中小企业办公自动化管理OA系统论文.docx

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中小企业办公自动化管理OA系统论文

摘要

办公自动化，英文OfficeAutomation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

所开发的办公自动化系统，基于公司本身部管理及业务发展需求，应用计算机技术，Internet技术，实现企业办公自动化，管理信息化。

本系统采用结构化与原型法结合的系统开发方法。

整个系统分为系统整体设计及用作用户登录和注册的用户身份验证模块，用作系统管理员对职工信息进行管理的职工信息管理模块，用作当前登录用户对自己的通讯录进行管理的个人通讯录模块，用作当前登录用户对自己的日程进行管理的日程安排模块、用作当前登录用户对自己的工作日志进行管理的工作日志模块、用作系统各个用户之间互相发送信息的短消息管理模块、用作系统管理员对会议进行管理以及普通用户查看会议信息的会议管理模块、用作系统管理员对公告进行管理以及普通用户查看公告信息的公告管理模块和当前登录用户上传、下载、查看文件的文件管理模块等。

关键词：

办公；自动化；会议管理；公文管理

ABSTRACT

Officeautomation,EnglishOfficeAutomation,abbreviatedasOA,theautomationofinformationprocessingthatwork,itutilizesadvancedtechnology,makesvariousofficialworkingoperationalactivitiesofpeople'shelptofinishbyvariousapparatus,variousman-machineinformationsystemsprogressively,reachandfullyutilizeinformation,improveworkingefficiencyandworkquality,thepurposetoboostProductivity.

Theofficeautomatedsystemsbasedonauspiciousopenscientificandtechnologicalputertrainingschoolinternalmanagementandbusinessdevelopthedemand,employtheputertechnology,Internettechnology,realizesenterprise'sofficeautomation,managetheinformation.Thissystemadoptsthesystematicdevelopmentapproachthatstructurizebineswithprototypelaw.ThewholesystemintotheoveralldesignandsystemforuserstologinandregistereduserauthenticationmoduleforthesystemadministratortomanagetheinformationworkerstradeunioninformationmanagementmoduleforthecurrentlogofuserstomanagetheirpersonaladdressbookcontactsmoduleForthecurrentlogofuserstomanagetheirownagendaofthescheduleofmodulesforcurrentusersloginthelogoftheirworktomanagetheworkofthelogmoduleforthesystemamongvarioususerssendshortmessageinformationmanagementmoduleforsystemsmanagementMembersofthegeneralmeetingofmanagementandinformationoftheusertoviewthesessionmanagementmoduleforthesystemadministratortomanagethenotice,aswellasordinaryuserstoviewtheinformationnoticeNoticemanagementmoduleandthecurrentloguserstoupload,download,viewdocuments,suchasdocumentmanagementmodule.

Keywords:

Office;automation;meetingmanagement;documentmanageme

引言

中小企业办公自动化管理系统（OA），是伴随着Internet技术在各个领域的广泛应用，和各行各业企业信息化建设步伐的加快应运而生。

当代社会已经进入信息时代，信息技术革命使社会的各个领域都发生了翻天覆地的变化，每个企业都必须紧跟时代的步伐，加强企业竞争力和提升现代化企业的管理能力，以适应整个社会的发展变化。

企业对信息需求的增长，使计算机、网络技术已经渗透到企业的日常工作中。

传统的企业信息的交流方式早已不能满足企业对大量信息的快速传递与处理的需求，中小企业办公自动化管理系统的应用满足了企业的办公网络化、自动化的管理需求，提高了企业部的管理水平，进而全面提升了企业在市场竞争中的综合竞争力。

第一章开发背景

1.1课题背景

1.1.1办公自动化概述

办公自动化，英文OfficeAutomation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人、机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。

