XX盛和标准作业规程.docx

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XX盛和标准作业规程

尚城盛和

标

准

作

业

规

程

潍坊和扬物业管理有限公司

第一章工作目标

认真履行物业管理委托合同，通过周到、细致、有效的服务，充分合理地使用现有房屋，发挥物业现有功能，提高物业的使用效率和经济效益，促进物业的保值和增值，并为业主和用户提供一个优美整洁、舒适方便、安全文明的工作环境。

第二章服务宗旨

周到、快捷、安全、方便

第三章组织机构图

第四章岗位职责

第一节经理岗位职责

职务名称：

经理

职责范围：

1、贯彻执行总公司下达的各项指令，负责有关日常事务的领导、组织、管理工作及相关部门的协调工作。

2、负责制定工作程序、规章制度、服务规范等条例，并监督贯彻实施。

3、全面负责用户的投诉工作，审定紧急情况的应急处理程序。

对紧急突发事件及时做出决策，正确处理，尽可能将用户的损失降到最小限度。

4、负责与相关的政府机构及地方主管单位的外联工作。

5、参加各种协调会，针对相应问题找相关人员及时予以解决。

6、随时对部门内员工进行培训，了解、掌握部门员工的思想状况，提高员工的团队精神、敬业精神、服务意识、职业道德及对公司的责任感。

7、负责制定部门年度工作计划及年度财务预算。

8、负责签定对外合同。

9、安排、协调内部的日常工作，对员工工作进行考核评定。

10、每周进行巡视。

检查安防、卫生、设备、设施等存在的问题，及时予以解决。

11、每日审核员工的巡视记录表。

每周对工作单完成情况进行检查。

12、审核每月《物业管理费应收表》，并跟进收费情况，对欠费现象制定出相应措施。

13、审核财务单据及各种上报文件。

14、每周组织一次部门例会，制定、审定每周部门工作计划，对员工的工作情况进行考评。

15、完成总公司交办的其他工作。

第二节客服主管岗位职责

职务名称：

客服主管

报告上级：

经理

职责范围：

1、定期对用户进行走访，对用户提出的合理要求及时予以解决，保持物业管理公司与用户之间的联系，通过与客人接触和定期拜访，收集、整理用户信息和需求，及时传达给相关部门。

