会计档案分类整理编目方法讲义.docx
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会计档案分类整理编目方法讲义
会计档案分类整理编目方法讲义目录
第一章会计档案管理法规
第一节会计档案管理办法（财政部、国家档案局1998年8月21日印发）┈3
附表一：
企业和其他组织会计档案保管期限表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈8
附表二：
财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表┈┈┈9
第二节会计档案归档制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10
一、归档范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10
二、归档时间┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10
三、归档份数┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10
四、归档手续┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10
五、归档要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈10
第二章会计档案的收集与整理
第一节会计档案的收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11
一、会计档案的收集范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11
二、会计档案，要特别注意收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈11
第二节会计档案的整理工作┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12
一、会计档案的分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12
二、会计档案的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12
（一）财务报告的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13
（二）会计账簿的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14
（三）会计凭证的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16
（四）其他会计核算专业材料整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈18
（五）加盖档号章┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19
第三节会计档案的编号与排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19
一、会计档案的编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈19
二、会计档案的分类排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈21
1、会计文件形式分类排列法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈21
2、年度－类别－保管期限分类排列法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23
3、年度－组织机构－类别－保管期限分类排列法┈┈┈┈┈┈┈┈┈24
4、年度－会计类型－类别－保管期限分类排列法┈┈┈┈┈┈┈┈┈25
第四节会计档案案卷目录的编制┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
1、综合编制法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
2、分类编制法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
3、分保管期限编制法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈26
第五节会计档案的归档与交接┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29
一、会计档案的归档时间与形式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈29
二、会计档案的交接┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈30
第三章广东省档案局有关会计档案的业务口径
第一节关于统一若干档案业务口径的意见
（粤档发〔1999〕30号，广东省档案局1999年5月31日印发）┈┈┈35
第二节二○○年统一若干档案业务口径的意见
（粤档发〔2000〕36号，广东省档案局2000年6月22日印发）┈┈┈┈36
第四章会计档案立卷方法操作流程图及档案目录与盒脊填盖样式
第一节会计档案立卷方法操作流程图┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈37
第二节会计档案目录盒脊背填盖样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈37
一、《会计档案目录》填写样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈37
●会计档案案卷目录的填写方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈42
二、档案盒脊背填盖样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈42
1、（会计报表、会计帐簿、会计其他）档案盒脊背填盖样式┈┈┈42
2、（会计凭证）档案盒脊背填盖样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44
三、《档案目录》封面标签、背脊标签式样（会计立卷适用）┈┈┈┈45
四、《会计档案盒》式样（会计立卷适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈47
第一章会计档案管理法规
第一节会计档案管理办法
会计档案管理办法
（财政部、国家档案局1998年8月21日印发）
第一条为了加强会计档案管理，统一档案管理制度，更好地为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。
第二条国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织（以下简称各单位），应当依照本办法管理会计档案。
第三条各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
第四条各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
具体包括：
（一）会计凭证类：
