某出口食品企业的质量手册及程序文件.docx
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某出口食品企业的质量手册及程序文件
序号
文件编号
文件名称
版本
页码
1
AT-QP-02-01-2005
文件控制程序
A
2
2
AT-QP-02-02-2005
记录控制程序
A
6
3
AT-QP-02-03-2005
管理评审控制程序
A
8
4
AT-QP-02-04-2005
人力资源控制程序
A
11
5
AT-QP-02-05-2005
基础设施控制程序
A
14
6
AT-QP-02-06-2005
与客户有关过程控制程序
A
17
7
AT-QP-02-07-2005
采购控制程序
A
21
8
AT-QP-02-08-2005
生产过程控制程序
A
25
9
AT-QP-02-09-2005
监视和测量装置控制程序
A
29
10
AT-QP-02-10-2005
客户满意监测控制程序
A
32
11
AT-QP-02-11-2005
内部审核控制程序
A
34
12
AT-QP-02-12-2005
产品的监视和测量控制程序
A
38
13
AT-QP-02-13-2005
不合格品和潜在不安全品控制程序
A
41
14
AT-QP-02-14-2005
纠正和预防措施控制程序
A
43
15
AT-QP-02-15-2005
突发事件准备和响应控制程序
A
46
16
AT-QP-02-16-2005
食品安全验证控制程序
A
50
17
AT-QP-02-17-2005
产品识别和标识控制程序
A
53
18
AT-QP-02-18-2005
产品召回控制程序
A
56
文件控制程序
1.目的
质量、食品安全管理体系运行有关的文件对与进行控制，保证其适用性、系统性、协调性和完整性，确保工作现场所使用的相应文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2.适用范围
适用于组成公司质量、食品安全管理体系的文件。
3.职责
3.1总经理负责公司质量、食品安全管理体系方针、目标文件、质量手册、程序文件和外来文件的批准。
3.2管理者代表负责组织编写和审核质量手册和程序文件,批准工作文件。
3.3各职能部门负责本部门工作范围内与质量、食品安全管理体系有关的文件的编写、审核、存档和管理。
3.4HACCP小组是文件的归口管理部门，负责文件的标识、发放与回收，存档与管理。
4.定义
受控文件：
是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。
所有质量、食品安全管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。
5.工作程序
5.1文件分类、编号和版本标识
5.1.1质量、食品安全管理体系由管理手册（包含了质量、食品安全管理体系方针、目标的附录）、程序文件、工作文件、外来文件、表格和记录五部分组成，分别规定编号规则如下：
管理手册：
AT-QA-2005
程序文件：
公司代码/代号/级别/顺序号-发布年号/版本号
程序文件的公司代码为AT，QP代表质量管理体系应用或与其他体系共用的程序文件，SP体表食品安全管理体系要求的程序文件。
如QP/01-2005（XXX01号程序文件，2005年发布）
工作文件：
公司代码-部门简称/类别顺序号-发布年号
外来文件：
公司代码/顺序号原编号
如AT-01-ISO9001：
2000（AT第01号外来文件，ISO9001：
2000，如外来文件没有文号，则只添加发布年份做后缀。
）
表格（记录格式）：
级别号/顺序号
当多份文件都引用到相同的表格时，以最先引用该表格的文件为基础，相同的表格只能有一个文件编号。
f）记录的编号即记录标识，执行《记录控制程序》的规定。
5.2文件受控状态
5.2.1公司内部使用的质量、食品安全管理体系文件均为受控文件。
5.2.2公司文件管理员针对所有受控文件建立公司《受控文件清单》，各部门编制本部门的《受控文件清单》。
受控制文件清单应能体现出程序文件、工作文件和记录之间的支持和引用关系。
5.2.3公司外部使用的质量、食品安全管理体系文件均不为受控文件。
5.3文件编制、审核、批准
5.3.1方针、目标和质量手册由管理者代表负责编制并审核，总经理批准颁布实施。
5.3.2程序文件由该程序的归口部门负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
5.3.3工作文件由需求部门负责人组织编制、审核，并由管理者代表批准。
5.3.4组织文件编写人员时，应包含到该文件涉及到的职能部门的代表。