2、接待客户的各项投诉并派发工单，负责跟进处理结果。

3、每日对公共区域的设备、设施进行巡视检查，发现问题及时派发维修工单，并跟进处理结果。

4、每日结清工程报修单，将巡视记录交至经理审阅。

5、协同相关部门办理用户的入驻及退驻手续。

6、协助收缴各项物业管理费，定期向财务部索要缴费实收表，对欠费现象及时解决。

7、协助客户办理二次装修各项事宜。

8、遇有紧急事故，如火灾、水浸等事项，应立即进行妥善处理，并疏导客户撤离，做好事后的善后工作。

9、负责节日、重大纪念日公共区域的装饰工作。

10、负责文体活动的策划、组织工作。

11、完成领导交办的其他工作。

第三节办公室负责人岗位职责

职务名称：

办公室负责人

直接上级：

经理

职责范围：

1、负责部门计划、总结、规章制度、内部公文（资料）及各类文件的起草、打印工作；

2、各类报销费用的传递、上报工作及公司下发公文的签收及时报经理审阅并按批示执行、跟进。

3、负责部门文件、资料、用户档案的分类整理、存档，确保档案资料的完整，以便查找。

4、统计、制作部门人员的考勤、排班表。

5、办公用品保管及发放，并做好记录。

6、按时制订、上报部门周、季、年度工作总结、计划、报告，并负责跟进执行。

7、每日负责核实、统计报修工单完成率，监督工程维修质量。

8、负责房屋租赁经营。

9、按时完成经理交办的其他各项工作任务。

第四节客服员岗位职责

职务名称：

客服员

报告上级：

客服主管

职责范围：

1、以饱满的热情接待每一位来客，仪态端庄、仪表整洁。

2、准确掌握房屋的结构、布局和方位布置；客户的入驻情况、房间号码；公司内线电话的分布情况，以方便客人查询。

3、按“服务规范”接听用户的咨询、报修、投诉电话，及时给予用户满意的答复，跟进处理结果。

每周将《投诉记录单》进行统计汇总。

4、热情接待来往客人，回答客人提出的询问，同时要掌握分寸，为客户保密。

5、接听电话及时，铃响不超过三声。

正在接待宾客时，应先向宾客道“对不起”后再接听电话；正在接听电话时，宾客前来要点头表示歉意。

6、保持接待台内、台面、地面上的清洁，除电话、文具及相关表册外，任何物品不得置于台面上，对发生的一切紧急事件及时进行处理，并向领导汇报。

7、做好交接班工作，认真填写交接班记录。

8、完成领导交办的其他工作。

第五节保安主管岗位职责

职务名称：

保安主管

直接上级：

经理

职责范围：

1、负责整个物业的日常保安及消防工作，不定时巡查下属工作情况及安全工作，遇有突发事件尽快赶到现场指挥，协助经理制定有关安全保卫工作计划、方案、措施；

2、对保安部各岗位的工作进行管理，协调、督促、检查、考核、负责安排保安人员的工作，建立合理的组织结构和人员部署，使整个保安工作有组织、有步骤地进行；

3、做好安全防范工作，制定落实各项安全制度，并监督组织设施，及时收取巡逻报告及事件报告，并了解处理进度，及时向经理汇报；

4、建立保卫工作档案、防火档案，深入工作，定期向经理汇报安全工作情况及时提出合理建议；

5、确定各区域的重点防范部位，建立安全防范措施，建立、重点部位定期检查制度；

6、定期、不定期检查和抽查各种安全设施和消防设备是否完好，确保完好、灵敏、有效；

7、熟悉和了解涉及治安防范、安全防火工作的一切情况，及时发现工作上的漏洞和隐患，向经理汇报并提出整改方案；

8、负责与保安队的联系工作，及时更换不称职的保安员；

9、负责客户施工审批传递，并负责发放施工证，按规定收取相关费用；

10。

认真完成领导交办的其他任务。

第六节保安班长岗位职责

职务名称：

保安班长

直接上级：

保安主管

职责范围：

1、做好防火安全的管理工作，协助主管做好督导、培训及检查工作；

2、参与消防管理工作制度、计划的制定，做好布置、落实、总结工作；

3、经常督导并巡视检查重点防火部位及消防设施、设备运作情况，对发现隐患、消防安全问题，负责填写隐患通知书，并督促有关部门及时整改；

4、能够使用各种消防器材、消防设施设备，并操作消防控制室各种设备，准确判断设备上的各种信号，处理各种信息，发现火情后能够迅速做出处理；

5、负责与消防机关和消防安全单位联系，接待公安消防部门的检查指导；

6、做好对消防设施、设备、器材的检查、维护统计工作；

7、负责消防控制室的日常管理工作；

8、完成上级领导交办的其他各项工作。

第七节消防员岗位职责

职务名称：

消防控制室值班员

报告上级：

保安领班

职责范围：

1、负责消防控制室内的消防监控系统、消防联动系统随时处于良好的运行状态，发现有问题及时汇报处理。

2、给动火的施工单位开具动火证手续，并通知保安员对动火现场进行安全监督检查。

3、利用监控头进行消防监控，及时发现并处理消防安全问题。

4、为客户开具出门条，专梯使用申请单。

5、能够及时处理各类报警信息，按紧急处置程序进行工作。

6、负责夜间消防安全管理工作。

7、负责受理消防、治安方面的紧急情况，并及时传达给有关部门。

