时间管理的五个步骤.docx

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时间管理的五个步骤

导语

人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时刻。

不管你做

什么情况，即使不用脑子，也要花费时刻。

因此，治理时刻的水平

高低，会决定你事业和生活的成败。

每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个

小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由你来决定做什么

——每天13个小时。

如何依照你的价值观和目标治理时刻，是一

项重要的技巧。

它使你能操纵生活，善用时刻，朝自己的方向前进，

而不致在忙乱中迷失方向。

我们将用7天的时刻，学习时刻治理的差不多原则，了解如何样才

能更有效地安排时刻，减轻工作和学习压力。

时刻治理能关心你制

订出有效的时刻表，减轻压力和忧虑，最大限度利用时刻。

不用担

心，时刻表可不能让你变成机器人，相反，它能使你享受自觉支配时

间的自由感。

完成课程以后，你将能：

·明确时刻治理的五个步骤

·了解时刻治理中，“价值”和“目标”的含义

·确认和区分不同类型的任务

·制订有效的日程表

在开始学习之前，请对以下几点多加注意：

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·勤做练习。

时刻治理的实践性专门强，课程中的每一项练习都

对提高我们的时刻治理水平有专门大关心，假如不认真地完成它们，

学习效果将大打折扣。

·学以致用。

时刻治理的个性化专门强，每个人都有自己的时刻

治理特色，以便和自己的生活方式及环境相适应。

课程中介绍的原

则和技巧只有运用到实际中才有效用，光记住它们，对改进我们的

时刻治理是没有意义的。

我们最好一边学，一边运用起来，以便印

证它们是否确实有效。

祝你在这一周里学习愉快，学有所成！

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第一天

今天是课程的第一天，我们将通过一个练习和一套自测题来了

解什么是时刻治理。

请先完成下面那个小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。

练习

假设现在是星期一的晚上，你要打算以后五天的日程，面前是这五天要

做的情况：

1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看大夫

2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡

3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话

4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19

点往常），可能要花1小时。

5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有紧密关系

6．明晚有一场演唱会

7．你在图书馆借的书改日到期

8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李

9．你要在星期五交打算书之前把它复印一份

10．改日下午2点到4点有一个会议

11．你欠某人200元钞票--他改日也将参加那个会议

12．你改日早上从9点到11点要听一场讲座

13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面

14．你没有洁净的内衣，一大堆脏衣服没有洗

15．你想好好洗个澡

16．你负责的项目小组将在改日下午6点钟开会，可能1小时

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17．你身上只有5块钞票，需要取钞票

18．大伙儿改日晚上聚餐

19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录

20．那个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需

2小时

21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他

22．星期天早上要作一次简报，可能预备简报要花费15个小时，而且

只能用业余时刻

23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有

24．下个星期二，你要参加一次业务考试

请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优先级把它们重

新排序，然后依照这些事件，制订一个周末的时刻安排表。

在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。

如何制

订一份合理有用的打算表呢？

在制订时刻表往常，请：

1．把要做的情况全部看一遍

2．确定每件情况的重要等级

3．依照重要程度把情况重新排序

时刻表能够参照下页的格式：

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时刻星期二星期三星期四星期五星期六

每天上班时刻为8点-18点（含往来交通时刻，中午有1小时休息）

08.00

08.30

09.00

09.30

10.00

10.30

11.00

11.30

12.00

12.30

13.00

13.30

14.00

14.30

15.00

15.30

16.00

16.30

17.00

17.30

18.00

18.30

19.00

19.30

20.00

20.30

21.00

21.30

22.00

22.30

23.00

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编好时刻表以后，请考虑：

·哪些情况被放弃不做？

什么缘故？

·哪件情况有最高的优先级？

什么缘故？

·你会快乐地执行那个打算吗？

请把你的回答写在下面：

·哪些情况被放弃不做？

什么缘故？

·哪件情况有最高的优先级？

什么缘故？

·你会快乐地执行那个打算吗？

什么缘故？

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第二天

前一天，我们动笔写了一份为期一周的时刻表，对时刻治理有

了亲躯体会。

现在，我们来学习有关的知识，以便能做得更好。

任何有效的时刻治理系统都包含以下五个步骤：

1明确你的价值观

2确定你的目标

3对你的目标按优先级排序

4明确你的任务

5对任务按优先级排序

价值观是我们想和做的差不多原则，它是进行时刻安排的最差不多

的因素。

我们有不同的价值标准，它们形成我们个人特性的基础，

也是我们进行时刻治理的基础。

大多数时候，我们依照自己的价值

观采取行动，尽管往往没有意识到这一点。

什么对你而言是最重要的？

家庭？

工作？

金钞票？

你首先要明

确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走。

假如你不明白自己

的目的地，你专门可能会到达不的地点。

上一节练习中的事件能够分为几个类不：

健康——看牙医，洗澡，等等

家庭——给家里打电话，等等

友谊——买礼物，回信，参加聚餐，访问朋友，等等

爱情——预备烛光晚餐，等等

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工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等

