XXX医院印章档案管理制度模板.docx

XXX医院印章档案管理制度模板.docx

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XXX医院印章档案管理制度模板

一、公章使用

1．医院公章作为机密件由院长办公室派专人管理，并严格掌握使用，各部门、各类人员使用公章必须进行登记。

2．各部门和人员使用公章后，要认真填写公章使用登记表，填写内容包括：

用印部门、用印时间、内容摘要、用印份数以及批准人等。

3．以医院名义上报、下发、外送的文件、资料、报表等，凭院长或主管院长签发原件后，加盖公章。

4．各类合同、协议、委托书以及职工出国、出境探亲或旅游证明，必须经院长签字后方可盖章。

5．职工外出学习、开会、参观等，需持有关会议通知单，分别经科主任、主管部门、分管院长签字同意后方可盖章，中层以上干部须经院长签字同意。

6．因公外出考察、联系业务等需凭借证明时，要经主管院长审批、院长同意后，方可开具证明并加盖公章。

7．职工发表的专业论文和稿件，由医教部登记、审批、签字后，加盖医院公章。

8．职工私人取款、取物、挂失、办证等，需要单位介绍信时，要经过院长办公室主任批准，并严格登记；绝不允许开具空白介绍信，特殊情况必须经院长批准同意。

9．职工开具各类证明，按照证明所涉及的内容由主管职能部门负责人签字确认后，加盖公章。

对进修、实习人员出具证明和加盖公章的范围只限于取汇款、包裹、邮件等。

10．公章使用登记表由院长办公室妥善保管留存，年终要交档案室归档。

11．凡私盖公章或利用公章舞弊者，一经发现，将按照医院有关规定严厉惩处。

12．本制度未涉及到的内容，由院长办公室主任根据具体情况确定办理程序。

二、印章保管

医院在使用和保管印章时要十分谨慎，每次用印必须履行审批手续，并严格进行登记，特别是在保管印章时要做到以下几点：

1．医院印章一般应放置在办公室，设专人保管，并存柜加锁。

应选择保密观念强、坚持原则的人员来负责保管印章。

2．院长办公室要对各职能部门拥有哪些印章及由哪些人负责保管做到心中有数。

3．要建立印章保管登记表，记录印章名称、印模、使用时间、保管部门、保管人姓名等项。

4．印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用；同时要按照保密要求，不得委托他人代取代用。

5．用完印章后要随手锁好，不得将印章随意放置在办公桌上或将保管柜敞开，若因个人工作疏忽发生印章被盗用或丢失现象，保管人员应负有法律责任。

6．一旦发现印章有异常情况或丢失，应该保护现场，并立即报告院领导，查明情况，及时处理，必要时应报告公安机关协助查找。

7．印章保管人员要注意保养印章，定期进行擦拭和清洗，以保证用印的清晰度。

三、档案保管

1．综合档案室负责全院档案（不含人事档案）的管理工作，有关部门按规定整理后向综合档案室移交。

2．对档案的接收、移出、借阅和销毁，要严格执行审批和履行登记，手续齐全，帐目

清楚，责任明确，严防丢失。

3．定期对档案进行检查、修复、整理，保持整洁完好。

对破损或变质的档案要及时采

取措施，进行修补或复制，并建立登记制度。

4．实行科学管理，档案库房内档案柜放置整齐合理。

档案排列整齐美观、条理系统，编号科学规范、查找方便。

5．档案工作人员必须熟悉档案业务，认真负责，严格遵守保密制度。

6．严格执行借阅制度，接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。

建立健全各种检索工具，做好各项登记工作。

7．对绝密档案、核心档案设专人专柜单独保管。

任何个人不得保管本人和直系亲属的档案，严禁任何个人私自保存他人档案。

8．对重点档案要做到心中有数，不同卷宗应分别有序存放，箱柜编号，备有详细索引。

对各种检索工具、档案用后及时归放原处。

9．对库存档案要建立统计制度，每年要结合档案的收进、移出进行逐项统计。

l0.不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案工作的计算机管理。

11．收放档案要及时锁好档案柜，离开时要及时关闭电灯、门窗，非档案工作人员不得进入库房。

12．定期接收各部门的档案材料，避免档案材料散存在个人手中。

四、档案归档

1．在本院职能工作中形成的，具有日后查阅利用价值的各种文字、图表、材料均要归档。

2．为了保证归档质量，相关部室兼职档案员要做到材料齐全、规范，档案室文书档案员负责整理、装订、装盒。

3．各科室按其业务范围指定一名兼职档案员，负责本科室的文件材料的形成、积累、整理后移交档案室。

4．归档的文件材料，纸质要优良，使用A4纸张，字迹要清楚，一律用钢笔或毛笔书写，不能用铅笔、圆珠笔、彩色笔等书写，书写纸张不够要续一整张。

对不符合要求的要返工重制。

5．各类材料归档时要填目录，移交时按目录清点后交接双方签字，部门领导监交。

6．归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

7．归档的文件材料必须按年归档，并要按照本制度的规定，按机构归档。

8．归档文件目录、题名要按照文件名认真填写。

9．各项管理工作中形成的文件材料，在次年第一个月内，将应归档的文件材料经各职能部门负责人审定后，向档案室移交。

10．财务档案财会部门保管两年，期满之后，由财会部门编造清册移交档案室。

11．基建档案工程峻工后按基建档案归档要求移交档案室。

12．科研课题待结题后，将资料移交档案室。

五、档案借阅

1．医院档案主要供本院利用，院外单位或个人需查阅时，应持介绍信，重要内容的材料需经档案形成部门负责人、分管院领导及院长办公室主任签字批准后方可办理查阅手续，查阅机密级或重要档案材料需经主管部门批准。

