公司财务费用报销管理制度(修改本).doc

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财务费用报销管理制度

一、目地：

为了加强公司的财务管理工作，统一各部门的报销程序及规定，提高财务管理水平，现结合公司的具体情况，特制定本制度。

1、借款报销的审批权限

1.1公司员工因工出差借款或报销，由各部门经理审签后，报公司财务部门审核，并送公司总经理批准，方能借款或报销。

凡有审签权限的部门经理须在财务部门签留字样备案。

1.2员工出差预借差旅费应填写“借款单”，并注明借款事由及行程，按规定程序报批后，到财务部门预借差旅费。

1.3员工出差返回后，填写“费用报销单”，按规定的时间及审批手续到财务部门报销。

2、员工差旅费报销标准。

2.1员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的为“短途”，出差时间在一天以上的为“长途”。

2.2出差住宿费报销标准：

（元/人/天）

技术部：

住宿费80元/2人/天；100元/3人/天。

2.4出差补助标准

外出员工每人每日补贴20元，6、7、8、9四个月份每人每天补贴30元；如有特殊情况需请客户吃饭，事先与公司联系后，给予30元/人的标准。

2.4.1员工短途出差视同出勤，不再享受出差补贴。

2.5员工出差交通报销标准

2.5.1员工出差乘坐交通工具：

公司副总经理及以上领导可乘坐飞机、软卧、轮船二等舱；部门经理级：

可乘坐飞机、软卧、硬卧、轮船三等舱，乘坐飞机需报总经理批准、乘坐软卧仅限正职；其余员工乘坐火车硬卧、轮船四等舱、乘坐飞机需报总经理批准。

2.5.2员工长途出差交通费，经理级（含）以上人员的陆路交通费可实报实销；经理级以下人员原则上不得随意乘坐出租车，如有特殊情况需乘坐出租车时，需经总经理批准后，方可报销。

2.5.3员工在本市内出差，只报销公交车票公交车票。

无特殊情况，不得报销出租车票。

3、员工差旅费报销规定：

3.1住宿费，交通费按规定标准执行，超标自付。

3.2膳食费按规定标准领取，不得报销与此相关的费用。

3.3交际费用由领导核定并填写客餐报销单，经总经理批准方可报销。

3.4短途出差不享受住宿补助。

3.5长途出差人员无住宿费用时，则可按住宿标准的50%领住宿补助。

3.6员工出差返回后于一周内报销，报销时间为每周一及每五，未按规定时间报销的，财务部门应于当月工资中扣回预借的差旅费，待报销时再行支付。

3.7超过1个月以上的出差单据、假票据或不符合规则的票据，财务部门不予报销。

3.8财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询，如有虚假行为公司将按情节轻重处罚，如发现有虚假报销，则将按照虚报部分的10倍金额作以处罚。

4、财务部门要加强对备用金和预付款项的管理和监督。

4.1公司员工因公借款，必须办理借款申请单。

会计根据内容填写齐全，完整的借款申请单，编制会计凭证，会计、出纳、收款人必须在付款凭证上签字。

4.2公司预付款项，必须根据合同或协议办理付款申请单，经财务审核并报总经理审签后办理付款；付款手续不齐备的，会计不得编制付款凭证，也不得付款。

4.3备用金和预付款的使用，必须依照下列规定：

4.3.1具有规定的用途，期限及限额；

4.3.2在规定的期限内凭费用支出单据到财务部门报销；用现金或支票进行零星采购的七天内报销；通过银行汇款进行预付款的二十天内报销。

4.3.3以上各项支出，原则上前款不清，后款不借。

4.3.4对违反规定用途和不符合开支标准的支出，财务不予报销。

4.3.5对无正当理由超过规定期限，未能报销而又没还款的备用金，若超期时间在三个月内的收取资金占用费日息的万分之二；三个月以上一年之内的收取资金占用费日息万分之三。

在次月工资中扣回本息。

5、原始凭证的审核

各项报销的原始凭证，经各部门经理审签后，报财务审查其合法性并送公司总经理批准。

6、原始凭证应具备的内容：

6.1凭证名称；

6.2填制凭证的日期；

6.3填制凭证单位的名称或填制人的姓名；

6.4经办人的签名或盖单；

6.5接受凭证的单位名称；

6.6经济业务的内容；

6.7数量、单价和金额；

6.8各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定。

从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖单；对外开出的原始凭证，必须加盖单位公章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用单。

7、对原始凭证的技术性要求：

7.1凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。

7.2购买实物的原始凭证，必须有手续完备的验收证明。

需入库的物资，必须填写出入库验收单，由实物保管人员按计划或合同验收后，在验收单上填写实收数额并签章。

不需入库的物资，除经办人在凭证上签章外，必须交给实物保管人员或使用人员进行验收，并在凭证上签章。

7.3支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据。

7.4职工因公出差借款的借据，必须附在记账凭证上。

收回款项时应另开收据，不得退还原借款借据。

7.5预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始凭证，不得以汇款回单代替。

7.6属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名。

有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。

7.7自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。

如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等。

分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额。

7.8凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

8、记账凭证的内容及填制要求：

8.1凭证日期：

一般应按实际受理经济业务的日期填列。

8.2凭证编号：

应按月编制自然数列顺序。

8.3凭证摘要：

应简明扼要，真实反映经济业务的内容，不得含混不清，过于简略。

8.4会计科目：

应按有关规定设置。

8.5凭证金额：

必须与原始凭证相符。

8.6所附原始凭证张数，要与原始凭证相符。

8.7有关人员的签名或盖章：

出纳、会计、交款人必须在相关会计凭证上签名或盖章。

8.8会计人员填制记账凭证时，必须附有内容完备的原始凭证。

9、本制度所指的由总经理批准的事项，如因总经理出差期间，均由董事长审批。

10、本制度由公司财务部制定并负责解释。

11、本制度从苏州TM电子有限公司总经理批准之日起执行。

12、附录：

详看附录。

苏州TM电子有限公司

2009年7月20日

附录一：

费用报销规定

第一条现金报销需填制报销凭证，按凭证内容要求在"摘要"处填写报销内容及金额，由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。

