集团行政管理手册doc.docx

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集团行政管理手册doc

第一章行政中心组织管理架构---------------------------------------------1

第二章行政中心部门职责和目标-------------------------------------------2

第三章行政中心管理手册------------------------------------------------3

--印章管理规定-----------------------------------------------------------------------3

--接待费用管理规定-------------------------------------------------------------------4

--员工宿舍管理规定-------------------------------------------------------------------6

--员工食堂管理规定-------------------------------------------------------------------8

--办公用品管理规定-------------------------------------------------------------------11

--差旅费补贴暂行规定-----------------------------------------------------------------13

--应急事件协调管理规定---------------------------------------------------------------15

--车辆、司机管理规定-----------------------------------------------------------------16

第四章附则------------------------------------------------------------20

第一章行政中心管理组织架构图

第二章行政中心部门职责和目标

第一条部门工作概述

负责集团的行政管理和日常事务，建立与完善集团行政管理制度，控制和减低办公成本，

协助项目公司行政工作，当好集团高层的参谋，协调本部门与集团其他部门的工作，参与

集团和政府有关部门进行的业务联系，加强对各项工作的督促和检查，促进集团各项工作

正常开展的规范化管理。

第二条部门主要工作职责和范围

（一）建立与完善集团的行政管理制度，配合和指导集团各项目公司的行政管理工作。

（二）负责集团的行政管理和日常事务工作，保证集团各部门的日常运作，合理调度公司资源，保证公司资产的完好与安全，负责保持工作环境清洁，为员工提供最理想办公环境。

（三）负责集团来往电文的处理和文书挡案的管理工作，建立集团总部档案库，统一集团文档的格式、发放、管理，协助各部门的文件查阅工作，定期对各部门和项目公司归档文件进行抽查，及时收集和编制档案目录。

（四）负责对会议、文件决定的事项进行催办、查办和落实。

（五）负责集团印章的管理，保证集团印章的使用安全。

（六）负责来访客户的接待工作，维护集团的企业形象。

（七）负责制定采购程序、流程，维持公司办公用品的品牌统一。

（八）负责集团各部门所需的办公用品和其它需求物品的采购工作，严格执行采购流程，保证采购物品的验收、入库登记与管理，建立物资设备帐目，定期对集团和各项目公司的库存进行盘点核定。

