会计软件31.docx
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会计软件31
课时计划
任课班级：
财务、会电、审税、会计（中职）041班教案编号：
3周1号
2005－2006学年度第二学期
题目
第2章财务软件的安装与初始化设置2.2系统初始化
教
学
目
标
通过本节的教学，使学生熟练掌握建立会计账套及输入基础信息的基本方法；掌握财务分工的依据和作用，学会财务分工操作方法；熟练掌握会计数据备份与恢复的操作方法。
授课类型
讲授
教学场所
多媒体教室1419
教
学
整
体
设
计
教学内容
教学时间
教学
方法
教学
资源
开篇引题，讲授要求
第2章 财务软件的安装与初始化设置
2.2系统初始化
2.2.1建立会计账套
2.2.2财务分工
2.2.3建立部门档案和职员档案
2.2.4建立客户和供应商档案
2.2.5会计数据的备份与恢复
课内技能训练
小结、讨论
5分
65分
15分
5分
讲解法
演示法
直观法
讨论法
多媒体教室及财务软件
知
识
要
点
系统初始化的内容
建立会计账套的参数
财务分工的要求
会计数据的备份与恢复
技
能
要
点
建立会计账套及设置账套参数
设置操作员和进行财务工
建立部门档案和职员档案
建立客户和供应商档案
进行会计数据的备份与恢复
教研室主任签字：
教学时间：
2006年03月20日
第2章财务软件的安装与初始化设置
2.2系统初始化
开始使用通用财务软件时，首先要根据本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求进行最初的设置，称为初始设置。
其目的是规定会计账目具体采用的业务处理控制参数、设置具体的核算规则。
系统初始设置一般包括财务分工、账套基础参数设置、分类档案设置、会计科目设置、凭证类别设置、期初余额输入等工作。
2.2.1建立会计账套
2.2.1.1建立账套的基本规定
建立账套，即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。
首先，根据企业的具体情况设置基础参数，然后软件将按基础参数自动建立一套账。
1．设置账套参数
账套参数决定着系统的数据输入、处理、输出的内容和形式，因此首次使用软件系统时，应先进行账套参数设置。
它主要包括：
核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。
这些业务处理控制参数通过键盘输入计算机存放在账套参数文件中。
账套参数由电算主管根据本单位的实际情况进行定义。
（1）核算单位名称及其账套代码。
核算单位是会计核算的主体，具有独立的、完整的账簿体系。
初始化工作时，要准确输入，以便于在显示和打印账簿和报表时使用。
除定义单位名称外，还可按照核算单位的实际情况，建立本单位的基本信息资料，包括单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件，以及确定是否为增值税纳税人以及增值税率等信息。
通用总账系统一般允许同时为多个核算单位记账，每个核算单位都有一套独立的、完整的账簿体系。
核算单位（用户）的一套独立的、完整的账簿体系称为账套。
实际上，账套是相互关联的业务数据构成的一系列的数据文件。
每个账套用一个代码表示，称为“账套代码”。
账套代码不能重复，每一个代码与核算单位名称是相互对应的。
有些软件还可以用文字来表示这套账的名称。
每个账套的业务数据都储存在指定目录下的数据库文件中，有些软件还可以由使用者来设定该账套数据库文件在计算机中存放的相应位置，即账套路径。
（2）行业会计制度。
根据企业的性质选择相应的行业会计制度。
确定会计制度将影响到软件系统内预置的会计科目体系和报表格式等。
有些软件在系统内预置了工业、商业、事业等多种会计制度，并提示“是否保留按行业预置的科目”，如果希望预置所属行业的会计科目体系，则回答“是”。
如果在系统中预置的会计制度相应的科目体系不能满足要求，可以选取与要求最接近的某行业会计科目体系，然后对其进行修改。
（3）启用日期。
启用日期是指由原会计信息处理系统（手工核算）到新会计信息处理系统（计算机核算）的交接日期，即新设置的账套被启用的时间。
规定启用日期就是为了便于确定电算化方式下总账系统的起点，保证证、账、表数据的连续性。
启用日期应在第一次初始设置时确定，一般地，软件默认为计算机系统的时间，请注意调整正确，设定后将不能更改。
（4）编码方案。
为了便于进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码。
编码方案是指设置编码的级次方案。
