各店在大型促销活动中的工作安排及要求.docx
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各店在大型促销活动中的工作安排及要求
各店在大型促销活动中的工作安排及要求
为加强公司在大型促销活动中的执行监控力度，圆满完成公司下达的销售任务指标，促进各店各个部门的协调配合，使促销活动中的各项工作有规则、有秩序、有效率地开展，特制订本细则。
一、组织学习
由店负责人召集店例会成员、职能部门、区域经理级管理人员学习公司下发的促销方案、促销细则及相关文件。
学习内容：
本次促销活动的意义、背景、目的、主题思想。
根据公司总体要求制订分解销售目标。
对促销活动中的细则提出可行性论证。
预先存在的问题，并予以分析，寻找解决方法。
对无法确认的相关问题提出建设性意见，以书面形式上报公司，于促销活动正式开始前得到解决。
加强和总部市场部、采购部、行政采购部的横向沟通，以便出现问题和变化时及时调整，采取应对措施。
二、任务分派
明确分管领导及各责任人的工作职责，以书面形式下发到各部门，并上报公司备案。
具体分工
促销活动领导小组：
组长由店长担任，组员由副店长、店长助理组成，小组成员进行明确的管理分工。
企划部：
卖场气氛布置：
对场内外气氛进行统一规划、安排、布置；
对信息发布位的清理：
对与本次促销活动宣传不符的广告位进行清理，补充空缺位置；
落实所有宣传资料、吊旗、DM、POP张贴、兑奖点指引等相关宣传资料；
以上布置要求在促销活动前一天晚班收市之前全部落实到位。
人事部职责：
调配有关人员组成兑奖/兑券小组，具体完成兑奖/兑券任务。
原则上分为：
早中晚三个班次，各店根据具体情况落实兑券组人数，要求每班设组长一名。
小组长为本班次责任人，负责礼品/赠券的发放、领用、登记、对帐、协调。
每日交接班进行物品的盘点、交接，对每班次发放数据进行汇总，做到日结日清，并负责本班次兑券人员的考勤。
对兑券小组成员进行促销细则培训，要求达到非常熟练的程度，并能识别凑兑、拆单销售等弄虚作假套取奖品、赠券的现象。
控制促销期间内人员调休，做好查岗记录。
抽查楼层主任早、晚会促销活动培训内容是否完整、透彻、准确地表达促销活动要求。
抽查专柜早晚会记录及员工理解促销活动的程度。
兑券督察以及组织检查工作。
行政部职责：
促销物品的管理：
行政部为促销物品的实物负责人，所有物品的进出都必须有详细的物品交接、领用清单，每日对库存进行盘点，及时上报实物发放清单，并有预见性地向分管领导提出需求数量。
配套服务的到位工作：
收银系统的配备落实到位（收银系统收银台、收银机、电脑网线、刷卡机、收银纸、色带等）。
促销用品的到位：
确定兑券点位置和数量、促销用品展示柜、准备已兑券章、已累计兑券章、油墨、插线板、桌子、凳子、台布、兑券箱、隔离栏、员工用车、紧急物品需求等。
工程系统保养到位：
检查用电线路、负荷、照明，及时更换损坏灯具，保证观光梯、直升梯、扶手梯、货梯的正常使用；检测空调系统制冷效果、通风情况。
营运用品、对讲机、销售小票、改裤单、POP纸、即时贴、企划所用KT板。
各楼层洗手间水暖设备是否正常使用。
物价部职责：
根据本次促销力度、规模、同期比、市场情况作出科学、合理的促销活动期间的销售计划，并下发到各营运楼层。
提前三天要求各楼层做好促销期间的价格备案。
对正常条码、特价条码进行汇总备案。
对商圈内竞争对手进行市调，掌握市场促销动态，并针对本次促销活动提出竞争态势强弱的分析意见。
检查专柜库存情况，下达库存指标额度。
检查销售小票，防止拆单、私自打折、场外交易、恶意入错条码的行为。
收银部：
熟练掌握折扣商品开单、退换货商品收银政策，坚决执行“退货退赠”的原则。
合理安排人员班次，做好开满台及临时性加台的一切准备。
同楼层严禁二个收银台同时出现因吃饭、上洗手间而发生的空台现象。
准备充足的收银用品，如：
购物袋、备用金、零钞、色带等。
协助各楼层审核供应商名单。
客户服务中心：
广播室：
提前一天做出本次促销活动中的重点品牌、折扣的推介文稿。
检查广播设备，排除因设备故障而造成的停播现象。
合理安排全天广播时段，选择消费者喜闻乐见的背景音乐。
及时通报促销活动动态，协助渲染卖场气氛。
总服务台：
储备好足够的销售发票。
