质量管理体系各部门职能和岗位职责.docx

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质量管理体系各部门职能和岗位职责

质量管理体系作业指导书

各部门职能和岗位职责

文件编号

QW-001

版本状态

A

生效日期

2006年10月1日

分发号

编写

批准

董事会职能和董事长岗位职责

一、董事会职能

1、批准年度财务收支预算与年度利润分配方案。

2、决定通过公司重要规章制度。

3、决定设立分支机构和投资开发新项目。

4、决定通过本公司章程的修改。

5、决定聘用副总经理等以上高级职员。

6、其它应由董事会决定的重大事宜。

二、董事长岗位职责

1、主持召开股东大会、董事会议，并负责会议决议的贯彻落实。

2、召集和主持管理委员会会议，组织讨论和决定公司的发展规划、经营方针、年度经营计划以及日常工作中的重大事项。

3、提名公司副总经理以上高层管理人员的聘用和解雇，并报董事会批准和备案。

4、决定公司高层管理人员的报酬、待遇和支付方式并报董事会批准和备案。

5、定期审阅公司的财务报表和其他重要报表，全盘控制公司的财务状况。

6、签署对外上报、印发的各种重要报表、文件、资料。

7、处理其他由董事会授权的重大事项。

总裁室职能及岗位职

一、总裁室职能

1、公司管理的执行机构。

2、负责推动公司的各项管理工作。

3、负责落实公司的各项目标任务。

4、负责公司各部门目标任务的考核。

5、批准实施公司各顶重要管理制度、办法和规程。

二、总裁岗位职责

1、执行董事会决议，主持公司全面工作，保证经营目标的实现，及时完成董事会下达的各项指标，对董事长负责。

2、组织实施经董事会批准的公司年度工作计划和财务预算报告及利润分配、使用方案。

3、组织实施经董事会批准的新开发项目。

4、组织指挥公司的日常经营管理工作，在董事长委托权限内，以法人代表的身份代表公司签署有关协议、合同、合约和处理有关事宜。

5、决定公司高级职员的任免、报酬、奖惩。

建立和健全公司统一、高效的组织体系和工作体系。

6、审查批准年度计划内的经管、投资、改造、基建项目和流动资金贷款、使用、贷款担保的可行性报告。

三、副总裁岗位职责

1、对总裁负责、协助总裁抓好各项工作。

2、熟悉和掌握公司情况并及时向总裁反映。

提出建议或意见，当好总裁的参谋和助手。

3、负责规范管理工作的组织、实施、检查和考核工作。

4、协调主管部门与其他部门之间的关系，协助总裁建立和健全公司统一、高效的组织体系和工作体系。

5、在董事长的授权下负责财经审批工作

6、完成总裁交办的其他任务。

行政管理中心

一、行政管理中心职能及总经理岗位职责

一）、行政管理中心职能

1、负责集团公司日常管理工作。

2、主管集团公司人力资源工作。

3、主管集团的财务工作。

4、负责企业文化建设，筹划各种增强职工凝聚力的宣传、教育活动。

5、行使集团公司日常行政监督权利，对违法乱纪行为进行调查和处罚。

6、向总裁提出本中心各部门经理、副经理人选的聘用和解聘、培训、考核、晋升等工作。

7、搞好与政府职能部门的公共关系，协调好中心各部门与其他部门的关系。

二）、行政管理中心总经理职责

1、行政管理中心总经理受董事长、总裁的指挥与监督并向他们负责。

2、主管公司行政部、财务部，并负责行政和财务的管理和协调工作。

3、拓展政府公共关系，协调好中心各部门与其他部门的关系。

4、行使集团公司日常行政监督权利，对违法乱纪行为进行调查和处罚

