武昌理工学院承办和参加学术会议治理方法.docx
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武昌理工学院承办和参加学术会议治理方法
武昌理工学院承办和参加学术会议治理方法
为进一步提升师生学术水平，营造浓厚学术气氛，标准承办国内外学术会议和标准教师参加国际、国内学术活动，制定本方法。
第一章承办学术会议
第一条学校承办境内外学术会议
1.由学校负责承办的国际学术会议和全国性学术会议，须经校长办公会批准，并成立组委会。
2.组委会须提交会议承办方案，包括会议主题、时刻、地址、参会人员、规模、经费预算、组织接待，报校长办公会批准。
3.国际性学术会议须提早1年启动会议申办流程，报省教育厅、省外办批预备案，人文社科学术会议还需上报省委宣传部批准（审批程序见附件一）。
全国性学术会议须提早6-8个月启动会议申办流程，并报相关上级部门批预备案。
4.组委会负责依照批准方案，全程执行到位。
第二条学院承办国内学术会议
1.由学院承办的国内学术会议，学院成立组委会。
2.组委会负责提交承办会议方案，包括会议主题、时刻、地址、参会人员、规模、经费预算、组织接待等，报校长办公会批准。
3.国内学术会议一样要求提早4-6个月启动会议申办流程（审批程序见附件二）。
4.学院承办的国内学术会议，坚持以会养会，节余经费由学院支配。
第二章参加学术会议
第三条教师参加国际、国内学术会议是指在境内外有重大学术阻碍或对我校学科建设有重要意义的会议。
1.参加境外学术会议人员，应是我校相关专业学科带头人、教授、副教授及博士以上人员（审批程序见附件三）。
其他人员参会须报校长特批。
2.参会经费原那么上由院内相关科研平台经费、课题经费支出。
关于没有平台经费与课题经费的，经批准由学校支付参会经费。
3.由学校支付参会经费（差旅费、会务费及住宿费等）且占用教学工作时刻的参会者，须达到以下条件之一：
（1）有会议邀请函与论文收录接收函；
（2）在大会作学术报告或小组会议发言；（3）提供在相关学会、协会及研究会等担任重要学术职务文件。
审批流程见附表附件三。
4.不需要学校支付参会经费但占用教学时刻的学术会议，本人申请，学院签署意见，教务处审批。
关于占用周五下午参会者，须报送人事处备案。
第三章相关规定
第四条
由学校承办的国际、国内学术会议，由宣传处负责宣传报导，并存档影像资料。
组委会必需提交通过整理后的会议综述资料，由科研处归档，并作为报销前置条件。
第五条教师参加学术会议后须上交会议书面情形报告，并在院系汇报学术会议情形。
参加重要学术会议信息须在科研处或学院网页报导。
会议相关信息资料报科研处存档，并作为报销前置条件。
第六条未经学校批准召建国际、国内学术会议，或虽经批准会议组委会执行不力，造成重大不良社会阻碍，追究当事人或承办单位责任。
第七条本方法从公布之日起实施，与此相关文件规定同时废除。
第八条本方法由科研处负责说明。
附件一：
承办国际学术会议审批表
附件二：
承办国内学术会议审批表
附件三：
参加学术会议审批表
武昌理工学院
附件一：
承办国际学术会议审批表
学术会议名称
中文名称
英文名称
会议主题
主办单位
协办单位
会议地点
拟参加人数
境内：
境外：
会议起止日期
举办天数
姓名
职称/职务
所在单位
会议主席/主持人
重要与会嘉宾
会议预算总额
（附预算清单）
接待
安排（吃住行）
所在单位意见
年月日
宣传处意见（人文社科会议）
科研处意见
年月日
国际
合作处
意见
年月日
分管
校领导
意见
年月日
校长
意见
年月日
填表日期：
年月日
注：
1.须附会议方案。
2.此表正反面打印。
附件二：
承办国内学术会议审批表
学术会议名称
会议主题
主办单位
会议起止时间
拟参加人数
会议地点
举办
天数
姓名
职称/职务
所在单位
负责人
重要与会嘉宾
会议预算总额（附预算清单）
接待
安排（吃住行）
承办单位意见
年月日
科研处意见
年月日
分管
校领导意见
年月日
校长
意见
年月日
填表日期：
年月日
注：
1.需要附会议方案；
2.此表正反两面打印。
附件三：
参加学术会议审批表
姓名
单位
职称/职务
学位
会议名称
中文
英文
会议起止时间
会议地点
会议主办单位
参会条件
□论文入选□学会任职□作报告或小组发言
参会
预算
会议情况
说明
（会议背景，会议层次与影响力，与学科发展、科研的关系，参会的必要性）
所在单位
领导意见
年月日
教务处意见
年月日
科研处意见
年月日
分管校领导意见
年月日
校长特批
年月日
填表日期：
年月日
注：
1.不符合参会条件人员，需通过校长特批。
2.不需会议经费，只需要调课，报教务处批准，无需科研处及其他相关人员签署意见。
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