办公自动化由70年代末80年代初在我国提出，到现在已有近二十年的发展历史。

由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的涵也不断地丰富和发展。

随着网络的高速发展，网络OA系统逐渐受到关注。

一些大型企业集团（例如联想、海尔）正致力实现高层次的网络办公自动化，这将为他们节省大量的人力资源，节省大量的办公费用，大幅度提高办公效率。

开发网络办公系统的市场前景是广阔的。

大型企业需要高层次的网络办公自动化，他们往往会选择大型的软件公司合作开发，所需的开发费用和维护费用也是非常高昂的。

这些高昂的费用并非大多数中小企业能承受得起的。

中小型企业存在一个很大的低成本网络OA系统的需求，而我们可以开发这些低成本OA系统来满足这个需求。

OA系统要实现：

a、企业各种信息资源的共享

b、加强员工间的交流、提高整体工作效率

c、为领导各种有用数据，方便领导对公司情况的及时了解、提供决策支持

d、提供各种工作记录，以备事后查询

（1）传统办公模式

图1-1传统办公模式

传统的办公模式主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。

如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了人们的重视。

（2）网络办公模式

图1-2网络化办公模式

现有网络办公自动化系统和大型信息管理系统中，企业业务流程重组或者是文件流转功能都是核心功能。

同时企业办公主要是一个文件流转的过程，所有的办公事务都可以抽象成一个数据库对象。

（3）WEB方式的办公自动化系统

目前办公自动化系统较成熟的模式是客户/服务器方式，而新一代的办公自动化系统则应是Internet/Intranet方式，即B/S（Browser/Server，B/S）结构，才更能适应目前及未来的要求。

1.1.2中小企业办公模式的现状

大部分中小型企业自成立至今，办公模式为传统的办公模式并主要以纸介质为主，在信息革命的浪潮中，显然已经远远不能满足高效率、快节奏的现代工作和生活的需要。

如何实现信息处理的自动化和办公的无纸化逐步得到了公司领导的重视。

而今公司普遍使用计算机来提高员工的工作效率，但是在需要许多员工一起协同工作的现代工作环境中，公司更需要提高整体的工作效率。

利用网络通讯基础及先进的网络应用平台，建设一个安全、可靠、开放、高效的信息网络和办公自动化、信息管理电子化系统，为管理公司提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，实现档案管理自动化和办公事务处理自动化，以提高办公效率和管理水平，实现公司各部门日常业务工作的规化、电子化、标准化，实现信息的在线查询、借阅。

最终实现“无纸”办公。

1.2研究意义

应该说没有人怀疑计算机的出现给办公室职员带来的便利，但是对现代的办公自动化而言，其目的己经不局限于减轻员工的工作量，而是要将员工从繁琐的事务性工作中解放出来，用更多的精力去关注最重要的事情，从而提高企业的效率，增强企业的综合竞争能力。

在这种办公模式下，企业的组织结构能够得到简化，各个部门在信息共享的基础上进行协作，便于明确各个部门甚至每个员工的责任，而决策层可以迅速综合来自各个方面的信息，并以此为依据制定企业的战略决策。

从这个意义上讲，在市场竞争日趋白热化的今天，办公自动化己经不再是一种手段、一种工具，而成为决定企业生存发展的命脉。

在传统的办公模式中，由于缺少重要的信息传递和工作流程环节，办公的各个部门之间无法实现信息共享和信息集成，从而难以实现各个部门之间的高效协作。

在日常的办公过程中，比较容易出现以下的差错：

一是各部门的信息传递和事务交接仍然由人工完成，容易出现差错；

二是上下级和部门之间无法实现协同工作，难以及时沟通；

三是信息和工作流程相互分离，缺少至关重要的随时记录，使工作监控和评估困难重重。

可以想象，掺杂着如此大量的人工操作过程的事务处理方式根本无法适应现代化办公模式的需要。

随着信息技术的发展和国信息技术应用水平的提高，在办公过程中，传统的工作方式和审批模式己经难以满足新的需求，实现办公自动化已经是提高政府机关和企事业单位办公效率，规化管理的必然趋势。

办公自动化系统的带来的好处有：

（1）信息传递与沟通交流顺畅

排除因职能、职位、距离等原因造成的信息联络不畅而带来的企业发展羁绊，通过构建部通讯、信息发布与交流平台，实现多途径的联络与沟通，减少信息在途时间，提高信息的时效性，与此同时，缩短领导与职员之间，各部门之间的距离。

