大型地产集团行政档案标准化管理实施办法.docx

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大型地产集团行政档案标准化管理实施办法

第一章总则·····················································2

第二章档案管理体系与管理职责···································2

第三章档案管理范围·············································5

第四章档案的归档···············································7

第五章档案的整理卷···········································11

第六章档案的保管···············································16

第七章档案的移交···············································19

第八章档案的借阅和利用·········································20

第九章档案的鉴定与销毁·········································24

第一十章档案的信息化管理·········································25

第一十一章档案归档范围及编码调整更新···························28

第一十二章档案审计·············································28

第一十三章档案培训·············································28

第一十四章附则·················································29

第一章总则

第一条为规范公司档案工作，加强公司档案的管理，有效保护和利用档案，实现公司档案管理的标准化和规范化。

根据《中华人民共和国档案法》及有关法律、法规和标准，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法所针对的档案是公司在日常经营活动中直接形成的各种具有保存、参考、备查、利用价值的文字、照片、录音、录像、光盘等以不同形式、不同内容留存的原始记录性资料。

第三条本办法适用于合生集团总部、非项目板块、住宅地产板块、商业地产板块、建筑企业板块，大后台相关部门可参照本办法执行。

第二章档案管理体系与管理职责

第四条档案管理体系及档案管理机构职责

一、档案管理体系

档案管理遵循：

集团领导，各地区分散管理的原则。

二、档案管理机构设置及管理职责

（一）档案管理组织机构设置

1.集团人力资源与行政管理中心是档案管理的主责部门，负责所属单位的档案管理工作。

2.集团总部人力资源与行政管理中心职责：

（1）负责制订档案管理制度和标准；

（2）制定和完善各类型档案目录库；

（3）具体负责集团总部档案的管理工作；

（4）对全集团档案管理工作进行指导、监督和检查；

（5）组织跨地区的档案管理员、资料员进行业务知识交流与培训；

（6）协调、处理跨集团、跨地区的档案借阅事宜；

（7）对集团、地区、住宅地产项目、商业地产项目、物业、酒店、建筑企业的档案管理工作进行档案审计工作。

3.集团总部各中心职责：

（1）配合集团人力资源与行政管理中心制定和完善目录库；

（2）负责监督指导下级单位本管线的业务档案管理工作；

（3）负责本中心的档案管理工作。

4.地产板块（住宅、商业）各地区公司、物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺人事行政部门职责：

（1）负责本公司的档案管理工作；

（2）对本公司各中心及所属项目/小区/分公司档案管理工作进行指导和检查；

（3）组织本公司档案管理员、资料员进行业务培训。

5.项目公司行政部/物业小区/职能中心职责：

负责本项目/本小区/本中心的档案管理工作。

（二）档案管理实施、保管机构设置

1.档案保管的三个阶段：

（1）第一阶段是在本中心/部门、项目/小区保管：

档案产生时，第一时间交本中心/部门、项目/小区资料员保管，并将档案进行初步整理、立卷、系统录入，确保档案不丢失。

（2）第二阶段是在档案室保管：

各中心、项目根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本地区公司档案。

（3）第三阶段是在集团档案馆保管：

当档案已不需要随时利用原件时，各档案室/资料室应将此部分档案移交到集团档案馆集中管理，确保历史档案的完整，同时为集团档案的编研提供保障。

2.集团总部分别设立档案室和集团档案馆；地产板块地区公司设立档案室。

3.住宅地产项目各地区公司、商业地产项目各地区公司、各项目，物业集团、酒店集团、美新设计公司、合创工程、珠江装饰、玉佛宫、大觉禅寺各部门、各小区根据保管档案的需要可设置资料室。