5.3.6文件编制、审核、批准时，各责任人应填写《文件生命历程表》。
5.3.7管理体系文件一律用宋体，名称用二号字体，一级标题用小三号字体，二级标题用四号字体，一倍半行距，加粗；三级标题和正文用四号，行距固定为22。
其他未详细规定事项套用本文件格式。
5.4文件的发放、保存和管理
5.4.1质量、食品安全管理体系文件经批准后，原版文件由HACCP小组保存并不得外借。
以电子媒体形式保存的文件和资料应备份和加密保护，防止丢失或损坏。
5.4.2文件发放对象由管理者代表根据文件使用需要批准，保证在文件的使用处有相应的文件。
由公司文件管理员统一复制质量、食品安全管理体系文件，并在文件封面或第一页按发放的先后顺序标注受控分发号以作标识，然后发放到各使用部门或相关外部人员，填写“文件发放/回收登记表”，由文件使用负责人或其主管签领。
文件发放应包括其引用的表格（记录格式）。
5.4.3外部人员仅是借阅文件，应由管理者代表批准后，填写《文件借阅登记表》，由公司文件管理员统一复制并追踪借阅文件是否按时归还。
5.4.3《受控文件清单》应适时更新以反映实际。
5.4.4文件应分门别类标识，由使用负责人保存于通风防潮、防蛀、安全的适宜地方（现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件可置于HACCP小组），以防文件损坏。
任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借。
应确保文件清晰，易于识别和检索。
5.4.5HACCP小组定期对各部门文件保管情况进行检查。
在每次内部质量审核前应全面检查各类在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，发现问题及时处理。
5.4.6因破损或陈旧而需重新领用的文件，分发号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件分发号失效，HACCP小组做好相应发放签收记录。
5.5文件的更改
5.5.1文件更改由文件更改申请部门填写《文件更改申请表》，由原文件编制部门和审核人审核，经原文件批准人批准后执行更改。
5.5.2更改文件的标识：
文件更改范围和程度比较小的，如仅更改几行字且涉及面比较窄时，只更改状态不变动版本,修订状态标识的跨度由修改人视修改的大小而定；对于多次更改或更改范围比较大，则应升级版本号。
5.5.3只需要修订的文件更改，按原文件发放范围发放《文件更改申请表》，由各文件保管人负责按《文件更改申请表》要求对原文件标注更改，并将《文件更改申请表》附录。
对需要换版的文件更改，执行5.3和5.4的规定，发放换版后的文件时收回原文件，在原《文件中发放/回收登记》栏注明，执行5.6的规定。
5.6文件回收、作废与销毁
当文件不适用或文件持有人变动时，HACCP小组应将相应的文件回收，在原《文件中发放/回收登记》栏注明。
回收的文件，需要作废的，由HACCP小组填写《文件销毁登记表》，应经原批准人批准后集中销毁。
若需要保留时，仅保存原件，同时标明“作废留用”，以防止其非预期的使用。
5.7外来文件
5.7.1国家法律、法规、行业标准以及可能影响公司整体作业的外来文件，由公司HACCP小组组织各职能部门识别、收集、获取，经总经理批准后，进行编号和受控标识，并按工作需要进行分发，填写《文件分发/回收登记表》。
外来文件应编入单独列表《受控文件清单》，并在表头注明“外来文件”。
5.7.2公司员工因工作需要的外来文件，需识别其是否与质量、食品安全管理体系有关，若有关，转交公司HACCP小组，执行5.7.1。
5.7.3HACCP小组和外来文件使用部门应当跟踪外来文件的发展，当外来文件有更新版时，应进行换版更改，执行5.5规定，并更新《受控文件清单》。
5.7.4公司内部不对外来文件进行修订。
若外来文件有不适用之处，应在引用该外来文件的文件中予以说明或编制新的文件予以规范。
5.8文件的使用和评审
文件是活动的依据，应得到完全执行。
文件发布后（包括更改）应有很必要的培训，以确保人员对文件的理解。
文件管理和使用部门都可在工作中、内部审核和管理评审会议上提出对现有质量、食品安全管理体系文件进行评审，必要时则予以修改。
每次内部审核，应包括审核所有受控文件的有效性，必要时进行修改。
5.9记录的管理
记录是一种特殊的文件，除遵守本程序的适用规定外，还应依据《记录控制程序》有关规定执行（如受控分发、修改等）。
6．相关文件
记录控制程序
7．相关记录
受控文件清单
文件发放/回收登记表
文件更改申请表
文件销毁登记
文件借阅登记表
记录控制程序
1.目的
对质量、食品安全管理体系进行有效的管理，保持产品质量符合要求和质量、食品安全管理体系有效运行的证据。
