CCC文件和资料管理控制程序.docx

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CCC文件和资料管理控制程序

CCC文件和资料管理控制程序

1.目的

对质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件盒资料管理进行有效的控制，确保各相关场所使用的文件适用、有效，而不被误用，并确保相关场所使用的文件都是有效版本。

2.范围

用与质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件和资料管理进行有效控制，包括以纸张、计算机、关盘、或其它电子媒体为载体的文件的控制（包括外来文件的控制）。

3.职责

3.1文控室总体负责质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件和资料进行管理。

3.2文控室负责质量手册，管理者代表或负责人审核，总经理批准。

3.3文控室组织各部门编制程序文件，相关部门评审，经部门主管审核后报管理者代表或质量负责人批准。

3.4各职能部门负责本部门归口条款的第三层次文件的编制，部门主管、管理者代表或质量负责人批准。

3.5文控室负责所有受控文件的发放、更改、回收、销毁等工作，各部门负责控制本部门的文件发放、接受和使用。

3.6外来文件（指国际、国家标准、行业标准、顾客或供方的文件等）由相关部门主管领导、管理者代表或负责人确认后，文控室根据管理者代表或质量负责人确定的分发范围和数量进行发放，文控室负责外来文件的发放工作。

3.7其它各部门负责管理各自文件和资料。

3.8各部门制定的受控文件，正版统一交文控室负责管理，文控室负责所有文件发放的工作。

3.9文控室结合内部质量审核，组织对质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》的文件和资料进行评审与更新。

4.程序

4.1文件分类

1.第一层:

质量手册，是纲领性文件。

2.第二层：

程序文件，是指导性文件。

3.第三层：

管理性、检验性、技术性，是可操作性文件。

第三层文件是作为部门运行质量体系的常用实施细则，包括:

管理标准、工作标准（管理规定、管理制度、质量职责和权限、任职要求等）；

检验标准（关键零部件和材料检验标准、过程检验标准、例行检验、最终产品检验标准等）

技术标准（技术标准、工艺作业指导书、工艺流程、操作规程等）；

4.第四层：

质量记录，应清晰、完整作为产品符合规定要求的证据，具有可追溯性。

质量记录是一种特殊类型的文件，应依据质量记录的要求进行控制，质量记录应有适当的保存期限，质量记录的标识、储存、保管和处理都要作出明示的管理规定。

4.2文件的编号

1.质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证工厂质量保证能力要求》的文件的编号规则

质量手册

OUKE/QP-1

OUKE/QP-1,OUKE表示公司名称（欧科电器），QP表示程序文件，1表示第一个文件，其余按顺序编号依此类推。

第三层文件

OUKE/WI-QC-01

OUKE表示公司名称，WI表示第三层文件，QC-01表示品质部第一个文件，其余依此类推。

第三层文件按部门的英文缩写简称来编号，采购部（PU），仓库（WH），行政部（AD）,工程部（ED），开发部（RD），品质部（QC），文控室（FC），生产部（MD），注塑部（ID），销售部（SA），品牌部（BD），售后服务部（SE），出口部（EX）。

④质量记录

FormNo：

QC-01

FormNo.表示质量记录，QC表示品质部，01表示第一个记录，其余按顺序依此类推，其它部门质量记录的编号按部门的代号来表示（同上）,质量记录格式如果要更改后，在记录编号后面加上A、B字母，加A表示第一次更改，加B表示第二次更改，其余依此类推。

⑤外来文件

外来文件不作任何编号，按外来文件本身的标准号来登记受控并发放到先关部门。

4.3文件编制、审核、批准、发放

1.质量手册由文控室负责编制，管理者代表或质量负责人审核，总经理批准后发布。

2.程序文件、第三层次文件由各归口部门负责组织编制，经部门主管审核后报质量负责人或管理者代表批准。

3.批准后的正本文件，由文控室在封面或首页盖“受控正本”印章，并由文控室统一管理。

受控正本文件发放前，由文控室在复印后的副本封面或首加盖“受控副本”章，并注明版本号，分发号。

4.文控室负责所有受控文件的发放、回收、销毁工作，应做好发放登记手续，领用人签收，在《文件发放、回收、销毁记录表》做好相关人员的签名/日期。

5.因文件破损需重新换发新文件时，分发号不变，由文控室收回相应旧文件。

6.文件发放前和更改应受到授权人批准，以确保文件是充分与适宜的（内容正确、表达清晰、完整，与其它文件协调一致，并容易理解）。

7.文控室应确保在文件使用的各场所都能及时得到相关文件的使用的有效版本。

8.文控室在发放文件时应确保文件清晰、易于识别。

9.如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与质量管理体系有关的法律、法规文件等，由受控室分发并按外来文件要求控制。

10.文控室编制一份文件总清单，便于掌握文件总体情况，并确保各部门获得同一文件的有效版本。

4.4文件的受控标识

1.受控文件分为’受控正本“和受控副本”两种。

以其封面或首页的受控印章加以区别。

2.文控室负责在质量手册、程序文件封面上加盖受控印章表明其受控状态，第三层次文件在文件的首页或封面盖受控印章，受控副本文件必须有分发号、文件编号、文件名称、版本号等标识。

