浅谈电子档案与档案信息化建设郎时婷定稿.docx
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浅谈电子档案与档案信息化建设郎时婷定稿
论文目录
摘要.....................................................3
关键词...................................................3
绪论.....................................................5
一、正确认识档案信息化建设内在含义.......................5
（一）更新档案管理的理念
（二）档案信息服务领域要有新突破
（三）确切理解现代化、数字化与信息化的关系
二、档案管理信息化的现状及现在存在的问题.................7
（一）档案管理信息化的现状
（二）当前企业档案信息化建设存在的问题
三、档案信息化建设的必要性..............................9
（一）档案信息化建设是电子政务实施的要求
（二）档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求
（三）档案信息化建设是开发利用档案价值的要求
（四）档案信息化建设是档案馆自身发展的要求
四、档案管理信息化建设应采取的措施.......................11
（一）制定规划，突出重点
（二）加强组织协调，整合利用信息资源
（三）加强档案信息标准化和规范化建设
（四）增强保密意识，构筑档案信息安全保障体系
（五）加强高素质创新人才培养，为档案信息化建设提供人才保障
（六）加强电子文件归档管理，提供档案信息化管理水平
（七）稳定档案管理从业人员队伍，提高业务素质
（八）采取现代化管理手段，实行资源共享
（九）建立网络档案系统
结束语...................................................15
参考文献.................................................15
浅谈电子档案与档案信息化建设
【摘要】企业要真正实现网络化，就需要大力进行网络资源建设，全面实现资源共享，为企业及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。
【关键词】档案信息化电子档案档案管理网络档案系统
TalkingabouttheElectronicsFilesandtheFilesInfomationizationBuilding
【Abstract】Acompanywanttoaccomplishtointernetize,itmustbuildthenetworkinformationresourcespositively,carryoutresourcessharingcompletely,toprovideplentifulinformationresourcesandthetopqualityservice.Filesinfomationizationmangementisfilesworksnecessaryneedstoadapttothesocialinfomationizationdeveploment,andit'sanecessarychoicetopromotefilesworkforsocialserviceability
【Keywords】filesinfomationization,electronicsfiles,filesmangement,networkfilessystem
绪论
随着社会现代化发展，档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。
近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。
尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
作为企业基础管理工作的档案事业，应该紧跟时代发展的步伐，与时俱进，加强和完善企业的档案管理工作，建立健全信息化的档案管理理念，利用好档案这种企业经济和发展的重要战略资源。
面向21世纪，面对信息技术的挑战，企业必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，全面实现资源共享，为企业及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。
随着企业OA（办公自动化）、MIS（企业管理信息系统）的广泛应用，档案管理系统作为整个系统的子模块，其管理现代化跨上了一个新台阶，数字化向传统档案管理模式和理论提出了挑战，档案的信息服务作用日益突出。
一、正确认识档案信息化建设内在含义
档案信息化就是在档案活动中全面应用通讯技术、网络技术等现代化高科技手段，用信息科学技术对档案信息资源进行处理、管理、开发和利用。
究其实质，是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化形式为社会提供服务的转变过程。
但是，由于该项技术在我国发展时间较短，人们对档案信息化建设的理解和认识上还有偏差和不足，在思想观念上还需要有进一步更新和突破。
（一）更新档案管理的理念
长期以来，在计划经济管理模式条件下，档案工作者思想观念普遍比较陈旧，特别是社会大众把档案部门看成是一台“文件保险箱”，把档案工作当成看门守摊的简单劳动。
因此，要真正实现档案信息化，首先必须更新档案管理的理念，树立信息意识、服务意识、法制意识、效益意识，通过档案信息服务带动整个档案工作水平的提高。
（二）档案信息服务领域要有新突破
在计划经济环境中，档案部门在考虑开发利用档案信息资源工作时，因受传统保密意识的影响，档案服务对象仅局限在单位领导和内部有关人员。
因此，档案部门在信息化建设过程中，一定要突破单位界限，考虑社会对本单位档案信息的需要，要突破行业界限，为当地引进外资、搞活经济提供良好的信息服务软环境。
要突破区域界限，把档案信息开发与因特网信息结合起来，在保证不泄密的前提下，实现档案信息共享，最大限度发挥档案的自身价值。
（三）确切理解现代化、数字化与信息化的关系
档案信息化建设是一个庞大的系统工程，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建设以及促进档案信息资源开发利用的政策、法规、标准的制定等等。
因此，绝不能简单地把档案文献数字化、档案信息管理现代化等同于档案信息化建设。
在一定程度上讲，档案现代化是旗帜，档案数字化是基础，档案信息化是目的，信息化的实现需要有明确的指导思想和领导的重视与支持，需要档案工作人员脚踏实地的工作态度和不畏艰难的勇气，需要相关方面的配合和资金、技术作保证，只有把现代信息技术手段的运用与现代信息管理方法的应用有机结合起来，才能确保档案信息化建设取得最优化的效果。