（三）档案管理人员配备

1.档案室和档案馆配置具备专业知识的专职档案管理人员。

2.集团各中心/部门、项目/小区配备兼职档案员即资料员，工程项目资料员应持证上岗。

（四）档案管理人员及经办人员职责

1.专职档案管理员

（1）熟悉公司业务及归档范围，督促所辖各中心、项目、小区及时归档。

（2）负责对各中心、项目移交的档案进行检查，确定档号及页码编写无误，档案组卷正确、档案齐全完整，档案管理系统着录与档案实体一一对应后接收、归档。

（3）提供档案利用服务，并对库藏资源进行开发利用，编写大事记与专题。

（4）对档案目录库进行补充和完善。

（5）对库藏档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。

（6）对重要档案进行整理立卷。

（7）定期到项目、中心检查和指导档案管理工作。

（8）组织开展档案管理工作培训与各地区公司间的档案交流。

（9）应熟练操作档案管理系统，并组织档案系统培训，积极提供网络化档案利用服务，提高公司整体档案工作水平。

（10）根据档案系统利用情况，提出功能需求，配合信息办对系统的功能进行更新和完善。

2.兼职档案管理员

（1）督促本中心/项目/小区经办人员将办理完毕的档案及时归档。

（2）全面熟悉本中心/本项目/本小区的具体业务流程及档案的归档范围、立卷标准。

（3）根据本中心/项目/小区工作进展及时督促经办人对档案进行移交，负责本中心/项目/小区档案的整理、立卷、系统录入、临时保管和移交。

（4）住宅/产业投资事业部、商业投资事业部的兼职档案管理员还需根据档案归档期限标准，及时将档案移交到地区/集团档案室。

经专职档案管理员检查不符合归档要求的应针对修改意见及时进行修改，直至符合要求。

（5）监督、指导下属公司同职能部门的档案管理工作。

（6）应熟练操作档案管理系统，及时将整理好的文件着录到档案系统中。

3.经办人员职责

（1）经办人员应及时将办理完毕的档案进行移交，不得私自留存；

（2）在档案归档前做好档案的保管工作，不得故意损毁；

（3）对于不及时归档、私自留存档案及故意损毁情况将给予绩效扣分，视情节轻重可追究其法律责任。

第三章档案管理范围

第五条档案管理范围

凡是公司在生产经营过程中取得或形成的、具有查考利用价值的证照、文件、内部资料、电话记录、会议记录、会议文件，编印的出版物原稿（附印本）以及编制的图表、簿册，照片、录像带、电子文档、光盘、奖杯、奖状类实物档案及各业务系统生成的数据等，均需立卷归档保存。

需作为档案保存的文件包括但不限于以下各种载体的文件资料：

一、企业注册登记文件：

工商注册和变更登记文件、营业执照、组织机构代码证、资质证书、税务登记证、商标注册证、章程、决议、股权合同、核准文件等。

二、行政文档：

公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类文件（包括各类公文、公司大事记、年终工作总结、年度工作计划等）。

会议纪要及重要决策文档：

1.各级公司召开会议的会议纪要、会议录音；

2.各层级领导，包括集团领导、地区总经理、地区中心总监及项目总经理等形成的会议决策文件。

三、合同文件：

公司在生产经营活动中产生的具有凭证作用的各类经济合同（包括项目各类合同、综合合同等）。

四、项目生产经营文件：

在项目生产经营过程中形成的业务类文件。

1.地产项目经营业务类：

前期开发报建资料、项目建设阶段、项目竣工阶段项目销售、招商运行阶段档案等；

2.物业经营业务类：

规划施、竣工及验收形成文件材料，房屋及其共用设施设备档案，维修、养护类，保安、安全类，消防、保洁绿化类，环境卫生、精神文明、社区文化类，停车场，各种预案类，业主类，效益管理类等3.酒店经营业务类：

餐饮类、酒店会所类、康体类等。

五、财务类文件：

会计凭证、账簿、报表及其他文件。

六、人事类文件：

招聘规划、薪酬福利、绩效考核、员工关系等文件资料。

七、审计文件：

内部审计资料、必须上报监事会、审计部备案的文件资料等。

八、电子文件：

公司各部门在信息化办公环境中生成的文本、图形、图像等类型电子文件、个人工作电脑中的重要电子文件。

九、声像档案：

凡是集团本部及各下属公司在实际工作中形成的具有查考利用价值的，反映公司经营管理活动等的照片、底片、录音带、录像带、影片等声像材料。

十、实物类：

奖牌、奖杯、锦旗、捐赠牌匾、荣誉证书、名人字画及其他贵重物品。

第四章档案的归档

第六条归档时间规定

一、注册公司、证照等文件：

经办人员须在取得证照、资料后五个工作日内送本公司档案室归档保存，地区档案员应在一个工作日内整理、立卷并录入档案管理系统。

二、非项目类档案（总办类、监事类、财务类、人力类、行政类）：

经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。

（财务档案中的会计凭证、报表、账簿等国家规定的会计档案，由于利用频率高且数量庞大，由财务资料员整理立卷后存放在财务部门的资料室；人力部门中员工人事档案由于涉密且本部门利用频繁，由资料员整理立卷后存放在人力中心的资料室。