3.供应商、顾客或其它政府机构需要提供本公司的文件，只提供现行的受控文件，不盖“受控副本”章，改版或换页不负责提供最新的版本文件。

4.5文件更改

1.文件更改原则：

质量体系文件要保持相对稳定，不随意更改，只有在下列条件下方可提出修改：

原文件不符合现行的体系要求，可操作性不强时，又不能正确指导生产时。

新工艺比原先的工艺更先进，更合理时。

内部质量审核要求更改时。

④法律、法规、标准或顾客的需求发生变化而需要更改时。

对文件进行更改时，都必须填写《文件更改单》。

文件需更改时，由申请更改部门填写《文件更改单》说明更改原因，并注明修改状态，经质量负责人或管理者代表审核，质量手册报总经理批准，由文控室组织对质量手册进行更改，由文控室负责保留文件更改的记录。

2.程序文件的第三层次文件报部门主管审核，质量负责人或管理者代表批准后由各相应部门指定人员进行更改。

3.所有被更改的原文件必须由文控室收回，以确保有效文件的唯一性要求

4.更改后的文件经审核和批准后，由文控室根据工作需要范围及数量对新的文件进行发放。

5.文控室确保文件更改和现行修订状态得到识别，用第几版和第几次修订来识别，防止作废文件的非预期使用，文件内容更改较大时或三次后必须换版。

4.6正版文件的控制

所有正版文件由文控室负责控制，正本文件应在文件夹或文件袋上标明正版文件，以便于复印及与其它文件的区别。

4.7文件使用、保存、作废与销毁

1.文件使用

文件发放后，部门主管组织该部门人员对文件进行认真学习，抽查各位员工是否真正理解和应用。

2.文件保存

各部门应指定专人或兼职人员管理文件，文件必须分类存放在干燥、通风、安全的地方，应有条有序，以便于区别、存取和查阅，并填写《文件清单》，清单中应注明文件的名称、编号、版本号、发放日期，以识别文件的现行修订状态。

文控室每三个月检查一次各部门文件的实施情况和受控情况。

任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准私自外借或复印，确保文件清晰、易于识别和检索。

3.文件作废和销毁

所有失效或作废的文件应及时撤离现场和加盖“文件作废”章，作作废文件保存期为三年（按文件上标明日期为准），对需要销毁的作废文件，经质量负责人或管理者代表批准后，由文控室用碎纸机或焚烧进行销毁，并在《文件、发放、回收、销毁登记表》上作好标记。

因工作需要或有参考价值的作废文件需要保留时，文控室在文件上盖“作废保留”章，供参考使用（一般保留正本文件），妥善保管，防止作废文件的非预期使用，因某种原因需保留任何已作废的文件时，都应进行适当的标识。

换版的质量手册、程序文件、第三层文件、质量记录表格必须保留一份作废文件。

】，由文控室保存，并做好相应的作废保留标识。

4文件复制

对于文件丢失、损坏或不够用的文件，应由使用部门提出申请（填写内部联络单），说明原因，复制质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》有关的文件时，一般文件由质量负责人或管理者代表审批，重要文件必须总经理批准后方可复制，复制后由文控室按文件发放要求进行发放登记。

4.8外来文件的控制

1.文控室负责收集国际、国家、行业标准的最新版本，外来文件由相关部门主管、质量负责人或管理者代表确认后，识别外来文件的适用性，确定外来文件的分发范围和数量，文控室在封面加盖“外来文件”章并作好外来文件的发放编号，定期确认外来文件是否是最新版本。

2.各部门对收到外来填写登记在《外来文件清单》中，文控室负责对外来文件进行汇总登记。

4.9文件评审与更新

每年在内审时，文控室组织有关部门结合平时使用情况，碎质量管理体系和《强制性认证工厂质量保证能力要求》和质量管理体系要求的文件盒资料进行检查、评审，必要时，按4.5条款的规定予以修改。

4.10对承载媒体部是纸张的文件的控制，应对照上诉规定执行。

4.11作为特殊文件的质量记录的控制按《质量记录管理控制程序》执行。

总经理01

常务副总02

管理者代表/质量负责人03

注塑部05

采购部06

仓库07

行政部08

工程部09

开发部10

品质部11

文控室12

生产部13

OEM部14

销售部15

品牌部16

售后服务部17

出口部18

4.9部门文件分发号

5相关文件

《质量记录管理控制程序》

6.质量记录

《文件发放、回收、销毁记录表》

《文件清单》

《外来文件清单》

《文件更改单》

文件发放/回收记录

编号：

DXC-JL-04序号：

序号

分发号

文件名称

编号

版本

发放记录

回收记录

部门

签收

日期

份数

签回

日期

份数

文件借阅/复制记录

编号：

DXC-JL-03序号：

时间

文件名称

编号

版本

受控状态

借阅、复制份数

签名

归还时间

受控文件清单

部门:

编号:

DXC-JL-02

序号

文件名称

编号

版本

备注

文件更改申请

编号：

DXC-JL-01序号：

文件名称

编号

版本

更改位置及原因

更改后内容

受此影响引起的其它更改文件名称：

申请人：

日期:

所在部门意见：

签名:

日期：

审批部门意见

签名:

日期：

文件作废/销毁申请

编号：

DXC-JL-05序号：

文件名称

编号

版本

份数

作废销毁原因：

申请人：

日期：

所在部门意见：

签字：

日期：

文件保管部门意见：

签字:

日期：

管理者代表意见：

签字：

日期：