超市商品采购工作手册模板.docx
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超市商品采购工作手册模板
商品采购工作手册
一、采购制度
1．西联商场实施总部中央集中采购制度，商品采购部负责实施采购工作，并对下属各店商品导入、淘汰、价格制订及促销计划统一计划实施。
各门店对商品采购无决定权，但有提议权。
2．只适适用于门店销售区域性商品，总部不宜大量采购但门店又必需商品，可依据有限授权标准由采购部同供给商达成交易条并进行第一次采购后，授权门店在约定交易条件下，自行向供给商补货，补货工作中包含对供给商相关协调工作，仍由采购部负责。
二、商品采购部
（一）商品采购部由经理、采购员、内勤、仓库、调配员、送货工作人员组成，采购销售业务工作按商品大类实施专员管理。
1．商品采购部工作职责
（1）采购方法制订；
（2）商品货源掌握和开发；
（3）新商品开发；
（4）滞销商品淘汰；
（5）商品采购价格谈判和制订；
（6）商品销售价格制订和实施；
（7）商品组合策略制订和实施；
（8）门店商品配置、陈列、销售方法设计和教导；
（9）商品销售分析、利润分析和改善方法；
（10）促销策略指定，促销活动计划和实施；
（11）企业广告；
（12）商品储存、配送制度制订及作业步骤控制；
（13）竞争店商品调查。
2．商品采购部经理职责
（1）总体商品结构设计；
（2）商品质量标准制订；
（3）商品价格决定及关键商品价格形象维护；
（4）商品平均利润率确实定；
（5）制订商品促销政策；
（6）督促新商品导入；
（7）开发特色商品；
（8）督促淘汰滞销品；
（9）决定和供给商合作方法；
（10）采购业务人员培养和管理。
3．采购员职责
1）把握销售实绩
（1）有责任促进下属各店销售额达成预订目标；
（2）对消售毛利额目标值实现负有绝正确责任。
2）销售计划和采购计划。
为实施好销售计划，必需每个月制订采购计划，如关键商品选择和销售价格，采购数量，采购价格，采购起源等。
3）采购业务
（1）商品议价。
（2）商品采购条件。
（3）新商品引进和价格议定；
（4）商品配送方法，如由供给商直接配送，或由配送中心配送。
（5）一次采购量决定。
4）商品业务管理
（1）畅销品和滞销品发觉；
（2）滞销品处理；
（3）商品库存掌握；
（4）商品在各门店之间调动；商品配置表制作和管理；
（5）残次商品退换和监督；
（6）商品补货业务检验；
（7）商品质量管理
（8）商品陈列指导
5）销售业务促进
（1）商品促销年度计划，季度、月度计划及尤其计划制订；
（2）特价商品售价决定；
（3）和供给商议定尤其商品交易条件；
6）情报搜集
（1）本企业销售情报搜集；
（2）消费者需求动态情报搜集
（3）竞争对手情报搜集；
（4）供给商动态情报搜集。
7）教育培训
（1）对各门店卖场销售人员商品知识传导；
（2）和各店店经理沟通和业务培训；
（3）参与总部召开店经理会议。
三、采购业务程序
采购业务程序分为供给商接洽、访价、议价、商品导入卖场、商品追踪管理，采购业务活动必需严格按规范程序进行。
（一）供给商接洽
1．确定每七天二、三两天为供给商接待日，（此要求是为避免采购员工作时间被天天上门供给商所占用）在接待日按供给商类别分类接待供给商。
2．应商资料：
供给商必需提供详尽资料和相关证实文件。
3．应商资料建立表格化、规范化、统一化。
4．待供给商时要求提供样品和报价，采购员应对样品质量进行判别和索取“三证”，并
将实物样品存留作为商品品质标准。
1）访价
采购员接收供给商报价后，经过市场调查，以确定供给商报价对本企业适合程度。
访价程序是：
（1）采购员聚集一周内所接收供给商报价单进行初审，剔除不适合商品，把适合超市及本企业销售商品列出，整理出清单；