）

三、合同类：

经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并移交地区档案室归档。

四、各业态项目/小区业务类档案

1、地产项目业务类：

（1）项目前期开发阶段文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档。

（2）项目建设阶段档文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入并于项目竣工验收后四个月内立卷、移交档案室归档。

（3）项目竣工验收阶段文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档（施工、监理、竣工图档案在项目竣工验收后四个月内整理、立卷、系统录入）。

（4）项目物业服务、销售、招商类文件经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在项目竣工交楼后一个月内将文件整理、立卷、系统录入并移交档案室归档。

2、酒店集团、物业集团、美新设计、合创工程、珠江装饰公司各项目/小区业务类档案：

经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。

五、实物、声像类档案：

经办人员应在文件办理完毕后一个工作日内将原件交由本部门资料员，部门资料员应在接收文件后五个工作日将文件整理、系统录入、并于次年三月前立卷并移交地区档案室归档。

六、违反归档时间规定的处罚条款

1.不及时、完整地将重要文件归档，逾期1个月以上的，对相关经办人处以100-200元的罚款；

2.重要文件因未及时归档，导致文件遗失或损坏，给公司造成损失的，将给相关经办人处以记大过处分，并处以1000元的罚款。

第七条归档文件质量要求

一、归档文件必须是办理完毕的正式文件，尚未办理完毕的文件不能归档立卷。

二、归档文件应完整、齐全。

1.文件需把领导审批页、正文、底稿、附件放在一起装订。

（1）正本与定稿装订在一起，正本在前，定稿在后；

（2）正文与附件装订在一起，正文在前，附件在后；

（3）转发件与被转发件装订在一起，转发件在前，被转发件在后；

（4）来文与复文作为一件时，应装订在一起，复文在前，来文在后。

2.合同需包含合同会签（审）表、合同正本、合同附件、招标文件、预算资料、结算资料。

3.招标资料按照招标资料目录归档齐全。

4.结算资料按照结算书目录将结算资料归档齐全。

5.竣工档案需成套归档；总包单位向甲方移交施工资料、竣工图，需同时移交施工资料和竣工图的案卷目录、卷内文件目录及相应的卷内文件电子版。

6.纸板档案如有扫描件或电子版，归档时应将扫描件或电子文件一并移交到档案室。

7.图纸类电子文件向档案室移交时，应刻录成光盘，用光盘笔在光盘上填写本张光盘的项目名称、档号、图纸分类、图纸名称、日期，并由项目建筑师签字确认此版图与下发的纸版图纸内容及版本完全一致。

三、归档的文件材料应真实可靠，原则上档案室保存原件，一般不用复印件代替原件存档，因故无原件的可归文件材料的复印件。

四、归档的文件材料一般一式一份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

五、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

归档材料的文字须是铅印、胶印、或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。

六、易褪色的材料如热感纸传真文件，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

七、案卷整理的幅面应以A4纸为准，小于A4幅面的粘贴在A4幅面的纸上并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐；字迹难辨认的，应附抄件。

八、文件材料归档后不得更改。

严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。

需进行装订的文件，应采用不锈钢钉装订，避免文件生锈。

九、对于归档的纸质档案同时检查扫描文件的格式，通常为TIFF、JPEG、PDF、等几种格式。

要求扫描件的字迹清晰、幅面标准、命名规范。

十、归档光盘的要求：

1.对于归档的光盘需检查外观是否有划痕，光盘里存储的文件是否全部能打开，影音资料是否全部能播放。

2.归档的光盘需附说明，该说明包括存储文件的内容，运行的软硬件环境、版本号、文件的完整性与准确性等。

3.归档的光盘需附存储文件的案卷目录及卷内文件目录。

4.要求用于存储的光盘质量好，容量大（4.7G左右），能支持无限次的读取。

5.归档光盘的数量应一式三套。

第八条档案归档手续办理规定

1.档案室收到归档文件后，应对材料进行审核，以符合规范的标准要求，如达不到规范标准，应给予退回，要求归档部门进行完善后归档。

2.对符合要求的归档文件移交时须履行手续，填写移交清单，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方要签名。