安排充足的总台服务人员。
熟练掌握促销政策，做好正确的解释与引导工作。
各营运楼层：
利用早晚会向员工培训促销活动细则及操作程序，要求采取现场抽查的形式，检验员工的掌握程度，对不合格者不安排上岗。
按下达的库存指标，准备充足货源，并协助专柜解决临时性周转仓库。
促销期间不安排人员调休，早班人员18：
00点下班，晚班人员12：
00点到岗。
按企划部要求做好主通道、专柜内、电梯间、扶梯口等位置的POP指引，更换上促销吊旗、不参加活动专柜的标示，要求促销前一天晚班收市前全部完成。
促销活动开市第一件事是：
认真核对“黑名单”专柜与收银台电脑小票的折扣、参加与不参加是否一致、对核对不一致专柜及时与采购、电脑部进行沟通，第一时间内予以解决；特殊情况下，对暂时无法确定活动安排的专柜，采取特殊销售条码方式收银，以防跑单，事后按公司“定金收银暂行规定”完善相关手续。
对各扶梯口、直升电梯口等空余位置准备有卖点的花车促销以吸引人气。
防损部：
对重点楼层安排足够的防损人员，确保商品安全，对兑奖点、奖品展示处安排固定值班岗。
重点巡视收银台周围有无可疑人物，收银员交接时严密关注各通道动态，确保收银款的安全。
对讲机分配到位，充电及时。
检查消防设施，做好“六防”工作。
成立应急分队，及时处理突发事件。
采购部：
负责书面通知各自供应商，落实参加本次促销活动的供应商名单。
将落实的供应商名单上报公司审批，批准后将资料送财务部备案。
协助营运部核对是否参加促销活动的“黑名单”。
三、现场监控
（一）确保奖品/赠券发放的安全与真实
由人事部选派具有促销经验的员工为现场督察实行全过程监控
严格审核三张以上票据，是否有凑单嫌疑
原则上严禁专柜员工兑奖
奖品实物保管与领用实行分开管理，各负其责
每日库存盘点清单，发放明细单由现场督察确认签字后方可生效
设置兑奖单据保管专用箱、钥匙由现场督察保管，每日由现场督察开箱，验单封存
现场督察每日汇总行政部实物库存，早晚班小组兑奖清单，列表上报分管领导
（二）现场促销管理及市场信息反馈
清查专柜陈列商品，有无将畅销款撤架，换上积压、滞销商品以次充好的虚假销售行为；审查各专柜正价码、特价码，有无误开、恶意错开的现象；
根据价格备案，检查促销期间有无私自提价、提升折扣情况；
重点跟踪知名品牌的促销力度。
对有意与我司竞争的品牌要记录在案，并第一时间知会到分管领导及营运楼层；
对于不参加公司大型促销活动的专柜需跟进专柜自身的促销活动；
对于奖券、礼品在各店之间的调配由公司指定的负责人统一调配各项综合资源。
各店分管促销的店长负责反馈信息于公司指定负责人。
四、收尾与总结
促销活动最后一天，广播系统要有温馨提示、鼓励顾客消费；
晚班收市前对卖场有关促销信息的POP进行清理；
各部门促销期间销售总结：
物价部：
《市场促销调查及问题反映》、《现场违规问题汇总报告》
企划部：
《本次市场推广力度与成效》
营运部：
《促销期间销售分析》
人事部：
《促销期间人员到岗情况通报》、《兑奖用品监察报告》
行政部：
《奖品发放清单》
五、特别提示
为了规范各店企划部在促销活动中的工作流程，并杜绝营造气氛时工作的随意性，特拟订《茂业百货促销活动分店企划部的工作流程》，具体内容如下：
（一）促销方案的策划、上报
在活动开始前20天上报促销方案；
等待公司的审批；
做好前期的准备工作；
（二）方案确定后的准备工作
各类活动展板的喷绘：
确定促销活动的执行细则和具体内容；
落实好赠奖地点或换券地点；
结合店内活动的气氛布置，安排好店内显著位置的活动告示、气氛条。
促销活动POP的准备：
买赠类：
主通道吊旗、L架上挂POP、买送牌、
抽奖类：
主通道吊旗、L架上挂POP、抽奖牌、礼、
折扣类：
主通道吊旗、L架上挂POP、折扣牌、
抢购类：
主通道吊旗、L架上挂POP、抢购牌、折扣牌、
新品类：
主通道吊旗、L架上挂POP、新品上市牌、
特价类：
主通道吊旗、L架上挂POP、特价牌、折扣牌、
店堂气氛的布置：
（由企划部制定统一的标准）
大型节假日、节庆日、传统节日：
店堂外围的气氛布置：
户外宣传广告（如路灯旗）、外墙、连廊、正门、侧门、
店内各主要通道：
气氛吊旗、各类具体节气日的装饰
店内各专柜：
气氛条、L架上挂活动主题POP
普通促销：
店堂外围：
