内部审核策划.docx
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内部审核策划
5内部审核策划
开展内审前，应有一个策划过程。
策划结果应形成局面文件，主要包括审核计划、审核组、审核用工作文件和资料（包括文件审查）、通知审核等。
通过内审策划，应做到：
a）计划落实。
包括审核计划得到批准，审核计划为审核组和受审核部门充分了解；
b）责任落实。
包括建立审核组并明确分工，各受审核部门负责人届时在场并已有准备；
c）工作文件落实。
包括各类工作文件齐备，所有文件、记录都能得到理解并能有效应用。
5．1制定审核计划
审核计划包括年度审核计划和审核活动计划（审核大纲）。
年度审核计划是审核策划的始端也是总纲，审核活动计划则是按照年度审核计划安排具体实施。
审核计划的内容可包括：
审核目的、范围、审核准则、审核组成员及分工、主要审核活动的时间安排、首末次会议时间等。
组织年度审核计划应以文件形式颁发，审核活动计划应审核组长签名和主管领导的批准。
5．1．1年度审核计划
⑴目的
a）保证内部审核的实施有计划地进行；
b）便于管理、监督和控制内部审核。
⑵要点
a）年度内部审核计划可包括质量管理体系、过程、产品和服务的审核；
b）质量管理体系审核应在年内对所有部门和过程全部覆盖，并突出关键部门、过程；
c）过程质量审核应在年内对所有关键过程、特殊过程全部覆盖，还可考虑问题较多、比较薄弱的过程；
d）产品质量审核应在年内按周期和既定抽样方案进行，突出主导产品。
⑶考虑因素
a）落实审核组织；
b）审核范围；
c）顾客、认证机构及有关法规的要求；
d）质量管理体系文件关于内部审核的要求；
e）审核的频次等
⑷类型
a）集中式年度审核工作计划
主要特点是：
Ø在某计划时间内安排的集中式审核。
每次审核可针对全部适用过程及相关部门，也可针对某些过程或部门；
Ø审核后的纠正行动及跟踪在限定时间内完成；
Ø审核的时机大多为：
新建质量管理体系运行后，质量管理体系有重大变化时，发生重大事故时，外部质量审核前，领导认为需要时。
集中式年度审核计划案例见表5-1。
-表5-1RS公司质量管理体系内部审核2001年度计划（集中式）
审核目的
评价新质量管理体系运行的符合性、有效性，在2001年8月第三方审核前一个月纠正不合格项
审核范围
公司叉车产品设计、制造、安装和服务所涉及的公司内各部门、分厂、场所和过程
审核准则
ISO9001：
2000；公司质量管理体系文件；适用的法律、法规；顾客投诉
审核组
审核组长；张文（管理者代表）副组长：
李刚、季成
第一组组长：
张文第二组组长：
李刚第三组长：
季成
第一组组员：
张刚、张红第二组组员：
李立、李江
第3组组员：
季正、季青
实施项目及要点
时间要点
负责人
协助人
1．编制部门内审检查表
4月上旬
李刚
各内审员
2．开展质量管理体系内部审核
4月中旬
张文
李刚、季成
3．不合格纠正
5月中旬前
各部门负责人
4．跟踪审核
5月下旬
季成
内审员
5．完善各部门内审检查表
5月上旬
李刚
6．开展第二次质量管理体系内部审核
7月上旬
张文
李刚、季成
7不合格项纠正
7月中旬
各部门负责人
8．跟踪审核
7月下旬
李刚
内审员
9．开展管理评审
8月上旬
总经理
张文
10．接受第三方正式审核
8月下旬
张文
各部门
备注
编制人：
李刚批准人：
张文批准日期：
2001年2月1日
b）滚动式年度审核工作计划
滚动式年度审核一般在通过第三方质量体系认证后被采用。
主要特点是：
——审核持续时间较长；
——审核和审核后的纠正行动及其跟踪陆续展开；
——在一个审核时期内应保证所有适用过程及相关部门得到审核；
——重要的过程和部门可安排多频次审核。
滚动式年度审核计划见表5-2
表5-2RS公司质量管理体系内部审核2001年度计划（滚动式）
编制人：
李刚批准人：
张文2001年1月22日
被审部门
ISO9001审核条款
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
总经理
5.1,5.2,5.3,5.4,5.5,5.6,6.1,8.2.1,8.2.2,8.4
管理者代表
