城市轨道交通档案管理制度汇编.docx
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城市轨道交通档案管理制度汇编
合肥城市轨道交通
档案管理制度体系
二〇一二年八月
二、合肥城市轨道交通建设工程档案管理暂行方法
三、合肥城市轨道交通竣工文件编制移交实施细那么
合肥城市轨道交通
档案管理暂行方法
第一章总那么
第一条为加强公司档案的收集、整理、归档工作，促进档案管理工作更好地为公司各项工作效劳，根据?
中华人民共和国档案法?
、?
企业档案工作标准?
等相关法律、法规和行业标准，结合公司实际，制定本方法。
第二条本方法所称档案，是指公司在投资、建设、运营、开发以及日常管理活动中形成的对国家、社会、企业具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的各类记录材料。
第二章管理机构及职责
第三条公司档案工作坚持“统一领导、分级管理、统筹协调、分工负责〞的原那么，公司成立以主要领导为组长、分管领导为副组长、各部门负责人、专兼职档案管理人员为成员的档案管理工作机构，建立健全档案管理网络。
第四条公司综合部是公司综合档案工作的归口管理部门，负责在公司的统一部署下，统筹规划公司档案工作，制定公司文件归档和档案管理等有关规章制度，加强档案工作标准化、标准化建设；负责公司综合档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；负责公司档案管理信息系统的建设和维护；催促指导公司各部门、工程及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。
第五条公司各部门应根据档案管理工作要求，落实专兼职档案管理员，负责本部门工作范围内档案材料的收集、整理和保管，按规定时间和质量要求及时向档案管理部门移交归档，并对归档文件的完整性和系统性负责。
第六条各部门负责对口业务单位需移交公司统一管理的文件资料、业务档案在收集、整理过程中的指导、联系、检查工作。
第七条文件材料形成者应对归档文件的齐全、准确和
形成质量负责。
任何部门和人员不得拒绝归档。
第八条公司各部门专兼职档案人员应遵纪守法、忠于职守、具备专业知识，维护档案平安，保守公司秘密。
定期接受档案业务培训。
第三章归档范围及分工
第九条 公司文件资料的归档范围共分为党群工作、行政管理、经营管理、会计业务、职工管理、建设工程、运营筹备七大类。
〔一〕党群工作类。
包括公司党建、党员管理、纪检监察工作、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设等资料；工会工作、共青团工作等资料。
〔二〕行政管理类。
包括公司行政事务、平安管理、审计稽查、法律事务、人力资源以及外事工作等相关资料。
〔三〕经营管理类。
包括公司经营决策、综合方案、统计报表、财务管理、资产管理、物资管理、合同协议等资料；对外投资、产权变更、信用管理等资料；质量平安管理、科技工作、档案及信息管理等资料。
〔四〕会计业务类。
公司在经营管理中形成的各类会计报表、帐薄、凭证、报告及财务管理方面的文件材料。
〔五〕职工管理类。
包括：
公司员工履历、劳动合同；工资、福利；员工的聘用、任免、奖惩、培训等工作形成的文件材料。
〔六〕工程建设类。
包括工程筹划、研究、决策等过程资料；工程可行性研究、选址、环评、用地等；工程开工以前在立项、审批、招投标以及工程准备过程中形成的文件。
工程勘察、设计、施工、监理、竣工验收等工程实施过程中形成的文件资料；以及各类设备系统的采购、安装、调试、运行、保养维修记录等资料。
〔七〕运营管理类。
包括在运营筹备、开通试运营过程中所形成的运营相关资料。
第十条公司各部门的收集、整理、立卷责任。
〔一〕综合部〔纪检监察室〕负责行政事务和党群工作类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
其中公司统一编文号的管理类文件由综合部收发文人员负责收集、整理，其他各部门在工作中产生的未统一编号的文件材料，由相关部门收集整理，并移交综合部归档。
〔二〕人力资源部负责人力资源及职工管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
〔三〕财务部负责投融资、资产管理类和会计业务类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
〔四〕方案合约处负责方案、统计、合同、招投标类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
〔五〕审计法务处负责内外部审计、法律事务类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
〔六〕平安质量处负责平安生产、质量管理、职业劳动平安管理、风险管理等文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
〔七〕总工办负责科研工程、技术管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
〔八〕规划开展部、建设事业部、工程一处以及总工办按照职责分工，负责工程建设类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
〔九〕运营筹备部负责运营管理类文件资料的收集、整理、立卷和移交归档。
第十一条声像、荣誉及电子档案，由各产生部门负责收集、整理、立卷和移交归档。
第三章归档时间及要求
第十二条归档时间
〔一〕日常工作形成的公文、函件等文件资料办理完毕后及时交综合部存档；其他文书类档案于次年第一季度前整理归档，档案归档后由综合部统一管理。
〔二〕综合管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
各部门应在办理完毕后的次年第一季度前将整理完毕的文件移交公司综合部。
〔四〕会计档案由财务部负责收集整理，并按会计档案归档要求整理立卷保存，在财务部保管一年后，移交公司综合部档案室归档。
〔三〕工程建设类档案按国家建设工程档案管理相关规定立卷保存；在竣工验收后三个月以内整理归档并分别向城建档案管理部门和公司移交。