（九）负责集团和各项目公司每月行政费用使用与预算情况执行的汇总，并提出分析意见呈报集团领导。

（一十）负责集团车辆管理，确保车辆的整洁和正常运转。

（一十一）完成集团领导交办的各项工作。

第三章行政事务管理手册

第一节印章管理规定

第一条印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证。

为了保

证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，

特制定本管理规定。

第二条本规定适用于集团及各下属项目公司。

第三条印章种类

（一）重要印章：

涉及公司重大权利义务的印章，包括：

1、公章及与公章配套使用的校对章；

2、工程专用章；

3、财务类印章（包括财务专用章、发票专用章、税号章、法人章）；

4、销售合同类印章（包括销售合同专用章、与销售合同专用章配套使用的骑缝章、

更正章）。

（二）普通印章：

不涉及公司重大权利义务的，仅在一定的范围内针对特定对象使用的印

章。

包括：

1、报关专用章；

2、拆迁管理专用章；

3、动拆迁专用章；

4、董事私章。

第四条印章的管理部门

（一）集团的公章、与公章配套使用的校对章、工程专用章等由集团总办保管及使用。

（二）项目公司公章、与公章配套使用的校对章、工程专用章由总裁授权项目公司专人保管及使用。

（三）集团财务类印章由总裁授权财务部保管及使用，项目公司财务类印章由总裁授权专人保管及使用。

（四）销售合同专用章及配套的骑缝章、更正章由总裁授权子公司专人负责保管及使用。

（五）普通印章由项目公司总经理授权专人负责保管及使用，但董事印章由总裁授权专人保管。

（六）除上述规定以外的所有印章由总裁授权集团行政中心保管、封存或使用。

第五条印章的管理人

（一）各印章保管人须经集团行政中心/项目公司行政部办妥授权手续后方可行使职权。

（二）各重要印章保管人，在印章的管理职责上受集团总办督导，对集团公司负责。

（三）印章保管人离职或调任时，必须将印章及相关文件资料一并归还集团总办/行政部中心，办好移交手续。

第六条印章的刻制

（一）集团及各项目公司各类印章的刻制均须由申请部门填报《印章刻制申请表》。

（二）普通印章的刻制必须经部门经理、项目公司总经理核准后由项目公司行政部刻制并办理登记手续。

重要印章刻制需经总裁批准。

（三）印章的刻制统一由集团行政中心/项目将公司综合部凭公司介绍信办理。

第七条印章的保管

（一）各印章保管人领取印章时必须在集团行政中心门/项目公司行政部）办理好印章登记手续，填写《印章登记表》，做好戳记，并留样保存后方可启用。

（二）归还印章时也需要按要求在《印章登记表》上予以登记。

（三）印章保管须有记录，注明印章名称、枚数、刻制日期、启用日期、申领人、销毁人、印章样式等信息。

（四）印章保管必须安全可靠，须加锁保存，重要印章必须存放在保险柜，不准委托他人代管。

（五）已按程序由集团行政中心统一封存的印章，由集团总裁书面授权集团行政中心启封后才能使用。

第八条印章的使用

（一）所有使用印章的文件必须签署日期，未签署日期的文件，印章保管人有权拒绝用印。

（二）文件中的签署日期应当与合同审批表或印章使用申请表上的最终批准日期一致，如果没有根据规定签署日期或日期不一致，使用人必须予以书面说明；

（三）重要印章原则上不许带离印章保存地，对确需将印章带出使用的，应事先在《印章使用申请表》上注明，载明原因，经总裁/项目公司总经理批准后由公司安排车辆，由两人以上（印章保管人必须参加）共同携带前往；印章使用完毕后，印章保管人必须及时、安全地将印章带回公司，并作好印章出入库登记工作（注明出入库时间并经确认签署）。

（四）普通印章带出管理地，原则上需要两人同时前往；用印完毕后，印章保管人必须及时、安全地将印章带回公司并做好相关登记。

（五）严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。

（六）印章保管人外出，包括各类假期等情况（指一个工作天以上），须将印章移交给印章保管人直属上级代管，移交时须程序办理签收手续。

（七）印章在代管期间的使用仍须严格按照本规定执行。

第九条印章使用记录

（一）重要印章

1、每份已加盖印章的文件在用印时都必须在印章保管人处留存一份复印件，印章保管人应填写《印章使用情况登记表》，记录盖章文件的份数和每份文件的发送单位。

2、印章保管人每周一必须将上周用印的《印章使用情况登记表》、文件复印件和印章使用申请表，交集团行政中心/项目公司行政部，由集团行政中心/项目公司行政部按《文件档案管理规定》归档备查。

财务类的交财务部门归档备查。

3、集团行政中心/项目公司行政部及财务部相关人员必须严格核对印章保管人递交的文件复印件与印章使用申请表在数量和内容上是否一致。

（二）普通印章

普通印章的印章保管人须使用《印章使用情况登记表》作好印章使用记录，并于每月第一个工作日将该记录交行政部门，由集团行政中心/项目公司行政部按《文件档案管理规定》归档备查。