（2）规工作管理，提高整体效率

解决了跨地域跨部门多岗位间的业务处理诸多问题，有效避免工作中出现的脱节、延误、错办等情况，杜绝职责不清、工作推脱等怠工现象，实现网上协同办公，增强组织协调能力，提高团队协作能力。

同时，加强了领导实时了解事务状态，实时掌控工作进度，强化了过程控制与监督，加强了工作管理。

（3）整合信息资源，实现知识管理

打破“信息孤岛”，彻底改变文件丢失遗漏、管理分散、查找不方便等现象，解决因人事变动导致经验流失等问题，通过知识管理，有效整合并积累各类资源，实现再利用。

（4）增强凝聚力，提高响应能力

在降低管理成本，促进管理进步的同时，能够培养全员信息化关注与参与意识，激发掌握和利用先进信息技术的热情，提高专业素质，形成全新的企业文化。

办公自动化是信息社会的一种新型办公方式，它将现代化办公和计算机网络功能结合。

随着信息技术的发展，办公自动化在行政企事业单位的管理、经营活动中发挥着日益重要的作用。

通过网络，组织机构部的员工可跨越时间、地点协同工作。

通过办公自动化系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极扩展了管理手段，实现了运营的高效。

1.3设计技术及开发环境

1.3.1设计技术

自从Servlet技术产生以来，J2EE的Web开发技术与开发框架便层出不穷。

这些技术和框架的产生,给我们的开发带来方便，此系统就是通过使用Struts2.1+Spring2.5+Hibernate3.3+PM3+Freemarker+AJAX等当前流利的框架技术实现的一个OA办公自动化系统。

（1）Struts页面技术

Struts1框架以ActionServlet作为核心控制器，整个应用由客户端请求驱动。

当客户端向Web应用发送请求时，请求将被Struts1的核心控制器ActionServlet拦截，ActionServlet根据请求决定是否需要调用业务逻辑控制器处理用户请求（实际上，业务逻辑控制器还是控制器，它只是负责调用模型来处理用户请求），当用户请求处理完成后，其处理结果通过JSP呈现给用户。

对于整个Struts1框架而言，控制器就是它的核心，Struts1的控制器由两个部分组成：

核心控制器和业务逻辑控制器。

其中核心控制器就是ActionServlet，由Struts1框架提供；业务逻辑控制就是用户自定义的Action，由应用开发者提供。

对于大部分用户请求而言，都需要得到服务器的处理。

当用户发送一个需要得到服务器处理的请求时，该请求被ActionServlet拦截到，ActionServlet将该请求转发给对应的业务逻辑控制器，业务逻辑控制器调用模型来处理用户请求；如果用户请求只是希望得到某个URL资源，则由ActionServlet将被请求的资源转发给用户。

Struts2与Struts1相比，确实有很多革命性的改进，但它并不是新发布的新框架，而是在另一个赫赫有名的框架：

WebWork基础上发展起来的。

从某种程度上来讲，Strut2没有继承Struts1的血统，而是继承了WebWork的血统。

或者说，WebWork衍生出了Struts2，而不是Struts1衍生了Struts2。

因为Struts2是WebWork的升级，而不是一个全新的框架，因此稳定性、性能等各方面都有很好的保证；而且吸收了Struts1和WebWork两者的优势，因此，是一个非常值得期待的框架。

（2）Spring管理技术

Spring是一个开源框架，目前在开源社区的人气很旺，被认为是最有前途的开源框架之一。

她是由RodJohnson创建的，她的诞生是为了简化企业级系统的开发。

说道Spring就不得不说E，因为Spring在某种意义上是E的替代品，她是一种轻量级的容器。

用过E的人都知道E很复杂，为了一个简单的功能你不得不编写多个Java文件和部署文件，他是一种重量级的容器。

Spring的核心是个轻量级（Lightweight）的容器（Container），它是实现IoC（InversionofControl）容器、非侵入性（Nointrusive）的框架，并提供AOP（Aspect-orientedprogramming）概念的实现方式，提供对持久层（Persistence）、事务（Transaction）的支持，提供MVCWeb框架的实现，并对一些常用的企业服务API（ApplicationInterface）提供一致的模型封装，是一个全方位的应用程序框架（Applicationframework），除此之外，对于现存的各种框架（Struts、JSF、Hibernate等），Spring也提供了与它们相整合的方案

