国外电子文件运动情形异常现象综述及特征分析.docx

国外电子文件运动情形异常现象综述及特征分析.docx

《国外电子文件运动情形异常现象综述及特征分析.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《国外电子文件运动情形异常现象综述及特征分析.docx（10页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。

国外电子文件运动情形异常现象综述及特征分析

国外电子文件运动情形异常现象综述及特征分析

吴品才

2012-11-2315:

11:

29　　来源：

《浙江档案》（杭州）2010年6期

　　【英文标题】ReviewontheAbnormalPhenomenaofElectronicDocumentsMotionAbroadandItsCharacteristicAnalysis

　　【作者简介】吴品才，苏州大学社会学院。

苏州215006

　　【内容提要】本文综述了国外学者所提出的所谓电子文件运动情形的异常现象，并加以特征分析，指出他们在论述所谓电子文件运动情形的异常现象时，共同具有的几个明显特征，这为我们深入客观地破解电子文件运动情形的异常现象奠定了重要的基础。

　　【关键词】电子文件运动/异常现象/特征

　　在电子文件运动理论的研究中，国外不少档案学者都提出和肯定了电子文件运动具有特殊性，这就是电子文件运动情形的异常现象，具体主要如下：

　　一、国外电子文件运动情形异常现象综述

（一）澳大利亚

　　20世纪50-60年代，澳大利亚国家档案馆的档案专家伊恩·迈克来恩（IanMaclean）提出了一个重要观点：

文件管理工作者才是真正的档案管理者[1]，这对档案管理与文件管理间连续性问题的不断探索起了很大的促进和推动作用。

　　20世纪90年代，澳大利亚档案学者弗兰克·厄普沃德（FrankUpward）首次提出了一个全新名称：

“文件连续体理论”（TheoryofRecordsContinuum），构建了文件连续体模式，试图取代传统的文件生命周期理论，并提出了文件连续体管理的思想方法。

厄普沃德等还从新的视角对电子文件生命周期作了如下描述：

即“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，他认为他的这种“模型”打破了原来文件生命周期理论中阶段之间截然分开的界限，取而代之的是连续保管模型。

他的理由是纸质文件的那种从生成到处置的线性运动过程并不适用于电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的，同一份文件的不同版本可以在不同的领域使用，有时一份非现行的电子文件经利用又以现行文件的“身份”出现。

他认为这种“模型”的意义在于说明电子文件各阶段的相互关联、相互影响以及相互转化的可能性，提示文件、档案工作者以整体的、联系的观念管理电子文件，提倡档案工作者早期参与或介入电子文件管理工作，要求电子文件管理工作在文件生成的同时或之前就开始。

[2]

　　与此同时，澳大利亚档案学者麦克米希（Mckemmish）也对文件连续体理论及其管理思想开展了一定的研究。

　　1996年，澳大利亚出版了国家档案标准（AS4390），其中的第4.22条对文件连续体（recordscontinuum）专门作了定义，标准指出：

文件连续体是指“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。

这一定义真正揭示和指出了文件从其产生到作为档案永久保存或销毁的整个生命过程实行连续一体化管理的理念。

　　文件连续体理论突出了文件实行全过程连续不断管理的理念，模糊、弱化甚至可能否定了文件管理的阶段性，更为重要的是，文件连续体理论是以文件管理目的为中心，以管理过程和用户利用为导向，而不是以文件本身为中心的，它强调了文件管理过程、管理行为和特定环境下文件间的紧密联系，指出文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生，而不是只按时间顺序进行的。

[3]

（二）加拿大

　　1985年的加拿大档案工作者年会上，加拿大档案专家阿瑟顿（Atherton）注意到了文件全过程不间断连续管理的要求和思想，明确提出并详述了“连续体”概念，他认为文件的所有阶段都是相互关联的，文件工作者和档案工作者在不同程度上都要介入被记录信息的管理，他同时指出人们假设文件要经过的生命周期阶段，事实上是档案管理和文件管理间一系列不断再现和重复的活动。