第十条印章的使用监督

（一）集团行政中心负责集团重要印章的刻制、发放、回收、封存和销毁印章，项目公司行政部门负责项目公司印章的刻制、发放、回收、封存和销毁印章。

集团审计部门有权不定期地对各类印章的刻制、保管、使用和销毁情况进行检查。

（二）印章的封存、销毁，由集团行政中心提出建议，由集团审计部监督执行。

第十一条印章的停用处理

（一）有下列情况，印章须停用：

1、机构名称改变；

2、上级部门通知改变印章图样；

3、印章使用损坏；

4、印章遗失或被窃，声明作废。

（二）停用印章要提出处理办法，并报经总裁批准，及时将停用印章封存或销毁，建立

印章上交、存档、销毁的登记档案。

第十二条法律责任

（一）印章保管人必须严格依照本规定使用保管或封存印章，不得擅自或越权使用。

（二）印章保管人违反本规定使用印章，由集团公司对违纪者视情节轻重予以处分直至解除劳动关系。

如因此致使公司财产损失的，违纪者还须承担经济责任，情节严重的，移送司法机关处理。

第二节接待费用管理规定

第一条集团有关客户、供应商、融资方以及其他外部关系者的交际费、接待费和招待费（以下简

称“接待费”）的申请、批准、记帐、结算等，均遵照按本规定的办理。

第二条本规定所指接待费，包括以下所列各项费用开支项目：

（一）会议费；

（二）研讨费；

（三）招待费；

（四）交际费；

（五）典礼费；

（六）捐赠。

第三条使用接待费注意事项：

（一）必须注意接待费支出项目与接待用途目的一致。

公司的营业、采购、融资及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。

（二）接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。

第四条接待原则：

（一）事前审批原则：

所有接待事项，接待人员须根椐具体情况，提出接待申请，未经批准的接待费用不得报销。

（二）勤俭节约原则：

接待工作既要热情周到、礼貌待客，又要节约，有效使用经费开支，杜绝奢侈浪费。

第五条接待用品管理：

实行接待用品统一购领制度，各部门根据实际需求提出申请，报总经理审批后由行政部统

一采购，再由各部门负责人申请领用。

第六条接待的目的按下列原则分类：

（一）招待新交易伙伴关系户；

（二）庆祝合作关系的建立；

（三）销售收入提高后的致谢；

（四）出访时的请客；

（五）来访时的招待；

（六）接纳各种建议后的致谢；

（七）达到各种目的后的致谢；

（八）重要的节日或庆典。

第七条接待按对象、目的以及场合，分为以下三档。

（一）A档（特别重要和重大的接待）；

（二）B档（比较重要和重大的接待）；

（三）C档（一般的接待）。

第八条接待场所根据接待档次确定，分为“高”“中”“低”三类场所。

（一）高（适合于A档接待规格），主要指高级的饭店、餐馆、美食中心；

（二）中（适合于B档接待规格），略低于“高”档水平的中高档餐馆；

（三）低（适合于C档接待规格），主要指大众用餐场所。

第九条招待用餐标准。

（一）接待公司关联单位来人原则上在公司食堂就餐，如确需在外就餐按50元/人标准执行。

（二）公司宴请关联单位按每人每餐60-100元以内的标准执行。

（三）如有特殊情况，需报项目公司总经理/集团总裁批准。

第十条在接待工作结束后3天内，必须到财务部门结算，如果没有收据或开支凭证，一切费用由该

员工承担。

超过规定时间不予报销。

第三节宿舍管理规定

第一条为使公司宿舍保持良好、清洁、整齐的环境和秩序，为员工提供良好的住宿环境，使宿舍

管理工作规范化，特制订本规定。

第二条住宿条件：

（一）公司根据实际情况，安排符合入住公司宿舍资格的员工住宿；

（二）患有传染病者或不良嗜好者不得入住公司宿舍。

第三条住宿员工必须遵守以下规定：

（一）服从集团行政中心/项目公司行政部的管理及监督，原则上行政部门安排每间宿舍入住两名普通员工；

（二）不允许对所居住的宿舍进行随意改动或私自变换居住人员；

（三）不得在宿舍内存放或使用易燃、危险品；

（四）应保持宿舍清洁、整齐、杂物、烟蒂不得随意丢弃，废物、垃圾应倾倒于指定容器或垃圾桶内；

（五）住宿员工轮流值班，负责公共区域的清洁、公用设备的修缮及水、电、门窗等的安全巡视，有责任维护好宿舍内的一切公用器具、设备；

（六）注意节约，随手关闭水龙头，离开宿舍时关闭各种电源开关；

（七）注意安全，出门时锁好门窗；

（八）不得私配或转借他人宿舍钥匙，贵重物品应妥善保管，防止丢失；

（九）严禁在宿舍内赌博、喝酒或从事其他不健康活动；

（一十）讲究公共道德，遵守作息时间，不大声喧哗，避免影响他人休息；

（一十一）员工离职或调动，须办理相关移交手续；离职者，应于离职之日起三天内搬离宿舍，不得借故拖延；

（一十二）不得将宿舍转租或借予他人使用，若有此类行为，公司有权收回宿舍居住权，并追究相关责任。

第四条住宿员工在发生下列情况时，应积极采取相关措施，并及时向集团行政中心/项目公司行政部汇报：

（一）建筑或附属设施损坏时；

（二）发生火灾、水灾或被盗时；

（三）宿舍内出现传染病患者时；

（四）出现居住员工有违反宿舍管理规定时；

第五条宿舍的基本设施及收费标准：

（一）公司每一间宿舍配有空调、衣柜、床、凳子、日光灯、床头柜，洗手间里配有热水器，及配有公共电视机；高级管理人员宿舍增配洗衣机、沙发、会客桌、椅、有线电视、电脑网线等，除上述用品以外的其他生活设施，如生活用品均由住宿者个人自行购置；