原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：
总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
（三）财务报告类：
月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：
银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第六条各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。
出纳人员不得兼管会计档案。
移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第七条各单位保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
第八条会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第九条本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
第十条保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：
（一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。
财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第十一条保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。
第十二条采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。
具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
第十三条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
法律、行政法规另有规定的，从其规定。
第十四条单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分产后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务有关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
第十五条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。
第十六条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。
第十七条单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。
交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第十八条我国境内所有单位的会计档案不得携带出境。
驻外机构和境内单位在境外设立的企业（简称境外单位）的会计档案，应当按照本办法和国家有关规定进行管理。
第十九条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十条各省、自治区、直辖市人民政府财政部门、档案管理部门，国务院各业务主管部门，中国人民解放军总后勤部，可以根据本办法的规定，结合本地区、本部门的具体情况，制定实施办法，报财政部和国家档案局备案。
第二十一条本办法由财政部负责解释，自1999年1月1日起执行。
1984年6月1日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》自本办法执行之日起废止。
附表一：
企业和其他组织会计档案保管期限表
附表二：
财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
会计档案保管期限表
附表一:
企业和其他组织会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记账凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计账簿类
4
总账
15年
包括日记总账
5
明细账
15年
6
日记账
15年
现金和银行存款日记账保管25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
8
辅助账簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
永久
13
会计档案销毁清册
永久
14
银行余额调节表
5年
15
银行对账单
5年
附表二:
财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表
序
号
档案名称
保管期限
备注
财政
总预算
行政单位
事业单位
税收
会计
一
会计凭证类
1
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证
10年
10年
2
各收入机关编送的报表
10年
3
行政单位和事业单位的各种会计凭证
15年
包括:
原始凭证、记账凭证和传票汇总表。
4
各种完税凭证和缴、退库凭证
15年
缴款书存根联在销号后保管2年
5
财政总预算拨款凭证及其他会计凭证
15年
包括：
拨款凭证和其他会计凭证。
6
农牧业税结算凭证
15年
二
会计账簿类
7
日记账
15年
15年
8
总账
15年
15年
15年
9
税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账
25年
10
明细分类、分户账或登记簿
15年
15年
15年
11
现金出纳账、银行存款账
25年
25年
12
行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）
行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年
三
财务报告类
13
财政总预算
永久
14
行政单位和事业单位决算
10年
永久
15
税收年报（决算）
10年
永久
16
国家金库年报（决算）
10年
17
基本建设拨、贷款年报（决算）
10年
18
财政总预算会计旬报
3年
所属单位报送的保管2年
19
财政总预算会计月、季度报表
5年
所属单位报送的保管2年
20
行政单位和事业单位会计月、季度报表
5年
所属单位报送的保管2年
21
税收会计报表（包括票证报表
10年
电报保管1年，所属税务机关报送的保管3年
四
其他类
22
会计移交清册
15年
15年
15年
23
会计档案保管清册
永久
永久
永久
24
会计档案销毁清册
永久
永久
永久
注：
税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。
第二节会计档案归档制度
一、归档范围：
凡是本单位的会计报表、会计帐簿、会计凭证、干部工资表、个人所得税汇总表、保险单等均属归档范围。
★注：
实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。
二、归档时间：
在翌年３月底前完成上年会计档案的立卷归档任务。
三、归档份数：
原则上归档一份，重要的报表可归档两份，一份作重份提供日常查找利用。
四、归档手续：
由会计工作人员在翌年３月底前按照归档要求完成立卷归档工作。
五、归档要求：
1、案卷装钉除帐簿外，其余都要装钉。
2、归档由会计工作人员按照归档时间完成立卷归档后，放在会计档案室保存１－２年方便查找利用，以后向单位综合档案室移交。
第二章会计档案的收集与整理