〔四〕运营有关行车组织、平安技术管理、检修维保、财务管理、物资采购等业务范围内产生的文件材料，除永久保存的需向公司综合部移交备份外，其他文件材料原那么上由运营机构自行立卷保管。
每年一季度前向公司综合部移交上一年度案卷目录及档案管理台帐。
〔五〕电子文件归档时间与纸质文件一致，在移交纸质文件材料时一并归档。
工程类的声像档案和纸质竣工文件一起移交，管理性的声像档案在工作结束后及时收集整理，与文书档案一并于次年一季度前移交归档。
〔六〕证书、奖牌、奖状、奖章、奖杯、锦旗等荣誉材料及其他实物形式的文件材料应在工作结束后一周内归档。
〔七〕以下文件材料应随时归档：
产权变动过程中形成的文件材料；
变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；
职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；
临时活动中形成的文件材料。
第十三条归档要求
〔一〕归档的文件材料须是反映公司在投资、建设、运营、开发及各项管理活动中形成的原始记录材料。
〔二〕整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，收集齐全、核对准确、保持其有机联系，排号页次、组成系统、完整的保管单位，并符合有关标准、标准要求。
〔三〕归档的文件材料应为原件。
副本或复制件由业务部门自行保管。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
文件材料归档后不得更改。
〔四〕非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文〔或少数民族文字〕材料假设有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
〔五〕具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
重要纸质文件材料应与其电子文件同步收集、整理、归档。
〔六〕归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
〔七〕归档的文件材料一般一式一份。
重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。
第十四条移交要求。
〔一〕公司各部门专兼职档案人员应检查归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕。
确保归档文件材料整理符合归档案卷质量要求后编制移交清单，由相关负责人签字核准后向综合部移交。
〔二〕重要工程的文件材料移交时应编写归档说明。
综合部接收时应全面检查归档文件材料的质量。
交接双方应认真核对移交清单，并履行签字手续，移交清单各留一份以备查考。
第四章档案管理
第十五条各部门和全体员工应树立档案管理意识，注意收集公司或部门在工作活动中形成的具有保存价值的各类文件材料。
第十六条各部门档案管理人员对库存档案要加强保管，搞好档案“八防〞工作，采取必要的防护措施，妥善保存不同介质的档案，确保档案平安。
第十七条查阅或调阅档案，应严格按照规定履行登记和审批手续。
第十八条公司成立档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。
对确定销毁的档案，要编制清单，经审查批准后予以销毁。
第五章附那么
第十九条本方法由公司综合部负责解释。
第二十条本方法自公布之日起实施，之前下发的?
档案管理规定?
不再执行。
附件：
合肥城市轨道交通
文件归档范围和保管期限表
一、党群工作类
序号
根本范围
保管期限
1
党务工作
党员代表大会、党委〔党支部〕会议及其他有关会议
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
发言、简报、小组会议记录
10年
党务综合性工作
工作方案、总结、重要专题活开工作报告，党务工作大事记
永久
情况反映、工作简报及一般材料
10年
上级机关关于党务工作的文件
针对企业重大问题的指示、批示文件
永久
对企业一般性、普发性的文件
10年
对下属单位关于党务工作请示的批复
30年
各项规章制度、管理方法与条例等
30年
2
组织工作
党员干部考察、考核、任免、政审决定等
永久
入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员名册
永久
党委〔总支、支部〕组织工作的规章制度
30年
党群机构设置、调整、人员编制等方面的决定及通知
30年
党费收支与党组织关系介绍信及存根
30年
党员学习教育等活动形成的文件
重要的
永久
一般的
10年
党员统计年报、方案总结、组织开展方案
30年
3
宣传工作
反映本企业活动的报刊、播送稿
30年
企业文化建设方面的文件〔包括参与社会公益事业、慈善事业、精神文明建设方面的材料〕
10年
4
纪检监察工作
纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、方案、总结、请示报告及上级批复
永久
违纪案件调查处理材料
重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料
永久
一般案件的调查处理材料
30年
纪检与监察工作统计年报
30年
5
工会工作
工会工作规划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录
30年
职工代表大会及有关会议文件
会议通知、报告、换届选举结果、决议、通报、纪要等
永久
发言、简报、小组会议记录等
10年
工会会员名册
永久
民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利、职工维权方面的文件
30年
女工工作、文体活动等方面的文件、方案生育
重要的
30年
一般的
10年
工会会费与财务管理材料
30年
工作统计报表
重要的
30年
一般的
10年
二、行政管理类
序号
根本范围
保管期限
1
行政事务