金钞票——夜间兼职的面试，等等

兴趣——看演唱会，等等

重看一遍你对这些事件的排序，能够清晰地看出你把哪一项放

在首位，把哪些放在无关紧要的地点。

这确实是你的价值观。

目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。

它们应该直接

源于我们的价值观。

否则，我们所做的事将无法满足自己的需要。

目标往往不能由单个行动达到，需要花费相当长的时刻，并需要采

取若干步骤。

例如，周末有一对矛盾：

要么去外地访问朋友，要么预备星期

天的报告。

假如你决定去外地访问朋友，而不为报告做预备，你的目标专门

可能是：

保持友谊，哪怕自己做出某些牺牲。

假如你不去访问朋友，而是预备报告，你的目标专门可能是：

尽

最大努力完成工作。

因此，保持友谊和完成工作差不多上你的目标。

但你对它们的重视

程度取决于你的价值观。

把友谊放在前一位的价值观可能是：

你对生活的真正满足源于

你的家庭和朋友。

把工作放在前一位的价值观可能是：

你对生活

的真正满足来自于追求卓越。

再如，任务表中还有一对矛盾：

星期二和星期三晚上，在公司

开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能选择两样，舍弃一样。

它

们分不代表的是工作、金钞票和兴趣，对它们如何排序，也完全取决

于你的价值观和目标。

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一旦明确了自己的价值观和目标，接下来制订日程表的过程就

专门简单了。

下面是一套时刻治理能力的自测题，请为每一项选择最适合你

的修饰语：

是“总是”，依旧“经常”，或是“专门少”？

总是经常专门少

1我觉得我能够工作得更努力

2我能够告诉你上个星期我工作了多少个小时

3我常常把情况留到最后一分钟才做

4对我来讲，开始一项工作专门难

5我对下一步要做什么不专门确定

6我要开始做某件事之前，要拖延专门长时刻

7我不明白我做的是否足够多

8我在不同的任务之间频繁地换来换去

9我在某些地点的工作效率比在其他地点的高

10我在某些时刻的工作效率比在其他时刻的高

11我工作起来没有规律，往往在某件事上花费专门多时刻后又置之不理

12我不可能完成我想做的全部情况

13我不确信自己是否在优先处理最重要的情况

14到这门课程结束之前，我不敢确信自己是否会坚持到底

15我工作时没有任何打算

请把你的答案和后面的解释互相对比。

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1.我觉得我能够工作得更努力

你总是觉得你能够做得更好一些吗？

假如你总是觉得自己的

时刻没有发挥最大作用，这讲明你的时刻治理技巧有问题，你要学

会善用时刻。

2.我能够告诉你上个星期我工作了多少个小时

专门多人对自己的工作时刻只有个大致的印象：

我仿佛一直在工

作。

如此是不行的。

人们的感受往往和实际并不相符。

研究人员用

录像机摄下实验者的工作情况，把统计得到的工作时刻与实验者自

我感受的工作时刻对比，发觉两者之间的差距相当大。

假如你对自

己的工作时刻没有明确的认识，最好花一天至一星期的时刻，逐小

时记录自己的工作时刻，结果讲不定会使你大吃一惊。

3.我常常把情况留到最后一分钟才做

假如总是出现这种情况，有两种可能缘故：

一是你忽视时刻管

理，不使用时刻表，二是在制订时刻表时，没有依照合理的顺序。

4.对我来讲，开始一项工作专门难

哪怕订好了打算，要开始做这件工作，仍是件头疼的事——如

果常常出现这种情况，那么，症结不在制订打算的环节，而在于“行

动”这一环。

你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服

拖延的技巧。

5.我对下一步要做什么不专门确定

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假如总是对下一步要做什么不专门确定，则是缺乏整体打算的表

现。

6.我要开始做某件事之前，要拖延专门长时刻

请参见对第4项的解释

7.我不明白我做的是否足够多

请参见对第1项的解释

8.我在不同的任务之间频繁地换来换去

如何样确定分配给不同任务的时刻段长度，是一项重要的技巧，

过长或过短都会降低你的效率，你能够通过测试和记录来确定最适

合自己的间隔。

9.我在某些地点的工作效率比在其他地点的高

没有人能完成排除外界阻碍，不同的地点对人的工作效率有不

同的阻碍，只只是人们往往没有留意这一点。

假如你清晰地明白自

己在哪些地点的工作效率较高，讲明你对自己专门了解。

这有助于你

进行时刻治理。

10.我在某些时刻的工作效率比在其他时刻的高

请参见对第9项的解释。

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11.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费专门多时刻后又置

之不理

这也是缺乏整体打算的表现。

12.我不可能完成我想做的所有情况

人不可能完成所有想做的情况，在制订时刻表时必须有所取

舍。

但假如连时刻表上的情况也总是不能完成，那么不是时刻表不

切实际，确实是执行的过程出现问题。

13.我不确信自己是否在优先处理最重要的情况

先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种情况确定优先

级，优先处理重要的情况。

假如总是对此感到迷惘，则讲明对自己

的价值观不专门明确，不能清晰地表述自己真正需要的是什么。

14.到这门课程结束之前，我不敢确信自己是否会坚持到底

假如因为缺乏打算和执行能力，常常不能完成想做的情况，就

会对自己失去信心，做任何情况的时候都不明白自己是否会坚持到

底。

15.我工作时没有任何打算

这是你对自己的打算性的评价，请对比上面各项的解释，看你

对自己的评价是否适当。

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第三天

通过两天的学习，你是不是感到自己对时刻治理有了更深的了

解，治理起时刻来更轻松了呢？

时刻治理的精髓远不止此，今天，

我们除了进一步探究价值观对时刻治理的阻碍，还将学习更多内

容：

任务的类型。

请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目

标，树的主枝是你的要紧任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。

你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。

你的目标支撑着各种各样的任务，它们差不多上为实现你的目标服

务的。

树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过要紧

任务来实现你的目标。

树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你

现有的生活。

拿出一张白纸，画出一棵树，如下：

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在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，