（二）宿舍租金、物业费由公司承担（北方地区分公司冬季采暖期供暖费由公司支付），每月宿舍的水、电费、上网费、有线电视费等各项生活开支，均由住宿人员自行负担。

（各公司外派人员的水电费的补贴另行报集团批准）

第六条外部人员留宿：

（一）原则上，公司不提倡员工将亲友等外部人员带往公司宿舍留宿或长期入住。

（二）确因特殊情况而需要带外部人员留宿公司宿舍的，需事先报经集团行政中心/项目公司行政部批准；集团行政中心/项目公司行政部必须认真审核，如批准，需详细登记留宿人员的证件号码、与被访员工的关系、家庭住址、工作单位及入住时间等资料；

（三）如未经集团行政中心/项目公司行政部批准，而擅自带回外部人员留宿公司宿舍的，集团行政中心/项目公司行政部有权对当事者进行处罚，情节严重者，可取消其租住公司宿舍资格；如住宿者借宿舍从事违法犯罪活动，一切后果由当事者个人承担。

第四节员工食堂管理制度

第一条为解决公司员工就餐问题，提高员工福利，保证工作效率，公司特设立员工食堂。

为加强对公

司食堂的监督与管理，现制定本办法。

第二条就餐条件与标准

（一）公司为员工提供免费午餐，标准为200元/月，按实际就餐人数办理报支。

（二）公司外派员工增加早、晚餐补贴，标准为200元/月，项目公司间借调的员工比照办理。

（三）伙食补贴是公司为员工提供的福利，应统一交由食堂支配，不得发给个人。

（四）上述补贴包含除食堂水、电及食堂人工等外的所有费用。

（五）食堂不准设立小金库，集团行政中心将不定期检查执行情况。

第三条炊事员负责食堂用餐员工伙食的日常制作以及食堂的清洁卫生。

第四条日常伙食管理应做到计划安排、合理搭配、保证营养、清洁卫生。

第五条食堂要保持清洁卫生，做到每天及时清理，每周集中清理，每月彻底清理。

第六条炊事员应登记好每日开支明细。

伙食费现金账目至少每月清点一次，并存档备查。

第七条食堂人员应严格遵守公司的一切规章制度。

按时上下班，坚守工作岗位，服从上级安排，

有事要请假，未经同意不得擅自离开工作岗位。

第八条树立全心全意为员工服务的思想，讲究职业道德。

文明服务，态度和蔼，主动热情，礼貌

待人，热爱本职，认真负责。

做到饭热菜香，味美可口，饭菜定量食品足量，平等待人。

第九条坚持实物验收制度，做到日清月结，账物相符。

每周盘点一次食堂仓库，每月上旬定期公

布账目，接受员工的监督。

第十条爱护公物。

食堂的一切设备、餐具均需有登记，有账目，不得贪小便宜将厨房用料或炊具

带回家。

第十一条做好炊事人员的个人卫生。

做到勤洗手，剪指甲，勤换、勤洗工作服，工作时要穿戴工作衣帽。

第十二条炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。

第十三条把好验收关，严禁腐烂，变质的原料入仓，以防止食物中毒。

第十四条每周制定一次食谱。

早、午、晚餐品种要多式样，提高烹调技术，改善员工伙食。

对因工

作需要不能按时就餐和临时客餐，可事前有预约和通知。

第十五条做好安全工作。

使用炊事器具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生。

第十六条严禁随便带无关人员进入厨房和保管室。

第十七条易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生。

第十八条食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。

第五节办公用品管理细则

第一条为了使办公用品的使用消耗控制在一个合理的范围内，培养员工有序、节俭的工作作风，结合

以往实际耗用的情况，制定本细则。

第二条员工日常办公用品的范围界定

（一）员工日常办公用品是指员工在日常工作中所需使用的各种文具与耗材。

（二）集团行政中心及项目公司行政部可根据员工的实际使用需求，结合市场价格的实际情况，对员工日常办公用品的范围、品种与价格作相应的修改。

第三条员工日常办公用品领用的数量限定

（一）易消耗的物品（如签字笔、胶水等）按员工个人名义领取，员工应按自己的实际需要申领，不要浪费。

（二）不易消耗的物品（如剪刀、订书机等）按部门名义领取，部门每月的消耗应控制在人民币100元以内。

（三）办公耗材类物品（如碳粉、硒鼓等）由集团行政中心/项目公司行政部统一负责，费用列入公共部位办公用品的消耗中进行计算。

第四条员工日常办公用品领用特殊情况的申请

（一）员工如因工作的特殊需求而需申领计划外的办公用品，应当提交领用申请，经本部门经理签署后，交由集团行政中心/项目综合部负责人审核批准后予以办理。

（二）部门经理级别以上员工如需申领计划外的办公用品，如中高档签字笔等，由所属员工提交领用申请，经所需人签署后交集团行政中心/项目公司行政部负责人审核后予以办理，费用由集团行政中心/项目公司行政部列入公共部位办公用品消耗中统一核算。