上级机关颁发的本企业应执行的有关文件
30年
上级领导视察本企业的题词,指示,讲话材料
重要的
永久
一般的
10年
行政工作方案,总结等
永久
行政办公会会议记录,纪要,决定等
永久
企业制发的行政决定,通报和签订的行政协议,合同
永久
工商行政管理方面的材料
30年
企业的设立,关,停,并,转及更名,启用与废止印模等方面的文件
永久
企业文秘,机要,保密,信访,综合治理等方面的文件
重要的
30年
一般的
10年
大事件,机构沿革等
永久
2
平安管理工作
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
10年
企业平安保卫工作的方案,总结,报告,报表等
30年
对本企业及职工在平安保卫工作方面的奖惩材料及统计报表
30年
平安机构设置,干部任免文件
30年
自然灾害防范,应急管理方面的文件
重要的
30年
一般的
10年
重大事故调查和处理文件
永久
3
法律事务
法律事务管理与协调工作
法院判决书,调解书等诉讼和仲裁等文件
永久
一般法律事务工作文件
30年
案件,纠纷及公证事务中结论性材料
永久
案件,纠纷及公证事务中调查过程形成的文件
30年
4
审计稽查工作
上几机关颁发的本企业应贯彻执行的有关审计工作文件
30年
审计意见,审计报告及批复等
永久
审计工作会议记录,纪要,方案,报告,总结,调查材料,方法,一般的请示与批复等
30年
专项审计通知,报告,批复,评价书（结论）,调查与证明等材料
重要的
永久
一般的
30年
下级单位报送的审计工作文件
10年
5
人力资源管理
上级机关颁发的本企业应执行的有关文件
30年
企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等
永久
内部机构设置、名称更改、组织简那么、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件
永久
干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面的文件
永久
人事调动介绍信及存根、工资转移证等
30年
老干部、职工离退休、停薪留职、抚恤人员与复转退军人安置等有关材料
永久
职工名册、劳动人事工作方案、总结、报表及调资方案等
永久
劳动保护、职业平安卫生、方案生育、保险的方针、政策、规定、统计报表等
永久
职工奖励、处分工作形成的文件，劳动合同管理、劳开工资和社会保险文件、医疗、工伤保险、住房公积金
永久
劳资纠纷、仲裁方面的文件
永久
6
教育培训工作
上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件
10年
企业教育工作培训工作的方案、总结
30年
企业制定教育培训工作规章制度、请示与批复、决定等
30年
企业教育培训工作统计报表等
30年
企业干部职工进修培训名单、合同等
30年
7
外事工作
发表的公告、签订的协议、协定、备忘录、重要的会议记录、纪要等
永久
出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件、考察报告
30年
三、经营管理类
序号
根本范围
保管期限
1
经营决策
企业开展规划、经营战略决策等文件
永久
1.2
公司高层治理结构方面的文件
永久
1.3
公司信息公开文件
30年
1.4
经营目标任务等
30年
1.5
董事、监事会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等
永久
2
经营方案
2.1
企业经营方案、总结、报告及方案调整等材料
30年
2.2
方案经济指标完成情况分析
30年
3
统计工作
3.1
企业综合性统计报表及分析材料
30年
4
财务管理
4.1
财务管理制度、规定、方法、通知
30年
4.2
财务管理方案、总结
10年
4.3
固定资产的新增、报废、调拨材料
30年
4.4
财务和本钱核算
永久
4.5
税务方面的材料
永久
5
资产管理
5.1
房产、土地方面的文件
5
房地产的权属证明材料、转让及过户材料
永久
5
房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件
30年
5.2
对外融资工程
5
融资规划、决策等方面材料
永久
5
财务报告、红利分配材料
永久
5
股权证、转让协议等股权管理方面的材料
永久
5.3
国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件
永久
5.4
企业的产权变动
5
产权变动的请示、批复方面材料
永久
5
清产核资、资产评估工作的文件
永久
5
产权变动的协议、合同等
永久
5
资产处置方案、归属方面的材料
永久
5
因产权变动所致职工身份变化的材料
永久
6
物资管理
6.1
办公设备及用品、机动车等的采购方案、审批手续、招投标、购置、机动车调拨、保险、事故等一般性文件
30年
重要物资的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结
永久
仓库管理规章制度、台帐、统计报表
30年
7
合同管理
商务合同正本及其补充件
重要的
永久
一般的
30年
客户资信调查材料
重要的
30年
一般的
10年
8
信用管理
8.1
企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等
永久
8.2
企业形象宣传、展览会文件
30年
8.3
企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励
永久
8.4
企业客户资信调查材料
30年
9
知识产权管理
9.1
企业标识、商标标识方面的材料
永久
9.2
专利、商标和其他知识产权方面的申报、证明及管理方面材料
永久
10
质量管理
10.1
质量管理方案,措施,总结
10年
10.2
质量管理制度,方法,规定,条例
30年
10.3
材料质量检测,化验,试验材料
30年
10.4
质量异议处理,事故分析及处理材料,质量认证,检查,评比材料
30年
10.5
全面质量管理工作形成的文件,质量体系运行及管理文件,产品创优的获奖证书
30年
11
平安管理
11.1