二、档案管理信息化的现状及存在的问题
（一）档案管理信息化的现状
社会现代化发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案生成方式发生很大变化，诸如文件起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这种档案利用方式与纸质载体档案利用方式有很大差异。
这种变化预示着档案工作者将面对更多以磁盘为载体的档案。
广大信息检索者关心的是信息内容，这些信息可能来自不同机读形式的档案中。
把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。
不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个精选的过程，使得机读形式档案信息具有系统性、真实性、有价值，用户才能获得更为完善的服务。
由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
1.现代化发展管理软件缺乏统一性
档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。
2.档案管理基础工作标准化、规范化仍需改进
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。
案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差，档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
3.档案管理技术标准仍需改进
档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。
4.档案信息管理人员素质有待提高
实现档案信息电子化首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
（二）当前企业档案信息化建设中存在的问题
1.企业档案信息化建设发展不平衡
有些企业开展了档案信息化建设,有些则没有,特别是一些中小企业。
同时,企业的减员增效也波及到企业的档案部门,相当数量企业档案部门的生存和发展受到了威胁。
企业档案部门的生存受到威胁,信息化建设也就无从谈起,即使已开展信息化建设的企业在发展中也很不平衡。
2.企业档案信息化基础条件薄弱
当前企业档案信息化建设总体状况是认识不足，重视不够，基础条件薄弱，信息化程度低。
许多企业面临转型,认为档案信息化作用不大，不愿增加额外投资。
总体上看，缺乏应有的设备和技术支撑，对企业档案信息资源开发深度不够，数字化信息资源少，企业档案网站建设质量良莠不齐,信息化管理人才缺乏,对档案信息资源数字化和网络化可行性研究开展不够，企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接。
文档一体化管理是企业档案信息网络化管理的发展方向,使生产活动、文书处理与档案管理工作有效衔接，提高信息处理的能力,实现档案信息的无缝交接和有效管理。
由于我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍,档案工作很难在系统上实现与各生产环节、管理环节之间联络,未能实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接,进行文档一体化管理。
三、档案信息化建设的必要性
（一）档案信息化建设是电子政务实施的要求
档案部门管理的档案很大一部分来源于行政部门形成的有保存价值的文字、图表、录音、录像资料。
现在政府机构的信息都放到了网上，政府与公众的互动处理也放到网上实施电子政务，网上形成了大量电子党政管理类文件。
（二）档案信息化建设是数字化、网络化发展的要求
档案部门所管理的档案目前大都停留在只对本单位形成的纸质文件管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对上述活动中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。
档案部门如何在数字化网络化大潮中求生存求发展，保存在各级各类档案馆库房中作为知识原始载体的档案实体如何最大限度地发挥作用，这些问题就使开发档案信息，进行档案信息化建设成为必然。
（三）档案信息化建设是开发利用档案价值的要求
提出控制论的数学家维纳，在其饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确地指出：
“信息的价值正在于传播，而不在于储藏”。
任何“意义”、“价值”一类的判断，在没有传播的情境下是无意义与无价值的。
档案价值是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的。
档案部门作为一个信息服务机构，只有实现档案信息处理电子化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务利用网络化，才可能最大限度地发挥档案的作用，对于科教兴国和精神文明建设意义深远。
（四）档案信息化建设是档案馆自身发展的要求
档案馆信息化建设大致包括档案馆库房建设、档案馆馆藏建设、档案检索建设、规章制度建设、专兼职档案员队伍建设等等。
档案信息化建设具体工作环节又包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等。
随着社会文明进程的不断发展，档案案卷数量在不断增加，档案利用也逐步增加。
要适应新形势，档案馆自身建设必须加强。
建设数字化档案馆，实现信息化管理要求，档案馆在自身建设上要从网络与计算机体系、档案管理专用软件体系、档案数据获取与更新体系、档案数据处理与存储体系、档案信息提取与分析体系、档案数据与信息传播体系、档案数据库建设体系、档案咨询服务体系、档案数字化专业人员体系、数字化档案馆用户体系以及档案标准与互操作体系等方面着手实施，改变现有管理手段相对落后的现状。
四、档案管理信息化建设应采取的措施
（一）制定规划，突出重点
档案信息化工作应该破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。
档案信息化工作要以利用为本，充分考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。
要从本单位实际出发，讲求实效，追求投资效益，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。
（二）加强组织协调，整合档案信息资源