（3）javascript技术

JavaScript是一种基于对象（Object）和事件驱动（Event Driven）并具有安全性能的脚本语言。

使用它的目的是与HTML超文本标记语言、Java 脚本语言（Java小程序）一起实现在一个Web页面中连接多个对象，与Web客户交互作用。

从而可以开发客户端的应用程序 等。

它是通过嵌入或调入到标准的HTML语言中实现的。

它的出现弥补了HTML语言的缺陷，它是Java与HTML折衷的选择，

JavaScript是依赖于浏览器本身，与操作环境无关，只要能运行浏览器的计算机，并支持JavaScript的浏览器就可正确执行。

从而实现了“编写一次,走遍天下”的梦想。

实际上JavaScript最杰出之处在于可以用很小的程序做大量的事。

无须有高性能的电脑，软件仅需一个字处理软件及一浏览器，无须WEB服务器通道，通过自己的电脑即可完成所有的事情。

（4）AJAX技术

AJAX全称为“AsynchronousJavaScriptandXML”（异步JavaScript和XML），是指一种创建交互式网页应用的网页开发技术。

Ajax不是一个技术，它实际上是几种技术，每种技术都有其独特这处，合在一起就成了一个功能强大的新技术。

本系统主要使用XMLHttpRequest进行异步数据接收，即充当控制器的作用

（5）Hibernate技术

在今日的企业环境中，把面向对象的软件和关系数据库一起使用可能是相当麻烦、浪费时间的。

Hibernate是一个面向Java环境的对象/关系数据库映射工具。

对象/关系数据库映射（object/relationalmapping（ORM））这个术语表示一种技术，用来把对象模型表示的对象映射到基于SQL的关系模型数据结构中去。

Hibernate不仅仅管理Java类到数据库表的映射（包括Java数据类型到SQL数据类型的映射），还提供数据查询和获取数据的方法，可以大幅度减少开发时人工使用SQL和JDBC处理数据的时间。

Hibernate的目标是对于开发者通常的数据持久化相关的编程任务，解放其中的95%。

对于以数据为中心的程序来说,它们往往只在数据库中使用存储过程来实现商业逻辑,Hibernate可能不是最好的解决方案;对于那些在基于Java的中间层应用中，它们实现面向对象的业务模型和商业逻辑的应用，Hibernate是最有用的。