5、完成董事长和总裁交办的其他各项工作任务。

二、行政部职能及岗位职责

一）、行政部职能

1、负责公司对外联络事务和公共关系的拓展等。

2、负责公司有关规章制度的制订、颁发、推行及督导实施；相关公文的起草；档案、文控工作管理。

3、人力资源规划，人员招聘、解聘，培训，绩效考核，薪酬管理等。

4、负责公司安全保卫、消防管理工作。

5、重要活动的组织、策划、会议筹办，对会议决议、领导交办任务之办理、催办、督办。

6、企业文化的建立、整合、宣传、报导。

7、负责食堂、宿舍、环境卫生、园林绿化、车辆调派、来访、来函、来电处理等工作的管理。

8、公司有关项目的申报和跟踪，有关证照的年审、换证。

二）、行政部岗位职责

（一）、行政部经理岗位职责

1、主持部门全面工作，隶属行政管理中心领导，其工作对行政中心总经理负责。

2、负责公司行政、人事、后勤事务的管理和协调工作。

3、负责公司有关规章制度的制订、推行及督导实施。

4、主导公司人力资源规划，人员招聘、培训，绩效考核，薪酬、福利工作。

5、负责公司管理会议的筹办，重要活动的组织、策划等。

6、负责公司有关项目的申报、跟踪和有关证照的年审、换证工作。

7、负责公司保安、保卫，消防、安全工作的管理和监督。

8、负责公司后勤服务工作的落实和管理。

9、负责企业文化的建设、整合、宣传和报导工作管理。

10、负责公司公务车辆和司机的工作管理。

11、负责对本部门人员的业务指导和绩效考核。

12、完成领导交办的其它工作任务。

（二）、行政事务组主管岗位职责

1、其工作对部门经理负责。

2、负责行政事务组的具体工作管理。

3、负责有关会议、活动的具体筹备工作。

4、跟踪落实公司有关管理制度的执行情况。

5、完成上司交办的其它工作任务。

（三）、行政文员岗位职责

1、其工作对行政事务组主管负责。

2、负责人员招聘、离职、调动、晋升等程序作业的办理。

3、负责员工人事档案建立和日常管理工作。

4、负责各部门员工的考勤统计、核实和工资核算。

5、负责行政管理中心及本部门文件的打印工作。

6、负责有关财务报销单据的呈批工作。

7、负责行政、人事方面的报表统计工作。

8、负责本部门办公设备的日常维护和保养工作。

9、负责公司宣传板报的编辑和出版工作。

10、完成上司交办的其它工作任务。

（四）、接待文员岗位职责

1、其工作对行政事务组主管负责。

2、负责公司来函来文及报刊信函的收发工作。

3、负责公司总机电话的接听和转接工作。

4、负责来访客人和管理例会的茶水供应等服务工作。

5、负责有关文件资料的复印工作。

6、负责董办、总办和本部门的办公室门锁管理及卫生整理工作。

7、负责公司公务车辆使用情况的统计工作。

8、完成上司交办的其它工作任务。

（五）、后勤主管岗位职责

1、全面负责公司后勤管理和服务工作，其工作对部门经理负责。

2、负责食堂财物管理和人员工作安排，确保食堂卫生、秩序、饭菜供应等工作正常运行。

3、负责宿舍管理和监督，保障宿舍安全、卫生、秩序、生活设施的配套等管理工作正常开展。

4、负责公司公共区域环境卫生和厂区绿化工作管理。

5、负责洗衣房的工作管理。

6、负责公司生活设施的日常巡查和维护工作。

7、负责公司娱乐场地和器材的使用、管理和维护工作。

8、完成上司交办的其它工作任务。

（六）、保安队长岗位职责

1、专职负责公司保安、保卫和消防、安全工作的落实和管理，其工作对部门经理负责。

2、落实执行公司有关管理制度，确保来人来访和人员车辆进出安全有序。