（2）对经过初审商品进行市场价格调查，通常最少要调查2-3家竞争对手价格，如有可能最好能获知竞争对手供给商报价，以此作为和供给商议定价格依据；
（3）访价前要列出调查对象、商品类别和品项，作出访价时间和线路安排；
2）价格议定
（1）定出同供给商议价时间；
（2）和供给商议定价格前，将企业条件准备好，并制订出企业所能接收限加，如供给商供货价格高于限价，则告之供给商议价终止；如在限价之内，则将和供给商议定价格报采购部经理审准。
3）品导入卖场
经采购部经理审核同意后商品就开始导入卖场过程。
（1）建立商品资料：
填写新增商品入场申请单，注意填写品名、规格、条码、进价、售价、商品类别等关键信息；并交内勤录入配送中心电脑；
（2）督促供给商到货、验收、录入及向各店调配。
（参见《西联商场作业步骤》/新品入场步骤）
（3）第一次进货。
第一次进货必需由采购员工集中进货，然后分配到各店陈列销售。
以后进货，采购部可采取总部集中进货，亦可依据具体情况授权门店自行通知供给商送货，由总部统一结算。
（参见《西联商场作业步骤》/进货验收步骤）
4）品追踪管理
商品导入卖场后，采购业务工作并没有结束，必需对商品进行跟踪管理，作到每七天统计新商品销量，仔细观察一段时间，适时调整，使新商品成为畅销商品。
四、滞销商品淘汰
在超市经营中，因为卖场空间和货架位置有限，所以每导入一批新商品，也应对应淘汰一批滞销品，因为滞销品是直接影响超市经营效益毒瘤。
滞销品淘汰也是采购业务人员一项关键工作。
（一）商品汰换概念
1．商品优选法则（即80％和20％法则）
店铺80％销售额由20％商品发明出来。
这些发明大百分比销售额小百分比商品，是店铺中集客产生利润主力商品，要知道发觉，精心培育主力商品，因为它们是关系到店铺生存和发展命脉商品。
2．品汰换观念：
如同80－20法则，一个家庭在日常生活中，所需商品其实并不多。
假如只一味要满足消费者“一次购足”需求，不停缩小单品陈列面，以求增加商品品项，如此做当然能够满足更多消费者。
但却分散了商品采购力量，无法“以量制价”以降低商品进货成本。
同时也增加了库存压力，影响了资金周转。
另外，滞销品增加，更降低了商品毛利，占用了陈列空间，也浪费了人力。
3．现阶段新观念应是：
充足利用80-20法则，严格管制滞销品膨胀。
只要该项商品不能达成市场反应良好、售价合理，管理简单，可提升利润条件，则宁可降低品项、不进货。
对在售商品也可采取淘汰退货手段。
将无须要品项给予削减，如此才不致增加库存压力，占用资金。
（二）商品汰换依据标准
1．不符合店铺经营定位、商品定位商品
2．此商圈范围内消费者并不十分“需要”商品
3．店铺管理繁琐商品
4．品质、包装太差商品
5．价格不符合消费者要求，利润过低商品
6．过季商品
（三）商品汰换标准
1．ABC标准排序商品。
如两个月确定一次《销售排行榜》，以最终100名为淘汰对象，或以排名最终5%为淘汰对象。
该标准在实施时候要考虑两个原因：
一是这些被列入淘汰对象商品是否因季节原因才滞销；二是这些商品是否为了确保商品齐全性才滞销。
假如是这两个原因造成滞销，对其淘汰应持慎重态度。
（1）毛利额未达标准商品
（2）销售额未达标准商品
（3）销售个数未达标准商品
（4）品质出现问题商品或被质量、卫生监督部门宣告为不合格商品；
（5）长久不动销商品
（四）商品汰换步骤
1．列出淘汰商品清单。
叫采购部主管确定、审批；
2．确定淘汰日期。
如每个月30日作为商品淘汰日，各店统一把确定淘汰商品撤柜作退货处理。
3．定淘汰商品数量，统计各店和配送中心库房全部淘汰商品总量及金额。
4．考虑所确定汰换商品结款情况。
立即同财务联络，查询被淘汰商品供给商是否有货款抵扣，如有货款则做会计处理抵做淘汰商品货款，将淘汰商品退回供给商。
5．定汰换商品处理方法
a.退回厂商
b.用职员价卖给职员
c.做为促销活动奖品