平安技术管理规定,通报,总结,会议纪要等
30年
11.2
事故报告,调查分析及处理材料
30年
11.3
平安教育活动的材料
10年
11.4
平安生产,消防方面的材料
10年
11.5
统计报表
30年
12
科技管理
12.1
技术革新和合理化建议文件
10年
12.2
新产品开发,科技成果管理,技术引进
30年
12.3
学术论文,考察报告,专题总结
30年
13
档案和信息工作
13.1
档案工作的规划,规定等
30年
13.2
档案移交清单,销毁清册，档案统计报表
永久
13.3
信息工作方案,总结
10年
13.4
信息管理工作的通知,规定等
30年
信息化建设方面的文件资料
四、会计业务类
序号
根本范围
保管期限
1
会计凭证类：
原始凭证、记帐凭证、汇总凭证
15年
2
会计帐簿类
2.1
总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿
15年
2.2
现金日记帐、银行存款日记帐
25年
4
财务报告类
月、季度财务报告
3年
年度财务报告〔决算〕
永久
4
其他类
会计移交清册
15年
会计档案保管清册、会计档案销毁清册
永久
银行余额调节表、银行对账单
5年
五、职工管理类
序号
根本范围
保管期限
1
在岗职工档案
履历材料
永久
自传材料
永久
鉴定、考核、录用材料
永久
评定岗位技术职称和学历材料
永久
政审材料、出国审批材料
永久
参加党派材料
永久
奖励材料
永久
处分材料
永久
任免呈报表和工资、待遇审批材料
永久
离任审计等其他可供组织参考有保存价值的材料
永久
2
退休、离职职工档案
永久
六、工程建设类
序号
根本范围
保管期限
1
综合
建设工程管理制度、标准、方案、方法、规定等
30年
建设工程开展规划、方案、报告、会议记录、纪要
永久
工程平面图、地下管线图
永久
统计报表
30年
2
工程准备阶段
立项文件：
工程建议书、工程建议书审批意见及前期工作通知书、可能向研究报告及附件、可行性研究报告审批意见、与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及工程评估研究材料
永久
建设用地、征地、拆迁文件：
选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图，拆迁安置意见、协议、方案等，建议用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同
永久
勘察、测绘、设计及审批文件
工程地质勘察报告，水文地质勘察报告、自然条件、地震调查，申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
永久
初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见
30年
有关行政主管部门〔人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等〕批准文件或取得的有关协议，政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
永久
施工图及其说明、设计计算书
30年
招投标文件与合同书
勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件
30年
勘察设计、施工及工程监理招投标第一末中标文件
10年
勘察设计、施工承包及监理委托合同
30年
开工审批文件
建设工程列入年度方案的申报文件、批复文件或年度方案工程表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设工程规划许可证及其附件，建设工程开工审查表，建设工程施工许可证
永久
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明，工程质量监督
30年
建设工程管理机构〔工程经理部〕、监理机构〔工程监理部〕、施工管理机构〔施工工程经理部〕及负责人名单
30年
3
工程建设阶段
工程管理文件
规程、标准、标准、规划、方案、规定
30年
投资、进度、质量、平安、合同控制文件
30年
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正书
永久
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
永久
环境保护、劳动平安、卫生、消防、人防
永久
水、暖、电、气、通信、排水等供给协议以及原料、材料、燃料供给协议
30年
建筑、设备、管线、电气、仪表安装施工
开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
30年
建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录
永久
设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单及备忘录
永久
3.
施工定位测量、符合记录、地质勘探
永久
施工技术准备、施工现场准备、设计变更、洽商记录，原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告，施工试验记录、施工记录
30年
焊接试验记录、施工检验、探伤记录
永久
隐蔽工程检查〔验收〕记录、工程质量检查评定记录、功能性试验记录
30年
质量事故及处理记录、竣工测量资料
永久
交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告
永久
竣工图
永久
监理文件
.1
监理规划、监理实施细那么、监理部总控制方案、监理会议纪要
30年
进度控制：
工程开工/复工审批表、暂停令
30年
质量控制、质量事故报告及处理意见
30年
造价控制：
设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工决算审核意见书
30年
分包资质：
分包单位、供货单位及试验等单位资质材料
30年
监理通知：
有关进度、质量及造价控制的监理通知
30年
升级会员 