5.3,5.4,5.5.2,5.5.3,5.6,8.2.2,8.5
公司办
4.1,4.2,5.3,5.4,5.5.1,5.5.3,6.2,8.1,8.2.2,8.2,8.5
销售部
5.2,7.2,7.5.1,7.5.4,8.2.1,8.4
技术部
4.2.3,5.2,7.1,7.3,7.5.1,7.5.2,8.1,8.5
生产部
6.4,7.5.1,7.5.3,7.5.5,8.4
供应部
7.4,7.5.3,8.3,8.4
品质部
6.1,7.4,7.5.1,7.5.2,7.5.3,8.2.3,8.2.4,8.3,8.4
动力部
6.3,7.5.1,7.5.2,
财务部
7.2,7.4,7.5.1,8.4
前处理分厂
6.3,6.4,7.5.1,7.5.2,7.5.3,7.5.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.47
二桥分厂
6.3,6.4,7.5.1,7.5.2,7.5.3,7.5.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.47
总装分厂
6.3,6.4,7.5.1,7.5.2,7.5.3,7.5.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.47
热加工分厂
6.3,6.4,7.5.1,7.5.2,7.5.3,7.5.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.47
机修分厂
6.3,6.4,7.5.1,7.5.3,7.5.5,8.2.3
变速箱分厂
6.3,6.4,7.5.1,7.5.2,7.5.3,7.5.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.47
铸造分厂
6.3,6.4,7.5.1,7.5.2,7.5.3,7.5.5,8.2.3,8.2.4,8.3,8.47
仓库
6.3,6.4,7.5.1,7.5.3,7.5.5,8.2.3
注：
1）ISO9001中4.2.3,4.2.4,5.3,5.4,5.5.1,5.5.3,8.5条款在各部门均要审核；
2）符号含义：
c）审核活动计划
审核活动计划是对本次审核活动的具体安排，应形成文件，由审核组长制定并经主管领导批准。
审核活动计划应明确审核的目的和范围，审核依据的文件（标准、手册及程序等），审核组成员名单及分工情况，审核日期和地点，受审核部门，首次会议、末次会议的安排，各主要质量审核活动的时间安排，审核报告日期等。
审核活动计划还应体现本次审核所采用的主要方法，如是操作流程法，还是选择部门法，或是选择过程法等。
审核活动计划案例见表5-3
表5-3RS公司质量管理体系内部审核计划
审核目的
评价新质量管理体系符合审核准则的程度及有效性，迎接第三方复审（换版认证）
审核范围
公司叉车产品设计/开发、制造、安装和服务涉及到的所有部门、场所和过程
审核准则
ISO9001：
2000；公司质量管理体系文件；适用的法律法规；顾客投诉
审核日期
2001年7月15日至2001年7月18日
制定人
李刚
制定日期
2001年7月1日
批准人
张文
批准日期
2001年7月3日
报告发布日期
2001年7月25日
审核组名单
组长：
张文（管理者代表）第1组组长：
张文，成员：
张刚、张红；第2组组长：
李刚，成员：
李立、李红；第23组组长：
季成，成员：
季正、季青
组别
审核部门
时间
第1组
第2组
第3组
备注
7月16日
8：
00~8：
30
首次会议
8：
30~11：
30
公司办
公司领导
技术部
13：
00~17：
00
公司办
财务部/供应部
品质部
17：
00~17：
30
审核组会议
7月17日
8：
00~11：
30
销售部
生产部
品质部
13：
00~17：
00
前处理分厂
二桥分厂
动力部/总装分厂
17：
00~17：
30
审核组会议
7月17日
8：
00~11：
30
热加工分厂
二桥分厂
总装分厂
13：
00~15：
00
机修分厂
变速箱分厂
铸造分厂
15：
00~16：
30
资料整理
补充审核
小组会议
16：
30~17：