作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。
其工作机构应包括：
信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。
其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设工程的组织效率。
网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构。
网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、发布与更新。
（三）加强档案信息标准化和规范化建设
档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。
其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等。
业务性标准规范是对档案文件信息化处理的规范，其范围包含电子文档的标准及管理规范。
技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。
（四）增强保密意识，构筑档案信息安全保障体系
档案部门应树立科学正确的档案信息安全观念，坚持“积极防御、综合防治”的方针，以《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《计算机病毒防治管理办法》等法律法规为依据，结合本单位档案管理工作实际，制定严格的规章制度，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系。
档案管理人员必须要有保密意识，认真对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。
同时，在现代信息社会中应树立高度的安全意识，有效防止人为的干扰破坏，注意防毒杀毒，确保档案信息的安全性和完整性。
（五）加强高素质创新人才培养，为档案信息化建设提供人才保障
首先，要改变旧观念，树立正确的档案人才观。
人才是档案信息建设的关键，档案信息化建设要树立大人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源才不至成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。
其次,通过各种渠道，加快加强信息人才培养工作。
要依托高等院校培养高水平的管理人才和研究开发型人才，借助科研院所拓宽人才培训渠道，进行在职档案人员的继续教育。
依托科研院所的教育资源和社会高新技术，有划分步骤地组织在职档案人员到科研院所或有关部门接受培训。
科研院所或有关部门采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，使在职档案人员学习新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新问题，及时提高其信息素养和信息技能，从而培养出适用型、普及型的档案信息化人才。
（六）加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平
根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证有保存价值的电子文件真实、完整、有效。
研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。
（七）稳定档案管理从业人员队伍，提高业务素质
保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续发展，人的因素是主要的。
档案管理领域缺乏既懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才。
要提高队伍整体素质，创造条件对不同工作岗位进行知识更新，以适应对外指导工作和内部基础管理工作。
建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥主观能动性，建立激励机制，合理设置岗位，让他们有用武之地和舒展才能的场所。
科学量化考核方法，体现工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员积极性和创造性的充分发挥。
（八）采取现代化管理手段，实行资源共享
档案工作要围绕部门工作重点、关注热点来组织信息、提供信息。
当前信息技术高速发展，人类已进入网络化、数据化时代。
档案系统要充分认识“网络化管理”和“数据化档案”，以实现信息共享、共建的目的。
对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择推广要慎重。
选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。
（九）建立网络档案系统
在系统内建设数字化综合应用平台，建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。
促进档案文件信息化标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。
提高档案管理软件的技术水平和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。
制定相应的策略，保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
结束语
面向21世纪，面对信息技术挑战，企业必须真正实现网络化，大力进行网络资源建设，全面实现资源共享，为企业及社会提供丰富的信息资源和最优质的服务。
随着现代社会信息化程度的提高，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。
2002年11月25日，国家档案局、中央档案馆向全国档案部门下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是促进档案管理现代化水平全面提高的一项重大举措。
应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。
因此，如何抓住信息产业发展机遇，充分发挥档案信息来源优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。
参考文献
[1]刘豪兴,《社会学概论》,高等教育出版社，2001年
[2]袁维国，《秘书学》，高等教育出版社，1999年
[3]杨蓓蕾，《现代秘书工作导引》，同济大学出版社，2004年
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