3、负责保安训练工作和队伍建设，确保保安人员的身体和业务素质提高。

4、定期督导检查各班的值勤情况和记录，及时发现、纠正、消除问题和隐患，做好“四防工作”。

5、熟练掌握公司消防系统工作情况，及时消除火灾隐患，防止火灾事故发生。

6、配合公司建立突发事件防卫预警系统，快速反应防范事故发生。

7、完成上司交办的其它工作任务。

（七）、司机岗位职责

1、其工作对部门经理负责。

2、承担各部门的日常业务出车和其他出车的任务。

3、负责公司公务车辆的日常清洁、保养、年检及送修工作。

4、做好公务车的加油、行程、维修费用等记录工作。

5、配合经理协调各部门的用车，提高车辆使用效率，减少资源浪费。

6、加强自身技能提升和法规学习，确保行车守法、安全。

7、完成上司交办的其它工作任务。

三、财务部职能及岗位职责

一）、财务部职能

1、认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。

2、建立健全财务管理制度，编制和执行财务计划，加强经营核算管理，检查监督财务纪律。

3、及时准确提供各种财务运行信息和数据，供企业决策者参考。

4、监督资产运用状况，厉行节约，合理使用资金。

5、合理分配企业收入，及时完成需要上交的税收和费用。

6、了解、拿握政府财税、金融部门相关法规和信息，及时指导企业财务运行。

二）、财务部岗位职责

（一）、财务经理岗位职责

1、主持本部门的全面工作，其工作上向董事长、总裁、行政管理中心总经理负责。

2、根据国家财务会计法规和行业会计规定，结合公司特点，制定和完善财务制度和相应实施细则，发现问题及时纠编，对重大问题及时上报。

3、根据规定的成本、费用开支范围和标准，审核各种原始凭证的合法性、合理性和真实性与报销的审批手续是否符合公司的规定。

审核对外报送的财务报告。

4、登记和监督销售合同的执行情况和资金回笼情况。

利用财务资料进行成本费用分析，毛利分析。

编制财务情况说明书和回答公司上级领导的质询。

5、参与制订纳税策划，财务预算，信贷计划，加强对财会活动过程的监控，组织预算方案和实施。

6、协助公司领导拓展公共关系，以取得政府职能部门对公司生产经营支持。

7、完成公司上级领导交办的其他工作任务。

8、负责对本部门所属人员的业务指导和绩效考评。

（二）、账税组主管岗位职责

1、受财务经理指挥与监督，并向其直接报告。

2、负责指导、监督、检查和考核本组员工的工作，及时处理工作中发生的问题，保证本组的会计核算和税务申报工作的正常进行。

3、负责每月及年终结账，按时编制月、季、年度会计报表，登记总账，出现问题及时纠正，做到表与账相符，总账与明细账相符。

4、按照财务核算原则，定期分析公司成本、利润和税收的执行情况。

跟踪存货收发结存状况和出口业务状况的配比。

及时反映情况，提出合理化建议。

5、定期组织对公司货币资金的盘点清查工作，确保资金的准确性。

6、完成政府统计部门需要提供的资料，协助有关部门开展财务审计和年检工作。

7、完成财务务经理交办的其他工作。

（三）、账务会计岗位职责

1、受财务经理与账务组主管指挥与监督，并向其直接报告。

2、按照会计制度的规定，编制记账凭证，审核各种原始凭证的合法性、合理性和真实性。

认真记账、对账和报账，做到凭证与账簿相符。

3、负责公司固定资产的核算工作，建立固定资产辅助明细账，及时办理登记、报废手续。

4、负责每月预提和待摊费用的核算。

5、正确进行会计电算化处理，提高工作效率和准确性。

（四）、账务组文员岗位职责

