经理签字、财务部审核后方可进行基本信息的录入；
6、物品的验收
物品的验收实行双人验收，物品管理员和行政部物品主管联合验收，验收无误后在随货同行单上签字确认。
物品到达后物品库后物品主管应及时通知物品库管理员进行验收，当日收到的物品当日进行验收，并审核打印物品验收单，特殊情况经部门经理批准，自收货之日起验收入库期限不得超过三天。
A：
外购物品的验收
物品到达广场物品库后，由物品管理员根据实货验收数量、随货同行（部门经理签字）、物品的编码及时录入（分供应商）验收单，验收单由行政部物品主管根据随货同行和验货记录等进行审核，审核后打印一式四联，物品主管、管理员、财务部、供应商各一联，随货同行和一联验收单转财务部进行账务处理；
B：
外购商品验收注意问题
物品库采购人员，应对供应商开具发票的种类进行核实，物品验收后在物品验收单上注明发票的种类，如果供应商提供增值税发票，应注明增值税发票的税率或征收率，要求提供资料准确无误，必要时应在合同条款中单独列明；
三、账簿、卡片的建立及单据的整理和保管
物品库账簿、卡片的建立及单据的整理和保管参照仓库管理规定和固定资产、低值易耗品管理规定及管理考核办法中有关规定执行，物品库必须建立物品保管卡，保证保管卡、账簿和实物一致。
四、物品的购置、保管和领用
1、物品的购置
物品的购置应按计划分批进行采购，能满足正常的经营管理需要，同时应保证库存结构及存量的合理性，防止库存积压，不必要的占用广场资金；
2、物品的保管
物品的保管参照广场的仓库管理规定执行，物品管理员对在物品管理出现的问题及时向本部门和财务部书面汇报，严格执行广场的物品保管制度，对于物品库存存量和结构不合理的，及时提出书面建议；
3、物品的领用
物品的领用应按照审批的计划进行发放，严格控制费用的开支，每月综合部对各部门、楼层上报的物品领用计划审核调整后转物品管理员，物品管理员在各部门、楼层领用前按照审核批准的计划分部门、楼层按类别录入微机，由物品主管对领用单进行审核并打印，领用单一式四联，物品主管、管理员、财务部、领用部门或楼层各一联：
A：
领用部门持四联领用单到物品库领用物品，管理员严格按照领用单发放物品，领用人核对无误后，发放人、领用人签字确认，一联领用人保存，三联留物品库，其中两联转物品库主管，一联登记物品会计有关账簿，一联月底汇总后转财务部。
审核后的领用单不得更改；
B：
物品的退库，退库部门或楼层填制所退物品明细，由物品管理员验收无误后，录入领用单，数量用负数录入，物品主管审核后，退物品人、仓库管理员签字确认，按上述规定传递单据；
C：
物品不得未入库先领用，物品领用后领用部门按规定建立流水帐，做好物品的保管和领用、退库记录，并保存好相关单据。
五、物品款项的支付
物品的款项实行勾单结算，由综合部根据供应商交回的物品验收单，审核无误同意付款后附在发票后报总经理批示，按规定流程进行付款。
1、普通发票的结算
综合部严格控制物料用品普通发票的结算,除特殊情况报综合部经理和财务部经理审核同意外,不得使用普通发票结算。
普通发票购入的物品，结算税率应设置为零；
2、增值税发票的结算
A：
供应商为增值税一般纳税人，增值税发票的结算按照正常的结算流程办理，按照含税进价向供应商支付货款；
B：
供应商为增值税小规模纳税人，增值税发票的结算办法参照广场商品结算管理办法。
六、物品的报损及处理
物品在保管过程中出现破损、变质、发霉等情况，如果是由于物品的管理、保管不善造成的，应由保管人员负责赔偿，如物品系正常损耗，由物品库呈报，财务部审核，总经理批准后录入商品报损单，按规定进行账务处理。
七、物品的盘点及处理
1、综合部应每月组织本部门有关人员参照广场商品管理规定对物品进行盘点，保证物品的质量完好、数量完整、账实相符，同时检查物品库存结构及单品存量的合理性，物品盘短或收发过程中出现差错造成损失的由责任人赔偿，如果收发错误造成长款的按规定进行账务处理；