不管怎样，Hibernate一定可以帮助你消除或者包装那些针对特定厂商的SQL代码，并且帮你把结果集从表格式的表示形式转换到一系列的对象去。

（6）Freemarker技术

FreeMarker是一个模板引擎，一个基于模板生成文本输出的通用工具，使用纯Java编写。

FreeMarker被设计用来生成HTMLWeb页面，特别是基于MVC模式的应用程序。

虽然FreeMarker具有一些编程的能力，但通常由Java程序准备要显示的数据，由FreeMarker生成页面，通过模板显示准备的数据（如下图）。

FreeMarker不是一个Web应用框架，而适合作为Web应用框架一个组件。

FreeMarker与容器无关，因为它并不知道HTTP或Servlet；FreeMarker同样可以应用于非Web应用程序环境。

FreeMarker更适合作为Model2框架（如Struts）的视图组件，你也可以在模板中使用JSP标记库。

FreeMarker是免费的。

1.3.2开发环境

（1）JDK软件

我们要开发J2EE的系统，却需要安装的是J2SE。

J2SE的JDK是开发任何Java系统必须安装的工具包，而J2EE是指E、JSF等这些工具包，在不需要开发这些功能时是不需要安装的。

我们选用1.6的版本进行开发。

（2）数据库软件MySQL

MySQL是最受欢迎的开源SQL数据库管理系统，它由MySQLAB开发、发布和支持。

MySQL服务器支持关键任务、重负载生产系统的使用，也可以将它嵌入到一个大配置（mass-deployed）的软件中去。

它因为以下优点而广受欢迎。

MySQL是一个数据库管理系统

MySQL是一个关系数据库管理系统

MySQL是开源的

MySQL服务器是一个快捷的、可靠的和易于使用的数据库服务器

MySQL服务器工作在客户／服务器或嵌入系统中

有大量的MySQL软件可以使用

在此系统中我们选用5.1.4进行开发。

（3）Web服务器Tomcat

Tomcat是Apache-Jarkarta的一个子项目，是一个免费的、开放源码的、支持JSP和Servlet技术的容器，它同时又是一个Web服务器软件。

Tomcat很受广大程序员的喜欢，因为它运行时占用的系统资源小，扩展性好，支持负载平衡与服务等开发应用系统常用的功能。

Tomcat是一个小型的轻量级应用服务器，在中小型系统和并发访问用户不是很多的场合下被普遍使用，是开发和调试JSP程序的首选。

在本系统中我们选用稳定版本Tomcat6.0进行开发。

（4）集成开发工具Eclipse+MyEclipse

是目前最流行的Java集成开发工具。

Eclipse一经出现就以其快速、丰富的特性赢得了认可，其主要的属性有快速的性能、重构性能、快速修复错误、调整／组织导入包、弹出窗口进行代码自动装配。

由于功能强大，Eclipse一度成为JavaIDE领域的霸主。

它能够很好地与MySQL、Tomcat进行集成。

本系统中我们选用MyEclipse8.0作为Eclipse的扩展开发工具。

第二章可行性分析

可行性是系统开发的一项关键步骤，它是通过对整个系统的需求，技术及开发方法，以及开发人员，所需资金的综合考虑以评估对于该系统的开发是否符合实际。

可行性分析包括：

组织和管理上的可行性、技术可行性、经济可行性。

2.1组织和管理可行性

基于中小型企业的办公自动化系统采用模块化开发方法，将整个系统划分为多个功能模块，并根据开发小组成员的实际能力分配相应的模块，这种将系统功能平行划分的方法有助于系统开发的组织和管理。

2.2经济可行性

通过对企业部信息进行全面的自动化的管理，大大提高了企业的办公效率。

通过系统对企业生产经营过程中的数据进行全面的管理和统计，避免人为处理各类数据时所产生的各种问题，提高了企业的经济效益，为企业经营决策提供了大量的、权威的数据，使企业的管理进行到科学化、系统化的筹。

硬件方面主要是计算机，我们的实际情况可以满足开发任务，所需资料书籍可以到图书馆翻阅或者个人购买，因此整个系统的所需投资符合我们的支付状况，经济可行性良好。

2.3技术可行性

基于中小型企业的办公自动化系统的开发采用了先进成熟并且符合实际应用的开发方法，广泛应用于开发的网页开发工具Dreamweaver，MyEclipse，动态网页开发技术JSP，提供用户全新体验的AJAX技术，功能强大的数据库管理工具MySQL，采用最新最流行的框架技术Struts+Spring+Hiberate+AJAX+PM+Freemarker等，结合自己的实际开发能力，可以开发出较为完善的办公自动化系统。

应解决的主要问题及技术要求

（1）收集系统开发所使用的足够的信息。

（2）按实际应用的可行性划分模块，确定模块功能。

（3）建立完善的数据库支持环境。

（4）使用JSP语言实现前台页面视图，使用AJAX技术实现数据与页面的整体实现，并实现与数据库之间的各项操作。

（5）各模块功能的协调及信息的沟通。

（6）各框架之间的整合，尤其是PM和SSH的整合。

（7）用Freemarker实现动态表单技术。

（8）PM复杂流程的实现，流程图。

第三章需求分析

3.1现行业务分析

3.1.2系统角色设置

系统共有下列固有角色：

系统管理员、普通员工、部门领导、档案管理员，系统任何用户均应具有普通员工的权限

3.1.3系统初始化数据

系