1、受财务部经理和账务组主管指挥与监督，并向其直接报告。

2、协助会计记账，开具发票。

3、负责会计档案的收集、整理、装订、归档（包括会计凭证、账簿、报表以及其他会计专业核算材料）。

4、协助财务软件实施阶段的完善和数据录入以及系统维护。

5、协助完善公司下属机构等小规模纳税人企业的账务。

6、完成财务经理交办的其他工作任务。

（五）、税务会计岗位职责

1、受财务部经理和账务组主管指挥与监督并向其直接报告。

2、办理纳税登记、申请减免税和出口退税，核实税金的缴纳。

3、办理纳税申报和免抵退申报。

4、负责依税法规定做好印花税、城建税、堤围防护费的核算工作及相应缴纳和记录。

5、负责办理公司员工的个人所得税、社会保险费的申报及相应缴纳和记录。

6、编制有关的税务报表和相关的分析报告，办理其他与税务有关的事项。

7、办理公司下属机构等小规模纳税人企业的纳税申报。

（六）、成本组主管岗位职责

1、受财务部经理指挥与监督，并向其直接报告。

2、负责指导、监督，检查和考核本组员工的工作，及时处理工作中发生的问题，保证本组工作的正常进行。

3、拟订成本核算方法，加强成本管理的基础工作。

4、审核成本核算报表，进行成本、费用的分析和考核，并就出现的问题进行分析，及时上报，提出降低成本的控制措施和建议。

5、在公司推行全面成本核算管理，协助有关主管制定总体方案和实施办法，确定各类成本定额、标准、并协助各部门、车间的推广和实施。

6、定期组织对公司仓库的存货、车间的在制品进行盘点清算，确保货物的准确性。

7、编制日常记账凭证，进行会计电算化处理。

负责每月及年终结账，按时编制月、年度财务报表。

8、完成财务部经理交办的其他工作。

（七）、工资核算会计岗位职责

1、受财务部经理和成本组主管指挥与监督，并向其直接报告。

2、计算车间计件工人工资，编制工资表。

3、负责与计件工人核对工资，并就其所提出的询问、质疑、予以解答。

4、配合成本会计进行直接人工项目的核算和计提。

（八）、成本核算会计岗位职责

1、受财务部经理和成本组主管指挥与监督，并向其直接报告。

2、采集成本核算资料，核算产品成本，编制成本核算报表，费用报表。

3、不断监督、调查各有关部门对成本计划和执行情况。

4、合同物控部拟定存货管理与核算实施方法，审查存货出入库单据与明细报表，编制存货收发结存报表。

5、参与存货的清查盘点，分析存货的储备情况。

（九）、往来结算岗位职责

1、受财务部经理和成本组主管指挥与监督，并向其直接报告。

2、负责主原料收购以及辅助物料供应的记录和编制应付款项日报表。

3、建立应付账款、其他应付款、预收账款明细账，并负责记账工作。

4、负责销售合同记录和核对发货指令与收款金额相符，编制应收款项日报表。

5、根据合同条款进行统计分析，编制出货计划和货款到期预测表，反馈延误信息。

6、建立应收账款、其他应收款、预付账款明细账，并负责记账工作。

7、建立账龄分析表，按规定报批坏账损失业务，并查证原因。

8、按时编制往来对账单，并按时与各分支机构对账。

（十）、审计组主管岗位职责

1、受财务部经理指挥与监督，并向其直接报告。

2、按照国家审计法规、公司财务审计制度的有关规定，负责拟订公司具体审计实施细则，报批后组织执行。

3、控制、考核、纠正公司及公司下属机构和内部独立核算单位偏离公司整体财务目标，计划的行为。

4、详细核对公司的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等是否合理、合法和正确，检查有无篡改等情况。