第二条申购物品须事先填制物品申购单，经部门经理、办公室签字后交财务部，物品单价须总经理审核签字，未经审批，擅自购买者不得报销。

财务人员审核时应对照已收到的申购单。

购买物品原则上由办公室办理，专业用品自行购买后至办公室办理登记后财务核报。

第三条外出联系工作，应乘坐公交车辆，报销时请参照报销标准进行报销，若有特殊情况，经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆，报销时须在发票上写明出发地、目的地。

第四条业务招待费：

因工作需要招待客户或赠送礼品，费用应事先填制特批单，报总经理审核签字后交财务部，财务人员审核时应对照已收到的特批单。

员工因工作需要所支付的业务招待费在报销时须向部门经理、审核人员主动说明，并由经办人及部门经理在该张发票背后签字。

第五条市外差旅费：

员工因公赴外省、市出差，路程超过六小时及需要过夜的可购买硬卧火车票，轮船票不超过三等舱位；遇有急事需乘飞机的，必须事先填制特批单，经总经理签字后交财务部。

财务人员审核报销时须对照已收到的特批单。

第六条员工参加有关于本职工作的进修需经部门经理、总经理同意，并至管理部登记备案，所发生培训费用按公司制定有关规定予以报销。

第七条员工因病就诊发生的费用按公司有关医疗费用报销规定执行。

第八条员工因探病发生的费用，除受总经理委派外，均不能报销。

第九条手机费：

凡公司员工领用手机每月月租控制在68元以下，超出部分由领用人自行承担，遇特殊情况需提高额度，应填制特批单，经总经理批准。

苏州有志电子有限公司

附录二：

暂借款管理办法

一、目地：

为提高公司资金使用效益，减少资金占用，特制定本办法。

二、管理范围

（一）暂借款是指因特殊用途的临时性借款，包括：

1.差旅费借款；

2.零星购物借款；

3.其他临时性借款。

三借款程序和标准

（二）对因公出差：

1.需借支差旅费时，应填写请款单，注明预借金额；

2.经各级主管审查、审核、签批；

3.到财务部领款；

4.财务部以请款单为借款依据、报销差旅费审核依据。

（三）对零星购物借款：

1.由采购部门作出书面采购计划；

2.经各级主管审查、审核、签批；

3.到财务部领款；

4.财务部以采购请款单为借款依据。

（四）一般零星购物借款限额为5000元（如5000元），驾驶员、采购主管可领取定额借款（备用金），定额标准由各部门经理拟订报总经理批准。

（五）对个人临时性借款：

1.一般不予借给，特殊情况经批准可借给；有借款尚未还清者，一律不准再借。

2.借款人填写借款单，注明个人用途。

3.经各级主管签批。

4.到财务部以请款单作为借款还款依据。

（六）个人借款一般不超过其2个月工资额，超过时须有公司担保人。

（七）暂借款可使用现金、支票或汇票支付，视不同情况和公司财务规定确定。

对经常性借款人员，经批准可办理信用卡。

（八）暂借款还款、报销期限：

1.对出差人员，在返回公司一周内报销差旅费；

2.对领用备用支票、汇票结算的采购，使用后一周内报销；

3.对领用备用金的部门、个人、定期（不定期）报销；

4.对个人借款，最长不超过2个月还款。

（九）借款人应按规定期限及时报销或还款。

四、监督和处罚

（十）借款人应严格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否则，应按情节轻重追究责任

（十一）财务部门定期、不定期清理暂借款。

对逾期未还、未报者，发送报销催办单通知当事人；仍未改进者，扣除工资和采取其他措施。

（十二）附则

（十三）本办法由财务部解释、修订，经总经理批准颁行。

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附录三：

电话、手机等通讯设备使用管理制度

一、目的

为加强固定电话、手机等通讯设备的使用管理，保证正常工作的顺利进行，确保不因通讯工具因素影响工作。

二、适用范围

本制度适用于各部门规定使用的固定电话、手机的人员。

三、职责

1.行政部与各公司设备科负责通讯设施及线路的维护。

2.电话号码申请、变更由行政部负责。

五、操作规程

（一）、费用限制对象与使用规定：

1.费用限制：

按集团下发的文件执行。

（1）固定电话限额规定：

办公室人员不得使用公司固定电话拨打私人电话。

如有发现违反，一律处罚（并按业务无关的费用的10倍处罚）。

（2）手机限额规定：

凡是由公司统一发放新号码（每月限额话费68元），今后在话费单中发现与业务无关的费用，其费用由个人承担（并按业务无关的费用的10倍处罚）。

（二）、管理规定及处罚办法：

1.电话、手机按规定使用，不得随意更换号码，更换号码要经公司同意；

2.电话出现故障（非人为），由行政通知电信局派人维修，不得私自拆除电话或修理；

3.电话入库、领用服从财务部建立台帐管理；

4.按文件规定的电话，要求24小时开通；如果出现拨通电话未接，关机，停机的情况，在三小时之内回复的则不做处理，如果在三小时之外回复第一次口头警告，第二次扣除30元，第三次60元，以此类推；次月归零。

5.手机不得转让给他人使用，不得与他人调换使用。

6.凡是技术工种有手机的和家庭电话的必须申报进入公司档案。

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Myra