河北省高速公路清东陵筹建处.docx
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河北省高速公路清东陵筹建处
河北省高速公路清东陵筹建处
公路建设项目文件材料立卷归档管理实施细则（试行）
第一章总则
第一条档案的作用
（一）档案的定义
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
形成档案的三个基本条件：
1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。
2、档案是由文件有条件地转化而来的。
（1）文件必须办理完毕。
（2）文件必须有查考利用价值。
3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。
（二）档案的种类、组卷及移交时间
1、文书档案。
文件必须办理完毕即可组卷，本年度的文书档案于下一年4月20日前组卷完毕后移交处综合档案室。
2、科技档案。
主要包括科研档案、基建工程档案、生产技术档案和设备（产品）档案。
工程建设项目档案边建设、边搜集、边组卷，合同段实体工程完成后三个月将档案移交处综合档案室。
3、会计档案。
建设工程会计档案在竣工验收后，三个月内移交处综合档案室。
运营期会计档案在每年5月20日前移交隔年档案。
4、专门档案。
如工商档案、税务档案、教学档案、公证档案、诉讼档案、审计档案等。
由相关部门在专项事务完毕后及时组卷，移交单位综合档案室。
5、人事档案。
依据人事档案管理制度由人事部门专门保管。
6、声像档案。
工程建设的声像档案边录制，边整理，边刻录光盘保存，工程实体完工后，移交处综合档案室。
7、电子档案。
工程项目电子档案整理完毕后移交处综合办公室。
8、实物档案。
由处综合办公室边接管，边整理，随时可移交处综合档案室。
（三）档案的作用
1、机关工作查考的依据；
2、生产建设的参考资料；
3、科学研究的基础和依据；
4、宣传教育的素材。
第二条“公路建设项目档案”是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。
公路建设项目档案真实记录从前期立项直至竣工验收的全过程，为工程竣工验收、运营管理、养护维修、改扩建等提供重要依据。
建设项目文件材料立卷归档应纳入工程建设管理程序，与工程建设同步进行。
各参建单位应做到，边建设、边收集、边整理、边组卷、边归档，达到项目实体建成，项目档案组卷完成。
保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。
第三条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）、《河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范》（冀高办〔2011〕41号）要求，并结合我处实际情况,特制定清东陵筹建处公路建设项目文件材料立卷归档管理实施细则（以下简称“细则”）。
本细则适用于本项目文件材料立卷归档管理工作。
第四条公路建设项目文件材料，是指自立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图像、声像、电子书各种形式和载体的历史记录文件材料。
第二章组织与职责
第五条筹建处、总监办、项目经理部及驻地办均应组建成立本项目文件材料编制领导组织机构。
应配备具有相关专业知识和大专学历专职或兼职档案管理人员，并保持其稳定性。
做好档案管理员的培训和项目文件材料的立卷归档管理和移交工作。
第六条项目竣工文件材料立卷归档工作纳入监理工作内容，项目总监办、驻地办应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查；在档案工作验收之前，总监办应向筹建处提交项目档案质量审核意见。
按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责整理，不得委托他人。
第七条筹建处和参建单位要按照省高管局《关于在建工程档案室标准化建设达标验收认证办法》（冀高办[2011]1485号）规定建立档案室，档案室建设不达标的单位总监办不得批准开工。
第八条筹建处应建立和完善高速公路建设项目档案移交、管理、借阅、保管、销毁等制度（冀高清东筹[2011]68号《关于印发档案管理制度的通知》）；安装适合于高速公路建设项目的档案管理软件和项目档案登记系统；逐步实现高速公路建设项目档案工作管理现代化、信息化；参建单位也要创造条件实施档案管理现代化。
第九条各种文件材料、图纸必须有电子版，电子文件和纸质文件应同步归档，尚未使用电子文件的单位，文件图纸可采用扫描，形成数字化档案。
第三章文件材料的收集
第十条高速公路建设项目文件材料具体收集范围和归档单位、保管期限按照本细则附件1的规定执行。
第十一条预立卷，就是按照参建项目程序自然形成的文件材料和本细则附件1“九大类”归档责任分工要求，在日常工作中随时做好文件材料的收集整理进行预立卷，并按规定移交处综合档案室。
（一）项目立项审批文件，由筹建处计划科负责收集、整理进行预立卷，然后移交处综合档案室。
（二）施工单位文件材料，按附件1第四部分要求由本单位计划、工程、试验部门分别整理，按工程进度和报验情况，随收集、随整理、随进行预立卷。