2.适用范围
适用于与质量、食品安全管理体系所有相关的记录。
3.职责
3.1管理者代表:
负责组织所有质量、食品安全管理体系管理工作。
3.2各部门：
负责本部门质量、食品安全管理体系的正确应用，及日常整理、保存、保护、审核有关的质量、食品安全管理体系。
3.3HACCP小组：
负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。
4.定义
记录：
阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。
记录保存期限：
最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应该得到满足。
5.工作流程
5.1各部门负责本部门记录的编制、填写、收集、保管。
5.2记录的格式和标识：
5.2.1必要时，应使用管理体系文件规定的格式化记录，可从文件管理人员处获得空白表格。
5.2.2管理体系文件没有规定记录格式的，由各部门负责组织编制，报管理者代表批准，由文件管理人员备案后使用。
5.2.3记录格式的设计、更改，按《文件控制程序》有关文件更改的规定执行。
5.2.4记录的标识，包括记录名称、记录表格编号（按《文件控制程序》执行）、记录的时间、有关责任人的签名，以及分类识别号一般为顺序号，必要时可标明部门或范围。
5.3记录的填写
5.3.1记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生项应在栏目上用单杠划去。
不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。
5.3.2如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。
修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。
5.3.3记录应得到部门负责人或相关主管的审核。
审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段错误，填写全不全，是否易认。
5.3.4文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。
5.3.5记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。
5.4记录的管理和跟进
5.4.1 HACCP小组编制公司《食品质量安全管理体系清单》，列明所有格式化的记录，并规定记录的保存部门和保存期限，并附上原始样本。
5.4.2 在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录保持清洁、字迹清晰，各部门按规定的期限保存记录。
HACCP小组至少应每季度一次地对已过使用期限的记录归档集中保存，
5.4.3 HACCP小组应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。
5.4.4超过保存期或无参考价值的记录应清点登记，编写报告，经总经理同意后销毁。
超过保管期限仍需留用的，应另夹另柜存放并标识。
5.4.5记录是一种特殊的文件，应遵守《文件控制程序》中的要求，包括使用、借阅、批准、保存和保护、修改、销毁等。
记录无发放要求。
5.4.6记录的发放和传递按记录的填制或签字要求执行。
与记录无关的人员查阅记录应得到管理者代表批准。
5.4.7当规定记录的文件没有具体规定时，记录的最先签发部门负责跟进记录的填制，直到与其有关的活动全部完成，且记录得到妥善处理和管理。
6．相关文件
文件控制程序
7．相关记录
食品质量管理体系记录清单
管理评审控制程序
1.目的
通过最高管理者定期对组织的质量、食品安全管理体系进行有效评审，以确保质量、食品安全管理体系持续的适宜性和有效性，以实现组织既定的质量、食品安全管理体系方针、目标。
2.适用范围
适用于公司最高管理者主持的质量、食品安全管理体系的评审会议。
3.职责
3.1最高管理者主持管理评审并批准评审报告。
3.2管理者代表负责管理评审的组织、协调工作，审核评审报告，以及评审后的纠正和预防措施的跟进、验证；
3.3HACCP小组负责收集评审资料，编制管理评审计划和管理评审报告。
3.4各部门负责提供本部门有关评审所需的资料以及参加管理评审工作，落实管理评审报告中与本部门有关的工作内容，制定相应措施，予以实施。
4.定义
5.工作流程
5.1评审频次：
5.1.1管理评审每年召开一次，二次之间间隔不超过十二个月。
一般选择在内部质量审核后和外审之前。