30
末次会议
d）跟踪审核计划
对纠正措施的实施过程及结果应进行跟踪审核，必要时该类审核活动也应制定计划，但其范围、对象将被限制在前次审核的不合格项方面。
e）临时性审核计划
临时性审核是指年度审核计划安排以外的审核。
该类审核往往是由于特殊情况或特殊要求而提出的。
在编制审核计划时，应注意：
1）审核计划可按部门或活动（过程）来编写，不再以要素来编写，一般更侧重于按部门审核。
审核计划一般应写明拟审核的职能部门、场所，最好注明应审核哪些相应的活动或过程。
过程可以包括产品实现过程和其支持过程（即管理过程）。
审核也可以以过程为主审核，此时则应注明审核哪些相关的职能部门。
为此，审核组长应事先熟悉被审核方的QMS文件及部门在相应过程或活动中的职责。
受审核方如能提供部门和过程（活动）的职能分配表则更为理想。
2）审核计划的具体内容应与受审核方的规模和复杂程度相适应。
在制订审核计划时应考虑在对质量有较大影响的过程或活动以及承担较重要职能的部门安排较多的时间，应确保在有效的时间内完成有效的审核。
3）在编制年度内审查计划时，若采用滚动式审核，则相应要素应改为相应的过程或活动，应在一个审核周期内确保对产品实现过程和支持过程的全面覆盖。
对于主要的过程和活动，如管理职责、资源管理、产品的实现过程、测量分析和改进等，每次审核时均应考虑到，对于其子过程则可以考虑抽样。
4）审核组分工时应注意把具备专业能力的审核员安排在产品实现过程或产品的测量过程的审核上，以确保审核有效进行。
5）审核计划中应强调安排对领导层的审核。
2000版标准对最高管理者的承诺和职责进一步予以重视，这些承诺和职责通常反映在组织的质量方针、质量手册、QMS文件中，并在相关过程和活动中体现。
因此对最高管理者的承诺，自身的质量意识和对QMS及职责的理解，审核时应予充分了解，对最高管理者的审核或座谈应在审核计划中予以明确并给予足够的时间。
练习4
编制质量管理体系内部审核计划
5．2建立审核小组
根据审核活动目的、范围、部门、过程以及审核日程安排，选定审核组长和成员，建立审核小组。
审核组长和审核员的人选应考虑的因素的原则见第9章。
小组成立后，应明确各成员分工和要求，这是审核组长的责任。
审核组长应注意“审核员不能审核自己的工作”的原则。
审核员按分配任务做好各项准备工作。
主要有：
a）熟悉必要的文件和程序。
b）根据要求编制检查表；
c）考虑前次审核结果应跟踪的项目。
小组成立后通常应举行审核组会议，以确保审核前准备工作全部完成，每个审核员对审核任务完全了解。
为使内审活动正常有效地开展，组织应建立相适应的内审工作系统，主要是：
a）组织。
应建立审核组织，指定组织内审负责人（如管理者代表），明确日常工作负责部门以及其他部门应负的职责；应选择、培训、形成一批合格的内审员（最好每个部门至少有一名内审员），以确保审核活动必需的人力资源；
b）文件。
应建立并保持内审程序，规定内审的基本步骤、要求、责任与方法应建立完善内审工作文件，如年度审核计划、审核活动计划、检查表、现场审核记录表、不合格项报告、纠正措施报告、审核报告等。
5．3编制检查表
检查表是审核前需准备的一个重要工作文件。
为提高审核的有效性和效率，审核员一般应根据分工准备现场审核用的检查表。
检查表内容的多少，取决于被审核部门的工作范围、职能、抽样方案及审核要求和方法。
5．3．1检查表的类型
a）过程检查表
这是一种按照ISO9001标准条款编制的检查表，其关键是选择部门，分清主次。
如编制与顾客有关的过程（7.2）检查表，主要部门为销售部，主要相关部门为生产部、技术部、财务部等。
采用过程检查表，优点是审核有深度，审核易发现系统内“接口”问题，缺陷是造成审核部门的重复。
过程检查表案例见表5-4
表5-4过程检查表
编制人
李刚
编制日期
2001年6月20日
审核过程
7.4采购
审核地点
办公室、仓库
预计时间
3小时30分
被审核部门
供应部、生产部、材料库、技术部、品质部
检查项目、证据及方法
检查依据
1.根据销售计划和合同要求，技术部是否能够及时、正确地提供采购技术要求和图纸？
发放至供方的图纸是否有记录并对更改实施控制？
抽查3份图纸核实。
Q/RS1013中4.2.1条规定
