XX公司进出口业务流程管理规定模板（海关AEO高级认证企业标准）.doc

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进出口业务流程管理规定

为了明确进出口业务的程序，规范进出口业务操作，促使进出口业务的顺利开展和有序进行，特制定本规定。

一、出口业务流程：

（一）签订合作协议书

业务员与合作方就出口业务的有关事项进行洽谈，双方达成共识后制作《合作出口协议书》，公司领导审批签字后与合作方签订。

（二）签订销售合同

业务员根据合作协议有关贸易条款与客户（指国外买家）进行洽谈，双方达成共识后，或由客户发出订单购货确认书，公司领导审批签字确认；或由业务员制作《销售合同》，公司领导审批签字后与客户签订。

（三）审核信用证及收取定金

１．《销售合同》签订后，支付条款为信用证的，业务员应及时要求客户开出信用证。

如有拖延，业务员要及时催促。

收到信用证后，要仔细审核信用证的内容，如有不妥之处应与客户沟通并要求客户修改。

２．《销售合同》签订后，支付条款为直接付款的，业务员应及时通知客户按合同要求付款。

（四）签订购销合同

收到客户的信用证或货款后，业务员制作《购销合同》，由公司领导审批签字后与供应商签订。

（五）验货

《购销合同》签订后，业务员要求供应商按时备货，并到现场进行验货，发现货物不符合合同要求时，要求供应商整改，直到合格为止。

（六）交单托运

货物验收合格后，业务员将货物明细单、信用证、售货合同、出仓单及法定商检商品所需的出境货物通关单交专业物流报关公司办理托运手续。

（七）报检报关

业务部门缮制报关单据包括发票、装箱单、报关单、合同，交专业物流报关公司，并由其代理报检、报关工作。

货物经海关查验放行后，由承运公司出据正本提单或其他运输单据。

（八）办理结汇及寄交单证

采用信用证方式结算的合同业务员按照《信用证》要求缮制所有单证，交财务部审核送银行。

银行通知客户付款。

《销售合同》签订支付条款为直接付款的，确认收齐款项后，由经理审批后交业务员及时将提单、发票、装箱单等单证寄交给国外买家。

（九）支付供方货款

业务员收到增值税发票后，按照《信用证》和《广东广之盈贸易有限公司付款及费用报销的管理规定》等相关要求，填好《付款单》办理相关审批手续，审批通过的单据交财务对外付款。

（十）出口退税

业务员将增值税发票、出口报关单等税局所需备案单据交财务，由财务开具出口发票，并办理出口退税手续。

（十一）支付佣金

《销售合同》如含有佣金条款，收到外汇后办理相关审批手续后支付给客户佣金。

（十二）理赔与赔偿

当出口商品出现短缺、损坏或其他问题时，应分清责任，向船运公司、保险公司、保险公司或供应商索取赔偿。

（十三）记录归档

每宗业务结束后，业务员应按时建立该宗业务档案，整理该宗业务所有资料，包括来函来电记录、销售与购销合同、退税等凭证，收入档案并建立目录备查。

出口流程图：

签订合作协议书

办理结汇及寄交单证

审核信用证及收取定金

支付供方货款

验货

签订销售合同

签订购销合同

交单托运

报检报关

出口退税

支付佣金

理赔与赔偿

记录归档

二、进口（含代理进口）业务流程

（一）签协议

分管经理或业务负责人与委托方进行充分沟通，了解委托方的要求。

根据国家的有关法规，评审委托方的要求，在确保我司有能力完成委托方的任务时，与委托方签订《进口代理协议》。

（二）签合同

根据委托方的采购要求与货物清单，合同经办人起草合同交经理审核，公司领导审批通过后与国外供应商签订《合同》。

（三）领批文、对外开出信用证

根据需要，批文办理人协助委托人领取各种进口货物的批文。

我司收到委托方开证保证金后，对外开出信用证。

（四）报关、报检

合同经办人与报关员共同审核报关资料的合法性，齐全性和真实性。

报关员缮制报关、报检单证，并到口岸办理换单、报检、报关、验货、缴付税款、放行等手续。

（五）付款

合同经办人按照《广东广之盈贸易有限公司付款及费用报销的管理规定》办理付款或开证手续，填写银行付汇申请书或信用证开证申请书、购汇申请书等并办理相关审批手续，审批通过的单据提交财务部，财务收到相关资料后向银行提交付款单证支付给供应商。

（六）结算

合同经办人与委托方进行结算时，相关结算单据按公司相关流程制度办理审批手续，通过后交会计进行结算。

（七）记录归档

每宗业务结束后，业务员应按时建立该宗业务档案，整理该宗业务所有资料，收入档案并建立目录备查。

代理进口工作流程图：

签订进口代理协议

付款

报关报检

签订进口合同

申领进口批文

结算

记录归档

根据以上进出口业务流程，公司部门的各岗位必须明确职责，业务部门经办业务员负责执行整个进出口业务过程中的各项工作，并做到及时性和准确性。

业务部门经理在分管副总经理指导下，负责本部门进出口业务全过程的监督、审核、处理有关争议和索赔。

法务部负责商业伙伴的资信情况以及审核合同法律事宜；财务部负责审核监督单证真实性、准确性以及收付情况；企管部负责监控整个业务开展情况。

三、处罚及附则

公司各部（室）经理（主任）是执行本管理规定的责任人，对违反上述管理规定的情况由公司经营班子确定给予相应的处分。

（一）对违反上述管理规定的行为一经查实，即使未造成经济损失，将视情节轻重对相关责任人员和相关负责人进行教育或通报批评。

（二）因违反上述管理规定，对企业造成经济损失的，按损失大小，对当事人和相关负责人给予经济处罚和行政处分。

（三）企业人员或报关人员私揽货物报关，一经查实对企业造成经济损失的，按损失大小，对当事人和相关负责人给予经济处罚和行政处分，情节严重送纪检监察室按公司相关制度处理。

（四）假借海关名义牟利、向海关人员行贿等违法行为一经查实，按损失大小，对当事人和相关负责人给予经济处罚和行政处分，并送纪检监察室按公司相关制度处理。

（五）因违反上述管理规定及海关相关操作规程，导致企业信誉认证级别下降，对当事人和相关负责人经由公司班子成员讨论决定具体经济处罚和行政处分的范围。

（六）因违反上述管理规定给企业造成重大经济损失，除对当事人和直接负责人从重处罚外，还要对该部（室）经理（主任）进行经济处罚和行政处分直至免职处理。

对构成犯罪行为的相关人员要依法追究法律责任。

四、本规定自发布之日起生效，未尽事宜按公司有关规章制度要求执行。

五、本规定由公司业务部、企管部、财务部、法律部、纪检监察室等专责小组负责解释。

XXXXXXXXXXXXX有限公司

XXXX年XX月XX日

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