d.和畅销品搭配共同出售
e.现场打折出售
6．进行汰换商品处理作业
7．将汰换商品资料整理留存。
对淘汰商品各项内容必需具体统计，如品名、规格、供给商、数量及金额、处理方法、损失金额等整理成挡案备查，避免时间一长或因人事变动又将淘汰商品引进来。
五、采购业务管理制度
1．采购业务人员管理要求
（另行制订）
2．供给商管理要求
供给商业务管理
（1）供货按时：
在协议中要对供给商在配送方法、配送时间、送货地点和送货次数上有对应要求，明确供给商违反要求应负担责任。
（2）供给商缺货率不能超出5%，不然应做赔偿。
（3）供给商必需提供所供商品相关证实，并对商品质量作出法律上承诺。
（4）供货价格调整，必需在价格调整生效2星期前通知才能有效，或是在调价时仍维持一段时间原供货价格，以确保我方有时间作出对应调整。
（5）对帐时间、结算时间、结算方法约定。
（6）商品退换及售后服务约定
（7）其它交易条件约定
（8）供给商资料管理
①建立供给商档案（名称、住所、责任人、联络人、电话、传真、营业执照登记号、供给商品种类、年销售额等）编号并录入电脑方便管理。
②建立供给商台帐。
对每一家供给商供给给本企业商品进价、售价、规格、数量和毛利率进行统计，并和其它供给商比较。
③对每一家供给商供给给本企业全部商品销售实绩逐月作出统计，包含金额、数量、毛利率，以此作为判定该供给商供货优劣依据，作为以后谈判条件。
④对供给商商誉进行调查评定并建立档案。
⑤对供给商优劣判定评价利用ABCD分类法进行管理，其中A级供给商应列入关键管理。
附：
供给商判定评价表
项目
判定评价
A
B
C
D
商品质量
品质佳
（15）
品质尚可
（8）
品质差
（6）
时常出现坏品
（2）
畅销程度
很畅销
（10）
畅销
（8）
一般
（6）
滞销
（2）
商品价格
比竞争对手优惠
（20）
和竞争对手相同
（12）
略高于竞争对手
（8）
大高于竞争对手
（2）
配送能力
按时
（15）
偶误
（10）
常误
（8）
常常误
（2）
促销配合
配合极佳
（15）
配合佳
（10）
配合差
（8）
配合极差
（2）
欠品率
2%以下
（15）
2-5%
（15）
5-10%
（8）
10%以上
（2）
退换服务
按时
（10）
偶误
（8）
常误
（6）
常常误
（2）
经营潜力
潜力极佳
（10）
潜力佳
（8）
潜力差
（6）
潜力极差
（5）
得分
110
79
53
20
★对供给商每六个月进行一次
★得分80以上为A，60-80为B，50-60为C，50以下为D
六、商品采购部工作步骤及控制关键点
1．采购部购进工作步骤
制订采购标准>供给商接洽>质量检验>厂商登记>采购部经理审核>订货>商品配送中心
2．采购部购进工作控制关键点
（1）查对来货是否同存档样品质量要求相同
（2）查对来货是否同订单品种、数量、规格、价格一致
（3）是否立即验收并录入电脑
（4）是否立即配送入店
3．采购部销售工作步骤
商品促销计划制订>商品配置表制作和下达>门店商品订货管理和控制>商品配送组织和协调>门店促销计划落实检验和销售指导>商品采购工作质量总结
1）采购部销售工作步骤控制关键点
（1）企业必需有统一促销计划，计划跨度通常是六个月，促销活动在计划中表现不能少于30天一次。
（2）对关键控制商品要制作商品配置表下达成每一个店，以确保较完整配送率和陈列统一。
（3）采购部对分店订货管理和控制是销售掌控关键，除要求各店订货主管到总部“点菜”订货外，还要帮助各店订货主管工作，并立即从中得到商品销售信息反馈，方便立即修正采购和销售计划。
（4）各分店完成对总部订货后，采购部必需在制度要求完成对各门店配送，为确保商品配送立即率，要严格要求配送单据处理和传输时间
（5）采购员工必需按要求去各店检验自己负责进货商品销售情况，检验促销计划落实情况查对门店进行销售指导。