编码级次和各级编码长度的设置，将决定使用单位如何对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。
会计科目编码通常采用群码方案，这是一种分段组合编码，每一段有固定的位数。
会计科目编码规则是指会计科目编码共分几段，每段有几位。
总账科目至最底层明细科目的段数称为级次，每级科目（或每段）的编码位数称为级长。
科目编码总级长为每级编码级长之和。
本级科目总级长=上级科目总级长+本级科目级长
可分级设置的内容还有：
地区分类、客户分类、供应商分类、存货分类、部门、成本对象、收发类别和结算方式等。
（5）记账本位币与数据精度。
本位币是企业选择某币种作为记账的基本货币单位。
首次使用总账系统时，应确定本位币的符号和名称；同时，应选择是否有外币核算，如果需要进行外币核算，以后在总账系统期初功能中还需确定外币币种以及相应的金额。
数据精度指定义数据的小数位数。
如果在总账系统中需要进行数量核算，可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求，定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。
（6）会计日历。
首次使用总账系统时，应确定当前会计年度和会计年度开始的月份，确定会计月份的起始日期和结账日期。
有些单位可以根据自己单位的情况，自行设定，如某单位在每月25日结账，26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记人下月的账薄中。
通用财务软件则依照国家统一会计制度的规定划分会计期间，用于分期结算账目以及编制会计报表。
2．建立账簿文件
建立账簿文件就是建立总账系统所需要的科目库、凭证库、总账和明细账库等数据库文件，建立过程通常由软件根据账套参数自动完成。
第一次使用总账系统时，建立的证、账、表数据库文件都是空白的，就像手工方式下从市场上买回来的新账簿一样。
第二年使用总账系统时，建立账簿文件后，将由软件自动填入上年结转的基础数据。
账簿文件建立后，方能进行经济业务处理。
2.2.1.2建立会计账套的具体步骤
1.系统注册
系统允许用户可以以系统管理员Admin的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理模块。
第一次运行系统时，应由系统默认的管理员Admin进行登录，原有口令为空。
以后启用每个模块时，系统会自动启用系统管理模块，并处于“后台运行”状态。
系统管理员负责整个系统的维护工作。
以系统管理员身份注册进入，便可以进行账套的管理（包括账套的建立、引入和输出），以及操作员及其权限的设置。
账套主管负责所选账套的维护工作。
当管理员栏目选择设置为账套主管时，系统的界面自动变换。
系统注册的操作步骤为：
（1）单击【开始】|【程序】|【用友财务及企管软件UFERP-M8.11】|【系统服务】|【系统管理】，系统会启动“系统管理”程序并处于后台运行状态，在任务栏上显示“系统管理8.11”图标，如图2-17所示。
（2）单击任务栏上的“系统管理8.11”，在“系统管理”窗口。
单击【系统】|【注册】项，系统提示“为了保证数据安全性，请及时设置系统管理员口令”，如图2-18所示。
图2-17启动系统管理图2-18系统管理窗口
（3）单击【确定】按钮，系统显示“系统管理员登录窗口”，光标在密码处闪动，如图2-19所示。
首次使用可暂不输入密码，直接点击【确定】按钮，即可完成系统注册操作，如图2-20所示。
此时【账套】和【权限】菜单处于活动状态，可进行相应的操作。
图2-19系统管理员登录图2-20系统注册成功
2.设置操作员
在建立新账套之前，必须先指定一名“系统管理员”，系统默认为Admin，由系统管理员Admin确定账套主管、进行操作员的授权或撤销权限设置。
设置操作员的主要项目有：
操作员编码：
用来设置操作员的编号，必须输入且惟一。
操作员姓名：
也称注册名，是指有权进入系统的人员名称，如操作员、审核员等。
它可以是真实姓名，也可以是代号，如有重名，必须加上区别标志。
密码：
即口令，是操作员进行系统登录时的口令。
为了保证系统的安全和保密，以及分清责任，最好设置口令，但需要牢记。
在第一次进入系统前，可由系统管理员代为设置密码，并通知操作员本人；进入系统后，再由操作员自行修改，但务必记住，否则以后将无法操作。
例2.1环球电子公司的财务主管为王明（口令1），操作员郑义（口令2）、赵军（口令3）。
其操作步骤如下：
（1）以系统管理员的身份进入【系统管理】。
