某公司会务组织程序PG005.doc
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大型会议安排程序DG-MPG-005/A
沈阳东管电力科技集团有限公司
ShenyangDongguanPowerTechnologyGroupCO.,LTD.
DG
程序编号
ProcedureCode
受控类别
Controltype
编制部门
Drafteddepartment
DG-MPG-005
受控
总经理工作部
文件名称：
Titleofdocument：
大型会议安排程序
文件类型:
管理程序级别:
普通
Documenttype：
ManagementprocedureClass:
N
发行：
沈阳东管电力科技集团有限公司
Issuedby:
ShenyangDongguanPowerTechnologyGroupCO.,LTD.
标记
Symbol
内部标识号
Internalidentificationnumber
MPG-005
姓名
Name
部门
Department
日期
Date
版本
Rev.
状态
Status
批准人
Approvedby
审核人
Reviewedby
姓名：
Name
日期：
Date
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
审核人
Reviewedby
编制人
Draftedby
A
CFC
本程序未经沈阳东管电力科技集团有限公司书面批准不得外用、复制和泄露。
ThisProcedureisthepropertyoftheDG.Itmustnotbeused,reproduced,transmittedordisclosedwithoutthepriorwrittenpermissionoftheDG
修改记录
版本
日期
章节
页码
修改范围及依据
A
2008-11-24
首次发布
目录
一、组建会务组 -4-
二、会议费用预算 -4-
三、会务组具体工作 -4-
四、会后费用核算及总结 -8-
五、编制与执行 -8-
为进一步完善公司大型会议的组织安排流程，现将公司有关会务工作的各项程序规定如下：
一、组建会务组
接到会议通知后，首先确定该次会议的主办部门、总负责人，并进行会务组人员组建。
二、会议费用预算
针对会议的餐费、住宿费、专家费、礼品费、工作人员费用、杂项物资费、活动费等进行预算。
并报会议发起部门的分管副总签字确认放可执行。
（备注：
与开会地点相关负责人联系，了解住宿标准、用餐标准及其他各种费用标准，力争预算准确。
）
三、会务组具体工作
1、将会务组人员分为“会议安排小组”和“接待小组”，由总负责人统一安排、调度；
2、细化分工，每项工作落实到责任人，并尽量精简人员：
会议安排小组与接待小组要及时沟通与会嘉宾的各种情况，保持信息共享，特别关注通讯录、日程安排及专家情况的变动。
第一部分“会议安排小组”，主要职责流程如下：
序号
项目
注意事项
1
联系与会人员
1、了解会议主题、目的、形式、规模、时间安排；
2、确认到达的实际人数；3、到达的时间；4、专家的特殊要求；5、了解与会人员的职位及重要性。
6、确认是否请新闻媒体参加。
2
准备会议资料
1、会议资料技术部分的准备；
2、根据领导要求在白本、绿本和光盘中做选择，分别装在公司的手拎袋中；注意新旧版本、中英文版本的选择。
3、其他与会议相关的资料准备。
3
物品的准备
1、笔记本、打印机、打印纸；2、投影仪、录音笔；
3、照相机、录像机；4、会议日程表；5、制作通讯录；6、会议的内容提要；7制作其他打印文件。
4
会场布置
1、签到处的摆放、条幅、水牌摆放的位置和内容;
2、根据会议形式决定会桌摆放形式、并按照实际摆放绿色植物等装饰物。
3、根据会议室的大小摆放投影仪、名签、空调、灯光、话筒、纸、笔、水、茶、咖啡、水果等物品准备。
5
会中
1、按照公司要求进行照相、录像、音响、会议合影的安排、会议中各种会议用品、水及其它食品的供应和发放。
2、做好参会人员的位置引领，参会人员入座和离座秩序的安排；
3、处理会议期间的突发事件。
6
会后物品整理
收好投影仪、笔记本电脑等贵重物品及其他剩余物品（如矿泉水、纸、笔等）
7
会后照片发送
照片电子版和打印版的发送。
8
会后资料统计
会后进行资料统计和整理存档、备案，并上交相关领导查阅。
第二部分“接待小组”，主要职责流程如下：
序号
项目
注意事项
1
联系专家
与“会议安排小组”核对参会人名单、职务级别等，确认抵达时间
2
预定房间和会议室
1、根据会议需要，选择酒店，并以最优惠价格预定；2、根据人数确定房间数量和标准，重要客人要特别对待；确定其他细节，如撤掉小吧台和切断电话线；3、根据人数确定合适的会议室，
3
会议资料准备
专家费和礼品的封装；
4
提前抵达开会地点做准备工作
1、实地查看会议室环境、入住条件、用餐环境、餐具，注意会议室及餐厅的空调设施；若有问题及时与酒店方面沟通解决；
2、物品购买，如烟、酒、水果、签到簿、鲜花等；
5
确定专家抵达时间
1、尽量用短信形式让专家把航班、列车车次和到站时间发过来；
2、把各位专家到站时间统计出来，安排车接。
3、用短信形式告诉专家我公司接站的司机姓名手机号及车型车牌号，以便双方接站；
6
接站安排
1、安排司机拿公司名牌或客人名字接站；
2、针对重要客人要组织领导跟车接站；
7
大堂接待
1、大堂处摆放接待桌，要求有我公司字样，有欢迎专家参加此次会议内容的水牌；
2、接待处至少两人接待，一人负责拿身份证开房并记录每位专家房间号，另一人负责引导专家填写签到簿；
3、签到后引导专家进入酒店房间，告知该酒店可提供的服务项目；并询问还有没有其他需要；
8
用餐安排
根据每为专家具体情况，安排集体用餐；若时间来不及的安排工作人员陪同就近用餐；
9
送水果和会议日程表
1、向酒店借盘子，装好水果后适时送到每个房间。
2、向会议小组要会议日程表及其他资料，随送水果一起送到专家房间。
10
签到处接待
会议当天提前一个小时到达会议现场，在会议室外做接待准备；
11
其他活动的组织
根据公司安排或专家要求，负责相关活动的组织安排（如观光游览、观看表演、户外运动等）
12
订返程票
1、根据专家要求预订返程票；2、通知相关领导和工作人员送站。
四、会后费用核算及总结
1、由总负责人进行会议总结，并上报公司领导；
2、由总负责人与会务组人员进行费用核算；并做出具体的费用明细表；
3、费用汇总后填写报销单，粘贴发票与财务沟通；
4、会议结束5日内报财务部进行结算；
5、及时向相关部门或人员传达会议精神和会议指示，并及时组织讨论学习。
五、编制与执行
本程序由总经理工作部编制修改，自发布之日起执行。
沈阳东管电力科技集团有限公司第-8-页
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