（三）监理文件，按合同段和附件1第五部分的要求分别整理，完成预立卷。
（四）竣（交）工验收文件收集整理
1、交工验收文件：
（1）项目执行报告由技术科负责牵头编写，相关科室配合；
（2）设计单位负责撰写设计总结报告；（3）施工单位（代表）负责撰写施工总结报告；（4）总监办负责撰写监理工作总结报告；（5）质检部门提供质量检测报告；（6）环保、档案、水土保持、职工安全培训、卫生、消防安全等专项验收文件由处综合档案室收集整理。
2、竣工验收文件：
（1）责任缺陷期修复完善工程验收报告由养护科负责收集整理；
（2）收费运营方面由收费科负责收集整理撰写；（3）工程决算由计划科组织编制；（4）财务决算由财务科负责编制；（5）机电设施方面由机电科负责收集整理；（6）竣工验收文件技术科牵头，有关科室配合完成。
第十二条高速公路建设项目收集归档的项目文件材料应为原件。
其中，项目立项审批文件，一般原件保存在项目法人单位的，筹建处可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。
第十三条勘察基础资料、施工记录、征地搬迁资料须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。
第十四条文件材料收集的质量要求
（一）字迹清楚，图样清晰，图表整洁，修改规范，签字认可手续齐备，签署意见栏内必须有明确意见。
复印、打印文件材料字迹、线条要清晰；
（二）纸张优良，规格统一（除图纸外应为A4纸），文字材料应符合耐久性要求，归档保存的文件材料不得用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；
（三）存档文件包括案卷盒、脊背、档号、卷内封面、卷内目录、案卷内容、卷内备考表。
均一律采用打印或将字母、符号、数字刻成木章组成档号用红色印泥盖规定位置上，布局要美观大方，易查阅；
（四）录音、录像文件应保证载体的有效性、真实性、可靠性等；
（五）存储的电子文件应使用不可删除型光盘等存储器，存档时应异地保存，并有外部保护措施，如光盘盒等，以防挤压、折裂、括痕；
（六）小于A4纸的出厂证明、材质单、试验单等，应牢固粘贴在A4纸上，背面有内容时，粘贴要便于翻阅，必要时应同时保存正反面复印件；
（七）各参建单位所签订的协议文件，尤其法律性文件手续一定要齐全，存档必须为原件（红章文件）。
第四章文件材料的整理组卷
第十五条公路建设项目文件材料，由文件材料形成单位按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，编目规范，便于保管和检索利用。
合同段未完成项目档案整理的，不组织交工验收。
第十六条卷内文件材料系统化排列及整理组卷
（一）卷内文件排序规则
卷内文件材料一般文件材料在前，图样在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；公文需要办理的文件叫办件，组卷时，办件阅办笺放在正文之前；需要传达阅知的文件叫阅件，组卷时，阅件阅办笺在原文之后，与原文一起作为一件。
（二）筹建处文件材料
处各科室分别按照附件1归档职责分工整理所管文件材料。
1、立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
2、设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。
3、工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。
4、工程管理文件材料按照问题（工程质量、工程计划、合同管理、环境保护、标准化建设、安全生产）结合时间分别整理组卷。
5、变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》（见附件2-4）。
6、计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。
7、交工验收文件材料。
按交公路发[2011]65号文件执行。
8、试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、交通量增长情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序依次进行排列。
9、其他载体资料，如开工奠基、交竣工验收等重大活动的声像资料整理，谁形成谁负责的原则，筹建处办公室应做好此项资料的收集整理。
（三）施工文件材料：
（附件1第四部分）
施工单位以合同段为单位进行组卷。
1、原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。
2、变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。
3、各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件，按照施工程序依次进行排列。
（详见附件3）
4、交工验收文件按照施工总结报告、质量鉴定意见、交工验收证书、交工验收报告依次进行排列。
5、竣工图按照专业结合图号依次进行排列。