在几个主枝中写上你的要紧任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任

务，完成这幅图。

你能够按照下面的步骤进行：

1．树根。

写上你认为最重要的价值。

假如你对这一点比较模

糊，不能清晰地讲出自己最想要的是什么，请试一试那个方法——

重新拿一张纸，写下所有想要的东西，如健康、金钞票、幸福的家庭、

爱情、事业、自由自在、旅行、安定……写完之后，划去你认为

最不重要的一项，再在剩下的项目中划去一个最不重要的，一直划

下去，直到只剩下一项，它确实是你最重视的东西。

2．树干。

写上你的人生目标。

注意，你的人生目标应与你的

价值观是一致的，假如不一致，你写下的树根确实是你最珍视的东

西吗？

或者，你写下的人生目标确实是你最大的希望吗？

3．主枝。

写上几个要紧任务。

这些要紧任务应是直接为你的

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目标服务的，实现这些任务有助于达到目标。

假如不是如此，请思

考是否有必要在那个任务上面投入时刻和精力。

4．树叶。

写上次要任务。

有些次要任务是实现要紧任务的手

段，有些次要任务用来维持现在的生活。

次要任务是不可缺少的，

没有树叶的树无法生长，但它们不应占据你的要紧精力。

进行时刻治理时，这幅图是重要的参考。

面对纷繁复杂的任务，如何才能迅速准确地推断它们对你有多

重要，从而对它们进行选择和排序呢？

按不同的标准，任务能够分

为紧急任务和重要任务、维持任务和进展任务，在此基础上，你就

能快速而准确地分辨出哪些是要紧任务，哪些是次要任务了。

紧急任务指：

假如不能按期完成，它对你或不人的价值会减少

甚至消逝。

重要任务指：

假如它成功地完成，你或不人将取得专门大的收益。

带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。

紧急任务和重要任务有四种不同的组合：

1．紧急同时重要的任务

这些任务应具有最高的优先级，应该从现在就开始做。

2．紧急但不重要的任务

这些任务现在需要时刻，但优先级比紧急且重要的任务要低。

3．重要但不紧急的任务

它们的优先级不是最高的，但应该在你的时刻表中占重要位

置。

4．既不紧急又不重要的任务

你确实需要做这些情况吗？

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进展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分