上述三项工作应有统计并写出总结交采购部经理。
（6）采购部经理对采购员考评关键是采购工作质量考评，其内容是：
采购量、销售量和利润率、商品更新率、商品淘汰率、商品断档率、商品退换速度和质量等
4．采购部结算工作步骤
依据协议分类列出供给商结算方法>列出应结算清单>每个月结算日前一周，关键检验进货验收/退货单有没有遗漏，确保全部票据正确进帐>关键检验月结清类供给商，确定是否存在商品滞销而存货较多情况，作好退货准备，避免被动付款>在结算清单上列出应扣款项>交采购部经理审核>将审核后付款计划交财务部
1）采购部结算工作步骤关键点
（1）查对供货价是否正确
（2）不一样批次商品结算时间是不一样，是否有后批次商品提前结算
（3）扣点、推广津贴是否在货款中扣除
（4）各门店售后服务问题是否全部处理
七、怎样识别商品货色
（一）伪劣商品标准
国家技术监督局现在要求13种情况下商品为伪劣商品。
它们是：
（1）失效、变质；
（2）危及安全和人民健康；
（3）所标明指标和实际不符;
（4）冒用优质或认证标志和伪造许可证标志；
（5）掺杂使假、以假充真或以旧充新；
（6）国家相关法律、法规明确要求严禁生产、销售；
（7）无检验合格证或无相关单位销售证实；
（8）未用汉字标明商品名称、生产者和产地；
（9）限时使用而未标明失效时间；
（10）实施生产许可证管理而末标明许可证编号有效时期；
（11）按相关要求应用汉字标明规格、等级关键技术指标或成份、含量而未标明；
（12）属处理品而未在商品或包装显著部位标明处理品字样；
（13）未注明商品相关知识和使用说明。
（二）感官识货法
这是利用人视觉、触觉、味觉、嗅觉、听觉等器官，来识别商品优劣真伪一个方法。
这种方法关键用于判别商品色泽、气味、滋味、透明度、音质、硬质、弹性、外观疵点，和外形结构、包装结构、装磺等，是现在商品流通领域应用较为广泛一个识货方法。
感官识货法优点是，不需要仪器，简单易行。
不过这种方法，受识货人生理条件、工作经验和外界环境影响，判别结果往往带有主观性和片面性，得不到明确可靠数据。
感官识货法又可分为五种：
1．味觉识货法
这是利用大家味觉器官判别食品滋味、风味，以判定食品品质识货法。
食品滋味好坏，是决定食品商品质量高低关键指标。
凡正常食品全部含有特有滋味或风味。
即使是同一类别无色食品，因品种不一样，滋味和风味也有显著差异，食品一旦腐败或变质，肯定会改变其原有滋味。
所以对于多种水果、糖果、糕点、烟、酒、茶、罐头等食品品质识别，必需采取味觉识货法，以区分质量好坏。
如好茶和次茶，好茶清香甘美，而次茶涩口难咽；红茶和绿茶，前者有“浓、强、鲜”特色，后者则甘美醇厚，像鲜橄榄味一样。
这些全部是靠味觉识货法来确定。
2．嗅觉识货法
这种方法是用人嗅觉器官判别商品气味，以认定商品质量。
嗅觉识货法用于分辨商品是否有其本身特有正常气味，有没有质量改变后气味。
如香烟、茶叶、部分药材、易变质鲜活品等，经过嗅觉分辨有没有异味，就能够知其大约。
3．视觉识货法
这是利用人视觉器官，经过观察商品外形、结构、色泽、鲜度、式样、包装等，来识别商品质量一个方法。
识别商品时，很多情况下全部需要首先判别商品外表是否正常。
所以视觉识货法应用较广泛。
如肉食品鲜度和光泽，服装、衣料颜色和款式，金银首饰色泽，家电、家俱结构和式样等判别。
人眼力发挥着关键作用。
不过，利用视觉判别商品质量，和光线合适是否，如光源、亮度、强弱及照射方向有很大关系。
所以，这种识货法应该在正常日光下，或在要求灯光，亮度和射角下进行。
如识别棉花质量，将样品和实物对照时，室外应在背阴处进行，室内则要求在背窗光线下进行，预防阳光直射。
4．触觉识货法
不摸不知道，一摸见分晓。
触觉识货就是利用人触觉器官触模商品，依据商品光滑细润程度、干湿、软硬、有没有弹性、拉力大小、凉热等情况来判定商品质量优劣。