6、设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。
（四）监理文件：
（附件1第五部分）
总监办、驻地办（按合同段）分别组卷。
1、监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。
2、旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。
3、监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。
第五章竣工图的编制
第十七条竣工图由施工单位负责编制。
竣工图封面、标题栏按（附件2-1、2-2）格式编制。
编制完成的竣工图应由编制单位在图纸空白处逐张加盖竣工图章（见附件2-3）并签署，经驻地监理审核签字认可。
第十八条竣工图规格为A3纸（420mm×297mm）。
模糊不清的图纸应重新绘制，图纸尺寸大于A3纸的允许按A3纸尺寸折叠，装在A3档案盒内。
（附件4-3）。
施工图盒内装入顺序号为：
卷内目录、图纸文件和备考表。
第十九条竣工图在设计文件的基础上编制。
施工图没有变更的，编制单位应使用新的扩干净的施工图上，加盖竣工图章并签署竣工图；施工图有变更的，须重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
第二十条竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目实体工程竣工时的实际情况。
宜将设计说明修改为竣工图说明，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术、新工艺、新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、设计变更情况及开、完工时间。
第二十一条一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图装用章（见附件2-3），凡重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制的竣工图纸在原施工图图号的前加“竣”，竣工图号均由“S”改为“J”。
采用标准图的可不编入竣工图，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
第二十二条有变更的竣工图，须填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表（附件2-4），排列在竣工图表的前面。
一张更改通知单涉及多张图纸的，或图纸不在同一卷内的，应在备考表加以说明。
设计单位应该以合同为单位编制设计变更图纸（一式三份）并提供电子版一份。
第二十三条竣工图章的使用
（一）竣工图章尺寸为80mm×60mm，内容有：
编制单位、编制人、技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成（见附件2-3）。
（二）竣工图章签字要求本人手写签名，填写齐全，不得代签。
（三）竣工图应逐张加盖竣工图章。
竣工图章应使用不褪色红印泥，盖在标题栏附近空白处。
如竣工图正面无空白处，可盖在图的背面左下角。
第二十四条竣工图的审核
（一）竣工图编制完成以后，监理单位督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，出现不准确或缺陷时要及时修改或补齐。
（二）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、材料变更，施工记录相符合。
第六章案卷的构成
第二十五条案卷由案卷卷盒、脊背、内封面（用150g以上牛皮纸）、卷内目录、卷内文件材料及备考表（牛皮纸封底）组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB／T11822—2008）。
（见附件4）
第二十六条卷盒正面只填档号及编制单位（附件4-1）。
卷脊可填写案卷的保管期限、档号、案卷题名、立卷单位及合同号（附件4-2）。
其中案卷题名要用竖排字形横打，便于桩号打印。
卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。
并填写“案卷目录表”（见附件4-4），放在内封面之前，不装订。
第二十七条案卷内封面（牛皮纸）由下列内容构成：
案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号（附件4-5）。
案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称。
立卷单位指案卷的组卷单位或部门。
起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间——年、月、日（年度应填写四位数字）。
保管期限分为永久、30年、10年三种。
应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。
（见附件1）
密级根据国家及交通运输部有关保密规定并填写。
第二十八条卷内目录由下列项目组成（见附件4-6）