类。

进展任务指：

假如成功完成此项任务，你现在的情况会得到改

善。

例如，你搬进一套更好的住房。

维持任务指：

完成这些任务可维持你现在的情况。

例如，你每

个月缴纳房租和水电费。

进展任务和维持任务有专门大区不，进展任务具有如下特点：

·通常由你的目标衍生出来

·能够作为一项挑战

·需要多加考虑

下面是第一天的例子，请先将它们按重要任务和紧急任务的四

种组合分类，再按进展任务和维持任务分类，然后把它们按重要程

度排序。

对比现在的排序和在第一天的排序，两者有什么区不吗？

第一天的例子

1．你从昨天早晨开始牙疼，想去看大夫

2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡

3．你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话

4．有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试

5．明晚8点有个电视节目，与你的工作有紧密关系

6．明晚有一场演唱会

7．你在图书馆借的书改日到期

8．外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李

9．你要在星期五交打算书之前把它复印一份

10．改日下午2点到4点有一个会议

11．你欠某人200元钞票--他改日也将参加那个会议

12．你改日早上从9点到11点要听一场讲座

13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面

14．你没有洁净的内衣，一大堆脏衣服没有洗

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15．你想好好洗个澡

16．你负责的项目小组将在改日下午6点钟开会，可能1小时

17．你身上只有5块钞票，需要取钞票

18．大伙儿改日晚上聚餐

19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录

20．那个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好

21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他

22．星期天早上要作一次简报，可能预备简报要花费15个小时，而且

只能用业余时刻

23．你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有

24．三个星期后，你要参加一次业务考试

相信你在了解任务的分类以后，对划分任务的重要程度会更得

心应手。

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第四天

大伙儿可能会希望有一种通用的时刻治理方法，学会以后，不管

何人何时何地，都能畅通无阻地运用。

只是，惋惜的是，并没有通

用的时刻治理方法，就像买衣服一样，我们得依照自己的特点选择

合适的样式和尺码，有时还得量身定做，不同的人需要采纳不同的

时刻治理方法，有时甚至得自己制造出新方法来。

有的人喜爱列出详细的清单，把时刻精确地划分为一小块一小

块，严格地按日程表行动；有的人则相反，喜爱把握整体，形象地

考虑问题，抗拒“机械的”日程表，传统的时刻治理方法只会使他

们感到不舒服。

关于后一种人而言，他们只愿把情况简单地排序，

然后设定最后期限，而不愿把它们分割成小块，填入时刻表。

不管你属于哪一种，都要找出适合你自己的方法，只有如此，

才能保证时刻治理是在关心你组织时刻，而不是加重你的负担。

你

可能需要结合两种风格的治理方法，以便制造出自己的时刻治理体

系。

在接着这节课时，请注重考虑你的需要和偏好，按你的方法修