3.移交清单由归档部门与档案室各自存档，档案室对归档文件进行登记。

具体参见（附件7-8：

《归档文件登记表》）

第五章档案的整理立卷

第九条档案的分类

一、与项目开发、建设、营销、运营有关的档案，按照全流程的标准，按项目进行分类。

二、配合公司日常经营设立的各中心所形成的档案，按照组织架构分中心分类（即按照立档单位分类）。

三、企业注册登记文件按照公司分类。

四、其他业态根据本公司的业务建立档案标准。

以上档案分类详见附件2：

《各类型档案标准目录库》

第十条档案的立卷

一、立卷原则

1.及时对归档的文件进行立卷处理，切忌拖拉积压。

2.行政文档、实物档案、非项目合同文件以及非项目声像资料按年度立卷。

3.企业注册登记文件按注册公司立卷；酒店证照按酒店公司名立卷。

4.项目档案原则上按照项目立卷，具体区分如下：

（1）项目档案按照项目立卷。

（2）项目的内部管理工程文件、项目合同文件按项目立卷；

（3）主体施工资料、竣工图纸按各地城市建设档案馆要求按楼栋立卷；

（4）园林、市政等无法清晰划分楼栋的按项目立卷；

（5）物业集团的项目库档案按小区立卷

5.人事档案的立卷：

（1）员工关系档案按“人”立卷，即以员工个人为单位立卷。

（2）招聘、培训、考核等非员工关系档案，按年度立卷。

6.财务会计档案：

根据国家档案局及财政局联合下发的《会计档案管理办法》的有关规定，结合公司的管理实际，财务会计档案按注册公司/项目或按年度立卷。

审计文件的立卷参照财务会计档案。

7.合同档案的立卷

（1）按照项目合同编号进行立卷。

（2）每份合同的排序为：

合同正本、副本、合同会审表、招标文件、预算书、结算书。

二、立卷年度的确定

文件按年度立卷的，必须正确区分文件的所属年度，对于跨年度进行的，或立卷年份和内容针对年份不完全一致的,应具体分析后确定放在哪一年度立卷。

具体如下：

1.一般文件放在文件的成文年度立卷。

如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。

2.年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针对性很强的文件，一般放在针对的年度立卷。

3.跨年度的或多年计划，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年度立卷。

4.经过跨年度办理完毕的文件，可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷。

5.为某项工作或某次会议收集的有关材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷，而应放在使用的年度。