除促销活动喷绘和POP外，原则上不做太多专门的气氛布置
店内各主要通道：
活动POP吊旗
店内各专柜：
L架上挂活动主题POP
现场陈列：
买赠类：
赠品的陈列（含陈列现场的布置、赠品的功能说明介绍）
抽奖类：
奖品的陈列（含陈列现场的布置、赠品的功能说明介绍）
特色节日：
如情人节/妇女节/母亲节…等畅销商品陈列
卖场指引及导示：
赠奖处/兑券处等在所在楼层的指引、导示；
赠奖处/兑券处现场的告示
在收银台上明显标明赠奖处/兑券处的指引；
其他：
抽奖类：
抽奖券的设计、交付印刷；中奖公告的设计、发布；
赠券使用方法的说明告示；
活动进行中的现场气氛、促销效果、市场反应的跟踪；
其他针对特定活动需设计制作的各类临时性POP、指引牌及相关气氛布置；
（三）活动结束后的善后工作
及时清理活动的相关POP海报等宣传品；
及时回收有关导示指引牌，要求各区域回收好各类促销用的折扣牌、买送牌、抽奖牌、特价牌等；
与相关部门完成本次促销活动的促销分析；
准备下一次促销活动的策划。
注：
促销活动一般分：
赠券类、实物类
六、附件：
《分店大型促销活动前各部门工作安排表》
深圳茂业商厦有限公司
二○○五年五月二十一日
大型促销活动前各部门工作安排表
序号
部门
工作项目
具体要求
完成时间
责任人
备注
1
店企划部
1
卖场气氛
场内气氛进行统一规划、安排、布置工作，对公共区域及场外气氛以场外为主。
**日收市前
***
2
店内各类信息的清理、完善
对过时、过期、不符合规范的信息广告进行清理，并补充空缺的信息位
**日收市前
3
店内导视系统
对各区域指示系统未到位的部分，落实到位。
**日收市前
4
店内促销布置
POP张贴、悬挂，吊旗、兑券点指引、电梯指引及兑券现场的布置等
**日收市前
2
店行政部
1
收银系统的到位
收银台、收银机、电脑网线、刷卡机、收银纸、色带
**日收市前
***
2
营运用品的到位
对讲机、销售小票、改裤单、POP纸、即时贴、企划所用KT板
**日收市前
3
促销用品的到位
确定对券点位置和数量、促销用品展示柜、热敏打印纸、已兑券章、已累计兑券章、油墨、插线板、桌子、凳子、台布、兑券箱、隔离栏等
**日收市前
4
后勤保障系统
员工用车、紧急物品需求
**日收市前
5
照明系统
检查各楼层设施设备是否正常使用，及时更换损坏灯具
**日收市前
6
店内用电系统的检修
检查用电线路、负荷、照明
**日收市前
7
店内电梯系统的检修
直升梯、扶手梯、货梯的正常使用
**日收市前
8
店内空调系统的检修
检测空调系统制冷效果、通风情况
**日收市前
大型促销活动前各部门工作安排表
序号
部门
工作项目
具体要求
完成时间
责任人
备注
3
店人力资源部
1
人员安排
控制促销期间内人员调休（营运现场所有人在促销的前一天开始至促销结束期间不得休息），做好查岗工作
**日收市前
***
2
协助收银部安排好班次
根据客流情况，合理安排班次
**日收市前
3
兑券人员安排
负责兑券人员的抽调及班次安排，原则上分早、中、晚班，早晚班各设组长一名。
组长负责该班次兑券工作期间的管理监控，电脑小票的保存、收集、整理、上交，与其它部门的协调，并负责本班次兑券人员的考勤，负责顾客疑难问题的解答
**日收市前
4
楼层培训情况抽查
抽查楼层主任早、晚会促销活动培训情况，核查员工领会程度
**日收市前
5
培训工作
对兑券小组成员进行促销细则培训
**日收市前
6
加班统计
对活动期间加班进行汇总上报
**日收市前
4
兑券组
1
物料准备
兑券组各同事对本班次所需的章、印油、打印纸、打印机在开市前准备充足
促销期间
***
2
纪律遵守
严格按照公司的兑券制度，及时把兑券小票投入兑奖箱，禁止作弊行为发生。
促销期间
3
服务窗口
兑券期间履行好服务窗口职责，禁止不礼貌的行为发生，同时维护好兑奖秩序。
促销期间
4
单据的保管
工作人员禁止随意更改、撕毁兑奖单据，所有单据在下班前一律由组长统一收集上交现金房，备查
促销期间
大型促销活动前各部门工作安排表
序号
部门
工作项目
具体要求
完成时间
责任人
备注
5
店物价部
1
市场调查
促销活动期间加大对竞争对手的市调工作，要求二天一次。
促销期间
***
2
价格备案