阿瑟顿的连续体概念里潜在的一体化或联系因素是文件管理服务对文件形成者和所有利用者的功能。

他的论点指出了将文件管理与档案管理相互分离的致命弱点。

[4]

　　加拿大档案学者凯瑟琳·贝利女士（CatherineBailey）认为，传统文件的运动阶段大多顺向前进，但相当一部分电子文件在特殊情况下可能作逆向运动；并且传统文件运动阶段的界限比较清晰、容易区分，但电子文件往往会同时处于不同的运动阶段，难以划清各阶段的界限。

这些变化使得套用传统文件的生命周期概念来处理电子文件，就很难行得通。

[5]凯瑟琳·贝利女士还指出：

“电子文件对生命周期模式的另一个冲击是，它们可能同时拥有现行和非现行形式”。

[6]

　　（三）美国

　　美国的匹兹堡大学（PittsburghUniversity）针对非现行电子文件的保管问题，提出了“分布式保管”的方案，该方案认为，由于电子文件的运动阶段及其具体划分与传统纸质文件的情形相比发生了诸多变化，纸质文件各阶段的对应关系不再适用于电子文件，在技术因素的影响和支持下，为此采取完全不同于纸质时代的保管模式，主张进入非现行阶段的电子文件不再移交到档案馆集中保管，应仍然由形成机关继续保管。

　　“美国电子文件管理专家戴维·比尔曼就曾呼吁，为了迎接电子文件带来的挑战，档案人员要改变传统的做法，尽早介入文件管理中，在电子文件生成生产之前就积极参与确定系统需求，设计电子文件管理系统乃至参与系统的运行与维护，才能对电子文件实施有效的管理。

他主张打破传统文件生命周期模式的阶段划分，把文件管理阶段和档案管理阶段结合在一起。

他坚定地认为，文件连续体理论与文件生命周期理论没有共同之处，电子文件管理时代将没有文件生命周期理论”。

[7]

　　（四）英国

　　英国档案学者费林认为，电子“文件在多个背景和用途的范围内同时存在或积累，而不是一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动或积累，因而，文件连续体模式拓宽了文件生命周期模式对文件和文件保管体系解释的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者实际工作的各种当前状况以及档案和文件使用的各种背景”[8]。

同时，费林还于2001年系统地指出，采用文件连续体模式方法实施文件管理具有三个方面特别重要的意义：

“首先，文件连续体模式拓宽了文件生命周期模式对文件和文件保管体系解释的可能范围，这将有助于了解档案工作者和文件工作者实际工作的各种当前状况以及档案和文件使用的各种背景；其次，文件连续体模式提醒我们，文件的形成和管理都是为了利用，文件保管是日常事务及其管理职能与职能活动的一部分，而不是其终结；最后，文件连续体模式强调跨越文件保存机构间的合作，尤其是在有紧密联系但又互相隔离的档案管理和文件管理业务方面的合作。

在当前机构经费短缺，跨部门工作平常的背景下，合作比任何时候都更为重要”。

[9]

　　与此同时，英国的戴维·罗伯斯则指出了文件生命周期模式与文件连续体模式间的下列十大差异

　　（五）国际档案理事会

　　1997年国际档案理事会电子文件委员会编写的《电子文件管理指南》中提出了电子文件生命周期（TheLifeCycleOfElectronicRecord）的概念，把电子文件生命周期划分为三个阶段，即设计阶段（也称概念阶段，conceptstage）、形成阶段（creationstage）和维护阶段（maintenancestage）。

其中设计阶段是指电子文件管理系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段则是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。