第五条员工日常办公用品的使用保管

（一）新员工在正式入职后的第一天，集团行政中心/项目公司行政部会按照新进员工的办公用品配置标准发放新员工办公用品，对于发放的办公用品，新员工应妥善保管。

（二）对于不易消耗物品中的个人使用物件，如打孔机、剪刀、订书机等办公用品，员工应妥善保管，如有遗失，将不会予以补发。

（三）对于不易消耗物品中的个人使用物件，如打孔机、剪刀、订书机等办公用品确因使用年限较长，确实影响工作的情况下，可至集团行政中心/项目公司行政部申请予以更换，并应提供所损物品以旧换新。

（四）对于不易消耗物品由集团行政中心/项目公司行政部在具体操作中负责掌握与解释不予获发的理由。

（五）员工在离职时，应将不易消耗物品归还集团行政中心/项目公司行政部。

第六条对于办公用品的总体控制

（一）集团行政中心//项目公司行政部对员工办公用品的领用负有合理控制的责任，对员工申领应当认真审核，对于不合理的申领应当及时与申请人沟通，并做相应的调整。

（二）各部门对办公用品的消耗应当起积极的管理作用，对本部门内的办公用品使用情况可采取本部门员工相互调节的方法，争取不浪费，合理使用办公用品资源。

第七条附件：

办公用品领用登记表

第七节差旅费补贴暂行规定

第一条根据公司实际情况，进一步规范公司员工因公外出差旅费补贴暂行规定。

第二条住宿费报支标准

（一）住宿费报支标准（元/天.人）

1、公司领导（分公司总经理、副总、集团部门总经理级以上员工）按实报销，住三星或四星（标准房）酒店；其他人员按住三星酒店（标准房）或三星以下酒店标准报销。

2、地区标准备注：

直辖市、经济特区、省会城市、沿海城市住宿标准：

四星酒店400元/标准间，三星酒店300元/标准间，三星以下酒店250元/标准间（北京、上海、深圳地区，住宿标准可上调100元/标准间）；其它地区住宿标准：

四星酒店350元/标准间，三星酒店250元/标准间，三星以下酒店200元/标准间，（除总经理外凡属二人以上的原则上二人合住一间，如果特殊情况提高住宿标准的，项目公司员工须呈报项目公司总经理，集团本部员工须呈报集团行政中心总经理审批，集团行政中心每月汇总一次全集团出差住宿情况给总裁）。

3、由公差地点单位负责安排住宿的不予报销住宿费用。

4、因公务外出考察2人以上、费用5000元以上，需填写《因公考察申请单》报集团对口职能部门审批、集团行政中心审批备案。

5、因公务外出考察离开中国大陆地区的，需呈现报集团总裁审批。

第三条交通费报支标准

车船机票实行按实报销办法，按规定乘坐的交通工具（飞机普通舱、火车硬席或硬卧、长

途客车、客轮二等舱）的出差路线，凭票报销。

出差人员利用出差之便，未经批准就近或

绕道回家省亲办事，差旅费概不予报销。

第四条移动电话通讯费补贴标准：

员工出差补贴20元/天.人，出差超一个月补贴300元/月.人（借调人员不予补贴，公司另

行处理）。

第三条差旅费报销期限

为便于管理，出差人员应在返回公司3天内将有关报销资料按规定整理，填制完送交财务

部审核报批，实行出差一次报销一次，不得多次集中合报。

第八节应急事件协调管理办法

第一条为保证集团在面临突发重大事件时，能快速、高效、顺利地调动一切资源，及时正确地向

社会公众传递正面资讯，化解危机，最大程度地维护集团的社会形象，保障集团利益，特

制定本办法。

第二条本办法所指的紧急事件包括：

（一）发生对集团发展产生重大影响的事件；

（二）发生对集团形象产生负面影响的事件；

（三）发生社会各界极其关注的与集团有关的事件；

（四）其他集团认为极其重大事件；

第三条集团行政中心负责有关事件及信息的统一发布和全面协调；力高集团全体员工都有责任在第

一时间将有关事件信息通知集团行政中心；

第四条集团行政中心应及时与有关部门联系，了解详细情况，就有关事件可能的影响程度，向集

团高层汇