在【权限】菜单中单击【操作员】，出现操作员管理窗口，如图2-21所示。
（2）单击【增加】图标，增加一个操作员，依次输入编号、姓名、口令及所属部门等有关信息。
（3）单击【增加】按钮，重复上述操作将其他两个操作员输入系统中，单击“增加操作员”窗口中的【退出】按钮，显示操作员列表，如图2-22所示。
图2-21增加操作员图2-22操作员设置情况
3.设置账套参数，建立账簿文件
设置账套参数主要包括设置账套号、账套名称、启用时间、会计期间、企业类型、行业性质、本位币、分类编码方案、数据精度等基础参数。
例2.2环球电子技术有限公司的账套号为001，账套启用日期为2006年1月1日，会计期间为系统默认，账套路径采用系统默认路径，税号为110109*********，核算类型采用系统默认，行业性质为股份制，企业性质为工业，账套主管“王明”，客户和供应商进行分类，无外币核算业务，科目编码级次为42222，部门编码级次为122，客户分类编码级次为223，供应商分类编码级次为223，结算方式编码为12，数据精度定义均为二位小数。
其账套建立步骤如下：
（1）以系统管理员Admin身份登录【系统管理】,在图2-20中单击【账套】|【建立】菜单项，出现【账套信息】对话框，输入相应的信息，如图2-23，再单击【会计期间设置】按钮，出现如图2-24【会计月历-建账】对话框，单击【确定】按钮后，再单击【下一步】按钮，会出现【单位信息】对话框。
图2-23创建账套图2-24设置会计月历
（2）在出现的【单位信息】对话框中输入单位名称、单位简称、地址、法人代表、邮政编码等信息后，如图2-25所示。
单击【下一步】按钮，会出现【核算类型】对话框。
（3）在出现的【核算类型】对话框中输入本币代码与名称、企业类型、行业性质、账套主管等信息，如图2-26所示。
单击【下一步】按钮，出现【基础信息】对话框。
图2-25输入单位信息图2-26设置核算类型
（4）在出现的【基础信息】对话框中选择存货、客户和供应商是否分类以及有无外币选项，若选择可单击每个选项前的方框，选中后方框中出现“√”标记。
在这里我们选择客户分类和供应商分类，如图2-27所示，然后单击【完成】按钮，系统提示“可以创建账套了么”，单击【是（Y）】按钮后，出现【分类编码方案】对话框。
（5）在出现的【分类编码方案】对话框中，根据提供的资料，分别设置相应的项目，如图2-28所示，单击【确认】按钮，出现【数据精度定义】对话框。
图2-27设置账套基础信息图2-28分类编码方案
（6）在出现的【数据精度定义】对话框中，根据需要确定小数位数，如图2-29所示。
输入完毕后，单击【确认】按钮，系统显示“创建账套成功”的对话框，如图2-30所示，单击【确定】按钮，完成账套建立，生成账簿文件。
图2-29数据精度定义图2-30创建账套成功
2.2.2财务分工
财务分工是指设置允许使用财务软件的操作人员的姓名并规定操作权限。
使用财务软件处理会计业务之前，需对操作人员进行岗位分工，对指定的操作人员实行使用权限控制，防止非指定操作人员擅自使用软件，以保证会计数据的安全和保密。
操作人员分工的主要依据是基本会计岗位分工和会计电算化岗位责任制中有关职责和权限的规定。
操作员设置主要包括操作员编码、姓名和口令。
权限是指操作员所具有的操作权限，主要包括：
建账、制单、审核、记账、输出等。
需要注意的是：
在建立新账套之前，必须先指定一名“系统管理员”，由系统管理员确定账套主管、进行操作员的授权或撤销权限设置。
系统管理员与账套主管的主要区别是：
（1）“账套”主要是由“系统管理员”指定，系统管理员负责整个系统的安全和维护工作，而账套主管只负责所管账套的维护工作。
（2）以“系统管理员”身份注册进入系统，可进行账套的管理（包括账套的建立、引入和输出），以及操作员及其权限的设置。
以“账套主管”的身份注册登录，可进行所选账套的修改和所选年度内账套的管理（包括账套的创建、清空、引入、输出和年末结转，所选账套的数据备份），以及该账套操作员权限的设置。
合理地进行人员分工能使会计信息系统在有效的控制下正常运行，也是严格执行内部控制制度、保证会计信息系统安全使用的有效措施。
例2.3环球电子技术有限公司财务人员分工情况如下表，试进行财务分工设置。
表2-1环球电子技术有限公司财务人员分工明细表
操作员编号
姓名
岗位
权限
所属部门
001
王明
财务主管
审核凭证
财务部
002
郑义
会计
填制凭证和记账
财务部
003
赵军
出纳
出纳签字
财务部
其财务分工设置如下：
（1）确定账套主管。
操作步骤为：
①以系统管理员Admin身份登录【系统管理】,在图2-20【系统管理】窗口中，单击【权限】|【权限】菜单项，出现“操作员权限”窗口，如图2-31所示。