5.1.2下列情况下，由管理者代表申请，经总经理批准适时进行管理评审：
重大的客户投诉；
发现质量、食品安全管理体系的严重不符合等；
即将进行第二或第三方审核或法律、法规规定的审核时；
组织结构、产品范围、技术和工艺、资源配置的重大变动；
社会环境、市场需求、法律法规和标准发生重大变化；
5.2评审计划和准备：
5.2.1计划内容：
评审目的、范围、时间、地点、参加人员、评审内容及评审前期准备工作和资料。
5.2.2计划由HACCP小组编制，管理者代表审核，最高管理者批准，在评审会议一星期前发给各部门。
5.2.3各部门协助HACCP小组准备好相关资料，包括提交相应的书面文件记录以支持其意见，并能与质量、食品安全管理体系目标相联系。
5.2.4参加评审的成员应包括管理者代表、HACCP小组和各部门负责人。
5.3评审输入——管理评审内容：
对质量、食品安全管理体系的内、外部审核结果。
内外部沟通活动，包括顾客反馈信息，以及相关方的意见。
质量、食品安全管理体系运行的绩效，包括质量、食品安全管理体系的方针和目标实现情况，产品实现过程和产品质量控制措施和结果。
纠正和预防措施状况。
以往管理评审会议的跟踪措施。
可能影响质量、食品安全管理体系的变更如内、外部环境的变化情况。
对质量、食品安全管理体系提出的改进建议。
食品安全的验证活动结果的分析。
紧急状况、事故和召回。
评审结果和体系更新活动
各单位、员工对持续改进的合理化建议等。
5.4评审会议
a）最高管理者参照评审计划，主持评审会议；
b）最高管理者对评审内容做出决定；
c）HACCP小组做好会议记录工作，记录各方面对评审输入的意见。
5.5评审输出——《管理评审报告》：
5.5.1《管理评审报告》的内容
a）管理评审的一般情况目的、依据、时间、地点、人员；
b）评审综述；
c）评审总结。
5.5.2管理评审总结应包括（不限于）以下有关方面的任何决定和措施：
a）质量、食品安全管理体系及其过程有效性改进的建议；
b）与客户要求有关的产品改进；
c）对相关方和客户承诺的改进
d）对资源的配置情况是否满足体系运行的需求；
5.5.3《管理评审报告》应在评审会议后一周内由HACCP小组编制，经管理者代表审核，报最高管理者批准，分发到各部门予以执行。
5.5.4《管理评审报告》的分发范围：
a）总经理、管理者代表；
b）各单位负责人及其与会人员；
c）HACCP小组成员。
5.6管理评审跟踪
5.6.1管理评审提出的改善项目由相关单位实施纠正和预防措施，按《纠正和预防措施程序》执行。
5.6.2管理者代表监督、检查纠正和预防措施的实施情况。
5.6.3应由HACCP小组保持管理评审的有关记录。
6．相关文件
纠正和预防措施程序
7．相关记录
管理评审计划
管理评审纪要
管理评审报告
合理化建议书
会议签到表
人力资源控制程序
1.目的
确保公司人力资源满足岗位能力需求，合理配置，高效利用，以提高工作效率、实现质量和食品安全业绩为目标。
2.适用范围
适用于公司所有从事影响冷冻水产品生产和食品安全质量的人员能力管理,包括招聘、考核和培训。
3.职责
3.1总经理：
批准培训计划；
a）部门主管以上员工的职责和任职条件的审批，及其任用批准；
b）授权管理者代表安排HACCP小组的有关知识的培训。
3.2HACCP小组：
a）任职与培训管理的归口单位；
b）负责组织编制《岗位描述表》；
c）负责公司培训工作的策划、组织、实施与评价。
3.3各部门：
a）本部门人员培训需求的确定和计划；
b）本部门工作的安排和员工能力考察。
4.定义
5.工作流程
5.1人员安排及能力确定
公司从人员的教育、培训、经历以及相关的工作经验和技能方面考虑，由人力主管部门负责组织各职能部门编制《岗位描述表》，经总经理批准后，作为公司人员安排、招聘、职位晋升及任免的依据。
国家法律、法规、标准或行业规范等要求持证上岗的岗位，具有相关的上岗资格证是必然的任职条件。
5.2人员的招聘和试用：
当出现职位空缺时，由用人部门向人力主管部门提出需求申请，人力主管部门根据该职位工作胜任所需的能力要求招聘适用的人员。
经用人部门试用以证明其胜任。
国家规定需要上岗证的特殊岗位，公司应要求员工提供相关的资格证明，并填写《特殊岗位员工资格确认表》。
对于与食品（包括原料、辅料、与食品接触材料和终产品）直接接触人员必须有健康证明。
5.3培训与能力提升
公司通过培训，确保员工的能力得到不断的提升，以适应管理体系持续改进的需要。
5.3.1新职员培训安排
a）人力主管部门应安排新职员在上岗接受入职培训，包括公司基础知识培训和岗位技能培训。
b）基础知识培训：
员工手册、公司简介、方针、目标、相关标准知识、及相关的基础规章制度，由人力主管部门负责组织。
c）岗位技能培训：