（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从１起依次标注。
（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或图号。
（三）责任者，填写文件材料的形成单位或主要形成单位。
属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位。
责任者可填简称，如１合同、１驻地办。
并在卷内目录表下空白处注明全称。
（四）文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加［］符号。
案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。
（五）日期，填写文件材料形成最终日期。
例二Ｏ一Ｏ年一月五日，应写成20100105。
（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号，如78-85（首页页号78，末页页号85）；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。
（七）备注，填写需注明的情况，如重要文件必要时应备注责任人联系方式，以便咨询。
卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。
第二十九条案卷页号的编写，经系统化排列的卷内文件材料页码的编制，双面书写的文件材料在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字从１（不得写成“01”）开始，用页码机逐页打页码，编写页号不得手写。
已装订成册的文件材料，如自成一卷的，同时又与其他文件材料组成一卷，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。
第三十条卷内备考表由档号、互见号、立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间组成。
（见附件4-7）
（一）档号—案卷的代码，系指独立成册、或由多份的文件材料组成一卷内的代码。
（二）互见号—填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。
档号侯应注明档案载体形式，并用括号括起。
（三）立卷说明—填写本案卷情况和包含文件件数、说明复印件归档原因和原件存放地及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
（四）立卷人和日期—由负责立卷人签名，即谁立卷谁签名，并填写完成立卷日期。
（五）检查人和日期—由案卷形成单位技术负责人签名，并填写案卷检查日期。
第三十一条案卷装订要求
（一）公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方法进行整卷装订，用白色档案专用线，装订时靠装订边（左边）和下边取齐，表头向上，左侧装订，装订线孔距左纸边10mm，中孔位于A4纸高度居中，两边孔距中孔80mm，单线穿孔在卷背面打结，将结插入孔中；薄件用缝纫机装订。
装订前，应去除掉金属物、塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。
（二）多份文件材料组成一卷时，可依时间先后将文件题名依次编入卷内目录。
案卷装订顺序为卷内封面（牛皮纸）、卷内目录、数份文件、备考表（牛皮纸）。
卷内目录、备考表不计入页码系列。
（三）项目技术文件依文件的类别为单位或类别分别进行装订，同类文件最好组成一卷；为便于应用一般每卷厚度不宜大于2.5cm（特殊情况除外）。
（四）不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。
档号内容包括，该份文件材料所在案卷的档号和本卷中所在页次。
（档号章式样见附件4-8）
（五）卷盒
卷盒是案卷的装具。
按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）规范执行。
1、一般文件用A4尺寸盒。
卷盒正面填写案卷的档号和立卷单位（附件4-1），档号及组成字母、数字“·”“-”均刻木章，组成的档号时用红色印泥盖在档号位置处。
立卷单位用红色印泥盖条形章。
2、卷背填写保管期、档号、案卷题名及合同号和编制单位。
卷背题名A4盒签字位竖排横打字。
（见附件4-2）
3、竣工图用A3尺寸盒，卷背设在长边一侧，内容同上。
（见附件4-3）
第三十二条档号编制方法
档号应简明清晰，为便于查找应用，本项目档号中列入建设、施工、监理单位。
本项目工程档案代码按下列类别组成：
一级类目：
建设项目名称
清东陵高速公路QDL
二级类目：
建设单位、施工单位、监理单位合同号代码
建设单位（筹建处）CJ
施工单位（SGn）：
路桥工程LQn
路面工程LMn
房建工程FJn
机电工程JDn
监理单位JLn
（合同类别:
2,4合同为路基、桥涵、路面工程，1,3合同为路基、桥涵工程；n为合同序号代码。
）
三级类目：
为附件1“九大类”序号
四级类目：
“九大类”序号以下的单位工程流水号
“•”，“-”为类间符号（“-”限于最后一级类目间应用