2.根据销售计划、库存及要求，生产部是否能够及时正确地提出采购计划？
采购计划要求是否明确、合理？
采购计划是否经过生产副总审批？
抽查1~2月份采购计划、核实。
Q/RS1013中4.2.2和4.1.3条规定
3.按照采购计划，供应部是否及时发出采购单或签订采购合同？
确保生产对供应的要求？
抽查2月份采购单5份，采购合同2份，核实交付准期率。
Q/RS1013中4.2.3条规定
4.供应部对所采购产品质量要求是否清楚？
并按质量要求实施采购？
抽查5种关键采购产品核实。
Q/RS1013中4.1.2条规定
5.财务部是否按照规定实施供方财务控制，把好价格审核关和财务结算关？
抽查5份结算凭证核实。
Q/RS1013中4.2.3条规定
6.当采购计划发生更改时，供应部是否填发采购文件更改通知单至有关供方和部门？
检查3月份采购文件更改情况。
Q/RS1013中4.2.5条规定
7.当采购产品发生质量问题时，供应部是否及时填发“采购产品质量信息反馈单”至供方，反映质量问题并提出纠正改进要求？
Q/RS1013中4.3.1条规定
8.公司是否针对不同供方的产品、性质及供货业绩，进行分类或分级，规定并实施检验或其他必要的活动，以确定采购产品满足规定的采购要求？
抽查，核实。
Q/RS1013中4.6条规定
9.公司对供方首样检验情况及要求是否规定并执行？
公司对供方封样情况及要求是否明确规定并执行？
供方样品是否有标识，有首样检测、封样的记录？
抽查、核实。
Q/RS1013中4.7条规定
10.公司对规定采购产品在供方现场验证的情况是否予以实施？
顾客是否提出对采购产品在供方现场验证的并予实施？
如有，在采购文件中对拟验证的安排和产品放行的方法如何作出规定？
抽查核实。
Q/RS1013中4.8条规定
11.材料库是否能够及时正确地提供库存报表，以作为生产部编制采购计划的依据？
其库存报表数据是否正确？
其库存是否受控？
抽查3月份库存报表，核实。
Q/RS1013中4.2.2条规定
12.材料库是否已按材料规定记帐，采购产品凭证齐全？
抽查4月份凭证保存情况。
Q/RS1013中4.5条规定
13.检查供方评定计划,所有直接影响产品质量的供方是否都已纳入评定计划,并有合格的评定方式?
Q/RS1013中9.2.4条规定
14.抽查20份供方评定报告,是否已按评定计划和供方选择、评定准则实施评定？
证实结果和意见是否公正、客观、可靠？
供方选择、评价结果是否形成记录并予保持？
15.检查合格供方目录,是否形成正式文件并分发至有关部门?
供应同种产品的供方是否保持在2家以上?
Q/RS1013中9.2.5条规定
16.抽查10家目录中的合格供方,是否已按要求进行了评定并得到经营副总批准?
Q/RS1013中9.2.5条规定
17.抽查3月份采购单和采购合同,是否在合格供方目录中采购?
Q/RS1013中4.1.1条规定
18.品质部是否已建立合格供方供货业绩记录?
记录是否齐全、正确？
对供货业绩不良时是否采取措施，以促使供方改进，满足采购要求？
Q/RS1012中10.1条规定
19.公司是否建立实施合格供方重新评价准则?
对重新评价结果及跟踪措施是否有记录并予保持,从合格供方目录和供货业绩记录中各抽5家核实.
Q/RS1012中10.2条规定
20.公司是否建立、保持与合格供方信息反馈渠道，及时沟通、保持协调，有良好的互惠关系？
抽3家核实。
Q/RS1012中10.4条规定
21.顾客有要求或公司认为必要时,供方更新信息是否向顾客报告或经顾客同意?
供方更新条件、措施是否确定并予实施？
如有应进行验证。
Q/RS1012中10.5条规定
22.公司是否提供必要的采购计划、资料和采购承诺，以便供方能够满足这些期望要求？
抽查核实。
Q/RS1012中13.5条规定
23.当供方的产品、程序、过程、设备的变化会导致影响公司产品质量时，公司对这种变化情况是否要求得到批准？
这些需批准的情况是否确定并被实施？
提问、核实。
Q/RS1012中13.6条规定
24.根据合格供方供货业绩记录,是否存在10批中有3批退货的供方?
如有是否已按规定降级并督促其质量改进?
Q/RS1012中11.3条规定
25.对临时供方,供应部是否编制“临时物资采购申请单”得到经营副总批准后实施采购?