改课程中的建议和方法。

不管你偏好使用哪种风格治理你的时刻，下面这几个适应都会

关心你提高时刻治理的效率。

1．积极积级意味着采取主动，而不是坐等不人先行动，然而

消极地回应。

与主动相反的是被动，被动的人适应于对周围的情况

做出反应，这使他们耗费掉更多时刻。

想一想，然后写下一些能使

7天学会高效治理时刻第19页

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你采取主动的具体方法，以便能对你的时刻有更多操纵权。

2．通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的情况，然后详细

打算。

写下你的目标，然后从目标动身，逐步写出你需要做的情况。

可能每一步所需的时刻，然后列出整体打算。

3．按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把

剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。

80%的情况只

需要20%的努力。

而20%的情况是值得做的，应当享有优先权。

因此要善于区分这20%的有价值的情况，然后依照价值大小，分

配时刻。

做好的情况要比把情况做好更重要。

做好的情况，是有效

果；把情况做好仅仅是有效率。

首先考虑效果，然后才考虑效率。

4．提早预备保持主动的要诀是事先打算，例如每月制订一份

打算表，在上面标出重要的日期和繁忙的时刻，据此来安排其他的

情况。

许多人讨厌日程表，认为它们夺走了自己的自由。

按日程表行

事的确会降低一定的灵活性，但假如认为日程表把人变成奴隶，那

就大错特错了。

这种错误源于对自由的误解。

事实上，有几种不同的自由。

假如混淆两种类型的自由，就会

出现上面所讲的误解。

首先，人们提到自由时，往往指的是选择的自由。

我们按自己

的意愿，做这件事，而不做那件事。

反过来讲，一个自由的人可不能

被迫做出违背意愿的情况。

这是一种消极的自由。

第二种更重要的自由，是实现自己、操纵自己行为的自由。

它

是一种积极的自由，因为它通向人的目标。

它能够表达为“自由的

意愿”，这是更加高级的自由，也确实是“成为自己想要成为的人”

7天学会高效治理时刻第20页

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的自由。

只是，假如只是肤浅地理解这种自由，专门可能会认为它和第一

种自由是相对的，甚至无自由可言。

导致这种方法产生的缘故是，

现实生活中，为了实现更美好大的目标，我们常常需要放弃当前的

欲望。

例如，在阳光明媚的星期天上午，你也许专门想出去好好地玩

一场，不去参加培训班。

从第一种意义上来讲，你因此能够自由选

择是否出去玩。

然而，不上课专门可能会导致你考试不合格，或者学

不到该学的东西。

学习能使人获得更大的自由，新知识能够使人更

好的完成人生的目标。

所讲的这些是为了开阔我们的视野。

我们不要把自己限制在

“自由”狭窄的定义内：

“自由确实是想做什么就做什么”。

而应把自

由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。

假如不约束和操纵自

己的行为，使之符合目标，我们就无法达到人生的目标。

正是因

为如此，日程表特不重要：

它使我们能有打算地运用时刻，以达到

自己最终的目的，实现更高层次的自由。

要写一份日程表，没有固定的方式，只需遵循一些差不多原则。

在开始前，找到合适的工具。

你能够使用一张纸、日程打算簿或电

脑来记录你的日程表。

首先，你把一天的时刻分为几块，如上班的

时刻、吃饭的时刻、睡觉的时刻。

然后再具体划分每一块时刻。

写日程表