8、按时交接班，对值班记录、设备状况、事故处理及各处钥匙交接清楚，无交接班手续，值班员不得擅自离岗。

9、负责消防备用钥匙的管理，严格执行启用备用钥匙程序。

10、完成领导交办的其他任务。

第五章工作项目、标准、流程

第一节工作项目、标准、流程和协作关系

项目

程序

标准

协作关系

客

户

入

驻

接入驻

通知

1、请客户提供发展商的《入驻通知单》。

2、请客户提供购房合同、公司提供营业执照副本。

3、请客户提供公司法人及负责人的身份证或授权委托书。

4、请客户提供照片一张。

发展商

签协议

1、签订《前期物业管理协议》、《业主公约》一式贰份。

2、向客户发放《使用、质量说明书》。

交费

1、依据《物业管理费收费标准》核算客户应缴的费用：

收取半年物业管理费、装修押金、装修垃圾清运费等

2、填写《物业管理费缴费单》。

财务

办理入

驻手续

1、辅导客户填写《入驻登记表》、《装修登记表》。

验房

1、检查客户房内设备、设施数量和完好情况。

2、检查室内房屋结构完好情况。

3、详细填写《房屋验收交接表》，如完好无损请客户签字确认。

4、如有问题不能接受，在备注中注明，相关部门采取措施整改，直至客户接受。

5、填写《电、水表底数确认单》。

客服部

封存备

用钥匙

1、保安员当着客户的面将备用钥匙封存，并由客户签名及日期，其余钥匙交与客户。

2、将客户填写的应急联络表汇总到保卫备案。

保卫

项目

程序

标准

协作关系

客

户

入

驻

发入

驻通

知

1、经理审核入驻手续并签字。

填写《入驻通知》，并填明入驻时间、日期。

客户如需二次装修，填明装修时间，此单交工程、保卫。

2、安排入室保洁一次。

3、保卫确定搬家路线及相关事宜。

客服部

保卫

对客

服务

经理等一起看望新入驻客户，并向负责人送花钵、经理名片、温馨卡。

二

次

装

修

客户

申请

1、客户如需二次装修，发给客户《装修须知》及《装修规范》。

2、辅导客户填写《施工申请单》，提供《装修方案》，包括：

装修效果图及使用材料明细；配电系统分布图及详细说明；综合天花；地面、墙面、吊顶的改装需详细说明。

审

图

1、施工方详细填写《装修审批单》并留联系电话。

2、工程部一个工作日内完成审批手续，复杂装修三个工作日。

客服部

办

理

施

工

证

1、填写交费通知（包括：

施工管理费、施工押金）。

2、施工方交费后，领取批准的《施工证》，并办理施工人员出入证，办证时须提供如下资料：

⑴本市人员身份证，外地人员备齐三证（身份证、暂住证、务工证）。

⑵电工提供有效电工证复印件，电器焊工必须提供有效特种作业复印件。

⑶交纳出入证工本费及押金。

客服部

项目

程序

标准

协作关系

二

次

装

修

办施

工证

3、由保卫与施工方签订《治安、消防安全协议书》。

施工时间：

周一至周五8:

30—17:

00。

《施工证》贴于施工现场门口明显处。

保卫

施

工

管

理

1、：

周一至周五8:

30—11:

30、13：

30—17：

2、《施工证》贴于施工现场门口明显处。

3、施工人员胸前佩戴出入证，施工人员及货物只能使用货梯。

4、凡有粉尘及噪声的工作，应在以外操作。

5、施工动火经批准，到保卫处开具《动火证》，并严格按照动火前的“七不”、动火中的“四要”和动火后的“一清”进行检查。

6、施工按审批同意的时间进行施工，若改期或延期，办理《施工变更申请单》，报经理、工程部审批，同意后方可执行。

7、如有隐蔽工程，由工程部认可后，可继续施工。

8、工程部装修监理严格按装修方案和施工规范及大厦电器安装要求进行监理。

验收

1、用户装修完工后填写书面申请验收单。

2、工程部按照装修方案、装修规范及电器安装要求进行验收。

3、如不合格，48小时内将书面整改意见反馈给施工用户，整改后重新报验。

工程部

退费

工程部对装修验收合格后，于2个月后通知交押金单位凭所领单据及押金收据到财务部领取押金。

物业

管理

费催

收缴

制应

收表

每月26日制作各项费用分表完成交文秘。

⑴《×年×月物业管理费统计表》由财务部负责统计做表。

⑵《×年×月用户水电费应收表》由工程人员核查电表实数做表。

⑶《×年×月电话费统计表》由文秘负责统计做表。

项目

程序

标准

协作关系

物业

管理

费催

收缴

制应

收表

⑷《×年×月工程维修费统计表》由文秘负责统计做表。

⑸《×年×月其他服务费统计表》依据具体单据统计做表。

审核

财务部提供各项费用应收表进行审核，并由财务出纳

制定《缴款通知书》，每月5日前完成。

发《缴款通知书》

发放《缴款通知书》。

收费及催款

1、财务部提供各项费用实收情况，制定表格。

2、了解费用实收情况，有针对性地进行催款。

资料

存档

1、相关资料由财务部存档。

回访

回访客户。

归档