清东陵高速公路建设项目文件材料档号组成及归档分工示例
档号
项目内容
归档单位
QDL·CJ·1
立项审批
计划科
QDL·CJ·2
设计文件
计划科
QDL·CJ·3
工程管理文件
工程科、计划科、地方科
QDL·SGn·4
施工文件
施工单位
QDL·JLn·5
监理文件
监理单位
QDL·CJ·6
竣（交）工验收文件
技术科、工程科
QDL·CJ·7
资金管理文件
财务科
QDL·CJ·8
科研文件材料
技术科
QDL·CJ·9
其它载体档案
有关科室
第三十三条案卷目录的编制
参建单位在完成文件材料的组卷建档后，应按照附件1九大类的排序及文件归档顺序，填制“科技档案分类目录表”一式二份（附件5-1），一个单位完成档案，序号从1开始大流水，中间不得间断。
最终序号为本单位组卷总数量。
第三十四条竣工档案报告的编制
筹建处技术科负责编制建设项目竣工档案报告，包括档案工作的组织机构，编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。
包括：
立项审批、设计审批、建设规模、主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理参加单位、入库案卷种类及案卷数量、项目档案运用计算机管理和信息化建设情况及其他需要说明的情况。
施工、监理单位，按照以上内容要求，做好本单位的档案编制报告。
第七章其它载体档案的编制
第三十五条反映高速公路工程建设初期到竣工验收全过程有密切联系的声像材料、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等实物档案均应收集归档。
第三十六条对反映同一内容的若干张照片，应该择其主要照片归档。
主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。
冲印的照片归档以张为单位保管，每张须填写文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等内容进行著录。
照片归档要求冲印6寸照片装册，文字说明和照片背面要对应注明编号或内容，并与定期刻录的光盘—一对应保存。
第三十七条录音、录像、电子光盘归档每盒（盘）的外套上要有文字说明，对事由、主要人物、日期、编号保管期限等内容进行著录。
第三十八条对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。
一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明。
第三十九条建设管理过程中的照片档案按照事由的时间顺序或重要程度排列。
施工过程中的照片按单位工程结合路线走向、施工工序顺序排列，反映同一事由的一组照片，按其形成时间顺序排列，编制顺序号，装在照片“工程档案”专用相册内，并填写案卷号。
第四十条声像档案项目执行机构汇总后存专用柜内，打印档案声像案卷目录。
其他载体档案要与纸质档案互见，在备考表中填写互见号。
第四十一条数字化档案要求线条清楚，图样清晰，扫描分辨率一般不低于300dpi。
若证书照片、图像等有具体要求的，按要求分辨率、尺寸扫描。
尤其是带钢印的证书，钢印扫描效果必须清楚，便于分辨真伪。
第八章档案移交与入库存放
第四十二条公路建设项目各承包单位应在合同段交工验收前，将整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经筹建处、总监办验收合格后移交筹建处，并办理档案移交手续。
（见附件5-2）
第四十三条公路建设项目本项目档案编制移交的套数：
纸质文件1套，竣工图纸质3套，电子版文件1套。
第四十四条高速公路建设项目档案完成移交后，由项目执行机构在档案移交入库时按以下顺序进行排序。
第一部分：
项目立项文件；第二部分：
设计审批文件；第三部分：
工程管理文件；第四部分：
施工文件；第五部分：
监理文件；第六部分：
竣工验收文件；第七部分：
资金管理文件；第八部分：
科研文件材料；第九部分：
其他载体档案。
第四十五条项目法人单位应在项目通过竣工验收3个月内，符合《国家档案号收集规范》交通档案进管办法的项目档案，项目档案向有关部门办理项目档案移交手续。
（见附件5-2）
筹建处向省高管局移交本项目数字化档案，并办理移交手续。
第九章附则
第四十六条本细则由河北省高速公路清东陵筹建处负责解释。
第四十七条清东陵高速公路缺陷工程修复及试运营中大中修工程文件材料立卷归档工作可参照本办法执行。
附件1：
高速公路建设项目文件材料收集归档单位分工
附件2：
竣工图编制要求
附件2-1：
竣工图封面式样
附件2-2：
竣工图标题式样
附件2-3：
竣工图图章式样
附件2-4：
设计变更文件与竣工图档号对照一览表
附件3：
归档文件收集整理说明
附件4：
组卷图表格式要求
附件4-1：
卷盒封面式样
附件4-2：
案卷脊背式样
附件4-3：
竣工图盒脊背式样
附件4-4：
案卷目录式样
附件4-5：
案卷内封面式样
附件4-6：
卷内目录式样
附件4-7：
卷内备考表式样
附件4-8：
档号章式样
附件5-1：
科技档案分类目录
附件5-2：
科学技术档案归档接受签证单
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