5、针对公司账务工作中出现问题的原因提出改进建议和措施，并按规定保守秘密和保护当事人的合法权益。

（十一）、出纳组主管岗位职责

1、受财务部经理指挥与监督，并向其直接报告。

2、负责领导本组员工严格按照国家有关现金管理和结算制度以及公司的规定办理现金收支和银行结算业务，及时处理工作中发生的问题，保证本组工作的正常进行。

3、保管库存现金和各种有价证券，有关印鉴、空白收据和支票。

掌管公司财务保险柜，按规定控制现金库存量。

4、随时掌握公司资金情况，编制现金、银行存款日报表。

5、严禁将银行账户出租，出借给任何单位或个人办理结算。

（十二）、资金调度岗位职责

1、配合对应付应收款项的清算工作，审核应收应付款项日报表，合理安排现金、银行付款计划，经审批后执行付款。

2、记录公司对外筹资、投资情况以及掌握公司资金运转状况，提供还贷或收回借款的计划，及时上报。

3、做好有关单据、合同、报表等有关筹资、投资资料的整理、归档工作。

（十三）、现金出纳岗位职责

1、受财务部经理和出纳组主管指挥与监督，并向其直接报告。

2、办理日常现金收付业务。

建立现金日记账，做到日清月结，保证账证相符，出现差错及时清查更正，如有短缺负责赔偿责任。

3、复核收、付申请单原始凭证，要在原始凭证上签章，并盖收讫、付讫戳记。

4、复核工资发放名册及金额，按时做好公司人员工资的发放。

（十四）、银行出纳岗位职责

1、受财务部经理和出纳组主管指挥与监督，并向其直接报告。

2、办理日常银行往来结算业务。

建立银行存款日记账，做到日清月结，保证账证相符，对未达账款项，要及时查询，随时掌握银行存款余额，以防止出现银行透支现象。

3、与市场部紧密配合，及时办理外汇结汇手续，并编制收款通知书。

4、设立支票登记簿，按规定手续办理登记、领用、注销手续。

经营管理中心

一、经营管理中心职能及总经理岗位职责

一）、经营管理中心职能

1、组织研究、拟定产品销售发展规划。

2、组织拟定有关贸易管理的各种规定制度。

3、做好国内外市场行情调研工作，研究和拟定海外贸易发展方案。

4、原辅材料、日常物资采购计划的编制与实施。

5、库存原辅材料的管理统计和资源调配。

二）、经营管理中心总经理岗位职责

1、经营管理中心总经理接受董事长、总裁的指挥和监督，并向他们负责。

2、主管公司物控部、市场部、原料采购部，负责上述部门的管理和协调工作。

3、在董事长的授权下负责财经审批工作。

4、完成董事长和总裁交办的其他工作任务。

二、物控部职能及岗位职责

一）、物控部职能

1、负责集团生产、办公所需工具设备、消耗品及办公用品的采购、控制和仓储管理。

2、负责集团生产所用原料、产成品的仓储管理。

3、负责集团包装用品的采购、控制和仓储管理。

4、负责集团公司现有资产的统计、分类及有效控制管理。

二）、物控部岗位职责

（一）、物控部经理岗位职责

1、主持部门全面工作，对经营管理中心总经理负责。

2、包装用品的采购控制以及纸箱车间、烫印车间的生产安排。

3、负责对本部门人员的业务指导和绩效考核。

4、完成领导交办的其它工作任务。

（二）、资产管理组主管岗位职责

1、负责对各部门所申购物品的审核、采购情况的跟踪、稽核。

2、负责物控部有关数据的汇总整理工作。

3、公司资产的清查登记工作。

（三）、冷库主管岗位职责

1、负责冷库的全面管理工作。

2、对冷库货物的存放质量、状态及冷库运行情况负责。

3、负责相关数据统计工作。

（四）、物料库主管职责

1、负责包装材料库、杂项库的管理工作。

2、对包装品的验收、库存情况及相关数据的统计负责。

（五）、资产管理组职员职责

1、对已核准的申购物品进行及时合理地采购，以保障正常生产及办公需要。

（六）、冻库职员职责

1、冻库保管员，主要跟踪公司冻库原料、产成品出入库的管理。

（七）、物料库职员职责

1、负责包装品、消耗品、办公用品的验收。

2、负责库存情况及相关数据的统计以及电脑数据的录入及复核。

三、市场部职能和岗位职责

一）市场部职能

1、销售目标的执行和达成情况的报告。

2、产品报价和接收订单的处理。

3、市场资料的收集、调查和反馈。

4、客户资料的建立与运用。

5、新客户和新市场的开发。

6、营销合同的收发、处理和归档。

7、客人投诉的接待与处理。

8、货款回收工作和异常情况处理。

二）市场部岗位职责

（一）、市场部经理岗位职责

1、对经营管理中心总经理负责，认真执行其工作指令。

2、编制和执行公司产品销售计划，及时关注生产计划完成进度。