第一节会计档案的收集
会计档案的收集工作就是把分散在机关办公室、财务处（科）、行政处（科）、以及有关财会人员手中的会计核算专业材料，集中到档案室或会计档案室，保证会计档案的齐全完整。
一、会计档案的收集范围
会计档案收集的范围主要有：
会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计核算专业材料。
1、会计凭证：
包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2、会计账簿：
包括总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
3、财务报告：
包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、其他：
银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业材料。
至于财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、计划、工作总结、报告以及来往文书，按照《会计档案管理办法》第十九条规定（第十九条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
），应当执行文书档案管理规定。
二、会计档案，要特别注意收集
1、会计报表（年报、季报、月报、日报）；
2、会计帐簿（总帐、明细帐、日记帐、现金出纳帐、银行存款帐、分类明细帐、住房公积金明细账）；
3、其它方面（清产核资材料、工资汇总表、审计、保险、税务等材料）。
★注：
实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。
第二节会计档案的整理工作
一、会计档案的分类
会计档案的分类，就是根据会计档案的内容、性质和特点以及相互关系，制订出科学适用的分类方案，并根据分类方案将归档的会计档案，归入相应类别的一项工作。
会计档案可分为如下四大类：
1、财务报告类：
包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
2、会计账簿类：
包括总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
3、会计凭证类：
包括原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
4、其他类：
主要包括银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业材料。
以及其它方面（清产核资材料、工资汇总表、审计、保险、税务等材料）。
二、会计档案的整理
由于会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，然后向机关档案部门移交。
把会计文件的立卷归档作为会计人员的职责之一，是有效地保证全部会计档案能够系统完整地按时归档的重要前提。
（一）财务报告的整理
财务报告是以会计账簿资料为主要依据，按规定的表格形式和指标体系，总括反映机关、团体、企事业单位在一定时期内经济活动过程和结果的一种报告文件。
财务报告按保管期限整理立卷，一般应将本单位的报表与下级单位的报表分开立卷。
本单位的年度财务报告应单独整理组成一卷，财务分析排列在前，会计报表排列在后。
月、季财务报告可整理成一卷或分别立卷。
财务报告比较多时，可按报表的名称或所反映的地区、行业立卷。
由于财务报告的格式、要求、用途比较专一、严格，所以，这类案卷的封面、标题也比较规范。
财务报告案卷的一般构成是：
1、财务报告封面。
印有编号、密级、年度、季度、或月份会计报表，编制单位、单位负责人（盖章）、填表人（盖章）、审核人（盖章）和上报日期等。
2、财务报告编制说明。
3、各种财务报告按会计报表的编号顺序排列。
4、财务报告的必要文字说明材料。
5、财务报告的封底。
另外将财务报告封皮上的内容填写完整，报表左侧的脊背上，要标明财务报告的年度、总页数、档案号码、保管期限等。
也有的单位，由于月份报表页数较少，在年终决算结束后，将1－12月份的财务报告，按月份顺序排列整齐，加封面装订。
但要注意在保管期限上要标明“永久”保管。
（二）会计账簿的整理
会计账簿是经济活动的一种科学记载。
它是以会计凭证为依据，全面地、系统地、连续地记录和监督经济业务的各种账簿的总称。
会计账簿可在年终结账决算以后按账簿的种类进行整理立卷。
整理时要做到以下几点：
1、为了保证会计账簿记录的合法性和账簿资料的完整性，在整理会计账簿时，应检查账簿的扉页，有无填写“账簿启用表”，“经管人员一览表”及“账户目录”。
对漏填的应逐项补填，详细载明，以便明确记账责任，便于查阅。
“账簿启用表”、“经管人员一览表”及“账户目录”格式如图1和图2。
图1：
账簿启用表
单位名称
负责人
职务
姓名
账簿名称
账簿第册
单位领导
账簿号码
第号
启用日期
会计主管
账簿页数
本账簿共计页
主办会计
经管本账簿人员一览表
记账人员
接管日期
移交日期
监交人员
备注
职务
姓名
盖章
年
月
日
年
月
日
职务
姓名
图2：
账户目录
账户名称
页号
账户名称
页号
账户名称
页号
账户名称
页号
2、对固定账簿：
如总账、现金日记账、银行日记账等，在会计年度结束后，要及时加工整理。
为了保持会计账簿的原来面貌，不拆去空白页，但需要在记录账页的最末一行的上下分别划一条红线，以示结束使用，并在会计档案案卷备考表中，详细记明使用账页的页数和空白账页的页数。
3、对活页账簿：
如材料明细账、内部往来账、固定资产分户账等，在会计年度结束后，应将账簿内的空白页抽出，分别在会计科目账页的右上方编上总页数和分页数；装订时要加封面、封底。
加盖档号章，填上全宗号、目录号、案卷号。
整理装订账簿一般是一个会计科目装订一卷。
如果一个会计科目的总页数比较少，也可以把几个会计科目合并装订成一卷，总页数在150页左右，最多不要超过200页。
（三）会计凭证的整理
会计凭证既是记录经济业务、明确经济责任的凭据，又是登记账簿的依据。
为了保证凭证的齐全、完整，防止凭证的散失，主管制证的会计人员在月份结账后，对各类凭证进行认真检查并分类按顺序号排列，必须及时整理立卷，整理装订会计凭证时，要做到以下几点：
1、折叠要规范，附件要齐全、整齐。
原始凭证和附件要折叠成略小于记账凭证的长宽度。
特别是左上角的两条边，线要直，无毛边，呈直角。
2、拆除金属物，虚线票据要裁开，破损要修补。
凭证上的大头针、钉书钉、回形针要拆除掉，防止时间长了生锈隆起，腐蚀纸张，影响凭证的美观、查阅和保管。
破损的票据附件要修补贴好，有重要内容的残缺处，要严格查清内容，及时补齐，或在空白处说明情况，指明责任者，以防时间长了难以查对。
3、凭证号码要复查，装订要结实。
装订前要将凭证编号号码检查一遍，防止在记账、汇总、审核等传递环节中颠倒号码或借阅凭证缺号等。
并要检查记账凭证中该附的原始凭证或文件是否齐全。
装订一册凭证厚薄要均匀，太厚了不便装订、翻阅和保管，过薄了装订的册数太多，不便管理和统计。
装订的厚度，一般为2.5公分，最厚不得超过3.5公分。
4、封面内容要标明。
凭证封面上的内容：
凭证名称、凭证编号、起讫号码、附件张数、起止时间、立卷人、会计主管等项目，要填写齐全，盖全印章，以示责任。
凭证案卷如下图：
封面（图3）和脊背（图4）。
图3：
凭证案卷封面
会计档案记账凭证
单位名称：
核销时间：
时间
年度月份日至日
卷数
本月共册本卷是第卷
记账凭证张数
本月自字第号至字第号共张
会计主管：
经办人：
全宗号：
目录号：
案卷号：
图4：
凭证案卷脊背
会计凭证
年度
全宗号
目录号
案卷号
会计凭证一般按记账顺序装订。
一个月内会计凭证装订数册时，每册都要加编册号，注明本月共×册号，本册是第×册，以便查找。
（四）其他会计核算专业材料整理
银行存款余额调
升级会员 