要求各楼层做好促销期间的价格、折扣备案工作并录入电脑
**日收市前
3
商品备货检查
在促销期间对各楼层专柜的备货情况进行抽查
促销期间
4
商品质量检查
对所有专柜的商品进行质量检查，杜绝促销期间因质量问题引起的投诉
促销期间
5
特价码抽查
促销期间对各楼层特价码使用情况进行抽查
促销期间
6
促销纪律检查
促销期间检查专柜销售小票，以防拆单，私自打折、场外交易等现象的发生
促销期间
6
收银部
1
人员安排
和各楼层沟通，弹性安排上岗人员，原则上为早上11：
00前、晚上8：
00后可适当空台，销售旺季期间，吃饭、上洗手间要有人顶台
**日收市前
***
2
人员调配
周六、周日停休，其余促销期间停休，具体根据客流情况灵活掌握。
**日收市前
3
其它物品储备
购物袋、备用金、零钞、色带等收银用品储备充分。
**日收市前
4
促销前培训
对全体收银员进行促销内容及促销细则的培训工作。
**日收市前
5
退换货
熟练掌握折扣商品开单、退换货商品政策、坚决执行“退货退赠”的原则
促销期间
大型促销活动前各部门工作安排表
序号
部门
工作项目
具体要求
完成时间
责任人
备注
7
防损部
1
人员安排
弹性安排工作时间，兑券点安排固定岗值班，对重点楼层安排足够的防损人员，确保商品及资金的安全1>.
**日收市前
***
***
2
用品储备
对讲机到位，充电要及时。
**日收市前
3
促销期间应急工作储备
人流量大或有其他突发事件时的处理。
促销期间
4
全店消防设施检测
检查消防设施，消防中心以消防器械、消防隐患加紧检测。
**日收市前
5
安全
重点巡视收银台周围有无可疑人物，收银员交接时严密关注各通道动态，确保收银款的安全
促销期间
***
6
商品放行
促销期间原则上商品禁止放行，严格监控货品放行，放行原则根据前期工作要求
促销期间
8
客服部
1
广播稿
提前一天做出本次促销活动广播稿及重点品牌折扣的推介文稿。
合理安排全天广播时段
**日收市前
***
2
检查广播设备
提前一天检查广播设备
**日收市前
3
总服务台物料的准备
储备好足够的销售发票，会员卡及其它办公用品
**日收市前
4
顾客解释与引导
熟练掌握促销政策，做好正确的解释与引导工作
促销期间
大型促销活动前各部门工作安排表
序号
部门
工作项目
具体要求
完成时间
责任人
备注
9
现场
1
销售指标
各区域根据店办下达的销售指标分解到各专柜，并划分到各相关主任
**日收市前
***
***
2
人员安排
各区域在促销期间不得安排人员调休，周六、周日早班人员延迟至6点下班，晚班人员提前至12点上班。
**日收市前
3
专柜人员安排
各楼层主任在促销期间保证各专柜人员的充足，并做好考勤记录
**日收市前
4
货源
备足促销期间商品的库存，按平时的10倍备货并妥善解决仓库问题。
根据店办下发的“专柜货源跟踪表”进行跟踪
促销期间
5
促销细则的培训
利用早晚会向员工培训“促销活动细则、注意事项及操作程序”，要求采取现场抽查的形式，检查员工的掌握程度
促销期间
6
价格、折扣备案
在促销的前一天做好“价格、折扣”备案并交物价部，各楼层针对促销备案严格检查各专柜折扣情况。
物价部进行抽查
**日收市前
7
特价条码使用范围备案
各楼层做好特价条码使用范围的备案。
促销期间如发现违规专柜，除了对该专柜进行惩罚之外，并追究当班主任及区域经理责任
**日收市前
8
POP的张贴
按企划部要求做好主通道、专柜内、电梯间、扶梯口等位置的POP的指引。
参加活动专柜的标识。
要求在促销的前一天晚收市前全部完成张贴工作
**日收市前
9
黑名单的核对
促销活动开始第一件事是认、对“黑名单”，对核对不一致的专柜及时与采购沟通，在第一时间内予以解决，如有异常情况以电脑显示为准
**日收市前
***
10
销售小票、改库单的准备
督促各专柜在促销的前一天备足销售小票、改裤单
（领取时间：
25日下午2：
00-4：
00）
**日收市前
11
商品放行
促销期间货品一律不可放行，视情况，兄弟商场可放行
促销期间
10
各部门
1
促销结束后的总结工作
企划部、物价、人事部（兑券）、各营运区域
**日收市前
***
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