所在部门的业务运作流程及相关的程序/作业文件/安全规范/操作技能，由用人部门负责执行。
5.3.2在职培训的安排
a）转岗培训:
与5.3.1C）岗位技能培训同，转岗前由人力主管部门安排，新岗位用人部门负责进行培训；
b）用人部门需要紧急培训，包括新的食品生产项目、新增仪器设备、文件变化、职员工作任务变更等引起的即时培训需要，本部门不能自行完成时，应向人力主管部门提出申请，经最高管理者批准后执行；
c）计划培训：
人力主管部门定期根据以往的培训效果、岗位能力需求、部门或员工个人提交的培训申请表、公司的业务发展、管理体系、冷冻水产品生产和食品安全的符合性、客户满意调查结果等方面内容进行全面分析制定《培训计划表》，经总经理批准后实施。
在培训开始前适当的时间，人力主管部门应另外发出培训通知。
《培训计划》内容包括：
培训内容、培训方式、培训对象、培训时间和评价/考核方式。
一般地，只需制订年度培训计划。
5.3.3培训考核和记录
a）所有培训，都必须进行考核评价，由培训组织者负责，可采取课堂考核、考试或上级主管确认等方式（送外培训获得培训机构证书可免考核）。
b）对于评价考核不合格的人员，可给予一次再培训的机会，若再培训考核仍不合格，公司将根据实际情况考虑转岗或解雇。
c）所有培训均应填写《培训有效性评价》，记录签到和考核结果。
d）所有接受培训的员工，均应在员工档案中记录其培训的情况，填写《个人培训档案》。
5.3.4培训的改进
人力主管部门应组织相关部门/人员讨论培训工作开展情况，包括课程内容、受训人员的学习效果、授课人的讲课效果、培训环境、培训对管理提升的作用等，填制《培训有效性评价》作为今后培训工作改进的依据。
6．相关文件
7．相关记录
培训计划
培训有效性评价
培训记录表
岗位描述表
基础设施控制程序
1.目的
保证公司的基础设施充分，并得到管理与维护，状态良好，以确保食品生产实施过程顺利，食品符合要求。
2.适用范围
适用于与质量、食品安全管理体系有关的影响到产品质量的场所、设施、设备的提供和管理。
3.职责
3.1最高管理者负责基础设施的提供。
3.2生产部负责生产基础设施的管理和维护。
3.3质检部负责化验室设备的管理。
3.4各部门负责正确使用并保护其使用的基础设施
4.工作流程
4.1基础设施的提供：
最高管理者根据冷冻水产品生产的需要，确定并提供了足够的基础设施，包括：
a）必要的生产设备和检测仪器；
b）足够生产和储存的场所；
c）必要的支持性服务，如运输、通讯等。
4.2基础设施的采购：
有需求，欲申购设备时，按《采购控制程序》要求进行，最后需经总经理批准。
4.3基础设施的管理：
4.3.1基础设施管理部门应对设备进行编号并进行记录。
编号规则：
XXX-类别-顺序号。
类别指生产或办公，对于客户提供的，应在顺序号后加注明，如XXX-生产-001（客）。
4.3.2生产部及化验室将生产设备资料记录入《设备清单》；
4.3.3生产部及化验室为设备建立《设施设备检修记录表》。
4.3.4基础设施的使用人应严格按其使用规范使用并进行良好的防护。
必要时，使用部门主管制订相应的《设施设备操作和保养指导书》以指导设备的正确使用和维护。
4.5设备的维护：
4.5.1日常保养：
操作人员依据《设施设备操作和保养指导书》或相关基础设施说明书要求，在使用中对设备进行日常的基本保养，并与使用情况一起填写于工作记录中。
4.5.2年度检修：
生产部针对各设备的使用环境，使用频率与日常保养状况于每年末编制《设施设备年度检修计划》，呈总经理核准执行。
年度保养进行前，责任人应制订更详细的计划，报最高管理者批准，由公司给予必要的支持。
每次检修执行完毕均应试机确认，填写《设施设备检修记录》记录更换的机件材料名称和检修结果。
4.6设备异常处理：
4.6.1操作人员在日常操作中，发现设施设备产生异常时应立即报告现场主管，由基础设施管理部门许可的有资格的人员进行故障检修，并填写《设施设备检修记录》。
4.6.2如需外部力量才能排除故障，由基础设施管理部门主管填写《设施设备维修申请单》交最高管理者批准后，联络原厂家或相关技术之厂家，予以检查修护。
4.6.3每次检修执行完毕均应试机确认，并填写《设施设备检修记录》记录更换的机件材料名称和检修结果，并更新《设施设备基本资料卡》。
4.6.4对不能使用的设备，应在《设施设备基本资料卡》进行状况标示。
4.7测量仪器的管理和使用控制：
见《监视和测量装置控制程序》。
4.8设备和仪器的报废：
当无法修复或修复成本高于购置价格时，由使用部门填写《设备仪器报废申请单》，由管理者代表确认，总经理批准后实施报废。
5．相关文件
采购控制程序
监视和测量装置控制程序
6．相关记录
设备年度检修计划
设备清单
设备检修记录表
设备维修申请单
设备仪器报废申请单
升级会员 