显然，这一电子文件生命周期概念与文件生命周期理论中的文件生命周期概念有着显著的区别，它不仅涵盖了文件正式生成后的生命过程，还包括了文件正式生成前的文件管理系统的设计、开发和安装阶段以及电子文件的生成过程，大大拓展了生命周期的范围，简言之，国际档案理事会电子文件委员会认为，电子文件生命周期需要有新的理解，需要注入新的思想含义，而且它们的阶段性划分方法也完全不同，电子文件生命周期的阶段性划分是借鉴了计算机软件工程技术中的“软件生命周期”的划分方法，即将软件从开始计划到废弃不用的整个过程划分为计划阶段、设计阶段和维护阶段，它划分的依据显然不是我们原先采用的文件内在价值类型的变化，而是电子文件管理活动客观需要的先后流程，其出发点主要在于强调对于电子文件的管理应实行“超前控制”，一些管理要求应该在系统设计时就加以考虑，尽可能设计到系统之中去。

　　二、国外电子文件运动情形异常现象特征分析

　　我们发现，国外学者在论述电子文件运动情形的异常现象时，有以下几个明显特征：

（一）以文件生命周期理论为参照对象

　　对异常现象的认定和描述是以寻常现象作为参照对象的，而电子文件运动情形剖析时的所谓寻常的文件运动现象就是我们之前熟悉的文件生命周期理论中所描述的文件运动规律情形[10]。

我们发现，国外学者在论述电子文件运动情形的异常现象时，确实都是以文件生命周期理论为参照对象，把所有不同于文件生命周期理论内容的情形归为电子文件运动情形的异常现象。

（二）电子文件运动概念与纸质文件运动概念本质的相同

　　其实，这是一个明显隐含的特征，也是两者比较时应有的要求，因为如果电子文件运动概念与纸质文件运动概念本质上有差异，那么，论述电子文件运动情形的异常现象就会变得毫无意义。

国外学者所论述的内容中显然含有电子文件运动概念与纸质文件运动概念本质上相同的思想。

　　（三）以为文件生命周期理论揭示和反映了纸质文件运动的全部

　　很明显，国外档案学者以为文件生命周期理论穷尽了纸质文件运动的全部，他们把所有不同于这一理论内容的情形归为电子文件运动情形的异常现象看待，默认这样一些运动情形是纸质文件所不具有的。

　　如厄普沃德等认为电子文件生命周期是指“往复运动于从生成到处置的连续体中的一个过程”，纸质文件那种从生成到处置的线性运动过程并不适用于电子文件，有时一份非现行的电子文件经利用又以现行文件的“身份”出现，他们认为这说明电子文件各阶段相互转化的可能性，指出文件的运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生，而不是只按时间顺序进行的；又如凯瑟琳·贝利女士认为，传统文件的运动阶段大多顺向前进，但相当一部分电子文件在特殊情况下可能作逆向运动；并且传统文件运动阶段的界限比较清晰、容易区分，但电子文件往往可能会同时处于不同的运动阶段，难以划清各阶段的界限，这些变化使得套用传统文件的生命周期概念来处理电子文件，就很难行得通，她还指出：

“电子文件对生命周期模式的另一个冲击是，它们可能同时拥有现行和非现行形式”；美国档案学者则明确指出电子文件的运动阶段及其具体划分与传统纸质文件的情形相比发生了诸多变化，戴维·比尔曼更是坚定地认为，文件连续体理论与文件生命周期理论没有共同之处，电子文件管理时代将没有文件生命周期理论；费林指出电子文件不是一定要按人为划分的生命周期阶段的时间顺序运动，他也认为电子文件运动过程可以同时发生在其存在的任何时空点上，甚至超前于文件的产生。

　　这些国外档案学者发现的所有这些电子文件运动情形在文件生命周期理论中确实没有论及，由于认为文件生命周期理论代表了纸质文件运动的全部，因而，他们便纷纷指出，电子文件运动情形存在有异常现象。

如果文件生命周期理论只是揭示和反映了纸质文件运动的部分情形，并不能代表纸质文件运动的全部，或说以上这些运动情形纸质文件同样拥有，那么，我们显然不能简单得出电子文件运动情形存在有异常现象这一结论。

　　其实，以为文件生命周期理论揭示和反映了纸质文件运动的全部，承认以上运动情形为电子文件所特有，等于承认了电子载体和数字记录会影响和改变文件价值及其变化规律、会影响和改变文件运动的过程、文件运动的阶段性及其划分、会影响和改变文件运动的形式或维度、文件运动的顺向等，这些观点在以上这些国外档案学者的脑海中是明确的。