②在【操作员权限】窗口中选择“王明”，再选中【账套主管】选项，确定“王明”具有该公司的账套主管权限。
图2-31设置账套主管图2-32账套主管权限显示
（2）给操作员赋权。
操作员权限设置功能主要用于设置操作员权限，此功能只能由系统管理员或账套主管来操作。
其操作步骤是：
①在图2-32【操作员权限】窗口中，选择操作员“郑义”，单击【增加】按钮，弹出【增加权限】窗口，双击左框中的“GL总账”，使之变为蓝色，如图2-33所示。
②根据其业务资料取消部分权限，在右框中双击需要取消的权限项，使之变为白色。
③单击【确定】按钮，再重复上两步，给操作员“赵军”设置权限
④单击工具栏上的【退出】图标，完成权限设置。
图2-33操作员权限设置图2-34环球电子公司机构图
2.2.3建立部门档案和职员档案
在会计核算中，往往需要按部门进行分类和汇总，下一级自动向业务上有隶属关系的上一级报送数据。
建立部门档案的目的就是为了按部门分类、汇总和管理。
在系统初始化时，应先确定核算单位的中间机构层次。
一般地，一个企业有唯一的机构模型。
例如：
环球电子技术有限公司的中间机构分为部门、科室和班组三个层次，如图2－34所示。
本例中，部门档案编码规则如下：
分三级，各级位数为122。
“第一层”编号长度为1位；“第二层”编号长度为3位；“第三层”编码长度为5位。
通常，在总账系统进行部门辅助核算、使用工资系统、在存货系统以部门作为统计项和在财务分析系统按部门进行预算管理时，需要调用部门档案。
如果需要管理部门的信息资料，就需要设置部门编码档案，设置内容包括部门卡片、部门列表。
如果需要管理个人的信息资料，就需要设置职员编码档案，设置内容包括个人卡片、个人列表。
通常，在总账系统进行个人往来辅助核算、使用工资系统、在存货系统以个人作为统计项和在项目管理系统考核人员工资时，都需要调用职员档案。
例2.4根据如下资料建立环球电子公司的部门档案和职员档案。
表2-2部门档案表2-3职员档案
部门编码
部门名称
负责人
部门属性
1
综合部
张伟
管理部门
101
总经理办公室
张伟
综合管理
102
财务部
王明
财务管理
2
市场部
李明
购销管理
3
开发部
周丽
技术开发
301
开发一部
杨燕
技术开发
302
开发二部
朱穷
技术开发
职员编号
职员名称
所属部门
职员属性
101
张伟
总经理办公室
总经理
102
王明
财务部
财务主管
103
郑义
财务部
会计
104
赵军
财务部
出纳
201
李明
市场部
主任
202
吕强
市场部
业务员
301
周丽
开发部
主任
302
杨燕
开发部
技术员
303
朱穷
开发部
技术员
1.建立部门档案
按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。
最多可分5级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。
本公司规定部门编码级次为122。
部门编号应符合编码级次原则。
部门编号和名称必须录入，必须唯一。
负责人先不输入，暂时为空。
部门属性：
输入部门是车间、采购部门、销售部门等部门分类属性，可以为空。
电话、地址和备注栏可以为空。
具体操作步骤如下：
（1）以账套主管（王明）身份注册进入【系统控制台】，如图2-35所示。
（2）在【系统控制台】窗口，如图2-16中，单击【基础设置】图标，启动【基础设置】窗口，如图2-36所示。
图2-35账套主管登录控制台图2-36基础设置主窗口
（3）在【基础设置】窗口，选择【部门档案】，双击【说明】栏的所在单元格或者单击窗口右侧的【设置】按钮，进入【部门档案】设置窗口。
（4）在【部门档案】设置窗口，单击工具栏上的【增加】按钮，这时在屏幕右面输入部门编号、部门名称、部门属性、电话、地址、备注等信息即可，负责人暂不输入。
如果输入某几条信息后，必须按【保存】按钮，若不按【保存】按纽，而直接按【放弃】或【增加】按扭，即表示放弃此次增加。
（5）重复以上操作步骤，可增加其他部门，如图2-37所显示的结果。
若要修改部门档案，可在部门档案界面左边，将光标定位到要修改的部门编号上，用鼠标单击【修改】按钮。
这时界面即处于修改状态，可以对部门名称、负责人、部门属性、电话、地址、备注等信息进行修改，修改后单击【保存】图标。
若要删除部门，可把光标放在要删除的部门上，用鼠标单击【删除】按钮，系统将提示“确实要删除该部门信息吗？
”单击【是（Y）】即可删除此部门。
单击【退出】按钮，返回【基础设置】窗口。
图2-37部门档案设置图2-38职员档案设置
2.建立职员档案