如有经验棉花收购人员，用手插入棉花中，手握棉花片刻就能够知道棉花含水量大致是多少。
感觉温暖又不凉手，含水7％左右；开始感觉微凉，一会儿转暖，含水9％左右；凉感显著，含水量10％以上，感觉凉而潮，含水量超出12％。
再如羊毛衫和羊绒衫，也关键是以触觉判别来区分和评定其质量。
羊毛衫手感较硬，有扎人感觉，羊绒衫则纤维细软，手摸时，感觉滑软。
5．听觉识货法
是经过人听觉器官来判别商品质量方法。
关键用于识别瓜果成熟度、鸡蛋新鲜程度，乐器、收录机、音响音质，和玻璃器具、陶瓷器具、铁锅等质量好坏，有没有破损情况等。
比如，电子琴判别，首先就要确定音准和音质。
音准是乐器根本，在进货挑选时，一要注意基准音是否正确，二要注意音阶间均匀分布，音质是否沙哑、有没有杂音，音色是否逼真、清脆、柔和、圆润、饱满、流畅等，这些全凭人耳朵来判别。
（三）标志识货法
这是一个依据商品外观或包装上特有标志或标识，来识别商品真伪识货方法。
标志识货法关键有以下多个：
1．商标标志识货法
商标是商品“脸”，是用来区分同类商品标志。
依据中国商标法要求，商标注册人享受专用权，受法律保护。
任何单位或个人不得乱用商标。
商标一经注册，就可在商品外包装上，标识“注册商标”字样或R图样。
经过商标能够识别商品真伪优劣。
这关键从商标图案结构形式和颜色，商标名称、字样和书写字迹，商标符号，和商标印刷和使用是否符合商标法相关要求来判别。
可见，这里前提条件是要熟悉和清楚名优商标特点，经过对比，分辨商品真伪。
通常名牌产品，其商标设计、造型、构思等全部有自己独特之处。
比如，苹果牌牛仔裤，其商标形状像一只红香蕉苹果，正品商标是一块钢牌，中间厚边缘薄而光滑。
仿冒品虽外形相同，但多是薄铁片上镀上一层铜，而边缘不整齐甚至刺手。
再如名酒、名烟识别，首先就要搞清其商标标识。
2．质量标志识货法
产品质量标志是证实产品符合标准，或达成某一水平一个记号。
实施质量标志，不仅是落实国家标准，确保产品质量有效手段，也是维护消费者利益，便于选购进货一个有效方法。
在中国，为维护生产企业和消费者权益，加强对产品质量管理，经国务院同意，国家经委于1987年4月公布了《国家优质产品评选条例》。
国家许可在取得国家质量奖商品上，分别标上国优金、银奖和“优”字标志。
这两种质量奖图案相同，中间标有“优质”二字。
凡被评为优质奖产品，能够在产品上、产品包装上、说明书中、产品广告中使用“优质”两字质量标志。
任何单位和个人不许可私自在任何产品或其它包装容器上，使用和优质产品标志相同、类似或轻易混淆标志。
另外，经过相关部门认证商品，也能够标上质量认证标志和生产许可证标志。
我们在进货时可经过识别以上多个标志来区分优劣商品。
比如通常取得国家金质奖白酒，称为中国名酒，在其包装盒上印有金质奖徽记，在酒标识上写有“中国名酒”字样等。
其它部分工业产品，如汽车、电器等和农业生产资料，也全部能够凭质量标志和其它认证标志，来分辨是否是优质产品，是否是合格产品。
对于国外产品，也能够经过质量标志来分辨其优劣。
如英国质量标志是“风筝”标志；法国实施“NＦ”质量标志（关键用于电器、家俱和建筑三大类产品）；日本企业产品若合格时，则发给合格证书或授予“JIS”质量标志；美国没有统一质量认证标志，但在美国市场或国际市场上凡带有“UL”标识商品，既好销又含有竞争力，现在通常电器、化工等产品进入美国市场，只有经过“UL”检验才能站住脚。
在“洋货”泛滥今天，认清这些质量标志，尤为关键。
3．商品标识识货法
标识识货法，就是依据商品或商品包装上标识来识别商品真伪、优劣、正品副品等。
这种方法又可分为以下多个情况：
等级标识。
如布匹等级能够从标签上颜色来判别：
标签上印有红字为一等品，绿字为二等品，蓝字为三等品，黑字为等外品。
丝织品也是如此，红牌标签为一等品，绿牌标签为二等品，白牌标签为三等品。