2、物品的季度盘点综合部应提前2天书面通知财务部和电脑部，以便财务部安排人员参加物品的监盘，电脑部对盘点数据进行预定义；
3、月度盘点由综合部自行核对结果，出现差异及时落实原因，按规定进行处理；
4、季度盘点由财务部派人参加监盘，盘点结束，相关人员签字后，一联由财务部监盘人员交录入室进行录入，一联物品管理员留存，一联物品主管进行盘点表审核；
5、盘点出现差错，需更改盘点结果，原盘点人、复盘人、监盘人重新盘点无误签字确认后，经部门经理批准，财务部审核同意，转录入员按规定进行更改机器数据。
八、物品的核算及账务核对
1、物品的核算
广场物料用品的价格采用进价进行核算，各物料用品入库必须严格按照即定的分类标准进行分类录入，物品领用时采用加权平均法，本方法一经确定不得随意变动；
2、账务的核对
A：
物品管理员账实的核对
每月盘点前，物品管理员检查物品的账簿登记情况，保证物品入账的及时性和准确性，账簿和有关单据核对相符，盘点应保证物品的实物和库存保管账簿核对相符，三级明细账和进销存系统库存商品明细账核对相符；
B：
物品库主管账务的核对
每月物品库主管首先应对物品库管理员的账簿登记、单据整理等情况进行检查，在保证物品管理员按要求核对完毕、账实相符的前提下，进行物品主管账簿金额账和进销存系统账簿的核对，如因正常核算中出现差额，每月按类别编制物品账面和进销存系统金额差额表，经财务部审核后，进行账簿的调整。
每月物品库主管在按要求进行上述核对无误后，按类别、领用部门或楼层编制物品验收、领用、结存表（一式两联）报财务部进行核对账务，财务部审核无误后签字确认返物品库主管一联。
九、其他
1、在物品购置、保管、领用、管理等环节中出现问题，需对有关账簿（包括数量明细账）进行调整，综合部必须经部门经理批准后书面通知财务部，经财务部审核后，按规定进行处理，财务部、物品主管及物品管理员无权对有关账簿进行随意调整；
2、物品的验收、领用、结算等业务的发生，必须按规定的流程进行处理，相关凭证后附机制单据，不得以手工单据代替；
3、按规定妥善保管各种单据，如机制单据丢失，扣责任人考核分分，同时写出书面证明，复印存根联经部门经理签字后作为原始凭证，不得重新打印；
4、财务部相关工作，在财务部经理的直接领导下，由财务结算部库存主管负责具体安排。
5、其他特殊问题由综合部和财务部按照有关规定协商解决；
十、财务部的职责
1、联合综合部制定有关物料用品等资产管理的相关制度及考核管理办法；
2、制定物品的验收、领用、盘点等流程，指导物品数据的初始化；
3、监督、指导物品库有关账簿、卡片的建立；
4、监督进销存系统操作管理规定等相关制度的贯彻执行,督促各部门按要求进行操作；
5、每月检查物品库的账簿记录、单据保管以及物品的保管情况，发现问题及时汇报；
6、每季安排人员监督物品库对物品的盘点；
7、对物品的验收、领用、付款等业务按规定进行账务处理；
8、积极配合物品库的账务核对工作，保证账务核对的及时性和准确性；
9、对综合部及其他部门反映的物品管理中涉及财务的问题及时进行处理，如不能解决应通知相关部门，根据问题的严重性逐级上报；
10、不定期抽查各部门的物品领用情况，各领用部门或楼层的领用单和进销存系统领用记录进行核对；
11、其它应由财务部完成的工作。
十一、检查与考核
1、检查考核的标准
本管理与考核办法等同于固定资产、低值易耗品管理与考核办法以及广场的其它有关管理规定。
2、检查与考核的办法
A：
财务部按照职责要求检查物品账簿的建立、登记及物品的保管、领用等情况，发现违犯广场有关管理规定的，视情节扣相关部门—分，造成广场资产损失的由责任人赔偿；
B：
综合部监督财务部的职责履行，对于财务部没有认真履行其职责的行为，视情节扣财务部—分。
十二、本管理与考核办法由财务部负责解释。
十三、本管理与考核办法自下发之日起执行。
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