（1）在【基础设置】窗口，选择【职员档案】，双击【说明】栏的所在单元格或者单击窗口右侧的【设置】按钮，进入【职员档案】设置窗口。
（2）依次输入职员编号、职员名称、所属部门和职员属性等有关信息。
（3）单击【增加】或按回车键，保存。
（4）重复以上操作步骤，可增加其他职员，设置结果如图2-38所示，最后单击【退出】按钮，返回【基础设置】窗口。
2.2.4建立客户和供应商档案
1．建立客户或供应商档案的意义
要进行往来管理，必须将客户或供应商的详细信息录入客户或供应商档案中。
建立客户或供应商档案，直接关系到对客户或供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。
因此，要根据实际业务需要进行设置，并要求档案资料完整。
使用总账系统进行往来管理、使用应收应付账款系统或在存货系统以客户或供应商作为统计项时，均需要使用客户或供应商档案。
2．建立客户或供应商档案的方法
（1）客户或供应商分类设置
当往来客户或供应商较多时，还可以对客户或供应商进行分类，以便对客户或供应商进行分类统计和汇总，便于进行分类管理。
客户或供应商的类别可以分级次，按事先定义的规则进行分类，方便地满足统计的需要。
对客户进行分类可以将客户根据时间分为长期客户、中期客户和短期客户，也可以根据客户的信用将客户分为优质客户、良性客户、一般客户和信用较差的客户，还可以按行业、地区等进行分类。
如果需要对客户按地区进行统计，就应该建立地区分类体系。
地区分类可以按大区、省、市进行分类，也可以按省、市、县进行分类，例如，将客户分为华东、华南、东北等地区。
对每一个往来科目（被设为往来类别的会计科目），要建立相应的客户档案或供应商档案，将每一客户或供应商的详细信息（卡片）输入档案中，软件会自动形成客户或供应商档案列表。
客户或供应商档案列表反映的是已建客户或供应商档案的内容。
例2.5根据如下资料建立企业的客户和供应商分类。
表2-4客户分类表2-5供应商分类
分类编码
分类名称
分类编码
分类名称
01
长期客户
01
工业
02
中期客户
02
商业
03
短期客户
03
事业
①客户分类设置
在【基础设置】窗口中，选择【客户分类】，双击【客户分类】的【说明】栏的所在单元格或者单击窗口右侧的【设置】按钮，进入【客户分类】设置窗口；依次输入客户分类编码及分类名称等有关信息；单击【保存】按钮；重复以上操作步骤，可增加其他客户，设置结果如图2-39所示，最后单击【退出】按钮，返回【基础设置】窗口。
图2-39客户分类设置图2-40供应商分类设置
②供应商分类设置
在【基础设置】窗口中，选择【供应商分类】，双击【供应商分类】的【说明】栏的所在单元格或者单击窗口右侧的【设置】按钮，进入【供应商分类】设置窗口；依次输入供应商分类编码及分类名称等有关信息；单击【保存】按钮；重复以上操作步骤，可增加其他供应商，设置结果如图2-40所示，最后单击【退出】按钮，返回【基础设置】窗口。
（2）客户或供应商信息的输入
客户或供应商档案编码和名称：
编码和名称不得为空，编码必须唯一。
以后使用时，只需输入“编码”便可得到对应单位名称等固定信息，从而大大提高了输入和处理的效率。
类别：
如果需要进行分类，则选定正确的客户供应商类别。
性质：
可根据单位性质选取，选定客户或供应商（或客户和供应商）等。
此外，还有开户行、账号、信誉额度、税号、本单位的业务员、联系人、电话、地址、邮编、传真、Email、网址等信息。
这些信息最好录入详细一些，以便查询或系统调用。
例2.6根据下列资料建立公司的客户和供应商档案，见表2-6、表2-7。
表2-6客户档案
客户编号
客户名称
客户简称
所属分类码
所属行业
邮编
税号
开户银行
银行账号
电话
001
阳光电子技校
阳光电校
02
事业单位
100084
工行
12345678
65664099
002
长城电子集团
长城集团
03
商业
100092
9876543210
工行
23456789
66778899
表2-7供应商档案
供应商编号
供应商名称
简称
所属分类码
所属行业
邮编
税号
开户银行
银行账号
电话
001
灵川电子公司
灵川
02
商业
100062
2222222222
工行
34567890
67890123
002
华光电子器材厂
华光
02
工业
100043
1111111111
工行
45678901
78901234
建立客户档案
本功能完成对客户档案的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、删除、查询、打印客户档案。
其操作步
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