3、负责起草产品销售管理制度，拟定销售管理办法、明确销售工作标准、建立销售管理网络，协调、指导、调度、检查、考核销售情况。

4、负责编制销售统计报表，督导部门建立健全各种原始记录、统计台账，及时汇总填报年、季、月度销售统计报表，做好销售统计核算基础管理工作。

5、积极开展市场调查、分析和预测。

做好市场信息的收集、整理和反馈，掌握市场动态，积极适时、合理有效地开辟新的客户，努力拓宽业务渠道，不断扩大公司产品的市场占有率。

6、建立完善与有关联业务部门的良好关系。

7、负责对所属部门人员的考核、考评与管理培训工作。

8、督导进出口商品的报关报检、单证等工作。

9、按时完成公司领导交办的其他工作。

（二）、贸易组主管岗位职责

1、对市场部经理负责，认真执行其工作指令。

2、执行落实公司营销策略、外销政策、销售管理制度，及时了解和反馈市场信息，巩固开拓市场，提高市场占有率。

3、熟练掌握公司产品加工流程及加工标准，密切与出口环节各部门的配合。

4、联系客户，介绍产品、报价等，与客户沟通，做好售前、售中、售后服务工作，建立和健全客户档案。

5、跟进合同洽谈、签订、生产、质量、包装、报检、发运、单据缮制、交单收汇的每个环节到位情况，以便按时、按质、按量交货，及时回款。

6、做好国际市场及顾客信息的收集、整理、分析工作并定期写出市场分析总结。

7、做好统计管理工作，按时上报发货汇总，及其他相关统计分析。

8、负责下属人员的督导、培训、管理工作。

9、做好电话、电邮、传真、样品的收发记录和整理归档，各组文件的整理归档。

10、负责公司的相关翻译工作。

11、按时完成公司领导交办的其他工作。

（三）、外贸文员岗位职责

1、熟练掌握公司产品加工流程及加工标准，密切与出口环节各部门的配合。

2、联系客户，介绍产品、报价等，与客户沟通，建立良好合作关系，建立和健全客户档案。

3、负责往来邮件信函，及时回复客户电邮、信函、传真。

4、做好合同、客户档案等文件资料的保管和及时转交工作。

5、熟悉并掌握出口产品包装标示法规及规定，核对收到的合同/订单的包装品资料是否齐全、准确。

协助物控部核对包装品文字、图案等，跟踪包装物料到位情况。

必要时根据合同及相关法律法规设计制作包装品草稿。

6、核对《发货指令》，并督促完成《发货指令》签发手续及保密工作。

7、协助准备报关资料，提供产地证资料。

8、向货运公司提供“提单补料”，核对样本无误，明确各船公司取得提单确认件日期，并及时取得提单正本。

9、装柜后在最短时间内将发票和提单确认件等资料传真或email给客户。

10、准备其他付款文件，并根据合同约定交单。

11、跟踪货款回收情况，以便货款及时、尽早回笼。

12、核对上月单据交寄、样品发送、装柜、提柜、货款回笼、以及产品价格、运费价格变动情况，并整理成月报。

13、收汇申报，核对核销单号、金额等，及时通知财务人员结汇。

14、协助检索、填制相关主管部门报关报检要求及表格文件。

15、按时完成公司领导交办的其他工作。

（四）、通关组主管岗位职责

1、对市场部经理负责，认真执行其工作指令。

2、熟悉海关、商检部门工作流程、法律法规，建立良好合作关系。

3、根据货运计划及时办理报检、报关手续。

4、监督装柜，核对数量，并特别注意温度是否符合所装运货物的需求。

5、及时申请办理相关付款证明文件。

6、根据计划办理报检手续后，及时跟进检验部门的检验周期及检验结果，及时与外贸人员拟定装运时间。

7、配合财务部门完善报税工作所需的文件整理。

8、熟悉公司产品形态，密切跟进质检结果，确定产品质量是否符合出口要求。

9、及时反馈国家职能部门的有关新规定。

10、及时登记每单业务，便于以后查询、统计等。

11、负责属下人员的考核、考评与管理培训工作。

12、协助办公室的日常清洁及办公设备的日常维护工作。

13、按时完成公司领导交办的其他工作。

（五）文员岗位职责

1、负责本部门来宾接待。

2、负责传真收发、电话接听。

3、负责办公室的日常清洁及办公设备的日常维护工作。

4、负责本部门办公用品的申购、申领和保管。

5、负责文件打印、复印；负责日常公文拟、收、发、存工作。

6、根据合同及报检要求制作报检用发票和装箱单。

7、及时向物控部相关人员取得库存数量，核对准确后及时汇报外贸文员。

8、认真填写《跟单记录表》，及时更新。

9、跟踪生产进度，依照合同交货期估算装货时间并及时租船订舱。

10、及时填制《发货指令》，并通知物控部及报关员。

11、装柜前检查货柜是否清洁、密封良好、无异味，核对柜号、船封号、温度；装柜时核对包装、唛头及数量；装柜后确认打冷至设定