Q/RS1012中13.4条规定
b）部门检查表
按照部门编制的检查表，关键是选择过程，分清主次。
如编制RS公司销售部检查表，其分管过程为与顾客有关的过程（7.2）、顾客财产（7.5.4）、顾客满意（8.2.5）。
主相关过程为：
以顾客为中心（5.2）、设计和开发（7.3）、生产和服务提供的控制（7.5.1）、不合格品控制（8.3）、数据分析（8.4）。
通相关过程为：
文件控制（4.2.3）、质量记录的控制（4.2.4）、质量方针（5.3）、策划（5.4）、职责和权限（5.5.1）、内部沟通（5.5.3）、改进（8.5）。
采用部门检查表，优点是审核有广度、部门不重复，但缺乏深度。
部门检查表案例见表5-5
表5-5部门检查表
编制人
季成
审核人
张文
日期
2001年6月25日
受审核部门
销售部
审核地点
办公室
审核时间
3.5h
审核过程
检查项目、证据及方法
检查依据
1.是否建立了文件收发记录？
抽查5份文件保管情况。
对外来文件（如客户订单）是否标识、分发受控？
抽查5份核实。
Q/RS1012中5.7条规定
2.抽查10份文件是否均为有效版本？
3.是否建立了销售部质量记录一览表，并按该表规定实施了控制？
抽查5种记录保存、填写、传递情况。
Q/RS1020中5.3条规定
4.保存的质量记录是否按照时间要求进行鉴定和整理？
对失效的无保存价值的记录及时按照规定进行处置？
Q/RS1040中11.2条规定
5.“以顾客为中心”经营理念是否在销售人员中得到树立？
销售人员关注焦点是否放在顾客身上，特别是不满意顾客身上？
销售人员对顾客和最终使用者关心的产品特性是否清楚、理解并以正确及时传递？
抽问三名销售人员验证。
Q/RS1001中5.3条规定
6.问销售部经理质量方针及含义是什么？
作为销售部如何贯彻实施质量方针？
抽问3名销售员质量方针是否知道？
是否向客户宣传？
Q/RS1002中4.1条规定
7.是否建立了本部门质量目标？
所建立质量目标与质量方针和持续改进的承诺是否相一致？
为实现目标，是否进行策划，有保证或改进措施得到落实？
抽查两个目标核实。
Q/RS1002中4.5条规定
8.问销售部经理职责范围是否清楚？
从中抽查3条是否已落实？
问销售部分工情况，抽查一名员工岗位责任制是否清楚并已落实？
Q/RS1003中5.3条规定
9.销售人员是否主动与公司有关部门进行沟通，及时反映市场信息、顾客意见？
抽问两名销售员核实。
是否按照规定每月公开一次销售分析会议？
抽查会议记录核实。
Q/RS1004中5.2条规定
10.检查销售部合同台帐，是否所有合同都已登入台帐且记录完整、正确、及时？
Q/RS1007中9.3条规定
11.从合同台帐中抽查10份合同，是否已按规定进行了合同评审？
合同评审结果及跟踪措施记录是否正确？
当涉及非常规合同评审时，有关部门人员是否参与，并签署意见？
合同各项要求是否明确？
Q/RS1007中第5章规定
12.当客户口头要货时，是否填写“顾客口头要货登记表”进行评审？
Q/RS1007中6.3条规定
13.当产品要求评审（包括公司附加要求）认为不能签订合同时，是否及时、适当地向客户反馈评审意见？
对客户答复意见再次评审？
Q/RS1007中6.5条规定
14.合同签订或接受后，销售部是否正确及时地编发销售通知单或发货通知单至有关部门？
抽查3月份销售通知单和发货通知单各5份核实。
Q/RS1007中6.7条规定
15.当涉及合同更改时，销售部是否填写“合同更改通知单”，经评审确认后分发到有关部门？
抽查3月份合同更改通知单5份，核实。
Q/RS1007中7.2条规定
16.抽查3月份交付单或送货单20份与相应合同核对其符合情况，对不符合情况追查原因，并查其是否有“合同更改通知单”。
Q/RS1007中9.2.2条规定
17.抽查资金回笼情况，对逾期没有回笼的资金追溯原因。
Q/RS1007中9.2.3条规定
18.抽查合同保管情况，是否及时归档，保密措施是否有效，并被执行。
Q/RS1007中9.7条规定
19.销售部是否已建立可靠的、有效的与顾客沟通的渠道和方式？
在和顾客沟通过程中，销售人员是否尽力、充分、主动？
抽问销售部经理核实。
Q/RS1007中10.2条规定
20.在产品信息问询、合同订单的处理，顾客反馈（包括顾客投诉）三方面是否已建立有效的沟通方式，并能及时沟通？
抽查核实。
Q/RS1007中10.3条规定
21.发生顾客投诉后，销售部是否立即沟通处理，解决顾客当前的不满意？
抽查两例验证。
Q/RS1007中10.5条规定
22.是否开展市场调研活动并按规定编制市场调研报告？
是否掌握市场竞争对手及新产品最新情况，并及时向公司领导提供市场信息和新产品开发建议。
Q/RS1009中6.2条规定
23.销售部是否参与有关设计评审、验证和设计确认活动？
对新产品设计问题及时向设计部门反馈？
Q/RS1009中7.3条规定
24.成品交付条件是否清楚，并已按交付开具送
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