规格标识。
如男女衬衫全部是按一定型号制作，其标志通常全部在衣领上，统一以厘米为单位，男衬衫领上40k74k60字样，分别代表衣领、衣长和衣袖长度。
印记标识。
如瓷器是以底部印记表示等次，圆形印记为一等品，四方形印记为二等品，三角形印记为三等品，不合格产品底部印有“次品”字样。
特定标识。
比如名牌自行车关键部件上全部有特定标识，且规格精巧。
拼装假车则没有专一标花和印记。
正宗“凤凰”牌自行车在鞍座、铃盖、把套、前管、前叉前轴、后轴、中轴、钢圈、内外胎等18个部位均打有“凤凰”图案或“凤凰”字硬印标识。
再如“苹果”牌牛仔裤，正品从铜钉到拉链全部是配套生产，在一条真正苹果裤上可找到7只到9只“苹果”。
其它很多工业品全部有类似商标印记。
4．激光全息防伪标志识货法
这种标志是利用激光全息防伪技术制作彩色多变立体图片。
它如同密码通讯一样，难以伪造和复制。
所以，从80年代末开始，此标志在国外被广泛应用在名优产品和多种证券和大面值现金防伪上。
中国自1991年以来，相继在医药、茶叶、服装和机电产品等行业使用这种防伪标志。
1992年7月，中国食品工业协会决定对国家名牌优质酒（69种）使用该标志。
此标志图案由内外两个画形组成，其中内圆为国家名优奖牌图案和“食”字徽记，外圆上方为“国家名酒”或“国家优质酒”字样，下方为“中国食品工业协会签发”字样。
所以，对于名优白酒判别，能够经过查看酒瓶上有没有此标志来识别。
5．条码标志识货法
条码是一组规则排列条、空及对应字符组成、用以表示一定信息标识。
商品条码又称商品编码或商品代码，它在编制过程中含有唯一性和无含义性特点。
其唯一性是指商品项目和其标识条码一一对应，即一个商品项目只有一个条码。
条码无含义性是指条码数字本身及其位置，不表示商品任何特定信息。
在通用条形码中，商品编码仅仅是识别商品手段。
国际物品编码协会要求国际通用商品代码格式为ENA代码。
中国于1991年4月加入国际物品编码协会，亦使用ＥＮA商品代码。
标准形ＥＮA代码由13位数字组成，其结构以下：
“P1 P2 P3、M1 M2 M3 M4、I1 I2 I3 I4 I5、C”分别代表“前缀码、厂商代码、商品项目代码和校验码。
”
“P1一Ｐ３”是国际物品编码协会分配给其组员标识代码，实际上就是国家或地域代码，如中国大陆为“６９0”，香港地域为“489”，韩国为“880”。
“M1一M4”为厂商代码，由四位阿拉伯数字组成。
中国厂商代码是由中国物品编码中心来分配。
“Il—Ｉ5”为商品项目代码，由五位阿拉伯数字组成，用以表示具体商品项目，即相同价格和包装同一个商品。
一个厂商有权分配00000一99999共10万个商品代码，可标识10万种商品。
“C”为校验码，由一位阿拉伯数字组成，用以校验编码正误，以提升条码可靠性。
可见，经过商品条码标志，也能够判别出商品质量高低。
通常来说，能够使用商品条码商品，必需是得到质量认证商品。
（四）包装识货法
佛要金装，人要衣装，商品也是如此。
设计新奇、造型美观、色彩鲜艳商品包装，不仅能够保护商品质量，方便储存，而且能够极大地美化商品，吸引消费者，激发购置欲。
不过，正是在漂亮包装下，又使很多假冒伪劣商品鱼目混珠。
面对各式各样商品包装，应怎样选购进货呢?
怎样在真真假假中分辨真伪，在假假真真中认识优劣?
这就要求你掌握包装识货法。
包装识货，通常能够从以下多个方面入手来进行识别。
1．从商品包装标志上判别
包装上识别标志有两种：
一个是运输标志，通常由一个简单几何图形和部分字母、数字及简单文字组成。
它不仅是运输过程中识别货物依据，而且是通常贸易协议、发货单据和运输、保险文件中，记载相关标志基础部分。
内容关键包含：
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