2．查阅档案时，首先由借阅人认真填写查阅档案登记簿。

查阅档案只限于有关内容，任何人不得擅自将档案、资料带出室外。

3．档案原则上不借出，均在档案室内查阅，但需要借出，必须填写借阅审批表，办理相关批准手续。

用完后按期归还，不得转借他人使用。

在借阅期间发生的一切问题，一律由借阅人负责。

4．对所借的档案妥善保管，不得私自转借、拆卷、删改、抽取、折叠、拆毁、涂改和对外传播。

如需复制，要经档案室同意，重要内容须经院长办公室主任批准。

5．借阅者要爱护档案，不得损坏和丢失，查阅档案要严格执行安全保密制度。

6．借阅档案材料应及时归还，借阅时间一般不得超过一周，特殊情况须经负责人同意办理续借手续，但节假日或借阅人员出差之前，应将档案材料归还档案室。

7．档案室工作人员对归还的档案，应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如发现有损坏、丢失情况，要依法查处。

8．借阅档案超期不还者应及时追回，并不再提供。

造成档案损坏或失密者依据《档案法》及有关规定予以追究。

9．借阅档案如有丢失，应及时向有关部门报告，并采取措施挽救。

六、档案安全保密管理

1．档案工作人员和档案安全保密利用人员，都必须认真执行《保密法》及有关保密管理规定，增强保密观念，遵守保密制度，尽职尽责地做好档案的安全和保密工作。

2．档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度，履行借阅登记手续和借阅审批手续。

3．档案室要有严格的登记和管理制度。

来人查阅档案，要在档案人员的指导下查阅，不得个人自行查找，归还档案要检查，防止抽掉、篡改档案内容。

4．档案人员要严守保密制度，不得向任何人随便谈论档案的内容，不得私自将秘级以上档案带出办公室给无关人员阅读，不得为个人需要摘引秘级以上档案内容。

5．档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，并盖档案室印章，不得弄虚作假出假证。

拟向外提供的某些档案原始材料，一定要向主管领导或人事、组织部门请示后再作决定，严防泄密。

6．档案库房明显处要有安全防火设备，禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品7．档案室的门窗、卷柜必须牢固，下班时门窗、档案箱必须锁好，经检查后方可离开。

如发现可疑迹象，应立即向本单位领导和保卫部门报告，并保护好现场。

8．非档案管理人员，不得随便进入档案库房。

为确保档案的安全，要做到人离档案室，随时关门窗。

9．任何人员不得以任何借口违反规章制度，档案人员如因玩忽职守，造成档案失密、泄密，要视其情节轻重给予处分。

七、档案鉴定与销毁

1．档案鉴定、销毁工作由档案室负责组织。

档案室应在调查研究基础上制定档案鉴定计划，对各类档案定期进行档案价值鉴定，并相应修改归档范围和保管期，对已满保管期．限的档案及时组织鉴定和销毁。

2．在院办主任领导下，由档案室和有关业务部门组成档案鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。

3．需要鉴定销毁的档案，应由档案保管部门提出书面申请，经档案室论证提出意见后，提交鉴定小组进行鉴定。

4．销毁的档案必须在相应的案卷目录、卷内目录等检索按价值，准确地划定档案保管期限，剔除失去保存价值的档案并加以销毁。

5．对鉴定结果要形成书面报告。

需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明。

对应销毁的档案，要编制销毁清册一式两份，报院领导批准后予以销毁。

6．为慎重起见，对领导批准销毁的档案，应继续保存一段时间后再销毁，以免一时疏忽或因某些档案的潜在作用尚未发现而造成无法挽回的损失。

7．销毁档案要派两人以上监销，并在指定地点销毁，防止档案遗失和泄密，销毁人、监销人、批准人、鉴定小组人员均应在销毁清册上签字，以示负责。

8．经鉴定确认为无保存价值，但又不宜销毁的档案，特别是人物类档案，可退回本人。

9．档案鉴定报告、销毁清册及审批文件，要及时归档，永久保存。

10．任何单位和个人不得随意销毁医院档案，违反者，按国家有关规定处理。

11．应销毁的档案不得改作它用或以废纸出售。

八、档案统计

1．充分认识档案统计工作的重要性，确定专人负责统计。

要认真负责地按时、按规定、准确无误地完成统计报表的填报工作。

2．建立健全统计台帐，帐物相符，掌握档案的收进、整理、利用、移出、鉴定、销毁以及其他各种情况数据。

3．对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施。

4．各类档案的统计数据由分管各类档案工作的同志提供，交专人统计填报。

5．统计报表一般每学期进行一次，年终进行汇总统计。

6．按所在地档案行政管理部门和上级主管部门的要求及时报送各种报表，并进行统计分析。

7．要确保统计数据的严肃性，各类数据应实事求是；要有原始资料为依据，不得随意估算、虚报；字迹清晰。

8．坚持用科学的标准和方法，按照规定的统一格式和口径，分析编制统计表，坚持实事求是的作风、严肃认真的态度，如实反映档案管理工作中的变化情况。

9．档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，建立科学的档案统计工作制度。