　　（四）把不同于纸质文件管理的电子文件管理内容作为电子文件运动内容来看待

　　国外档案学者在对电子文件运动情形异常现象的认定和描述时，确实都是以纸质时代所形成的文件生命周期理论为参照对象的，他们所指出的也都确实是不同于文件生命周期理论内容的，并据此说明电子文件运动存在有不同于纸质文件运动的特殊情形和内容。

但是，我们应该知道，文件生命周期理论内容本身又可划分为两部分，其一是文件运动内容，如关于文件运动整体性和文件运动阶段性的描述；其二是文件管理内容，具体地说是文件运动对文件管理的影响，因此，把不同于文件生命周期理论内容的电子文件情形简单地一律归为电子文件运动情形的异常现象，其实质就是把不同于纸质文件管理的电子文件管理内容也作为电子文件运动内容来看待。

　　如文件连续体理论明显主要是关于电子文件管理规律的理论，只是它同时也涉及了电子文件运动的规律，澳大利亚国家档案标准对“文件连续体”概念的解释明显也是关于电子文件管理内容的，其中揭示和反映了电子文件全程管理和前后连贯一致管理的必要性和重要性；又如阿瑟顿在对“连续体”概念的详述中，明确提出了电子文件全过程不间断连续管理的要求和思想，指出将文件管理与档案管理相互分离的致命弱点；英国戴维·罗伯斯所总结出的文件连续体理论与文件生命周期理论的十大差异中多数也是关于电子文件管理方面的差异，费林也直接指出了电子文件不同纸质文件的管理内容；戴维·比尔曼则主张打破传统文件生命周期模式的阶段划分，把文件管理阶段和档案管理阶段结合在一起；至于1997年国际档案理事会所提出的所谓电子文件生命周期其实也是从电子文件管理视角来揭示和描述周期的。

当前国外档案学者把这样一些不同于纸质文件管理的电子文件管理方面的特殊内容也一律归为电子文件运动内容来看待，作为电子文件运动情形的异常现象来处理。

　　需要特别指出的是，国外档案学者论述电子文件运动情形异常现象时的这些特征，为我们深入客观地破解电子文件运动情形是否真的存在有异常现象，奠定了一个重要的基础，如我们可以探究把电子文件管理不同于纸质文件管理的内容作为电子文件运动内容来看待，这是否科学合理；又如纸质文件是否真的只具有文件生命周期理论所述的运动内容等。

　　注释：

　　①从逻辑上说，电子文件运动情形异常现象的认定和描述是相对于非电子文件运动情形而言的，但非电子文件运动情形主要就是指纸质文件运动情形，而文件生命周期理论是以纸质文件实践为基础而产生的文件运动理论。

所以，电子文件运动情形异常现象的认定和描述事实上是以文件生命周期理论为参照对象的。

　　【参考文献】

　　[1]笔者理解，这并不表示此后文件管理工作者替代了档案管理者，不再需要档案管理者了，而是指文件管理工作者在开展文件管理时不能只考虑自身的需求，也还要考虑档案管理者的需求，尽力为后者奠定良好的基础，档案管理者开展的工作是对前者的继承和发展。

　　[2]冯惠玲主编：

《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社，2001年8月第1版

　　[3][9][10]安小米：

《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》，《档案学通讯》，2002（3）

　　[4]安小米：

《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》，《档案学通讯》，2002（3）

　　[5]（加拿大）凯瑟琳·贝利：

《档案理论与电子文件》，《加拿大档案研究与来源原则的重新发现》，1993年版

　　[6]黄霄羽.申琰：

《波及档案实践，但不会颠覆档案理论》，《档案与建设》，2000（5）

　　[7][8]傅荣校.靳颖：

《文件整体运动描述：

是文件生命周期模式，还是用文件连续体模式？

》，《档案管理》，2008（3）