三、档案编号

1.档号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，不得重复。

档案的档号一般用铅笔编写在每份文件首页上方空白处。

遵照集团档案管理办法的统一规定，档号结构为：

全宗号—类别号—案卷号—件号，示例如下：

JT01·JSH-年度·XM01-WD·01-01·001-N

件号

案卷号

文件分类号

年度项目/公司/小区/管线

全宗·管线

档号的编制方法详见附件3：

《档号编制规则》。

2.集团对各级公司设立了统一的全宗代码、注册公司代码及项目代码，不宜随意修改。

如有新增公司及项目，应在集团给定的代码后顺延编号，并报集团备案，以免混淆。

具体参见（附件4：

《全宗代码一览表》《公司、项目代码一览表》）

四、案卷封面的编制

案卷封面（参见附5-2：

《档案案卷封面》）主要应填写档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。

1.档号：

在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。

档号具有唯一性。

2.案卷题名：

指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、地理位置、文件名称等。

一般由立卷人自拟，要求简明、准确揭示卷内文件的内容；

3.编制单位：

编制本案卷的直接作者单位；

4.编制日期：

文件的编制时间；

5.密级：

依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

包括普通级、秘密级、机密级。

（1）普通级，是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成损害；

（2）秘密级是公司的一般秘密，泄露会在一定程度上使公司权益遭受损害；

（3）机密是公司的重要秘密，泄露会使公司遭到严重的损害。

6.保管期限：

指国家规定的档案保管期限（永久、长期、短期）；

（1）永久是指反映公司重大发展历程、重大决策、具备永久凭证与参考价值的档案；

（2）长期是指在较长一段时间内具备凭证、参考价值，反映公司经营历程的档案；

（3）短期是公司一般性、事务性的文件，在短期内有一定历史价值的档案。

五、案卷目录的编写

案卷目录主要应填写全宗号、形成中心、年度、分类号、档号、案卷题名、卷内文件起止时间、页数、保管期限、备注等。

具体参见附件5-3：

《档案案卷目录》；

1.全宗号：

集团档案室指定给立档单位的编号。

2.形成中心：

档案的形成部门名称。

3.年度：

档案的形成年度。

4.分类号：

档案分类的编码或顺序号。

5.档号：

在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。

档号具有唯一性。

（至案卷号）

6.案卷题名：

同案卷封面上的案卷题名。

7.卷内文件起止时间：

8.页（张）数：

卷内文件材料的实际页数。

9.保管期限：

案卷的保管时限。

10.备注：

案卷需要说明的事项。

六、案卷脊背的编制

案卷脊背：

应标注板块/地区公司、项目/注册公司名称、档号、案卷题名、年度、盒号、编制日期、密级、保管期限。

（参见附件5-4：

《案卷脊背》）

1、板块/地区公司：

板块：

地产/物业/酒店/美新/建筑/旅游。

地区：

华北/天津/上海/广州/东部/商业。

2.项目/注册公司：

项目档案、财务档案、注册档案等分项目或分注册公司保管的档案填写相应的单位名称。

3.档号：

在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。

档号具有唯一性。

4.案卷题名：

指本卷名称，是根据卷内文件材料内容拟定的综合性名称，包括卷内文件材料的责任者、时间、问题、地理位置、文件名称等。

5.年度：

案卷所属年度（不按年度组卷的档案此处不填年度）；

6.盒号：

同一案卷内档案装盒的盒号。

7.编制日期档案案卷的编制日期

7.密级：

依据保密规定填写卷内文件的最高密级。

包括普通级、秘密级、机密级。

8.保管期限：

该案卷的保管期限；

七、卷内文件目录的编制

卷内目录包括卷内顺序号、档号、文件题名、责任者、文件形成日期、页数、份数、原件/复印件、载体、备注。

（参见附件5-5：

《卷内文件目录》；在档案系统中对档案对应字段进行着录后，可由系统自动生成卷内目录，不需自行设置表格编写）

1.序号：

卷内顺序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；

2.档号：

在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的代码。

档号具有唯一性。

3.文件题名：

即公文标题。

一般应照实抄录。

没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名。

4.责任者：

应填写文件的形成单位或制发机关、署名者、主要责任者；

5.文件编号：

是指文件本身的编号或图号；

7.页数：

应填写每份文件页数。

8.份数：

文件归档的份数

9.原件/复印件：

卷内文件为原件或是复印件。

10．载体：

纸板或是电子。

11.备注：

填写文件所要说明的情况时填写。

八、卷内备考表的编制

卷内备考表（参见附件5-6：

《卷内备考表》）

1.本卷共有文件材料页：

说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例）：

（示例：

文字材料20件，100页，照片10张，附图1张）

2.盒内文件情况说明：

说明卷内文件的组卷情况及修改、补充、移出、销毁、参照等情况和鉴定性意见；

3.立卷人：

由组成本卷的责任者签名；

4.立卷时间：

指立卷人完成立卷的时间；

5.检查人：

由对案卷质量进行审核的责任者签名；

6.检查时间：

指检查人检查案卷的时间。

第六章档案的保管

第十一条档案的载体与装具

一、档案载体分为纸质、实物、光盘、系统档案（由集团信息化系统产生的档案）等。

二、为保证档案实体的长期保管，各级单位必须设立专门档案室，档案应放置在专门的档案柜或密集架进行管理，如业务部门不具备条件，也应相对独立安全的空间，并存放在装有锁具的专用柜内。

三、纸质档案应采用专门牛皮纸档案盒管理（参见附件5-1《档案盒设计图》）：

1.标准规格为外表尺寸310mm高x220mm宽，卷盒厚度尺寸为50m